Zabezpieczenia umowy najmu: kaucja, gwarancja bankowa i art. 777 KPC

Standardowym rozwiązaniem w umowach najmu komercyjnego jest zobowiązanie najemcy do ustanowienia zabezpieczeń w określonym terminie, co ma miejsce zazwyczaj jeszcze przed przekazaniem lokalu. Umowa może wymagać w szczególności, aby najemca:

• wpłacił na rzecz wynajmującego kaucję albo dostarczył gwarancję bankową zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do umowy,

• dostarczył oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 KPC –co do obowiązku wydania lokalu oraz spełnienia określonych świadczeń pieniężnych.

Natomiast jeżeli dokument główny odsyła do wzoru zabezpieczenia znajdującego się w załączniku, nie wystarczy uzgodnić jedynie wyłącznie wysokości zabezpieczenia. Dla obu stron istotne będą także warunki jego uruchomienia, okres obowiązywania, zakres zabezpieczonych należności oraz procedura uzupełniania lub zwrotu zabezpieczenia.

Przykładowo kaucja może odpowiadać jednemu miesięcznemu czynszowi, ale może również obejmować wielokrotność czynszu i opłat, co oznacza dla najemcy istotne zaangażowanie środków jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z lokalu. W przypadku gwarancji bankowej znaczenie może mieć między innymi zaakceptowany bank, okres ważności gwarancji oraz to, czy zabezpiecza ona wyłącznie czynsz, czy również opłaty eksploatacyjne i inne należności. Podobnie oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji może obejmować różne obowiązki najemcy.

Treść załącznika powinna być zatem spójna z umową główną, a zakres zabezpieczenia należy zweryfikować przed podpisaniem umowy i przed poniesieniem kosztów związanych z ustanowieniem zabezpieczenia.

Prace adaptacyjne (fit-out) jako załącznik do umowy najmu

Na rynku nieruchomości komercyjnych rzadko zdarza się, aby stan lokalu w pełni odpowiadał potrzebom konkretnego najemcy. Standardem jest wykonanie prac fit-out, czyli przygotowanie i indywidualna aranżacja powierzchni pod planowaną działalność.

Najemcy może zależeć przykładowo na powierzchni typu open space albo na podziale lokalu na pokoje za pomocą ścian działowych. Zakres prac zależy również od rodzaju działalności prowadzonej w lokalu. W przypadku sklepów, lokali usługowych, siłowni czy centrów rozrywki konieczne może być dostosowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych, SAP i DSO, instalacji sanitarnych, klimatyzacji, wentylacji, itd. Fit-out może obejmować również prace demontażowe, montaż stolarki i drzwi, wykonanie podłóg, malowanie, tapetowanie czy oświetlenie.

Prace adaptacyjne mogą zostać wykonane przez wynajmującego przed przekazaniem lokalu albo przez najemcę po jego wydaniu. Niezależnie od przyjętego modelu załącznik powinien możliwie precyzyjnie określać zakres prac, odpowiedzialność stron, standard wykonania i harmonogram. Osobnego uregulowania wymaga także rozliczenie nakładów najemcy na lokal komercyjny.

W załączniku warto doprecyzować parametry techniczne poszczególnych elementów, materiały, kolory, typy urządzeń i wyposażenia oraz zasady zatwierdzania zmian. Z naszego doświadczenia wynika, że im precyzyjniej opisany zostanie zakres prac adaptacyjnych, tym mniejsze jest ryzyko, że strony będą odmiennie interpretować uzgodniony standard wykonania.

Zmiana prac adaptacyjnych już po ich wykonaniu może być kosztowna, dlatego przy bardziej złożonych projektach treść załącznika powinna być weryfikowana nie tylko prawnie, lecz również technicznie. Warto także skoordynować załącznik do umowy najmu z odrębnąumową o roboty fit-out, jeżeli taka umowa jest zawierana.

Należy także mieć na uwadze, że załącznik może określać między innymi stan, w jakim lokal ma zostać zwrócony wynajmującemu, obowiązek usunięcia nakładów, sposób rozliczenia zabezpieczeń oraz terminy wykonania określonych czynności. Dlatego powinien zostać analizowany łącznie z postanowieniami dotyczącymi wypowiedzenia umowy najmu lokalu użytkowego i zwrotu lokalu.

Standard podstawowego wyposażenia lokalu

Na rynku nieruchomości komercyjnych nie istnieje jeden uniwersalny standard lokalu biurowego, handlowego czy usługowego. Standard wyposażenia może obejmować stan techniczny lokalu, jego instalacje, elementy wykończeniowe oraz wyposażenie pozostawiane do dyspozycji najemcy.

Załącznik opisujący standard podstawowego wyposażenia lokalu powinien odnosić się przede wszystkim do takich elementów jak wykładzina lub inna podłoga, sufit, wykończenie ścian, drzwi, łazienki, jeżeli znajdują się w lokalu, rodzaj ścian działowych, klimatyzacja, wentylacja oraz innych elementów istotnych z punktu widzenia działalności najemcy.

Samo wskazanie liczby elementów wyposażenia może być niewystarczające. Przykładowo zamiast zapisu, że w lokalu będą znajdowały się cztery pary drzwi, strony mogą określić ich rodzaj, materiał, sposób wykończenia, wysokość, parametry techniczne albo producenta. Analogicznie przy malowaniu warto określić standard przygotowania powierzchni, kolorystykę i zakres prac.

Im bardziej konkretny jest standard lokalu opisany w załączniku, tym łatwiej następnie ocenić, czy lokal został przygotowany zgodnie z umową oraz czy istnieją podstawy do zgłaszania wad, odmowy odbioru określonych prac albo żądania ich poprawienia.

Opłaty eksploatacyjne w załączniku do umowy najmu komercyjnego

Opłaty eksploatacyjne są jednym z najważniejszych kosztowych elementów najmu komercyjnego. Ich zakres nie wynika z jednego uniwersalnego katalogu, w praktyce powinien zostać precyzyjnie określony w umowie lub w załączniku. Zazwyczaj obejmują koszty bieżącego funkcjonowania, utrzymania, obsługi i konserwacji budynku oraz jego części wspólnych.

Do opłat eksploatacyjnych mogą zostać zaliczone w szczególności:

• podatek od nieruchomości oraz, jeżeli występują, opłaty związane z tytułem prawnym do gruntu,
• koszty zarządzania i administrowania nieruchomością,
• koszty mediów zużywanych na potrzeby budynku i części wspólnych, w tym wody, ogrzewania, wentylacji, klimatyzacji i energii elektrycznej,
• koszty konserwacji i napraw budynku, części wspólnych, parkingów i otoczenia,
• koszty konserwacji, serwisowania, kontroli i napraw urządzeń oraz instalacji obsługujących budynek,
• koszty sprzątania budynku, części wspólnych, parkingów i otoczenia,
• koszty ogrzewania, wentylacji i chłodzenia powierzchni najemców – zależnie od przyjętego modelu rozliczeń,
• koszty odprowadzania ścieków sanitarnych,
• koszty związane z bezpieczeństwem przeciwpożarowym i monitoringiem pożarowym.

Z punktu widzenia wynajmującego korzystne może być sformułowanie katalogu opłat jako otwartego, na przykład przez użycie zwrotu „w szczególności”. Pozwala to uwzględnić koszty, których nie dało się precyzyjnie przewidzieć w dniu zawierania długoterminowej umowy najmu.

Z perspektywy najemcy bezpieczniejszy jest natomiast możliwie precyzyjny i zamknięty katalog kosztów, a także jasne zasady ich budżetowania, rozliczania i weryfikacji. W praktyce warto zwrócić uwagę również na koszty wyłączone z opłat eksploatacyjnych, zasady rozliczania wydatków inwestycyjnych, ewentualny limit wzrostu kosztów oraz prawo najemcy do kontroli rozliczeń.

Jakie inne załączniki do umowy najmu warto sprawdzić?

W zależności od rodzaju nieruchomości i modelu najmu umowa może zawierać również inne załączniki. Mogą to być między innymi plan piętra i lokalu, protokół zdawczo-odbiorczy, odpis księgi wieczystej, dokumentacja techniczna, wzory oświadczeń, a w przypadku powierzchni w galerii lub parku handlowym także regulamin centrum handlowego.

Ich znaczenie nie powinno być oceniane wyłącznie na podstawie nazwy dokumentu. Nawet techniczny załącznik może wpływać na powierzchnię najmu, zakres obowiązków najemcy, sposób korzystania z lokalu, koszty albo możliwość prowadzenia określonej działalności. Przed podpisaniem umowy należy również sprawdzić, czy wszystkie wskazane w niej załączniki rzeczywiście zostały dołączone i czy są to wersje ostatecznie uzgodnione przez strony.

Załączniki do umowy najmu komercyjnego – podsumowanie

Załączniki do umowy najmu komercyjnego powinny być negocjowane z taką samą uwagą jak dokument główny. To właśnie w nich często określane są parametry zabezpieczeń, standard lokalu, zakres fit-out, harmonogram prac, katalog opłat eksploatacyjnych oraz techniczne zasady korzystania z powierzchni.

Precyzyjne opisanie zobowiązań stron na etapie negocjowania umowy pozwala ograniczyć ryzyko sporów w trakcie najmu. Szczególne znaczenie ma spójność załączników z dokumentem głównym – zarówno co do terminologii i kwot, jak i terminów, procedur oraz konsekwencji niewykonania poszczególnych obowiązków.