Umowa o roboty fit-out – kluczowe postanowienia i ryzyka prawne

Umowa fit-out – definicja i kwalifikacja prawna jako umowa o roboty budowlane

Umowa na prace fit out stanowi co do zasady umowę o roboty budowlane, która została uregulowana w art. 647 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem wykonawca zobowiązuje się do oddania przewidzianego w umowie obiektu, wykonanego zgodnie z projektem i z zasadami wiedzy technicznej, a inwestor zobowiązuje się do dokonania wymaganych przez właściwe przepisy czynności związanych z przygotowaniem robót, w szczególności do przekazania terenu budowy i dostarczenia projektu, oraz do odebrania obiektu i zapłaty umówionego wynagrodzenia.

Powyższa definicja kodeksowa oznacza, że umowa o aranżację biura podlega przepisom Kodeksu cywilnego dotyczącym umów o roboty budowlane, a w pewnym zakresie stosuje się do niej przepisy dotyczące umów o dzieło (art. 656 Kodeksu cywilnego). Dotyczy to zwłaszcza przepisów regulujących zakres prac, obowiązki wykonawcy i zamawiającego, a także kwestii związanych z gwarancją i odpowiedzialnością za wady.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„O ile więc fakt właściwego wykonania prac adaptacyjnych i dostosowania lokalu do przedmiotu działalności powoda stanowił istotny element umowy najmu, to samo wykonanie i dostosowanie lokalu nie było zastrzeżone tylko wobec wynajmującego. Umowa przewidywała więc rozejście się obowiązków wynajmującego, tych związanych stricte z umową najmu, i tych które związane były z przygotowaniem (adaptacją) lokalu do jego wydania. Te drugie były charakterystyczne dla umowy o roboty budowlane” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, Wydział VII Gospodarczy, z dnia 2 grudnia 2019 r., sygn. akt VII AGa 1379/18).

„Przedmiotem umowy o roboty budowlane może być bowiem budowa, przebudowa, montaż, remont, a także rozbiórka obiektu budowlanego” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 maja 2007 r., sygn. akt I CSK 51/2007).

Zakres prac w umowie fit-out (wykończenie i adaptacja lokalu komercyjnego)

Umowy na pracę fit out są zazwyczaj opracowywane indywidualnie dla konkretnego projektu i mogą się różnić w zależności od jego charakteru, rozmiaru i specyfiki. Umowa na prace fit-out powinna jednak co do zasady przede wszystkim obejmować przedmiot, miejsce i termin realizacji umowy.

Strony powinny możliwie precyzyjnie zdefiniować jaki będzie zakres prac budowlanych, przykładowo:

„kompleksowe przygotowanie powierzchni i indywidualnej aranżacji przestrzeni lokalu A1 znajdującego się w budynku „Centrum Handlowe XYZ” w Warszawie, przy ul. Handlowej”.

Do umowy należy także dołączyć załącznik o charakterze technicznym, zawierający precyzyjne odniesienie się do zakresu prac objętych umową. Choć zakres może być różnorodny i zależy głównie od specyfiki danego projektu oraz wymagań klienta, typowe prace wykonywane podczas fit-outu będą obejmowały: prace wykończeniowe, instalacje elektryczne, hydrauliczne, klimatyzacyjne, wentylacje, stolarkę,  wyposażenie meble, prace dekoracyjne, itd. Oczywiście wykonawca powinien zobowiązać się, że wszystkie prace budowlane zostaną wykonane zgodnie z obwiązującymi przepisami, a w szczególności ustawą prawo budowlane oraz sztuką budowlaną.

Kolejnym niezbędnym elementem, który powinna zawierać umowa o wykonanie prac fit-out będzie określenie czasu trwania projektu oraz terminów realizacji poszczególnych etapów prac, co umożliwi ustalenie ostatecznego czasu zakończenia prac. W konsekwencji może pozwolić to na ustalenie terminu przekazania lokalu najemcy w umowie najmu. Celem postanowień dotyczących harmonogramu wykonania prac będzie zapewnienie terminowości realizacji projektu i uniknięcie opóźnień, co może potencjalnie mieć wpływ na wykonanie umowy najmu z najemcą.

Rekomendowane jest także, aby w umowie zleceniodawca określił sankcje, które będzie mógł nałożyć na wykonawcę z tytułu opóźnienia w realizacji prac budowlanych. Typową sankcją będzie kara umowna określona kwotowo lub procentowo – naliczana za każdy dzień przekroczenia terminu.

Wynagrodzenie w umowie fit-out – ryczałt, rozliczenia i płatności etapowe

Wynagrodzenie w umowie na aranżację biura może być uzależnione od kilku czynników, w tym rozmiaru projektu, zakresu prac, lokalizacji, doświadczenia wykonawcy, itp. Co do zasady wynagrodzenie przybierze charakter ryczałtowy, rzadziej będzie oparte o kosztorys jednostkowy czy czasowy. Istotne jednak, aby w umowie o prace fit out precyzyjnie określić co konkretnie obejmuje wynagrodzenie, tj. czy same prace, czy też przykładowo:

• uzyskanie pozwoleń, uzgodnień, opinii, certyfikatów, ekspertyz,
• przeprowadzeniem wszelkich wymaganych przez Polskie Normy, przepisy i prób, testów, badań, pomiarów oraz rozruchów i regulacji,
• obsługą gwarancyjną,
• dostawą i wykorzystywaniem sprzętu wykonawcy.

Oczywiście należy także określić kiedy nastąpi wypłata wynagrodzenia, czy płatności będą etapowe czy nastąpią po zakończeniu projektu, czy strony przewidują sporządzanie protokołów odbioru częściowego czy tylko końcowego.

Istotną kwestią, szczególnie w okresach podwyższonej inflacji oraz złożonych projektów może być określenie czy wynagrodzenie podlega zmianom lub waloryzacji w trakcie wykonywania umowy. Warto w tym kontekście zwrócić uwagę na art. 632 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie dzieła groziłoby przyjmującemu zamówienie rażącą stratą, sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę.

Wydaje się jednak, że wykonawcy powinni ostrożnie podchodzić do możliwości posłużenia się cytowanym przepisem. W orzecznictwie wskazuje się często, że podniesienie sumy wynagrodzenia ryczałtowego jest możliwe poprzez powołanie się przed sądem na art. 632 § 2 Kodeksu cywilnego jedynie wówczas, gdy strony wyraziły taką wolę w umowie, np. odwołując się bezpośrednio do tej konkretnej regulacji, lub, co częstsze, przewidując inną procedurę zmiany sumy ryczałtowej (tak przykładowo: wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 października 2000 r., II CKN 417/2000).

Rozwiązaniem praktycznym dla stron w tym zakresie będzie zawarcie stosownego aneksu do umowy, który może na przykład objąć zakres robót dodatkowych, wykazując, iż roboty te nie były do przewidzenia na etapie zawarcia umowy.

Wykonawca może być także uprawniony do otrzymania zaliczki na poczet realizacji prac budowlanych. Wówczas, w umowie należy między innymi doprecyzować kiedy ma zostać udzielona zaliczka, czy wykonawca jest zobowiązany do udzielenia zamawiającego zabezpieczenia na udzieloną zaliczkę, na przykład w postaci gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub weksli z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej.

Obowiązki wykonawcy i zamawiającego w umowie aranżacji lokalu komercyjnego

Umowa o fit out powinna także precyzyjnie określać obowiązki wykonawcy i zamawiającego. Choć mogą one różnić się w zależności od stopnia skomplikowania projektu budowlanego czy uwarunkowań biznesowych, generalnie należy uznać, że do typowych obowiązków wykonawcy będą należały:

• terminowa realizacja prac zgodnie z projektami i specyfikacjami,
• zapewnienie odpowiednich (zgodnych z umową) materiałów i wyposażenia,
• zapewnienie jakości wykonania,
• współpraca z nadzorem budowlanym,
• naprawa usterek i wad,
• dopilnowanie bezpieczeństwa osób wykonujących prace budowlane,
• stosowanie się do procedur i poleceń wydawanych przez przedstawicieli zamawiającego, niezbędnych dla zapewnienia prawidłowej realizacji, jakości oraz terminów wykonania prac,
• skompletowanie i dostarczenie na dzień planowanego odbioru końcowego następujących dokumentów wymaganych regulacjami prawnymi, jeżeli będzie to niezbędne.

Odpowiedzialność uczestników procesu budowlanego przy umowie na fit out

Częstą wątpliwością w zakresie umów aranżacji przestrzeni biurowej, szczególnie w sytuacji wad obiektu, jest odpowiedzialność uczestników procesu budowlanego. Za wady obiektu odpowiada co do zasady jego wykonawca, jednakże prace przez niego prowadzone są w oparciu o dokumentację techniczną, w szczególności o projekt, który często przygotowuje inwestor (wynajmujący). Na tym tle stanowisko zajął Sąd Najwyższy twierdząc, że wykonawca nie ma obowiązku szczegółowego sprawdzenia dostarczonego projektu w celu wykrycia jego wad (wyrok SN z dnia 27 marca 2000 r. III CKN 629/98, OSNC 2000/9, poz. 173.). Strony umowy o fit-out powinny jednak mieć na uwadze, że tematyka ta jest złożona i każdorazowo wymaga szczegółowej analizy prawnej w sytuacji wystąpienia problemu.

Do obowiązków zamawiającego będą należały przede wszystkim:

• zapłata należnego wykonawcy wynagrodzenia, w terminach i na warunkach określonych w umowie,
• przystąpienie i dokonanie w wymaganych umową terminach odbiorów częściowych (jeśli zostały przewidziane) i odbioru końcowego,
• a po podpisaniu protokołu odbioru końcowego – przejęcie prac od wykonawcy.

Gwarancja w umowie fit-out – zakres odpowiedzialności wykonawcy

Gwarancja w umowie o roboty budowlane to zobowiązanie wykonawcy do naprawy usterek i wad, które mogą się pojawić w wykonanej pracy przez określony okres czasu po zakończeniu projektu. Jest to standardowa praktyka w wielu umowach na fit out i ma na celu zapewnienie klientowi, że praca zostanie wykonana zgodnie z odpowiednimi standardami jakościowymi. Gwarancja da także klientowi pewność, że wykonawca jest zobowiązany do naprawy ewentualnych problemów po zakończeniu projektu. Istotne jednak, aby warunki gwarancji były klarownie określone w umowie, w szczególności w zakresie:

• okresu gwarancji, tj. czasu, w którym wykonawca jest odpowiedzialny za naprawę usterek i wad. Standardowo może to być okres od 12 do 24 miesięcy, jednak może się różnić w zależności od specyfiki projektu i negocjacji,
• zakresu gwarancji, tj. określenia jakie usterki i wady są objęte gwarancją,
• procedury zgłaszania reklamacji,
• ewentualnych wyłączeń i ograniczenia gwarancji.

Kary umowne w umowie fit-out – opóźnienia i naruszenia umowy

Jak zostało wskazane powyżej, typową okolicznością nałożenia kary umownej na wykonawcę będzie opóźnienie się w realizacji prac budowlanych. Warto jednak zwrócić uwagę, że poza niedotrzymaniem terminu zakończenia prac, zamawiający może zastrzec prawo do naliczania kar umownych w innych okolicznościach. Do najczęstszych z nich należą:

• opóźnienia w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancji,
• odstąpienia od umowy wskutek okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność wykonawca,
• dopuszczenia przez wykonawcę do realizacji jakichkolwiek robót, usług lub dostaw, związanych z wykonaniem przedmiotu umowy przez podwykonawców, niezaakceptowanych przez zamawiającego,
• naruszenia zobowiązania do zachowania w tajemnicy informacji poufnych zamawiającego.

Odstąpienie od umowy fit-out – przesłanki i skutki prawne

Umowa o fit-out powinna także co do zasady zawierać klauzule dotyczące umownego uprawnienia do odstąpienia od umowy. Odstąpienie od umowy wywiera co do zasady skutek ex tunc, który ma to znaczenie, że stosunek prawny wygasa z mocą wsteczną, a umowę uważa się za niezawartą. Co do zasady zatem to, co strony sobie świadczyły, ulega zwrotowi w stanie niezmienionym.

Strony powinny jednak mieć zawsze na uwadze, że odstąpienie jest wyjątkiem od zasady trwałości umownych stosunków zobowiązaniowych, stąd postanowienia umowy, przepisy regulujące tę instytucję oraz oświadczenia stron składane na ich podstawie winny być interpretowane ściśle (wyrok Sądy Najwyższego z dnia 15 maja 2013 r., sygn. akt III CSK 267/12). Przez wykładnie ścisłą należy rozumieć to, że sąd lub organ interpretujący przepis stosuje go zgodnie z jego wyraźnym brzmieniem, bez stosowania interpretacji rozszerzającej lub ograniczającej.

Przyczyny odstąpienia od umowy mogą być różne i mogą być uzależnione od indywidualnych ustaleń między stronami umowy, natomiast co do zasady będą do nich należały sytuacje, gdy:

• wykonawca bez uzasadnionych przyczyn nie rozpoczął wykonywania prac;
• wykonawca prowadzi prace w sposób uciążliwy dla klientów oraz najemców budynku komercyjnego;
• wykonawca nie przejął placu budowy w wyznaczonym czasie;
• wykonawca opóźnia się tak dalece z realizacją prac, że wątpliwym będzie jego zakończenie w terminie wykonania prac określonym w harmonogramie;
• wykonawca wykonuje prace niezgodnie z ofertą, właściwymi przepisami lub zasadami sztuki budowlanej;
• zostanie złożony wniosek o ogłoszenie upadłości wykonawcy;
• jeżeli wykonawca przy realizacji prac będzie posiłkował się/wprowadzi na teren; budowy/zatrudni podwykonawcę z naruszeniem warunków określonych w umowie;
• nie przedłoży dokumentu polisy ubezpieczeniowej.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Artykuł 395 § 2 k.c. określający skutek wykonania prawa odstąpienia od umowy i obowiązki stron z tym związane oraz art. 491 § 2 k.c. jako dotyczący zakresu ustawowego prawa odstąpienia od umowy, nie mają charakteru ius cogens i w razie umownego uregulowania opisanych w nich kwestii w sposób odmienny od ustawowego, nie znajdują bezpośredniego zastosowania. Skoro strony, w zależności od ich woli, mogą zastrzec prawo odstąpienia od umowy, mogą też określić skutki odstąpienia (ex nunc w miejsce ustawowo preferowanego ex tunc)” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku, I Wydział Cywilny, z dnia 24 marca 2016 r., sygn. akt I ACa 395/15).

„Na skutek odstąpienia od umowy w sytuacjach objętych hipotezą art. 494 k.c. następuje – na podstawie analogicznie stosowanego art. 395 § 2 zdanie pierwsze k.c. zniweczenie więzła obligacyjnego wynikającego z umowy, utrzymują się natomiast, przełamując zasadę akcesoryjności, postanowienia umowne dotyczące kar umownych, przewidziane przez strony właśnie na wypadek odstąpienia od umowy, gdy aktualizuje się odpowiedzialność jednej ze stron umowy za szkodę spowodowaną niewykonaniem zobowiązania” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, I Wydział Cywilny, z dnia 8 marca 2016 r., sygn. akt I ACa 784/15).

Jakie są przyczyny biznesowe zawierania umów na aranżację biura w lokalach komercyjnych?

Na zakończenie warto również wspomnieć o tym jakie są w zasadzie główne przyczyny biznesowe, dla których wynajmujący podejmują decyzje o zawieraniu umów na fit-out w budynkach komercyjnych.

W dzisiejszym świecie biznesu, funkcjonalność i estetyka środowiska pracy mają znaczący wpływ na efektywność i wizerunek firmy, a zatem inwestycja w fit out wydaje się być nieodłącznym elementem strategii rozwoju biznesu oraz budowania marki. Przedsiębiorstwa, które dbają o odpowiednie wyposażenie i wykończenie swoich miejsc pracy, nie tylko zyskują lojalność pracowników oraz klientów, ale również stają się bardziej atrakcyjne na rynku pracy i zyskują przewagę konkurencyjną. W konsekwencji, inwestycje w fit out mogą przyczynić się do wzrostu efektywności działania firmy oraz budowania jej pozytywnego wizerunku na rynku poprzez:

• Dostosowanie przestrzeni do potrzeb działalności biznesowej. Wielu najemców ma swoje unikalne wymagania dotyczące przestrzeni pracy. Prace fit-out pozwalają na dostosowanie pomieszczeń biurowych, handlowych lub usługowych do specyficznych potrzeb i procesów działalności firmy. W praktyce obejmuje to zaprojektowanie przestrzeni biurowej z myślą o efektywnej komunikacji pomiędzy pracownikami, stworzenie przestrzeni wystawienniczej dla sklepu detalicznego czy dostosowanie powierzchni pod konkretną branżę, jak restauracja czy salon fryzjerski.

• Optymalnie zaprojektowana przestrzeń może znacząco zwiększyć efektywność pracy i wydajność pracowników. Prace fit-out mogą obejmować np. rozmieszczenie pomieszczeń w taki sposób, aby zminimalizować dystanse między działami, stworzyć strefy relaksu czy zaprojektować w sposób ergonomiczny stanowiska pracy.

• W przypadku budynków handlowych lub usługowych, odpowiednio zaprojektowany i wykończony fit-out może przyciągnąć klientów oraz stworzyć pozytywne wrażenie o marce czy firmie. Estetyczne i funkcjonalne wnętrza mogą być kluczowym czynnikiem decydującym o sukcesie biznesu.
  
  
• Dobrze wykonane prace fit-out mogą znacząco podnieść wartość nieruchomości komercyjnej. Inwestorzy i właścicielenieruchomości często inwestują w fit-out, aby zwiększyć atrakcyjność swojej oferty dla najemców, a w konsekwencji uzyskać wyższe stawki z czynszu najmu.

• W miarę rozwoju biznesu najemców, ich potrzeby dotyczące przestrzeni pracy mogą się zmieniać. Prace fit out pozwalają na elastyczne dostosowywanie się budynków komercyjnych do ewoluujących wymagań użytkowników.

Podsumowanie

Umowa na wykonanie fit-out jest jednym z istotniejszych dokumentów regulujących proces adaptacji i wykończenia powierzchni komercyjnej. Prawidłowo przygotowana umowa powinna w sposób precyzyjny określać między innymi zakres prac, harmonogram realizacji, wynagrodzenie, zasady odbioru robót, odpowiedzialność stron, gwarancję oraz przesłanki naliczania kar umownych i odstąpienia od umowy. Odpowiednie uregulowanie tych kwestii pozwala ograniczyć ryzyko sporów, zabezpieczyć interesy inwestora i wykonawcy oraz zapewnić sprawną realizację projektu zgodnie z założonym budżetem i terminem.

Umowa na fit-out – tak możemy Ci pomóc

Jako kancelaria wyspecjalizowana w prawie nieruchomości, w zakresie umów dotyczących fit-out, możemy pomóc Ci w następujący kwestiach:

1. Sporządzenie umowy – możemy przygotować umowę na wykończenie wnętrz w budynku komercyjnym, która zostanie zindywidualizowana do Twoich potrzeb, uwzględni specyfikę projektu oraz zabezpieczy Twój interes prawny.

2. Weryfikacja zawartej umowy – jeżeli masz wątpliwości dotyczące poszczególnych postanowień umowy na fit out, możemy przeprowadzić jej weryfikację pod kątem zgodności z prawem, ewentualnych ryzyk lub luk prawnych.

3. Modyfikacja i doprecyzowanie umowy – możemy także zaproponować zmiany i doprecyzowania postanowień umownych, aby lepiej zabezpieczyć Twój interes prawny, przykładowo w zakresie klauzul dotyczących odpowiedzialności, terminów realizacji czy warunków płatności.

4. Doradztwo i negocjacje – regularnie doradzamy w procesie negocjacji umów na fit out, pomagając w uzyskaniu korzystnych warunków dla Twojej firmy.