Regulamin centrum handlowego a umowa najmu komercyjnego

Najważniejsze informacje dla najemcy lokalu w centrum handlowym

• Regulamin centrum handlowego jest co do zasady wiążący dla najemcy, jeżeli został skutecznie włączony do umowy najmu albo najemca zobowiązał się do jego przestrzegania w umowie.
• Regulamin może regulować nie tylko kwestie porządkowe, ale także godziny otwarcia lokalu, dostawy, prace adaptacyjne, reklamę, akcje promocyjne, korzystanie z części wspólnych i odpowiedzialność za szkody.
• Najemca powinien sprawdzić, czy wynajmujący lub zarządca może jednostronnie zmieniać regulamin centrum handlowego oraz czy taka zmiana może zwiększać koszty najemcy.
• Postanowienia regulaminu powinny być spójne z umową najmu, modelem działalności najemcy i zasadami rozliczania kosztów eksploatacyjnych.
• Naruszenie regulaminu może prowadzić do kar umownych, wezwań do usunięcia naruszeń, ograniczenia uprawnień najemcy, a w skrajnych przypadkach do wypowiedzenia umowy najmu.
• W przypadku lokali gastronomicznych, usługowych, medycznych, aptek, sklepów sieciowych i franczyz szczególne znaczenie mają zasady dostaw, zaplecza, ekspozycji, marketingu, hałasu, zapachów i bezpieczeństwa.
• Regulamin powinien być analizowany razem z zabezpieczeniami umowy, takimi jak kaucja, gwarancja bankowa oraz oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.

Czym jest regulamin centrum handlowego?

Regulamin centrum handlowego to formalny dokument określający zasady funkcjonowania obiektu oraz sposób korzystania z lokali, części wspólnych, zaplecza technicznego, parkingów, dróg dostaw, wind towarowych, ramp, magazynów, ciągów komunikacyjnych i infrastruktury centrum.

Z perspektywy najemcy regulamin nie jest wyłącznie dokumentem organizacyjnym, bowiem tworzy on realne obowiązki kontraktowe, które najemca może naruszyć. W konsekwencji, może prowadzić to do nałożenia kar umownych, skierowania wezwania do usunięcia naruszeń, obciążenia kosztami naprawy szkód, ograniczenia określonych uprawnień, a w skrajnych przypadkach nawet do wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego (jeśli oczywiście umowa najmu przewiduje tę możliwość).

Właśnie dlatego regulamin centrum handlowego powinien być analizowany łącznie z umową najmu, jeszcze na etapie negocjacji, przed jej podpisaniem. Ma to szczególne znaczenie w przypadku długoterminowych umów najmu lokali handlowych, gastronomicznych, usługowych, medycznych, kosmetycznych, rozrywkowych oraz franczyzowych, ponieważ postanowienia regulaminu mogą w istotny sposób bezpośrednio wpływać na sposób prowadzenia działalności w lokalu.

Dlaczego postanowienia regulaminu są szczególnie istotne przy najmie w centrum handlowym?

Najem w centrum handlowym różni się od najmu lokalu przy ulicy albo samodzielnego lokalu usługowego. Najemca funkcjonuje w większym organizmie handlowym, w którym działalność jednego najemcy wpływa na innych najemców, klientów, zarządcę, właściciela obiektu, ochronę, dostawców i liczne podmioty obsługujące centrum.

Z tego powodu regulamin zwykle określa nie tylko ogólne zasady porządku, ale również szczegółowe obowiązki związane z codziennym prowadzeniem działalności handlowej czy gastronomicznej. W dokumentach stosowanych w praktyce przez centra handlowe często pojawiają się postanowienia dotyczące korzystania z powierzchni zgodnie z jej przeznaczeniem, zakazu zakłócania działalności innych podmiotów, odpowiedzialności za zabezpieczenie powierzchni, obowiązku zapewnienia porządku, demontażu wyposażenia oraz zwrotu powierzchni w stanie niepogorszonym.

Regulamin może określać między innymi:

• godziny otwarcia lokalu i obowiązek prowadzenia działalności w godzinach pracy centrum,
• zasady korzystania z części wspólnych centrum handlowego, parkingów, wind, ramp i korytarzy technicznych,
• zasady dostaw, załadunku, rozładunku, odbioru odpadów i korzystania z zaplecza,
• wymogi dotyczące reklam, szyldów, witryn, standów, ekranów i ekspozycji,
• obowiązki w zakresie czystości, bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji,
• zasady prowadzenia prac remontowych, adaptacyjnych i fit-out,
• ograniczenia dotyczące hałasu, zapachów, muzyki, promocji, degustacji i wydarzeń,
• obowiązki dotyczące ubezpieczenia, ochrony mienia i odpowiedzialności za szkody,
• procedury kontaktu z administracją, ochroną, zarządcą centrum i podmiotami technicznymi.

Dla najemcy oznacza to, że regulamin może wpływać bezpośrednio na codzienne prowadzenie działalności, koszty operacyjne, a potencjalnie także ryzyko sporu z wynajmującym.

Regulamin centrum handlowego jako załącznik do umowy najmu

Najczęściej regulamin centrum handlowego stanowi jeden z wielu załączników do umowy najmu. W umowie pojawia się wtedy postanowienie, zgodnie z którym najemca zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu, instrukcji technicznych, regulaminu prac adaptacyjnych oraz innych zasad obowiązujących na terenie centrum.

Warto sprawdzić zatem, czy umowa najmu jasno określa:

• która wersja regulaminu wiąże najemcę (jeśli był uaktualniany),
• czy regulamin został przekazany najemcy przed zawarciem umowy,
• czy regulamin może być jednostronnie modyfikowany przez wynajmującego albo zarządcę,
• czy zmiana regulaminu wymaga powiadomienia najemcy z odpowiednim wyprzedzeniem,
• czy zmiana regulaminu może nakładać na najemcę nowe koszty,
• co dzieje się w przypadku sprzeczności między umową najmu a regulaminem,
• czy naruszenie regulaminu może skutkować karą umowną albo wypowiedzeniem umowy.

Podobnie jak w przypadku innych elementów umowy najmu, regulamin centrum handlowego powinien być oceniany jeszcze przed podpisaniem umowy, a nie dopiero na etapie (ewentualnego) sporu z wynajmującym. W praktyce bowiem postanowienia regulaminu mogą wpływać na codzienne funkcjonowanie najemcy w centrum handlowym.

Czy wynajmujący może jednostronnie zmieniać regulamin centrum handlowego?

W umowach najmu komercyjnego często pojawia się postanowienie, zgodnie z którym wynajmujący albo zarządca centrum może zmieniać regulamin centrum handlowego. Samo takie uprawnienie nie zawsze jest problemem dla najemcy, ponieważ centrum handlowe musi reagować na zmiany organizacyjne, techniczne, bezpieczeństwa, prawne albo sanitarne.

W praktyce problem może pojawić się wtedy, gdy zmiana regulaminu może istotnie pogorszyć sytuację najemcy, zwiększyć jego koszty albo ograniczyć możliwość prowadzenia działalności, bez żadnych mechanizmów ochronnych. Ryzykowne są w szczególności postanowienia pozwalające wynajmującemu na jednostronne wprowadzanie nowych opłat, zmianę godzin dostaw, ograniczenie dostępu do zaplecza, zmianę standardów technicznych albo modyfikację zasad reklamy bez realnego wpływu najemcy.

Jeżeli zmiana regulaminu wpływa na wysokość opłat ponoszonych przez najemcę, warto ocenić ją łącznie z postanowieniami dotyczącymi czynszu i opłat eksploatacyjnych. Zbliżone ryzyka praktyczne pojawiają się przy mechanizmach takich jak waloryzacja czynszu w umowie najmu komercyjnego, gdzie pozornie techniczne postanowienie może istotnie wpłynąć na całkowity koszt najmu.

Najemca powinien dążyć do tego, aby zmiany regulaminu były dopuszczalne tylko w uzasadnionym zakresie, były komunikowane z wyprzedzeniem oraz nie prowadziły do obejścia postanowień umowy najmu. Warto także zastrzec, że zmiany regulaminu nie mogą nakładać na najemcę nowych istotnych obowiązków finansowych bez jego zgody.

Godziny otwarcia lokalu w centrum handlowym

Jednym z najważniejszych elementów regulaminu centrum handlowego są godziny otwarcia lokalu. W wielu galeriach handlowych najemca ma obowiązek prowadzić działalność przez cały czas otwarcia centrum, nawet jeżeli w określonych dniach obroty są niskie albo liczba klientów jest ograniczona.

Naruszenie obowiązku otwarcia lokalu może prowadzić do naliczenia kar umownych. Dotyczy to zwłaszcza lokali handlowych, gastronomicznych i usługowych, które mają wpływ na atrakcyjność całego centrum.

Przed podpisaniem umowy warto zatem dokonać analizy regulaminu i ustalić:

• czy najemca musi prowadzić działalność we wszystkich godzinach otwarcia centrum,
• czy są wyjątki dla świąt, niedziel, remontów, awarii, choroby personelu albo zdarzeń losowych,
• czy dopuszczalne jest czasowe zamknięcie lokalu po uprzednim zawiadomieniu zarządcy,
• jakie kary grożą za nieotwarcie lokalu,
• czy wynajmujący może jednostronnie zmienić godziny otwarcia centrum,
• czy wydłużenie godzin otwarcia powoduje dodatkowe koszty po stronie najemcy.

Dla najemcy prowadzącego działalność gastronomiczną, medyczną, specjalistyczną albo usługową obowiązek pełnego dostosowania się do godzin centrum może być istotnym ograniczeniem organizacyjnym.

Dostawy, parking, zaplecze i korzystanie z części wspólnych

Regulamin centrum handlowego zwykle szczegółowo określa zasady dostaw, korzystania z dróg technicznych, wind towarowych, ramp, magazynów, zaplecza, korytarzy technicznych oraz parkingu. Te postanowienia mają znaczenie praktyczne już od pierwszego dnia prowadzenia działalności.

Najemca powinien sprawdzić, czy regulamin jest dostosowany do specyfiki jego działalności. Inne potrzeby ma sklep odzieżowy, inne lokal gastronomiczny, apteka, drogeria, salon kosmetyczny, siłownia, placówka medyczna, showroom, punkt usługowy albo sklep działający w modelu click and collect.

Szczególne znaczenie mają postanowienia dotyczące:

• godzin dostaw i możliwości dostaw poza godzinami pracy centrum,
• korzystania z parkingu przez klientów, dostawców i pracowników najemcy,
• przechowywania towarów, opakowań, palet i materiałów pomocniczych,
• usuwania odpadów, w tym odpadów gastronomicznych, opakowaniowych albo specjalnych,
• dostaw produktów chłodzonych, żywności, leków, kosmetyków albo materiałów wymagających szczególnych warunków,
• zakazu blokowania ciągów komunikacyjnych, dróg ewakuacyjnych i przestrzeni wspólnych,
• odpowiedzialności za szkody wyrządzone w częściach wspólnych, windach, rampach, drzwiach, posadzkach i instalacjach.

Dla najemców gastronomicznych regulamin centrum handlowego ma szczególne znaczenie, ponieważ może określać zasady dostaw żywności, odbioru odpadów, korzystania z zaplecza, emisji zapachów, muzyki, wentylacji oraz części wspólnych. Podobne problemy organizacyjne pojawiają się przy umowie najmu ogródka gastronomicznego, gdzie sposób korzystania z przestrzeni poza lokalem powinien zostać precyzyjnie uregulowany.

Akcje promocyjne i wydarzenia na terenie centrum handlowego

W centrach handlowych najemcy często organizują akcje promocyjne, prezentacje produktów, degustacje, wydarzenia sezonowe, stoiska czasowe, ekspozycje w pasażu albo aktywności na parkingu. Takie działania mogą zwiększać sprzedaż i rozpoznawalność marki, ale wymagają zgodności z regulaminem centrum oraz uzyskania zgód wynajmującego lub zarządcy.

W praktyce dokumenty dotyczące korzystania z powierzchni centrum handlowego potrafią bardzo szczegółowo regulować organizację wydarzeń. Mogą wymagać określenia powierzchni, harmonogramu, osób koordynujących, obowiązków promocyjnych, zasad oznaczenia wydarzenia, wykorzystania logo centrum, ubezpieczenia OC, zapewnienia obsługi, zabezpieczenia medycznego, uzyskania wymaganych zgód administracyjnych oraz uporządkowania powierzchni po zakończeniu wydarzenia.

Najemca powinien zwrócić uwagę zwłaszcza na to, czy regulamin albo odrębna zgoda na wydarzenie przewiduje:

• obowiązek wcześniejszego uzgodnienia miejsca, czasu, charakteru i zakresu akcji promocyjnej,
• zakaz prowadzenia działań zakłócających funkcjonowanie innych najemców, klientów albo części wspólnych,
• obowiązek zabezpieczenia powierzchni, sprzętu, elementów ekspozycji i instalacji,
• obowiązek uzyskania zgód administracyjnych, decyzji, opinii służb albo zgód zarządcy,
• obowiązek zapewnienia ubezpieczenia OC, ochrony, obsługi technicznej albo zabezpieczenia medycznego,
• zasady korzystania z muzyki, materiałów marketingowych, wizerunku osób i logo centrum,
• odpowiedzialność za szkody na osobie i mieniu powstałe w związku z wydarzeniem,
• obowiązek demontażu sprzętu, usunięcia materiałów i sprzątnięcia powierzchni po zakończeniu akcji.

Takie postanowienia są szczególnie ważne dla najemców prowadzących działalność handlową, gastronomiczną, sportową, rozrywkową, eventową, beauty, medyczną albo edukacyjną. W razie sporu wynajmujący może powoływać się nie tylko na samą umowę najmu, ale również na regulamin centrum, regulamin wydarzenia, instrukcje techniczne i korespondencję dotyczącą zgody na wykorzystanie powierzchni.

Reklama, szyldy i wygląd lokalu

W centrum handlowym wygląd lokalu ma znaczenie nie tylko dla najemcy, ale również dla całej koncepcji komercyjnej obiektu. Dlatego regulamin często określa zasady dotyczące szyldów, witryn, ekspozycji, naklejek, ekranów, standów reklamowych, muzyki, zapachów, materiałów promocyjnych i akcji marketingowych.

Najemca powinien sprawdzić, czy może swobodnie korzystać ze swojej identyfikacji wizualnej oraz czy projekt lokalu, reklamy i witryny wymaga zatwierdzenia przez wynajmującego. Ryzykowne są zwłaszcza postanowienia, które dają wynajmującemu bardzo szeroką uznaniowość przy akceptacji materiałów reklamowych, bez jasnych kryteriów i terminów odpowiedzi.

Jeżeli działalność najemcy opiera się na silnej marce, franczyzie albo spójnej identyfikacji wizualnej, zasady oznakowania lokalu powinny być sprawdzone jeszcze przed podpisaniem umowy.

Prace adaptacyjne, remont i fit-out w centrum handlowym

W przypadku najmu w centrum handlowym bardzo istotny jest nie tylko sam regulamin centrum, ale również regulamin prac adaptacyjnych. Dokument ten może określać zasady wejścia ekip budowlanych, zabezpieczenia powierzchni, godzin wykonywania prac, dokumentacji technicznej, odbiorów, zgłoszeń, zezwoleń, ubezpieczenia wykonawców i odpowiedzialności za szkody.

Najemca powinien zweryfikować:

• kto zatwierdza projekt aranżacji lokalu,
• jakie dokumenty techniczne trzeba przedłożyć,
• czy wynajmujący może wstrzymać prace,
• czy prace mogą być prowadzone w godzinach otwarcia centrum,
• kto odpowiada za szkody wyrządzone przez wykonawców,
• czy najemca ponosi opłaty za nadzór techniczny, ochronę albo dodatkowe media,
• czy opóźnienie prac wpływa na datę rozpoczęcia naliczania czynszu,
• jak wygląda procedura odbioru lokalu po zakończeniu prac.

Jeżeli najemca ma samodzielnie przygotować lokal do prowadzenia działalności, regulamin centrum handlowego należy analizować razem z dokumentacją techniczną oraz postanowieniami dotyczącymi umowy o roboty fit-out. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy rozpoczęcie działalności zależy od terminowego wykonania prac adaptacyjnych, odbiorów technicznych i uzyskania zgód wynajmującego.

Warto również z góry ustalić, czy po zakończeniu najmu najemca będzie mógł dochodzić rozliczenia poniesionych nakładów, czy też będzie zobowiązany do pozostawienia ich bez wynagrodzenia albo przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego. Szerzej omawiamy to w artykule o nakładach najemcy na lokal komercyjny.

Odpowiedzialność najemcy za szkody na terenie centrum handlowego

Regulamin centrum handlowego często rozszerza obowiązki najemcy związane z odpowiedzialnością za szkody wyrządzone w lokalu, częściach wspólnych, zapleczu, parkingu albo infrastrukturze centrum. W dokumentach praktyki handlowej spotyka się także postanowienia, zgodnie z którymi podmiot korzystający z powierzchni odpowiada za przygotowanie, organizację, przebieg wydarzenia, bezpieczeństwo uczestników, szkody na osobie i mieniu oraz za działania osób, którymi się posługuje.

Najemca powinien dokładnie sprawdzić, czy odpowiada wyłącznie za własne działania i zaniechania, czy również za działania pracowników, klientów, dostawców, wykonawców, podwykonawców, franczyzobiorców, osób uczestniczących w wydarzeniach i innych osób, które znajdują się na terenie centrum w związku z działalnością najemcy.

W praktyce szczególne znaczenie mają postanowienia dotyczące:

• szkód wyrządzonych przez ekipy remontowe, dostawców albo podwykonawców,
• uszkodzenia posadzek, elewacji, wind, drzwi, instalacji, parkingu i części wspólnych,
• zanieczyszczeń powstałych przy dostawach, promocjach albo akcjach eventowych,
• zalania sąsiednich lokali, awarii instalacji albo nieprawidłowego korzystania z mediów,
• pożaru, naruszenia przepisów przeciwpożarowych albo zablokowania dróg ewakuacyjnych,
• obowiązku zwolnienia wynajmującego z odpowiedzialności wobec osób trzecich,
• obowiązku pokrycia kar, odszkodowań, kosztów naprawy, kosztów obsługi technicznej i kosztów postępowań.

Takie postanowienia powinny być skorelowane z ubezpieczeniem OC najemcy. Jeżeli regulamin nakłada szeroką odpowiedzialność, suma gwarancyjna ubezpieczenia powinna być adekwatna do rzeczywistego ryzyka działalności, lokalizacji i zakresu korzystania z części wspólnych.

W większych obiektach handlowych istotne znaczenie ma również podział obowiązków pomiędzy właścicielem obiektu, zarządcą i najemcami. Dlatego z punktu widzenia wynajmującego regulamin centrum handlowego powinien być spójny nie tylko z umową najmu, lecz także z modelem zarządzania nieruchomością komercyjną.

Ubezpieczenie OC najemcy i zabezpieczenie interesów wynajmującego

W regulaminach i załącznikach do umów najmu lokali w centrach handlowych często pojawia się obowiązek posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Wynajmujący chce w ten sposób ograniczyć ryzyko, że szkoda wyrządzona w lokalu, częściach wspólnych albo w związku z działalnością najemcy pozostanie niepokryta.

Najemca powinien sprawdzić nie tylko sam obowiązek posiadania polisy, ale również:

• minimalną sumę gwarancyjną ubezpieczenia,
• zakres ubezpieczenia, w tym odpowiedzialność kontraktową i deliktową,
• czy polisa obejmuje szkody wyrządzone przez pracowników, dostawców, podwykonawców i wykonawców prac,
• czy ubezpieczenie obejmuje akcje promocyjne, wydarzenia, korzystanie z części wspólnych i prace adaptacyjne,
• czy wynajmujący może żądać przedstawienia kopii polisy przed rozpoczęciem działalności,
• czy brak aktualnej polisy może skutkować karą umowną albo wypowiedzeniem umowy.

Warto także zweryfikować, czy wymagania ubezpieczeniowe nie są nadmierne w stosunku do realnej skali działalności najemcy. Innej polisy będzie wymagał sklep odzieżowy, innej restauracja, klub fitness, placówka medyczna, sala zabaw albo najemca organizujący wydarzenia na terenie centrum.

Kary umowne za naruszenie regulaminu centrum handlowego

W wielu umowach najmu komercyjnego naruszenie regulaminu centrum handlowego może skutkować karą umowną. Problem polega na tym, że regulamin często zawiera wiele obowiązków o różnej wadze, od istotnych zasad bezpieczeństwa po drobne obowiązki organizacyjne.

Najemca powinien unikać sytuacji, w której każda, nawet drobna niezgodność z regulaminem może prowadzić do wysokiej kary umownej. Warto dążyć do tego, aby kary były zastrzeżone tylko dla istotnych naruszeń, a w przypadku mniej poważnych uchybień najemca miał możliwość usunięcia naruszenia po wcześniejszym wezwaniu.

Warto negocjować w szczególności:

• limit łącznej wysokości kar umownych,
• obowiązek wcześniejszego wezwania do usunięcia naruszenia,
• wyłączenie kar za naruszenia niezawinione albo spowodowane działaniem wynajmującego,
• proporcjonalność kary do charakteru naruszenia,
• brak możliwości dublowania kar za to samo zdarzenie,
• jasną procedurę dokumentowania naruszeń regulaminu.

Naruszenie regulaminu centrum handlowego może być także powiązane z ryzykiem wypowiedzenia umowy najmu lokalu użytkowego. Dlatego przy redagowaniu umowy należy jasno określić, które naruszenia regulaminu mają charakter istotny i mogą uzasadniać dalej idące konsekwencje.

Regulamin centrum handlowego a koszty eksploatacyjne

Regulamin może również wpływać na koszty eksploatacyjne ponoszone przez najemcę. Dotyczy to zwłaszcza zasad korzystania z mediów, klimatyzacji, wentylacji, ochrony, sprzątania, parkingu, odpadów, dostaw, dodatkowych usług technicznych, wind towarowych i wspólnej infrastruktury centrum.

Najemca powinien sprawdzić, czy obowiązki wynikające z regulaminu nie prowadzą do ukrytego zwiększenia kosztów. Przykładowo, dodatkowe dostawy poza standardowymi godzinami, prace remontowe poza godzinami pracy centrum, ponadstandardowe odpady, ochrona dodatkowa, nadzór techniczny albo indywidualne wymagania techniczne mogą generować dodatkowe opłaty.

W umowie warto jasno określić, które koszty są objęte opłatą eksploatacyjną, które wymagają odrębnej zgody najemcy, a które mogą być naliczane wyłącznie po uprzednim poinformowaniu najemcy. Istotne jest także określenie, czy najemca ma prawo weryfikować sposób kalkulacji opłat eksploatacyjnych oraz dokumenty źródłowe.

Jeżeli najemca zalega z płatnościami wynikającymi z umowy najmu, regulamin centrum handlowego może mieć znaczenie także praktyczne, na przykład przy zasadach dostępu do lokalu, pozostawionego wyposażenia albo rzeczy należących do najemcy. Z tym zagadnieniem powiązany jest artykuł o zaległościach najemcy w lokalu użytkowym i prawie zatrzymania rzeczy.

Poufność, logo, muzyka i prawa własności intelektualnej

W regulaminach i dodatkowych dokumentach centrum handlowego mogą pojawiać się także postanowienia dotyczące poufności, wykorzystania logo centrum, materiałów reklamowych, muzyki, nagrań, zdjęć, relacji wideo, zgód na wykorzystanie wizerunku oraz rozliczeń z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.

Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy najemca organizuje wydarzenia, akcje promocyjne, pokazy, koncerty, treningi, degustacje, transmisje, kampanie z influencerami albo działania marketingowe w pasażu. W takich sytuacjach regulamin może wymagać uzyskania zgody wynajmującego, oznaczenia wydarzenia zgodnie z wytycznymi centrum, przestrzegania zasad korzystania z logo oraz zapewnienia, że muzyka, zdjęcia i materiały promocyjne są wykorzystywane zgodnie z prawem.

Jeżeli w ramach negocjacji umowy albo organizacji akcji promocyjnej najemca przekazuje wynajmującemu lub zarządcy informacje poufne, warto zadbać o właściwe postanowienia dotyczące umowy NDA albo klauzul poufności w umowie najmu.

Sprzeczność regulaminu z umową najmu

W praktyce zdarza się, że postanowienia regulaminu centrum handlowego są niespójne z umową najmu. Może dotyczyć to godzin otwarcia, prac adaptacyjnych, oznakowania lokalu, zasad dostaw, kar umownych, dostępu do lokalu, obowiązków ubezpieczeniowych albo dodatkowych kosztów.

Dlatego w umowie warto wprowadzić zasadę, zgodnie z którą w razie sprzeczności między umową najmu a regulaminem pierwszeństwo ma umowa najmu. Regulamin powinien doprecyzowywać organizację funkcjonowania centrum, ale nie powinien w sposób niekontrolowany zmieniać podstawowych warunków ekonomicznych i prawnych najmu.

To szczególnie ważne przy długoterminowych umowach najmu, w których zmiana regulaminu po kilku latach może realnie wpłynąć na rentowność działalności najemcy.

Komentarz Verdict Partners

W najmie komercyjnym regulamin centrum handlowego może mieć bardzo praktyczne znaczenie. To dokument, który często decyduje o tym, jak najemca może faktycznie korzystać z lokalu, kiedy może go otworzyć, jak może realizować dostawy, jakie prace może prowadzić, w jaki sposób może oznaczyć lokal i jakie obowiązki musi spełniać wobec zarządcy centrum.

Największym ryzykiem nie jest samo istnienie regulaminu, ponieważ centrum handlowe musi mieć zasady organizacyjne. Ryzykiem jest regulamin, który może być jednostronnie zmieniany, nakłada dodatkowe koszty, przewiduje wysokie kary za drobne naruszenia albo jest sprzeczny z ekonomicznym modelem działalności najemcy.

Dlatego przed podpisaniem umowy najmu w centrum handlowym należy zweryfikować, czy regulamin jest spójny z umową, czy nie ogranicza nadmiernie działalności najemcy oraz czy nie pozwala wynajmującemu na jednostronną zmianę kluczowych warunków współpracy. Z tego względu analiza regulaminu powinna być elementem szerszej analizy umowy najmu komercyjnego, obejmującej nie tylko czynsz, okres najmu i zabezpieczenia, ale także realne warunki prowadzenia działalności w centrum handlowym.