Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego

Wypowiedzenie umowy najmu na czas nieoznaczony

Zgodnie z art. 673 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku z zachowaniem terminów ustawowych.

Gdy strony umowy najmu komercyjnego nie określiły terminu wypowiedzenia, stosuje się terminy wynikające z art. 673 § 2 Kodeksu cywilnego, tj.:

• przy czynszu płatnym w odstępach dłuższych niż miesiąc – najpóźniej na trzy miesiące naprzód, na koniec kwartału kalendarzowego;
• przy czynszu płatnym miesięcznie – na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego;
• przy czynszu płatnym w krótszych odstępach – na trzy dni naprzód;
• a przy najmie dziennym – na jeden dzień naprzód.

Termin wypowiedzenia jest więc ściśle powiązany z częstotliwością płatności czynszu przez najemcę. Czynsz ten przeważnie uiszczany jest w miesięcznych odstępach, a zatem okres wypowiedzenia wynosi miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Czy strona ma obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy najmu na czas nieoznaczony?

Strona wypowiadająca umowę najmu na czas nieoznaczony nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia, niezależnie od motywów, którymi kieruje się podejmując decyzję o chęci zakończenia stosunku najmu. W praktyce, aby wypowiedzenie było skuteczne, wystarczające będzie powołanie się na właściwy punkt umowy najmu i złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu, przykładowo:

„Na podstawie § 12 ust. 4 umowy najmu lokalu użytkowego nr 11 o powierzchni 50 m² położonego w budynku handlowo-usługowym znajdującym się przy ul. Hipotecznej 12 w Warszawie, zawartej w dniu 1 lutego 2026 r., wypowiadam umowę najmu”.

Wypowiedzenie umowy najmu komercyjnego zawartej na czas nieoznaczony nie powinno zatem nastręczać większych trudności praktycznych. Co istotne, uprawnienia do wypowiedzenia umowy najmu nie można się zrzec, ani wyłączyć go postanowieniem umownym. Nie można również ograniczyć możliwości wypowiedzenia umowy najmu zawartej na czas nieoznaczony do konkretnych przypadków wymienionych w umowie. Byłoby to bowiem sprzeczne z art. 673 § 1 Kodeksu cywilnego.

Wypowiedzenie umowy najmu na czas oznaczony

Kwestią, która w praktyce wywołuje więcej wątpliwości i problemów jest możliwość wypowiedzenia umowy najmu zawartej na czas oznaczony. Jak zostało wskazane powyżej, umowy najmu komercyjnego zawierane są na czas oznaczony, aby zapewnić trwałość, przewidywalność stosunku najmu, a w konsekwencji chronić obie strony. Stałość nie jest jednak absolutna i niepodważalna, a umowy mogą być w pewnych okolicznościach wypowiedzenia.

Praktyczny przykład orzecznictwa:

„(…) istotą umowy najmu lokalu na czas oznaczony jest pozostawanie stron w owej relacji przez cały z góry założony okres i niejako z założenia taki najem ma charakter trwały i ciągły, a celem takiej umowy jest zapewnienie trwałości stosunku najmu i ochrona obu stron, to sam skarżący w apelacji dostrzegł, że ta zasada trwałości doznaje ograniczenia. Zgodnie bowiem z przepisem art. 673 § 1 k.c.. strony takiej umowy mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie, co miało miejsce w przedmiotowej umowie” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, I Wydział Cywilny, z dnia 17 maja 2017 r., sygn. akt I ACa 336/16).

Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego, jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Przepis determinuje zatem, że wypowiedzenie jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach (okolicznościach), które zostały przez strony umowy najmu określone wprost w treści umowy. W konsekwencji, jeśli strony nie wprowadzą odpowiednich postanowień umożliwiających wypowiedzenie umowy, nie będzie to w praktyce możliwe. Możliwe są zatem dwie sytuacje:

1. umowa najmu zawarta na czas oznaczony, która może zostać rozwiązana przez wypowiedzenie,
   
2. umowa najmu zawarta na czas oznaczony, która nie może zostać wypowiedziana, poza zgodną wolą stron rozwiązania umowy najmu na podstawie porozumienia lub zdarzenia, które wywołuje skutek rozwiązania na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Jak bowiem słusznie wskazuje się w doktrynie: „(…) brak stosownych uzgodnień między stronami, z których wynika możliwość rozwiązania go przez wypowiedzenie, prowadzi do petryfikacji takiego stosunku i wyłączenia rozwiązania go w tym trybie (E. Gniewek, P. Machnikowski (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. 12, 2025).

Przyczyny wypowiedzenia umowy najmu

W praktyce najmu komercyjnego przyczyny wypowiedzenia są negocjowane przez strony a następnie precyzyjnie określane w treści umowy. Przyczyny te mogą dotyczyć jednej strony (najemcy lub wynajmującego), obu stron albo mieć charakter obiektywny, niezależny od stron. Jednocześnie,  „przyczyny uzasadniające wypowiedzenie nie muszą być identyczne dla obu stron” (W. Borysiak (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. 34, 2025), a zatem strony mają w tym zakresie szeroką swobodę kontraktową, wynikającą z zasady swobody umów, która zezwala stronom na asymetryczne ukształtowanie uprawnień do wypowiedzenia.

W praktyce tak właśnie zazwyczaj się dzieje. Wynajmujący dąży do uregulowania jak najszerszych przyczyn wypowiedzenia umowy wynikających z naruszeń umowy przez najemcę. Pozwala to na zwiększenie poziomu ochrony interesów wynajmującego oraz zapewnia większą elastyczność w reagowaniu na przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych przez najemcę.

Z punktu widzenia wynajmującego powierzchnię komercyjną, przykładowymi przyczynami rozwiązania umowy najmu mogą być sytuacje, gdy:

• zaprzestanie regulowania swoich zobowiązań finansowych wynikających z umowy najmu, tj. przestanie opłacać czynsz, opłaty eksploatacyjne czy inne opłaty wynikające z umowy,
• będzie wykorzystywał przedmiot najmu do innych celów niż prowadzenie działalności gospodarczej, na przykład będzie tam pomieszkiwał,
• będzie wykorzystywał przedmiot najmu sprzecznie z przeznaczeniem wskazanym w umowie (np. będzie prowadził handel w lokalu biurowym),
• dokona cesji / podnajmu,
• udostępni do wspólnego używania / odda w posiadanie całość lub jakąkolwiek część przedmiotu najmu bez uprzedniej pisemnej zgody wynajmującego,
• nie będzie przestrzegał przepisów regulaminu budynku, w którym znajduje się przedmiot najmu, na przykład będzie zakłócał porządek i spokój w budynku,
• nie będzie przestrzegał zasad bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej,dokona przeróbek, zmian lub ulepszeń w lokalu bez zgody wynajmującego,
• nie będzie utrzymywał czystości i porządku w przedmiocie najmu,
• przestanie wykonywać swoje zobowiązania w rozumieniu ustawy Prawo upadłościowe i naprawcze,
• utraci ogólne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu szkód na osobie i szkód majątkowych oraz ubezpieczenie szkód w mieniu wynajmującego w związku z zajmowaniem lokalu,
• nie dotrzyma zobowiązań do dostarczenia w terminie przewidzianych w umowie najmu zabezpieczeń,
• zostanie ogłoszona likwidacja najemcy lub najemca będzie przedmiotem uchwały o rozwiązaniu najemcy z zachowaniem wypłacalności,

Dla stron istotne jest także, aby redagując w umowie najmu przyczyny wypowiedzenia, unikać nieprecyzyjnych sformułowań, takich jak:

• „poważne naruszenie umowy”,
• „istotne zaniechanie po stronie najemcy”,
• „znaczne uciążliwości generowane przez najemcę” czy
• „szczególnie uciążliwe”.

Strony mogą bowiem w sposób różny interpretować te niedookreślone zwroty, a w konsekwencji może doprowadzić to do powstania sporu w zakresie tego czy przyczyny wypowiedzenia umowy najmu (już) zaistniały czy (jeszcze) nie. Rekomendowane zatem, aby w treści umowy stosować precyzyjne określenia, co zminimalizuje ryzyka interpretacyjne.

Jak skutecznie wypowiedzieć umowę najmu lokalu użytkowego?

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego powinno przyjąć pisemną formę jednostronnego oświadczenia woli. W Kodeksie cywilnym nie została określona konkretna forma oświadczenia, natomiast w praktyce przyjmuje się, że najbezpieczniejszą formą, jaką powinno przybrać wypowiedzenie umowy najmu lokalu usługowego, będzie forma pisemna. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy najmu należy wysłać pocztą z potwierdzeniem nadania oraz potwierdzeniem odbioru. Oczywiście oświadczanie musi być jednoznaczne i w sposób bezpośredni komunikować wolę strony, a zatem w sposób niebudzący wątpliwości identyfikować:

• stronę składającą oświadczenie,
• stronę adresata,
• stosunek prawny, którego dotyczy, oraz
• jednoznaczne oświadczenie o jego zakończeniu.

Wezwanie do usunięcia naruszeń przed wypowiedzeniem

W praktyce wynajmujący często stosuje rozwiązanie polegające na wezwaniu najemcy do usunięcia danego naruszenia umowy w wyznaczonym terminie (np. 7-dniowym) przed wypowiedzeniem umowy. Wezwanie powinno jasno wskazywać, że w razie braku usunięcia naruszenia umowa zostanie rozwiązana bez wypowiedzenia. Po bezskutecznym upływie terminu wynajmującemu przysługuje prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

W przypadku naruszeń po stronie najemcy, rozwiązanie to w wielu przypadkach może okazać się skuteczne dla wynajmującego, ponieważ pozwoli najemcy na dodatkową możliwość dobrowolnego dostosowania się do postanowień umowy i usunięcia naruszeń. Może ograniczyć to eskalację sporu oraz konieczność natychmiastowego zakończenia stosunku najmu (a zatem potencjalne szkody finansowe po stronie wynajmującego).

Prawo do wypowiedzenia umowy najmu komercyjnego z „ważnych przyczyn”

W orzecznictwie przedstawiono także drugi pogląd, zgodnie z którym strony mogą wprowadzić do umowy najmu komercyjnego postanowienie, zgodnie z którym umowa najmu zawarta na czas oznaczony może zostać wypowiedziana „z ważnych przyczyn”, tj. bez enumeratywnego ich wyliczania w treści postanowienia umownego. Zasadniczym argumentem wspierającym ten pogląd jest to, że w przypadku wątpliwości interpretacyjnych stron czy w danym stanie faktycznym faktycznie zaistniały (czy też nie) „ważne przyczyny”, będzie rozstrzygane przez sąd wyrokujący w sprawie, a nie przez nieobiektywne strony.

Praktyczny przykład orzecznictwa:

„Postanowienie umowy najmu zawartej na czas określony przewidujące możliwość wypowiedzenia tej umowy „z ważnych przyczyn” mieści się w hipotezie art. 673 § 3 k.c.” (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21.11.2006 r., sygn. akt III CZP 92/06, OSNC 2007, Nr 7–8, poz. 102).

Aby zapewnić większe bezpieczeństwo prawne stron, wydaje się jednak, że możliwe przyczyny wypowiedzenia powinny zostać w umowie wskazane w sposób enumeratywny oraz możliwie precyzyjny, a opieranie się przez strony na opisywanym stanowisku niesie ze sobą niepotrzebne ryzyko prawne.

Prawo wstępu do lokalu przed dokonaniem wypowiedzenia umowy

Częstą przyczyną wypowiedzenia umowy najmu po stronie wynajmującego są sytuacje polegające na korzystaniu z lokalu niezgodnie z jego przeznaczeniem, np. prowadzeniu działalności handlowej w lokalu biurowym albo wykonywaniu innego rodzaju działalności sprzecznej z umową lub charakterem nieruchomości.

Dla zapewnienia skutecznej realizacji prawa do wypowiedzenia umowy zaleca się, aby wynajmujący zastrzegł w umowie prawo wstępu do lokalu w celu dokonania inspekcji, weryfikacji stanu lokalu oraz sprawdzenia usunięcia naruszeń. Prawo to powinno być wykonywane w uzgodnionym terminie, z wyjątkiem sytuacji nagłych, gdy wynajmujący może wejść w każdym czasie. Uprawnienie powinno przysługiwać również osobom działającym w imieniu wynajmującego (pracownikom, rzeczoznawcom, wykonawcom). Z kontroli powinien być sporządzany protokół, ewentualnie z dokumentacją fotograficzną.

Porozumienie stron o rozwiązaniu umowy najmu

Na zakończenie warto także wspomnieć, że każdy stosunek najmu (zarówno na czas oznaczony, jak i nieoznaczony) może zostać zakończony za zgodą obu stron, na podstawie art. 353¹ Kodeksu cywilnego w sytuacji, gdy strony uzgodnią zgodne warunki rozwiązania umowy. Strony zawierają wówczas porozumienie o rozwiązaniu umowy najmu, w którym oprócz samej daty rozwiązania umowy, określają między innymi wzajemne rozliczenia, w tym spłatę ewentualnych zaległości, kwestię nakładów i wykonania prac w lokalu, zwrotu zabezpieczeń, czy procedurę zwrotu lokalu.

Podsumowanie

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego jest jednym z kluczowych zagadnień związanych z nieruchomościami komercyjnymi. Wypowiedzenie umowy najmu zawartej na czas oznaczony jest co do zasady niedopuszczalne, chyba że strony wyraźnie przewidziały w umowie konkretne przypadki umożliwiające wcześniejsze zakończenie stosunku najmu. W praktyce najczęściej stosowanym podejściem jest precyzyjne i enumeratywne określenie przesłanek wypowiedzenia, zwłaszcza w odniesieniu do naruszeń po stronie najemcy.