Nakłady najemcy na lokal komercyjny – rozliczenie ulepszeń po zakończeniu najmu

Czym są nakłady na lokal komercyjny?

Przez nakłady na lokal komercyjny należy rozumieć wydatki ponoszone na lokal w czasie trwania najmu. Mogą one polegać na naprawach, ulepszeniach, adaptacji, modernizacji albo wykończeniu powierzchni zgodnie z potrzebami najemcy.

W praktyce nakłady najczęściej obejmują między innymi:

• wykonanie ścianek działowych,
• wykończenie posadzek,
• montaż sufitów podwieszanych,
• wykonanie instalacji elektrycznej, wentylacyjnej, klimatyzacyjnej albo wodno-kanalizacyjnej,
• dostosowanie lokalu do działalności gastronomicznej, handlowej albo usługowej,
• montaż witryn sklepowych, rolet antywłamaniowych, systemów zabezpieczeń, instalacji RTV albo instalacji nagłośnieniowej,
• prace remontowe, naprawcze, modernizacyjne albo fit-out.

Nie każdy wydatek poniesiony przez najemcę będzie jednak rozliczany w ten sam sposób. Kluczowe znaczenie ma kwalifikacja nakładów oraz treść umowy najmu komercyjnego.

Nakłady konieczne, użyteczne i zbytkowne – podstawowy podział nakładów

Kodeks cywilny wyróżnia trzy podstawowe rodzaje nakładów:

• nakłady konieczne,
• nakłady użyteczne,
• nakłady zbytkowne.

Podział ten ma duże znaczenie praktyczne, ponieważ wpływa na to, kto powinien ponieść koszt określonych prac oraz czy najemca może domagać się zwrotu poniesionych wydatków.

W umowach najmu komercyjnego strony mogą jednak uregulować te kwestie odmiennie. Przepisy dotyczące rozliczenia nakładów mają w dużej mierze charakter dyspozytywny, co oznacza, że wynajmujący i najemca mogą wprowadzić własne zasady rozliczeń.

Dlatego dobrze przygotowana umowa najmu lokalu użytkowego powinna jasno określać:

• jakie prace najemca może wykonać w lokalu,
• czy potrzebna jest uprzednia zgoda wynajmującego,
• kto ponosi koszt poszczególnych prac,
• czy nakłady podlegają zwrotowi,
• czy najemca ma obowiązek usunąć nakłady po zakończeniu najmu,
• czy wynajmujący może zatrzymać ulepszenia bez zapłaty.

Nakłady konieczne na lokal komercyjny

Nakłady konieczne to takie wydatki, które są potrzebne do utrzymania lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku. W orzecznictwie przyjmuje się, że nakładami koniecznymi są w istocie naprawy, bez których wykonania lokal nie jest przydatny do umówionego użytku. Chodzi więc o zapewnienie przeciętnego, wymaganego stanu rzeczy, a nie o doprowadzenie lokalu do ponadstandardowego poziomu wykończenia.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Naprawami koniecznymi przedmiotu najmu są bowiem naprawy, bez których rzecz stanowiąca przedmiot najmu nie jest przydatna do określonego w umowie użytku. Pozostałe naprawy mają charakter „drobnych nakładów związanych ze zwykłym używaniem rzeczy” i obciążają najemcę” (wyroku Sądu Apelacyjnego w Krakowie, Wydział I Cywilny z dnia 19 stycznia 2015 r., sygn. akt I ACa 1427/14).

W praktyce nakładami koniecznymi mogą być na przykład:

• naprawa instalacji elektrycznej, gazowej albo wodno-kanalizacyjnej,
• usunięcie poważnych awarii technicznych,
• naprawa elementów budynku warunkujących korzystanie z lokalu,
• naprawa klatki schodowej lub szybów windowych, jeżeli wpływają na przydatność lokalu do umówionego użytku,
• wymiana zużytych elementów, jeżeli ich stan uniemożliwia korzystanie z lokalu,
• wymiana stolarki okiennej, jeżeli stan okien uniemożliwia prawidłowe używanie lokalu.

Co do zasady nakłady konieczne obciążają wynajmującego, chyba że strony w umowie najmu komercyjnego postanowiły inaczej.

Istotne jest jednak to, że nakłady konieczne nie służą podwyższeniu standardu lokalu. Ich celem jest doprowadzenie lokalu do stanu umożliwiającego korzystanie z niego zgodnie z umową. Nie każda modernizacja albo poprawa standardu będzie więc nakładem koniecznym.

Kiedy wysoki standard lokalu może wpływać na ocenę nakładów?

W praktyce nie zawsze łatwo odróżnić nakłady konieczne od nakładów użytecznych. Trzeba uwzględnić standard, który lokal powinien spełniać zgodnie z umową, jego przeznaczenie, lokalizację, wiek, stopień zużycia oraz realia rynkowe.

Inaczej należy oceniać lokal biurowy klasy premium, inaczej lokal handlowy w centrum handlowym, a inaczej niewielki lokal usługowy w starszym budynku. Standard wymagany dla danego lokalu powinien odpowiadać typowemu przeznaczeniu rzeczy, warunkom rynkowym, racjonalnym oczekiwaniom najemcy oraz ogólnemu stanowi technicznemu lokalu.

W orzecznictwie wskazywano, że za konieczne mogą zostać uznane również takie nakłady, które doprowadzają lokal do stanu sprzed dewastacji, a niekiedy także takie, które przeciętnie służą wysokiemu standardowi lokalu użytkowego, jeżeli bez nich lokal nie mógłby być wykorzystywany zgodnie z umówionym przeznaczeniem. Znaczenie może mieć zwłaszcza prestiżowy charakter położenia lokalu.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Za konieczne, w okolicznościach niniejszej sprawy, mogły być uznane tylko nakłady doprowadzające wynajęty przez powódkę lokal do stanu sprzed podnoszonej przez powódkę dewastacji, oraz ewentualnie takie nakłady, które przeciętnie rzecz biorąc służą określonemu wysokiemu standardowi lokalu użytkowego i bez których lokal na cele użytkowe w ogóle mógłby być wykorzystywany, ale które – zważywszy na ewentualnie prestiżowy charakter przedmiotowego lokalu w centrum miasta w zabytkowych podziemiach – mogłyby w okolicznościach niniejszej sprawy zostać zaliczone do koniecznych w ramach „przydatności do umówionego użytku” (wyrok Sądu Najwyższego z 29 czerwca 2005 r., sygn. akt V CK 751/04).

Dlatego w umowie najmu warto doprecyzować, jaki standard lokalu strony uznają za stan wyjściowy oraz które prace będą traktowane jako obowiązek wynajmującego, a które jako indywidualna adaptacja najemcy.

Nakłady użyteczne i ulepszenia lokalu komercyjnego

Nakłady użyteczne to nakłady, które zwiększają wartość albo użyteczność lokalu. Nie są one konieczne do tego, aby lokal mógł być używany, ale powodują jego ulepszenie.

Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 12 kwietnia 2017 r., sygn. akt I ACa 935/16, wskazał, że za ulepszenia należy uznać nakłady, których poniesienie nie wynika z chęci ani z konieczności utrzymania rzeczy najętej w stanie przydatnym do umówionego użytku, lecz z zamiaru ulepszenia przedmiotu najmu.

W praktyce nakładami użytecznymi mogą być na przykład:

• modernizacja instalacji,
• dostosowanie lokalu do określonego modelu działalności,
• wykonanie dodatkowych pomieszczeń,
• podniesienie standardu wykończenia,
• montaż urządzeń zwiększających funkcjonalność lokalu,
• wykonanie prac adaptacyjnych zwiększających wartość powierzchni.

W przypadku najmu komercyjnego to właśnie nakłady użyteczne powodują najwięcej sporów. Najemca często traktuje je jako inwestycję w lokal, natomiast wynajmujący może twierdzić, że zostały wykonane wyłącznie na potrzeby konkretnej działalności najemcy i nie powinny podlegać zwrotowi.

Dlatego umowa powinna precyzyjnie określać, czy po zakończeniu najmu wynajmujący:

• zatrzyma ulepszenia za zapłatą,
• zatrzyma ulepszenia bez zapłaty,
• zażąda przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego,
• rozliczy nakłady przez potrącenia z czynszu,
• rozliczy nakłady w inny sposób uzgodniony z najemcą.

Nakłady zbytkowne i drobne naprawy po stronie najemcy

Odrębną kategorią są nakłady zbytkowne oraz drobne nakłady i naprawy, które co do zasady obciążają najemcę. Dotyczą one zwykłego korzystania z lokalu oraz bieżącego utrzymania go w należytym stanie.

Do takich prac mogą należeć w szczególności:

• drobne naprawy podłóg,
• drobne naprawy drzwi i okien,
• malowanie ścian oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych,
• drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych,
• bieżące czynności konserwacyjne,
• drobne naprawy urządzeń zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania, dopływu i odpływu wody.

W umowach najmu komercyjnego warto doprecyzować, które prace są traktowane jako drobne naprawy najemcy, a które wymagają udziału albo zgody wynajmującego. Pozwala to ograniczyć ryzyko sporu w trakcie trwania najmu oraz przy zwrocie lokalu.

Dlaczego umowa najmu komercyjnego powinna szczegółowo regulować nakłady?

Przepisy Kodeksu cywilnego nie zawsze odpowiadają realiom rynku nieruchomości komercyjnych. Każdy lokal może mieć inny charakter, standard techniczny, przeznaczenie oraz funkcję użytkową, a tym samym wymagać odmiennego zakresu prac adaptacyjnych, remontowych lub modernizacyjnych. Ponadto lokale są często wydawane w stanie niewykończonym, a najemca ponosi wysokie koszty adaptacji powierzchni do swojej działalności.

Jeżeli umowa nie reguluje nakładów, po zakończeniu najmu może powstać spór o to, czy najemca ma prawo do zwrotu poniesionych kosztów, czy wynajmujący może zatrzymać ulepszenia oraz czy najemca powinien przywrócić lokal do stanu pierwotnego.

Strony mogą więc w umowie najmu, aneksie do umowy najmu albo odrębnej umowie zawartej w czasie trwania najmu ustalić zasady inne niż wynikające z Kodeksu cywilnego. W praktyce często reguluje się, że po zakończeniu najmu najemca pozostawia w lokalu określone elementy, takie jak ścianki działowe, posadzki, sufity podwieszane, instalacje wewnętrzne, witryny sklepowe, rolety antywłamaniowe albo elementy techniczne trwale związane z lokalem.

Dlatego w umowie warto uregulować co najmniej:

• definicję nakładów,
• procedurę uzyskania zgody wynajmującego,
• zakres dozwolonych prac,
• dokumentację projektową,
• zasady odbioru prac,
• sposób rozliczenia nakładów po zakończeniu umowy,
• obowiązek usunięcia albo pozostawienia ulepszeń,
• odpowiedzialność za szkody powstałe w trakcie prac.

Rozliczenie nakładów po zakończeniu umowy najmu

Zgodnie z art. 676 Kodeksu cywilnego, jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący może — w braku odmiennej umowy — zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego.

Przepis ten ma istotne znaczenie wtedy, gdy umowa najmu nie zawiera własnych postanowień dotyczących rozliczenia ulepszeń. W najmie komercyjnym strony najczęściej odchodzą jednak od modelu kodeksowego i szczegółowo ustalają własne reguły.

W praktyce spotyka się kilka podstawowych modeli rozliczenia nakładów:

1. Najemca usuwa nakłady i przywraca lokal do stanu pierwotnego. Ten model jest korzystny dla wynajmującego, jeżeli wykonane prace są ściśle związane z działalnością konkretnego najemcy i nie zwiększają wartości lokalu dla kolejnych najemców.
2. Najemca pozostawia nakłady, a wynajmujący płaci ich wartość. Ten model może być stosowany, gdy nakłady realnie zwiększają wartość lokalu i mogą być wykorzystane przez wynajmującego albo kolejnego najemcę.
3. Najemca pozostawia nakłady bez prawa do wynagrodzenia. Jest to częste rozwiązanie w najmie komercyjnym, zwłaszcza gdy strony od początku zakładają, że koszt adaptacji lokalu jest ekonomicznie uwzględniony w warunkach najmu.
4. Nakłady są rozliczane w czynszu. Strony mogą ustalić, że część nakładów zostanie rozliczona przez obniżenie czynszu, okres rent-free albo potrącenia z przyszłych płatności.
5. Model mieszany. Część nakładów może zostać usunięta przez najemcę, część pozostawiona bez zapłaty, a część rozliczona finansowo.

Najgorszym rozwiązaniem jest pozostawienie tej kwestii bez regulacji. Wtedy strony są zmuszone odwoływać się do przepisów ogólnych i interpretować charakter wykonanych prac już po zakończeniu najmu. W praktyce niejednokrotnie doprowadza to do sporów sądowych.

Ulepszenia, których nie da się usunąć bez uszkodzenia lokalu

Szczególne problemy powstają wtedy, gdy charakter ulepszeń jest taki, że nie da się ich usunąć bez uszkodzenia lub istotnej zmiany substancji lokalu albo gdy koszt przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego byłby nieproporcjonalnie wysoki.

W takiej sytuacji może powstać argument, że nakłady stały się częścią składową lokalu. Ma to szczególne znaczenie przy kosztownych pracach adaptacyjnych, instalacyjnych albo wykończeniowych.

W doktrynie wskazuje się jednak, że w odniesieniu do ulepszeń pojęcie możliwości ich usunięcia bez naruszenia substancji lokalu należy interpretować szeroko. Chodzi o to, aby wybór przewidziany w art. 676 Kodeksu cywilnego nie stał się fikcyjny i aby wynajmujący nie był automatycznie zobowiązany do zatrzymania oraz zapłaty za bardzo kosztowne ulepszenia odpowiadające wyłącznie indywidualnym potrzebom najemcy.

Z tego względu strony powinny możliwie precyzyjnie określić, które elementy wykonane przez najemcę mogą zostać usunięte, które muszą zostać usunięte, a które pozostaną w lokalu po zakończeniu umowy najmu.

Lokal shell and core a nakłady najemcy

Szczególną ostrożność należy zachować wtedy, gdy lokal jest wydawany najemcy w standardzie shell and core. Chodzi o sytuację, w której najemca otrzymuje powierzchnię niewykończoną albo częściowo przygotowaną do aranżacji.

W praktyce lokal w takim standardzie może obejmować na przykład ściany główne, wykonaną wylewkę pod posadzką i dostęp do mediów w lokalu, takich jak energia elektryczna, woda, przyłącze telefoniczne lub podliczniki mediów.

W takim modelu najemca często wykonuje bardzo kosztowne prace, takie jak:

• podłogi i posadzki,
• sufity podwieszane,
• instalacje elektryczne, sanitarne, wentylacyjne i klimatyzacyjne,
• oświetlenie,
• zabudowy,
• podział powierzchni,
• prace wykończeniowe i aranżacyjne.

Część tych prac może być trudna albo niemożliwa do usunięcia bez ingerencji w substancję lokalu. Dlatego umowa powinna jasno określać, które elementy fit-outu pozostają w lokalu po zakończeniu najmu, a które najemca musi usunąć.

Warto również wskazać, czy wynajmujący będzie zobowiązany do jakiejkolwiek zapłaty za pozostawione ulepszenia. Brak takiej regulacji może prowadzić do poważnego sporu finansowego po zakończeniu umowy.

Zgoda wynajmującego na prace adaptacyjne i fit-out

Z punktu widzenia wynajmującego kluczowe znaczenie ma to, aby wykonanie nakładów przez najemcę wymagało uprzedniej zgody wynajmującego. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której najemca wykonuje kosztowne ulepszenia bez kontroli właściciela lokalu, a następnie żąda ich rozliczenia.

Zgoda powinna obejmować nie tylko sam fakt wykonania prac, ale również:

• zakres prac,
• dokumentację projektową,
• standard materiałów,
• harmonogram,
• wykonawców,
• sposób prowadzenia robót,
• obowiązki związane z BHP,
• zasady odbioru prac,
• odpowiedzialność za szkody.

W praktyce warto zastrzec, że wykonanie nakładów bez zgody wynajmującego nie daje najemcy prawa do żądania zwrotu ich wartości. Takie postanowienie ogranicza ryzyko sytuacji, w której najemca samodzielnie wykonuje kosztowne ulepszenia, a następnie powołuje się na zwiększenie wartości lokalu.

W przypadku większych prac adaptacyjnych warto rozważyć zawarcie odrębnej umowy albo szczegółowego załącznika technicznego do umowy najmu. Tego rodzaju regulacje powinny współgrać z umową dotyczącą wykończenia wnętrz w budynku komercyjnym.

Odpowiedzialność najemcy za prace w lokalu

Jeżeli najemca wykonuje prace w lokalu, umowa powinna jasno określać jego odpowiedzialność. Dotyczy to zarówno odpowiedzialności wobec wynajmującego, jak i odpowiedzialności za osoby trzecie, którym najemca powierza wykonanie prac.

Najemca powinien być zobowiązany w szczególności do:

• wykonywania prac zgodnie z obowiązującymi przepisami, decyzjami administracyjnymi i zatwierdzoną dokumentacją projektową,
• zachowania należytej staranności i użycia materiałów odpowiedniej jakości,
• uzyskania wymaganych decyzji, zgód i pozwoleń,
• zatrudniania wykonawców posiadających odpowiednie kwalifikacje,
• prowadzenia prac zgodnie z przepisami BHP,
• zapewnienia właściwego kierownictwa robót, jeżeli jest wymagane,
• posiadania ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonych prac,
• naprawienia szkód spowodowanych przez siebie albo swoich wykonawców.

Wynajmujący może zabezpieczyć naruszenie tych obowiązków przez kary umowne, obowiązek naprawienia szkody, możliwość wstrzymania prac albo wypowiedzenie umowy najmu.

Jeżeli umowa zostanie przedwcześnie rozwiązana przez wynajmującego z winy najemcy, a najemca ma obowiązek pozostawić ulepszenia w lokalu bez prawa do zwrotu kosztów, może to stanowić istotne zabezpieczenie interesów wynajmującego. Warunkiem jest jednak jasne i precyzyjne uregulowanie tych konsekwencji w umowie.

Nakłady a zabezpieczenia umowy najmu komercyjnego

Rozliczenie nakładów powinno być analizowane razem z innymi elementami umowy najmu komercyjnego. W praktyce istotne mogą być zwłaszcza:

• kaucja w umowie najmu komercyjnego,
• gwarancja bankowa,
• dobrowolne poddanie się egzekucji przez najemcę,
• odpowiedzialność za zwrot lokalu,
• prawo wynajmującego do potrącenia należności.

Jeżeli najemca ma obowiązek przywrócić lokal do stanu poprzedniego, wynajmujący powinien rozważyć, czy kaucja albo gwarancja bankowa zabezpieczają także koszty usunięcia nakładów, naprawienia szkód i doprowadzenia lokalu do stanu zgodnego z umową.

Warto również doprecyzować, czy wynajmujący może potrącić swoje roszczenia z kaucji, jeżeli najemca nie usunie nakładów albo pozostawi lokal w stanie niezgodnym z umową.

Nakłady a wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego

Kwestia nakładów ma szczególne znaczenie, gdy dochodzi do wcześniejszego zakończenia najmu. Jeżeli umowa najmu zostanie wypowiedziana przed terminem, może powstać spór o to, czy najemca ma prawo do rozliczenia nakładów, których nie zdążył ekonomicznie wykorzystać.

Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których:

• najemca wykonał kosztowną adaptację lokalu,
• umowa została zawarta na czas oznaczony,
• strony przewidywały długi okres najmu,
• nakłady miały zostać rozliczone przez obniżony czynsz albo okres rent-free,
• wypowiedzenie nastąpiło z winy jednej ze stron.

Dlatego zasady rozliczenia nakładów powinny być powiązane z postanowieniami dotyczącymi wypowiedzenia umowy najmu lokalu użytkowego. Inaczej mogą powstać wątpliwości, czy najemcy przysługuje zwrot jakiejkolwiek części poniesionych kosztów.

Przedawnienie roszczeń o zwrot nakładów

Zgodnie z art. 677 Kodeksu cywilnego, roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy.

Przez zwrot lokalu należy rozumieć faktyczne wydanie lokalu wynajmującemu, a nie wyłącznie umowną datę zakończenia najmu. W wyroku z 25 maja 2011 r., sygn. akt II CSK 488/10, Sąd Najwyższy wskazał, że chodzi o faktyczny zwrot lokalu przez najemcę wynajmującemu.

W praktyce znaczenie może mieć więc protokół zdawczo-odbiorczy, przekazanie kluczy albo inna czynność potwierdzająca, że wynajmujący odzyskał faktyczne władztwo nad lokalem. W orzecznictwie wskazuje się również, że za zwrot rzeczy można uznać protokolarne przekazanie nieruchomości do dyspozycji wynajmującego, jeżeli wynajmujący bezpodstawnie odmawia jej odebrania.

Termin ten jest krótki. Dlatego w razie sporu o rozliczenie nakładów na lokal komercyjny najemca powinien szybko podjąć działania prawne, w tym zabezpieczyć dokumentację dotyczącą zakresu prac, faktur, kosztorysów, zgód wynajmującego i wartości ulepszeń.

Po upływie terminu przedawnienia najemca co do zasady nie powinien próbować omijać tego skutku przez dochodzenie roszczeń na innej podstawie, np. z bezpodstawnego wzbogacenia. W orzecznictwie wskazuje się, że taka konstrukcja mogłaby prowadzić do obejścia szczególnego terminu przedawnienia przewidzianego dla roszczeń najemcy z tytułu nakładów.

Kto rozlicza nakłady po sprzedaży nieruchomości?

Na rynku nieruchomości komercyjnych lokale i budynki mogą być sprzedawane w czasie trwania umowy najmu. W takiej sytuacji wynajmującym w chwili wykonania nakładów może być inny podmiot niż wynajmujący w chwili zakończenia umowy.

Zgodnie z art. 678 § 1 Kodeksu cywilnego, w razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy. W konsekwencji roszczenia dotyczące rozliczenia nakładów mogą być kierowane do podmiotu, który jest wynajmującym w chwili zakończenia najmu.

W transakcjach dotyczących nieruchomości komercyjnych warto więc analizować nie tylko samą umowę najmu, ale również dokumenty dotyczące sprzedaży nieruchomości, przejęcia praw i obowiązków wynajmującego oraz ewentualnych rozliczeń między poprzednim i nowym właścicielem.

Nakłady najemcy na lokal komercyjny – podsumowanie

Nakłady najemcy na lokal komercyjny powinny być jednym z kluczowych elementów negocjacji umowy najmu. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których najemca ma wykonać kosztowne prace adaptacyjne, fit-out albo modernizację lokalu.

Najważniejsze jest to, aby umowa precyzyjnie określała:

• jakie prace może wykonać najemca,
• czy wymagana jest zgoda wynajmującego,
• kto ponosi koszt nakładów,
• czy nakłady podlegają zwrotowi,
• co dzieje się z ulepszeniami po zakończeniu najmu,
• czy najemca ma obowiązek przywrócić lokal do stanu poprzedniego,
• jakie zabezpieczenia chronią wynajmującego w razie niewykonania tych obowiązków.

Brak takich postanowień może prowadzić do sporu o znaczną wartość finansową, szczególnie gdy nakłady zostały wykonane w lokalu komercyjnym o wysokim standardzie albo w lokalu wydanym w stanie niewykończonym.