Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną – obowiązki, odpowiedzialność i wypowiedzenie

Umowa o administrowanie nieruchomością komercyjną – podstawa prawna

W obecnym stanie prawnym zarządzanie nieruchomościami (w tym nieruchomościami komercyjnymi) zostało zdefiniowane w art. 184b ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z przepisem, zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności:

• właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości,
• bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości,
• właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego,
• bieżące administrowanie nieruchomością,
• utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem,
• uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

Sformułowanie „a w szczególności…” wskazuje, że powyższy katalog nie jest katalogiem zamkniętym, a zatem strony mogą doprecyzować powyższe zobowiązania. Natomiast w orzecznictwie wskazuje się, że „Zarządzanie porusza się po obszarach zarówno o naturze ekonomicznej, prawnej, jak i techniczno-budowlanej. Jak już wspomniano, płaszczyzny te wzajemnie się przenikają.” (J. Jaworski, A. Prusaczyk, M. Wolanin, Ustawa o gospodarce nieruchomościami. Komentarz, wyd. 9, 2025)

Istnieje szereg interpretacji prawnych dotyczących charakteru prawnego umowy o zarządzenie nieruchomością komercyjną. Wydaje się jednak, że umowa ta powinna zostać zakwalifikowana jako umowa nienazwana, a zatem umowa która nie została uregulowana wprost w przepisach Kodeksu cywilnego, czy innych aktach prawnych. W doktrynie przyjmuje się także, że umowa o zarządzanie nieruchomością to umowa o świadczenie usług regulowana w art. 750 Kodeksu cywilnego.

Komentatorzy są jednak zgodnie co do tego, że w ramach umowy zarządca wykonuje nie tylko czynności prawne związane z nieruchomością, tj. czynności podejmowane w celu wywołania bezpośrednich skutków prawnych, w tym nawiązania, zmiany lub rozwiązania stosunku prawnego, lecz także czynności faktyczne, tj. czynności, które nie są skierowane bezpośrednio na wywołanie skutków prawnych.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Umowa zlecenia administrowania (…) ma charakter mieszany, do której – w zakresie nieuregulowanym – powinno się stosować przepisy o umowie zlecenia” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie, I Wydział Cywilny, z dnia 29 stycznia 2014 r., sygn. akt I ACa 652/13).

Dla stron umowy dotyczącej zarządzania nieruchomością komercyjną, praktyczną konsekwencją powyższych kwestii będzie przede wszystkim to, że przy tego typu umowie zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia. Większość przepisów dotyczących zlecenia ma charakter względnie obowiązujący (dyspozytywny), co pozwala stronom umowy na swobodne określenie swoich praw i obowiązków wynikających z umowy o zarządzanie nieruchomością oraz dostosowanie ich do celów komercyjnych, specyfiki danej nieruchomości i modelu współpracy przyjętego przez strony.

Natomiast w sytuacji braku szczegółowych uregulowań umownych, zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego o świadczeniu usług. Strony powinny jednak każdorazowo dążyć do tego, aby możliwie szczegółowo uregulować stosunek umowny, tak aby polegać na wynegocjowanych i przyjętych postanowieniach umownych, a nie na zasadach kodeksowych.

Oczywiście poszczególne zobowiązania stron umowy o zarządzanie nieruchomości będą w znacznym stopniu uzależnione od typu nieruchomości, jej przeznaczenia, charakteru i szeroko pojętych celów biznesowych stron. Odmiennie zatem będą kształtowały się postanowienia umowy o zarządzanie dużą powierzchnią biurową, a odmiennie powierzchniami znajdującymi się w centrum handlowym.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Zarządcą nieruchomości jest podmiot, który wykonuje w stosunku do nieruchomości czynności właścicielskie, przede wszystkim utrzymuje nieruchomość we właściwym stanie technicznym, przeciwdziała nieuzasadnionemu pogarszaniu się tego stanu oraz dokonuje innych niezbędnych czynności dotyczących nieruchomości” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 15 lutego 2011 r., sygn. akt II SA/Rz 296/10).

Forma pisemna umowy o zarządzanie nieruchomością

Artykuł 185 ust. 2 zdanie drugie ustawy o gospodarce nieruchomościami przewiduje, że dla zawarcia umowy o zarządzanie nieruchomością, niezbędne jest dochowanie formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Nieważność umowy oznacza, iż umowa taka nie wywiera żadnego skutku prawnego. Niezachowanie formy pisemnej spowoduje zatem sytuację, gdy nie zostanie nawiązany stosunek prawny między stronami.

Z powyższego względu w każdym przypadku zaleca się, aby wszelkie umowy dotyczące zarządzania nieruchomościami komercyjnymi były sporządzane na piśmie. W praktyce pozwala to także na łatwiejsze udokumentowanie intencji i zamierzeń stron w zakresie wzajemnych zobowiązań oraz sposobu wykonywania umowy. Niejednokrotnie może to być niezbędne w sytuacji ewentualnych sporów czy niedomówień pomiędzy stronami wynikających z nieprecyzyjnego sformułowania umowy. Oczywiście tytułem wyjaśnienia, forma pisemna nie oznacza formy aktu notarialnego, lecz „klasyczną” formę pisemną umowy.

Zakres zobowiązań zarządcy nieruchomością komercyjną

Jak zostało wyżej wskazane, obowiązujące przepisy nie definiują w jaki sposób powinien zostać uregulowany zakres zobowiązań i uprawnień zarządcy nieruchomości komercyjnej, a strony w tym zakresie mają znaczną dowolność. W znacznym stopniu uzależnione będzie to od charakteru nieruchomości oraz wzajemnych ustaleń biznesowych pomiędzy stronami.

Oczywiście w praktyce istotne także, aby nie tylko precyzyjnie określić zakres poszczególnych zobowiązań zarządcy, lecz także udzielić stosownego pełnomocnictwa pozwalającego na ich realizowanie i efektywne zarządzanie nieruchomością.

Kluczowe dla właściciela budynku jest rozstrzygnięcie, czy oraz w jakim zakresie zarządca powinien być uprawniony do prowadzenia negocjacji i zawierania umów najmu komercyjnego lokali. Jeżeli taka kompetencja ma zostać przyznana, konieczne jest udzielenie zarządcy odpowiedniego pełnomocnictwa obejmującego te czynności.

Rozwiązanie to znajduje uzasadnienie w potrzebie zapewnienia sprawnego i efektywnego zarządzania nieruchomością. Działając w granicach umocowania, zarządca może samodzielnie podejmować bieżące decyzje dotyczące najmu, bez konieczności każdorazowego angażowania i uzyskiwania zgody właściciela. W większości przypadków będzie przekładało się to na większą elastyczność operacyjną, szybsze reagowanie na potrzeby rynku oraz lepszą optymalizację procesu komercjalizacji, co w konsekwencji może prowadzić do poprawy wyników finansowych właściciela nieruchomości.

Oczywiście zakres pełnomocnictwa można ukształtować w sposób niemal dowolny, przykładowo ograniczając je do niektórych lokali, wprowadzając limity kwotowe, bądź uzależniając zawarcie wynegocjowanej przez zarządcę umowy od uzyskania zgody właściciela nieruchomości. W praktyce istnieje także możliwość, aby ustalić zakres czynności przekraczających zwykły zarząd, na które wymagana będzie uzyskanie zgody od właściciela nieruchomości.

Poza kwestią negocjowania i zawierania umów najmu, klasycznym zakresem działań zarządcy objętym pełnomocnictwem będzie co do zasady:

• zawieranie, negocjowanie, rozwiązywanie umów w zakresie utrzymania i bieżącej konserwacji budynku,
• prowadzenie dokumentacji związanej z umowami najmu, takiej jak: gwarancje bankowe, oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, polisy ubezpieczeniowe, porozumienia, umowy najmu, bieżąca korespondencja z najemcami,
• prowadzenie dokumentacji związanej z eksploatacją nieruchomości,
• wprowadzanie zmian do regulaminu nieruchomości,
• wystawianie i kierowanie do najemców faktur i dokumentów księgowych,
• windykacja należności od najemców na etapie przedsądowym,
• reprezentowanie interesów właściciela w zakresie administrowania nieruchomością przed organami administracji państwowej i samorządowej,
• dokonywanie odczytów liczników,
• odbieranie korespondencji.

Tak jak zostało jednak wyżej wskazane, zakres zobowiązań może być odmienny od opisanego powyżej.

Zobowiązanie zarządcy do składania raportów właścicielowi nieruchomości komercyjnej

Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną może także przewidywać, że zarządca jest zobowiązany do regularnego przedstawiania sprawozdań dotyczących wykonywania umowy. Tego typu raporty są co do zasady przedkładane co miesiąc, kwartał lub rok. Zakres sprawozdań obejmuje głównie działalność zarządcy związaną z nieruchomością, szczegóły dotyczące rocznego budżetowania, prognozowane nakłady i wydatki inwestycyjne na nieruchomość, rzeczywiste wydatki na nieruchomość oraz informacje dotyczące procesu windykacji należności. Oczywiście, zakres poszczególnych raportów może być zróżnicowany.

Co więcej, w celu usprawnienia komunikacji pomiędzy zarządcą a wynajmującym, strony mogą uzgodnić organizowanie bieżących spotkań w określonych terminach, podczas których omawiane będą bieżące kwestie związane z zarządzaniem nieruchomością, w tym w szczególności status najmu, planowane działania komercjalizacyjne oraz istotne zdarzenia wpływające na funkcjonowanie budynku.

Umowa o zarządzanie nieruchomością – zachowanie poufności

Istotne również aby, z uwagi na zakres i charakter posiadanych informacji, zarządca nieruchomości komercyjnej został zobowiązany do zachowania poufności. Zakres zobowiązania NDA powinien obejmować przede wszystkim:

• dane osobowe i finansowe dotyczące właściciela nieruchomości, najemców i innych podmiotów powiązanych z nieruchomością,
• wszelkie informacje finansowe, przykładowo: koszty utrzymania nieruchomości, wysokość czynszów najmu, rozliczenia z najemcami, itp.
• informacje dotyczące transakcji, umów najmu, umów serwisowych i innych dokumentów prawnych związanych z nieruchomością,
• wszelkie kwestie prawne związane z nieruchomością, takich jak bieżące spory sądowe, skargi, ewentualne naruszenia przepisów,
• informacje dotyczące bezpieczeństwa nieruchomości (systemy alarmowe, procedury awaryjne, plany bezpieczeństwa).

Naruszenie poufności przez zarządcę powinno skutkować możliwością dochodzenia przez właściciela budynku roszczenia o zapłatę kary umownej, stanowiącej zryczałtowaną wysokość odszkodowania. Wprowadzenie tego typu postanowienia z pewnością wpłynie na zachowanie dyscypliny przez zarządcę oraz pozwoli na efektywniejsze dochodzenie roszczenia w przypadku naruszenia zobowiązania do zachowania poufności przez zarządcę ze względu na brak konieczności wykazania przez wynajmującego poniesionej szkody. Istotne także, aby wynajmujący zastrzegł możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, w przypadku kiedy szkoda przewyższa jej wysokość. Ponadto w sytuacji naruszenia postanowień NDA wynajmujący powinien móc wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym.

Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną – wynagrodzenie zarządcy

Zarówno dla właściciela nieruchomości będącej przedmiotem umowy o zarządzenie nieruchomością, jak i dla samego zarządcy, kluczowym elementem umowy będzie również ustalenie zasad wynagrodzenia zarządcy. W branży nieruchomości komercyjnych, wynagrodzenie zarządcy często ustala się w oparciu o stawkę czynszu umownego, lecz nie niższą niż pewna zryczałtowana kwota.

W praktyce rozwiązanie takie zabezpiecza interes finansowy obu stron. Właściciel nieruchomości ponosi niższe koszty w okresach ograniczonego obłożenia powierzchni, natomiast zarządca uzyskuje gwarancję minimalnego wynagrodzenia pokrywającego koszty swojej pracy, tj. bieżącej obsługi nieruchomości.

Często spotykanym rozwiązaniem jest również wprowadzenie dodatkowego wynagrodzenia premiowego, tj. „premii za sukces” (success fee), uzależnionego przykładowo od:

• poziomu komercjalizacji budynku,
• skutecznej windykacji opłaty należnych wynajmującemu od najemców,
• skutecznego pozyskania najemców,
• ograniczenia kosztów eksploatacyjnych lub
• osiągnięcia określonego poziomu rentowności inwestycji.

Alternatywnie, wynagrodzenie zarządcy może zostać także określone w oparciu o  przychody właściciela nieruchomości, co może stanowić dodatkowy czynnik motywacyjny do maksymalizowania dochodów z nieruchomości. Oczywiście przy takim ukształtowaniu rozliczenia, istotne, aby precyzyjnie określić jakie elementy stanowią podstawę jego naliczania, przykładowo, czy w jego  zakres wchodzą opłaty z tytułu najmu miejsc parkingowych, schowków, magazynków, itd., czy jedynie sama powierzchnia biurowa.

Odpowiedzialność zarządcy nieruchomości oraz ubezpieczenie OC

Jak zostało wyżej wskazane, umowa o zarządzanie nieruchomością powinna możliwie precyzyjnie określać zobowiązania zleceniobiorcy. Do zobowiązań zarządcy należeć będzie przede wszystkim utrzymywanie obiektu w zgodności z jego przeznaczeniem, czyli w szczególności z założeniami zadeklarowanymi w projekcie budowlanym, przeciwdziałanie nieuzasadnionemu pogarszaniu stanu technicznego nieruchomości oraz podejmowanie bieżącej obsługi obiektu.

W konsekwencji umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną powinna także odnosić się do odpowiedzialności zarządcy, obejmującej zarówno odpowiedzialność kontraktową (art. 471 kc), jak i odpowiedzialność z tytułu czynów niedozwolonych (art. 415 kc). Praktycznym rozwiązaniem tego problemu będzie przede wszystkim precyzyjne zdefiniowanie stanów faktycznych, które strony uznają za nienależyte wykonanie umowy przez zarządcę nieruchomości, co w konsekwencji pozwoli na obciążenie go karami umownymi bądź umożliwi rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym.

Przykładowo, za nienależyte wykonanie umowy strony mogą uznać:

• brak terminowego podejmowania działań względem najemców, którzy zalegają z płatnościami,
• zawarcie umowy z dostawcą usług bez wymaganej zgody właściciela nieruchomości,
• przekroczenie ustalonego budżetu eksploatacyjnego,
• brak realizacji obowiązkowych przeglądów technicznych,
• niewłaściwy nadzór nad podmiotami świadczącymi usługi serwisowe lub
• zaniechanie działań prowadzących do ograniczenia szkód w nieruchomości.

W praktyce częstym źródłem sporów mogą być również sytuacje związane z brakiem albo niewłaściwym raportowaniem właścicielowi nieruchomości sytuacji finansowej albo brakiem odpowiedniej reakcji na naruszenia postanowień umów najmu przez najemców.

Warto również mieć na uwadze, że niedopełnienie przez zarządcę pewnych obowiązków, szczególnie w obszarze bezpieczeństwa obiektu budowlanego, może skutkować sankcjami administracyjnymi lub nawet karnymi nałożonymi na właściciela obiektu.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Określone obowiązki nałożone na właściciela bądź zarządcę są związane również z należytym wyglądem danego obiektu budowlanego. Przez należyty stan estetyczny obiektu budowlanego należy rozumieć utrzymanie w dobrym stanie elewacji i wyglądu obiektu oraz innych jego elementów, jak też zapewnienie harmonii pomiędzy wyglądem obiektu a otoczeniem naturalnym i stworzonym przez człowieka” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 czerwca 2002 r., sygn. akt I SA/Rz 77/02).

Z kwestią odpowiedzialności kontraktowej nierozerwalnie łączy się także zobowiązanie do zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. W obecnym stanie prawnym, zgodnie z art. 186 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, Zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Jeżeli zarządca nieruchomości wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 kwietnia 2019 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości stanowi natomiast, że minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia oraz do wszystkich zdarzeń w okresie ubezpieczenia nie dłuższym niż 12 miesięcy, których skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 50 000 euro.

Oczywiście w interesie właściciela nieruchomości jest aby wysokość ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej była wyższa niż wskazana w ww. rozporządzeniu. Ważna polisa ubezpieczeniowa powinna także stanowić jeden z załączników do umowy o zarządzanie nieruchomością.

Rozwiązanie umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną

Jak zostało opisane powyżej, umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną podlega przepisom dotyczącym umowy zlecenia. Artykuł 746 Kodeksu cywilnego stanowi, że strony umowy mogą ją wypowiedzieć w każdym czasie, chyba że zastrzeżono inaczej. Dla właściciela nieruchomość niezwykle istotne zatem jest aby tak sformułować umowę o zarządzanie nieruchomością, aby zapewnić sobie ciągłość zarządzania nieruchomością, a w konsekwencji płynność prowadzenia działalności gospodarczej i generowania zysku z nieruchomości.

Umowa o zarządzanie nieruchomością powinna zatem precyzyjnie określać:

• okres wypowiedzenia umowy,
• warunki dokonania wypowiedzenia oraz ewentualne
• sankcje za wypowiedzenie umowy bez uzasadnienia,
• dodatkowo, istotne jest precyzyjne określenie procedury przekazania dokumentów i informacji związanych z nieruchomością po zakończeniu umowy o zarządzanie.

Umowa o zarządzanie nieruchomością komercyjną – tak możemy Ci pomóc

Oferujemy wsparcie w wielu aspektach związanych z obsługą najmu komercyjnego. W zakresie tematyki niniejszego artykułu, przede wszystkim świadczymy następujące usługi:

• przygotowanie i analiza umowy o zarządzanie nieruchomością komercyjną – możemy przygotować umowę o zarządzanie nieruchomością komercyjną, zapewniając kompleksowe uregulowanie wszystkich istotnych kwestii prawnych i operacyjnych, oraz dokonać analizy istniejących umów pod kątem ryzyka i potencjalnych problemów prawnych i faktycznych,

• doradztwo przy negocjacjach umowy – możemy pomóc właścicielowi nieruchomości w negocjacjach warunków umowy o zarządzanie, mając na uwadze, aby umowa odpowiadała jego potrzebom i interesom oraz pozostawała zgodna z obowiązującymi przepisami prawa;

• bieżące porady prawne w trakcie obowiązywania umowy – możemy udzielać właścicielowi nieruchomości porad prawnych w trakcie trwania umowy o zarządzanie, pomagając w interpretacji postanowień umownych, rozwiązywaniu sporów z zarządcą oraz podejmowaniu decyzji zgodnych z obowiązującym prawem,

• rozwiązywanie sporów – w przypadku konfliktów między właścicielem a zarządcą nieruchomości, możemy reprezentować interesy właściciela w negocjacjach, mediacjach lub postępowaniach sądowych, dążąc do osiągnięcia korzystnego rozwiązania,

• monitorowanie zgodności z prawem – możemy monitorować działania zarządcy nieruchomości pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz dostarczać właścicielowi aktualne informacje na temat zmian w przepisach prawnych dotyczących zarządzania nieruchomościami komercyjnymi.