Kaucja w umowie najmu komercyjnego

Czym jest kaucja w umowie najmu komercyjnego?

Przez kaucję w umowie najmu komercyjnego należy rozumieć określoną w umowie kwotę pieniężną wpłacaną przez najemcę na rzecz wynajmującego w celu zabezpieczenia roszczeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy najmu. W praktyce kaucja zabezpiecza przede wszystkim terminową zapłatę czynszu i innych należności wynikających z umowy, a także roszczenia związane z nieprawidłowym korzystaniem z lokalu lub naruszeniem pozostałych obowiązków najemcy.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Kaucja za najem lokalu użytkowego stanowi najczęściej stosowaną formę zabezpieczenia roszczeń wynajmującego przeciwko najemcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonaniu umowy najmu, stanowi niejako gwarancję prawidłowego używania lokalu i stosowania się do postanowień umowy najmu” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie, I Wydział Cywilny, z dnia 29 stycznia 2015 r., sygn. akt I ACa 1561/14).

Jak prawidłowo uregulować kaucję w umowie najmu komercyjnego?

W umowie najmu komercyjnego należy precyzyjnie uregulować następujące kwestie związane z kaucją:

• jej wysokość,
• termin jej wniesienia przez najemcę,
• zakres roszczeń wynajmującego zabezpieczonych kaucją,
• obowiązek jej uzupełnienia przez najemcę w przypadku dokonania przez wynajmującego potrącenia z kaucji w trakcie trwania umowy,
• zasady oraz termin jej zwrotu w przypadku braku wykorzystania kaucji na pokrycie zobowiązań najemcy,
• waloryzację kaucji.

Ponieważ kaucja w najmie komercyjnym nie została kompleksowo uregulowana przepisami prawa, kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie w umowie wszystkich powyższych kwestii. Starannie sformułowane postanowienia umowne ograniczają ryzyko sporów między stronami oraz zapewniają wynajmującemu skuteczne zabezpieczenie jego roszczeń.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Na wstępie niniejszych rozważań natury prawnej wskazać należy, że konstrukcja kaucji z tytułu najmu lokalu użytkowego nie została uregulowana w żadnym akcie prawnym” (wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu, V Wydział Gospodarczy z dnia 23 października 2023 r., sygn. akt V GC 1333/22).

Jaka powinna być wysokość kaucji w umowie najmu komercyjnego?

Optymalnym rozwiązaniem jest powiązanie wysokości kaucji z wielokrotnością miesięcznego czynszu najmu (ewentualnie powiększonego o opłaty eksploatacyjne przewidziane w umowie najmu). Przykładowo można zastrzec, że kaucja będzie odpowiadać równowartości trzymiesięcznego czynszu najmu wraz ze wspólnymi kosztami eksploatacyjnymi oraz podatkiem od towarów i usług.

Takie podejście wynika z tego, że wysokość kaucji powinna odpowiadać potencjalnej wysokości zobowiązań najemcy, w szczególności z tytułu czynszu oraz innych opłat obciążających najemcę, takich jak opłaty eksploatacyjne.

Należy jednocześnie mieć na uwadze, że interesy stron w zakresie wysokości kaucji są przeciwstawne. Wynajmujący dąży do ustanowienia możliwie najwyższego zabezpieczenia, natomiast najemca jest zainteresowany ograniczeniem wysokości kaucji, gdyż w okresie trwania najmu nie ma swobodnej możliwości dysponowania zdeponowanymi środkami, które znajdują się na rachunku wynajmującego.

Jaki powinien być termin wpłaty kaucji w umowie najmu lokalu użytkowego?

W interesie wynajmującego jest, aby kaucja znalazła się na jego rachunku bankowym jeszcze przed przekazaniem najemcy przedmiotu najmu. Pozwoli to na uniknięcie sytuacji, gdy najemca przejmie lokal na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, a wynajmujący nie będzie zabezpieczony kaucją.

Umowa powinna także przewidywać, że niewpłacenie kaucji w terminie uprawnia wynajmującego do wypowiedzenia umowy najmu ze skutkiem natychmiastowym, po uprzednim wezwaniu najemcy do zapłaty i bezskutecznym upływie wyznaczonego mu dodatkowego terminu. Wezwanie powinno wskazywać kwotę zaległej kaucji, termin jej wpłaty oraz zawierać ostrzeżenie o zamiarze wypowiedzenia umowy w przypadku braku zapłaty.

Postanowienie powinno jednoznacznie wskazywać niewpłacenie kaucji jako podstawę wypowiedzenia oraz określać procedurę poprzedzającą jego złożenie. Jeżeli wezwanie ma być obowiązkowym etapem tej procedury, należy użyć sformułowania „wynajmujący wzywa najemcę”, zamiast „wynajmujący może wysłać wezwanie”.

Co powinna zabezpieczać kaucja w umowie najmu?

W interesie wynajmującego jest, aby kaucja możliwie szeroko zabezpieczała jego interesy umowne. Umowa najmu powinna zatem przewidywać, że wynajmujący może dokonywać potrąceń z kaucji w zakresie:

• wszelkich zaległych opłat wynikających z umowy najmu lokalu komercyjnego (czynsz, opłaty indywidualne określone w umowie najmu, itd.) oraz
• pokrycia wszelkich wymagalnych należności powstałych wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień umowy najmu, w tym kar umownych i należnych odszkodowań.

Do przykładowych sytuacji, w których wynajmujący może skorzystać z kaucji, należą w szczególności:

• zużycie przedmiotu najmu wykraczające poza normalne korzystanie i konieczność poniesienia kosztów tytułem usunięcia nakładów i przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego,

• odszkodowanie za bezumowne korzystanie z przedmiotu najmu w przypadku gdy umowa najmu wygaśnie, a najemca nadal zajmuje lokal,

• koszty związane z usunięciem lub wywiezieniem rzeczy pozostawionych przez najemcę w przedmiocie najmu.

Kaucja w umowie najmu komercyjnego nie zabezpiecza wyłącznie zwłoki w płatności jakichkolwiek opłat wynikających z umowy najmu. Wynajmujący może posłużyć się nią również w innych sytuacjach, o ile zostało to w sposób jednoznaczny przewidziane w postanowieniach umownych, w szczególności w zakresie roszczeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez najemcę.

Kiedy najemca powinien uzupełnić kaucję?

Jeżeli wynajmujący dokona potrącenia z kaucji przysługujących mu należności, np. z tytułu zaległego czynszu, umowa najmu powinna przewidywać obowiązek uzupełnienia kaucji przez najemcę do wysokości pierwotnej, tj. sprzed dokonania potrącenia.

Umowa powinna również określać termin na uzupełnienie kaucji (np. 7 dni) od dnia dokonania potrącenia przez wynajmującego.

Obowiązek podwyższenia kaucji może także powstać wskutek wzrostu czynszu, na przykład z uwagi na waloryzację czynszu, lub opłat eksploatacyjnych lub marketingowych, jeżeli wysokość kaucji została określona jako wielokrotność tych należności. Umowa powinna jednoznacznie określać sposób ustalenia nowej wysokości zabezpieczenia oraz termin dopłaty przez najemcę, przykładowo 30 dni od otrzymania zawiadomienia o nowej wysokości kaucji. Takie postanowienia pozwolą utrzymać zabezpieczenie na poziomie odpowiadającym aktualnym zobowiązaniom najemcy w całym okresie trwania najmu.

Umowa najmu może również przewidywać, że nieuzupełnienie kaucji w wymaganym terminie uprawnia wynajmującego do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. Warto uzależnić skorzystanie z tego uprawnienia od uprzedniego wezwania najemcy do dopłaty, wyznaczenia mu dodatkowego terminu oraz ostrzeżenia o zamiarze wypowiedzenia umowy w przypadku braku zapłaty. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu wynajmujący będzie uprawniony do wypowiedzenia umowy.

Kiedy wynajmujący powinien zwrócić kaucję najemcy?

Umowa najmu powinna również określać, w jakim terminie po tym, jak stosunek najmu zostanie zakończony, kaucja powinna zostać zwrócona najemcy. Co do zasady, jeżeli najemca wywiąże się ze wszystkich zobowiązań przewidzianych umową najmu lokalu, kaucja powinna zostać zwrócona w terminie określonym w umowie najmu, a w braku jego zastrzeżenia, niezwłocznie po zakończeniu najmu.

W praktyce umowa często przewiduje, że kaucja może zostać zatrzymana przez wynajmującego przez okres niezbędny do dokonania końcowych rozliczeń, w szczególności w zakresie opłat eksploatacyjnych (np. za wodę, energię elektryczną, gaz czy wywóz odpadów), które są rozliczane po zakończeniu najmu. W takich przypadkach termin zwrotu kaucji bywa określany na 60–90 dni od dnia zakończenia stosunku najmu.

Jeżeli jednak wynajmujący bezzasadnie odmawia zwrotu kaucji, w pierwszje kolejności najemca powinien skierować do niego pisemne wezwanie do zapłaty. W dokumencie powinien wskazać umowę najmu, z której wynika zobowiązanie do zwrotu kaucji, żądaną kwotę, numer rachunku bankowego do zapłaty oraz termin zapłaty. W przypadku, gdy wynajmujący powołuje się na konieczność dokonania potrącenia, najemca powinien również zażądać przedstawienia szczegółowego rozliczenia kaucji, a także dokumentów uzasadniających dokonanie potrącenia. Wezwanie należy wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania i odbioru. Jeżeli wezwanie skierow okaże się bezskuteczne, najemca może dochodzić zwrotu kaucji na drodze sądowej, żądając również odsetek ustawowych za opóźnienie.

Czy roszczenie o zwrot kaucji ulega przedawnieniu?

Niezależnie od powyższego, roszczenie najemcy o zwrot kaucji ulega przedawnieniu. W przypadku umów najmu lokali komercyjnych ma ono charakter roszczenia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, a zatem zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego przedawnia się z upływem trzech lat. Termin wymagalności roszczenia co do zasady wynika z umowy, a w braku jego określenia z wezwania do zwrotu kaucji. A zatem w przypadku, gdy wynajmujący odmawia zwrotu kaucji najemcy, w interesie najemcy jest podjęcie jak najszybszych kroków prawnych, aby roszczenie nie uległo przedawnieniu.

Zwrot kaucji a zmiana wynajmującego

W praktyce rynku nieruchomości komercyjnych często dochodzi do zmiany wynajmującego w trakcie trwania umowy najmu, w szczególności w wyniku zbycia nieruchomości. W takiej sytuacji kluczowe jest zapewnienie skutecznego przejścia zabezpieczeń, w tym kaucji, na „nowego wynajmującego”, a najemcy będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kaucji właśnie wobec „nowego wynajmującego”, któremu została przekazana kaucja.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„W przypadku więc zbycia nieruchomości najmowanej, nabywca także w tym zakresie staje się stroną umowy najmu, a tym samym przechodzi na niego obowiązek zwrotu kaucji po zakończeniu umowy, w terminie w tejże umowie wskazanym” (wyrok Sądu Okręgowego w Szczecinie, VIII Wydział Gospodarczy, z dnia 15 stycznia 2015 roku, sygn. akt VIII Ga 249/14).

Czy kaucja w umowie najmu powinna być waloryzowana?

Kaucja w umowie najmu może zostać powiązana z mechanizmem waloryzacji, analogicznie do czynszu najmu. Strony mogą zastrzec w umowie, że czynsz najmu będzie podlegał waloryzacji w oparciu o wskaźnik HICP (Harmonized Index of Consumer Prices), Wskaźnik Cen Towarów i Usług Konsumpcyjnych lub jakikolwiek inny niż pieniądz miernik wartości. Analogiczne zasady mogą zostać zastosowane również do kaucji, tak aby jej wysokość pozostawała adekwatna do aktualnego poziomu zabezpieczanych roszczeń.

Przykładowo w umowie najmu lokalu można zawrzeć postanowienie, zgodnie z którym kaucja będzie podwyższana w okresach rocznych, zawsze w dniu 1 stycznia w tym samym trybie, który stosuje się dla waloryzacji czynszu najmu.

Podsumowanie

Kaucja jest jedną z najbardziej efektywnych form zabezpieczenia roszczeń wynajmującego wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy najmu przez najemcę. Ponieważ skuteczne zabezpieczenie roszczeń wynajmującego kaucją wymaga odpowiednich postanowień umownych, w każdej umowie najmu komercyjnego, strony powinny uregulować kwestie, które zostały wskazane w niniejszym artykule.