Poprzedni zarząd wspólnoty mieszkaniowej nie wydaje dokumentacji – co robić?

Kto powinien przekazać dokumentację nowemu zarządowi wspólnoty mieszkaniowej?

Dokumentacja dotycząca funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej służy prowadzeniu jej spraw i zapewnieniu prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. Obowiązki dotyczące prowadzenia ewidencji i przechowywania dokumentacji technicznej wynikają w szczególności z art. 29 ustawy o własności lokali. Zgodnie z przepisem zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Co więcej, zarząd lub zarządca zobowiązani są także do przechowywania dokumentacji technicznej budynku oraz prowadzenia i aktualizowania spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.

W przypadku administratora nieruchomości, istotna jest także treść umowy umowa oraz odpowiednio stosowane przepisy o zleceniu. Art. 740 Kodeksu cywilnego przewiduje obowiązek złożenia sprawozdania i wydania zleceniodawcy wszystkiego, co uzyskano dla niego przy wykonywaniu zlecenia.

Zmiana zarządu albo zakończenie współpracy z zarządcą lub administratorem nie pozbawia wspólnoty prawa do przejęcia dokumentacji od poprzedniego zarządu czy zarządcy. Dokumentacja powinna zostać niezwłocznie przekazana osobom uprawnionym do przejęcia obowiązków. Dotychczasowi członkowie zarządu oraz podmioty obsługujące wspólnotę nie mogą po ustaniu swojego umocowania nadal wykorzystywać dokumentacji do prowadzenia jej spraw ani bez podstawy prawnej zatrzymywać jej lub ograniczać dostępu do niej. Innymi słowy, dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej stanowi jej własność.

Jakie dokumenty powinny zostać przekazane nowemu zarządowi wspólnoty mieszkaniowej?

Przejęcie obowiązków przez nowy zarząd wspólnoty mieszkaniowej powinno obejmować wszelkie dokumenty związane ze sprawami wspólnoty, które znajdują się w posiadaniu dotychczasowego zarządu, zarządcy lub administratora. W szczególności chodzi o:

• uchwały wspólnoty mieszkaniowej i dokumentację głosowań, zawiadomienia, protokoły z zebrań wspólnoty mieszkaniowej,
• dokumentację związaną z postępowaniami sądowymi, przykładowo dotyczącymi zaskarżenia uchwał wspólnoty mieszkaniowej oraz dochodzenia należności przez wspólnotę mieszkaniową,
• dokumentację finansową, ewidencję kosztów i zaliczek, kartoteki właścicieli, faktury, wyciągi bankowe i rozliczenia funduszu remontowego,
• umowy, w tym umowy o roboty budowlane zawarte przez wspólnotę, z dostawcami mediów, ubezpieczycielem i podmiotami obsługującymi budynek,
• dokumentację techniczną, dokumentację budowlaną i powykonawczą, protokoły przeglądów, dokumentację napraw oraz książkę obiektu budowlanego,
• akta spraw sądowych, w tym pozwy o zapłatę oraz wezwania, reklamacje, pisma urzędowe,
• dane elektroniczne, archiwa poczty, pliki, zestawienia i kopie zapasowe dotyczące wspólnoty, w formacie pozwalającym na ich dalsze wykorzystanie.

Trzeba też zapewnić nowemu zarządowi możliwość korzystania z rachunku bankowego, poczty i systemów obsługujących wspólnotę. Nie zawsze oznacza to przekazanie dotychczasowych haseł. Przy kontach osobistych właściwe jest ustanowienie nowych uprawnień i odebranie dostępu poprzednikom.

Zakres przekazania nie obejmuje automatycznie własnego egzemplarza umowy administratora, całego jego systemu informatycznego czy dokumentów dotyczących innych klientów. Wspólnota powinna otrzymać jednak swoje archiwum i dane niezbędne do kontynuowania zarządzania.

Kiedy i jak powinno nastąpić przekazanie dokumentacji?

Dokumentację wspólnoty mieszkaniowej należy przekazać możliwie szybko po przejęciu obowiązków przez nowy zarząd. Przepisy ustawy o własności lokali nie ustanawiają jednego „uniwersalnego” terminu (siedmio- czy czternastodniowego) na przekazanie dokumentacji, natomiast stanowczo powinno nastąpić to bezzwłocznie, tak aby nowy zarząd mógł zacząć wykonywać swoje obowiązki.

Wymóg niezwłocznego przekazania dokumentacji został wprost sformułowany w § 7 Komunikatu Ministra Budownictwa z dnia 6 grudnia 2006 r. w sprawie uzgodnienia standardów zawodowych zarządców nieruchomości (Dzienniki Urzędowe – rok 2007 nr 1 poz. 3) wskazuje, że „1. Zarządca nieruchomości ma obowiązek na bieżąco prowadzić i aktualizować dokumentację zarządzanej nieruchomości. Jest on także obowiązany do prawidłowego gromadzenia i starannego przechowywania tej dokumentacji. 2. Przekazanie dokumentacji powinno być dokonane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie określonym w umowie o zarządzanie nieruchomością.” Należy jednak zaznaczyć, że komunikat nie stanowi źródła powszechnie obowiązującego prawa, a ogłoszone w nim standardy utraciły ustawowe umocowanie z dniem 1 stycznia 2014 r., w związku z deregulacją zawodu zarządcy nieruchomości. Nie należy zatem przedstawiać przytoczonego postanowienia jako samodzielnej, aktualnie obowiązującej podstawy prawnej żądania niezwłocznego przekazania dokumentacji. Może ono natomiast służyć pomocniczo jako historyczny wyraz standardu staranności zawodowej przy wykonywaniu czynności zarządzania nieruchomością

Przekazanie dokumentów powinno nastąpić na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Jego treść powinna zawierać przede wszystkim: datę sporządzenia protokołu, dane osoby przekazującej (dotychczasowy zarząd) i odbierającej (nowy zarząd) dokumentację, wykaz przekazywanych dokumentów, okresy objęte rozliczeniami oraz ewentualne pliki, dostępy, hasła, uprawnienia, itd. W protokole należy określić czy zostały wydane oryginały, czy kopie dokumentów, a także wymienić ewentualne braki oraz ustalić termin ich uzupełnienia.

Jeżeli nie przekazano kompletnej dokumentacji, tylko jej część, dokumentację należy odebrać, wskazując jednocześnie na braki. Częściowe przekazanie nie zamyka możliwości dochodzenia pozostałych dokumentów.

Czy zarządca nieruchomości może zatrzymać dokumenty wspólnoty z powodu niezapłaconych faktur?

Nie. Spór na jakimikolwiek etapie (sądowym, przedsądowym) nie daje uprawnienia do zatrzymania dokumentacji wspólnoty. W przypadku, gdy uznaje on, że istnieją zobowiązania wspólnoty mieszkaniowej, które nie zostały uregulowane, powinien ich dochodzić właściwymi środkami prawnymi na drodze sądowej. Zarządcy niekiedy powołują się na art. 461 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym zobowiązany do wydania cudzej rzeczy może ją zatrzymać aż do chwili zaspokojenia lub zabezpieczenia przysługujących mu roszczeń o zwrot nakładów na rzecz oraz roszczeń o naprawienie szkody przez rzecz wyrządzonej (prawo zatrzymania). Uprawnienie to dotyczy jednak określonych roszczeń o zwrot nakładów na rzecz lub naprawienie szkody wyrządzonej przez rzecz. Nie zabezpiecza natomiast automatycznie każdej wierzytelności (spornej bądź niespornej) wynikającej z umowy o administrowanie.

Poprzedni zarząd wspólnoty mieszkaniowej nie wydaje dokumentacji – jakie podjąć kroki?

Zdarza się, że po zmianie zarządu jego dotychczasowi członkowie odmawiają przekazania dokumentacji wspólnoty bez wskazania jakiegokolwiek merytorycznego uzasadnienia. W innych przypadkach tłumaczą odmowę kwestionowaniem prawidłowości odwołania poprzedniego zarządu lub powołania jego następców. Natomiast samo kwestionowanie uprawnień nowego zarządu nie stanowi jednak wystarczającej podstawy do zatrzymywania dokumentacji wspólnoty.

Dokumentacja służy funkcjonowaniu wspólnoty i nie jest prywatną własnością osób, które wcześniej nią zarządzały. Spór dotyczący zmiany zarządu powinien zostać rozstrzygnięty we właściwym trybie, a samo jego istnienie nie uzasadnia blokowania dostępu do dokumentów potrzebnych do bieżącego zarządzania nieruchomością.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

“(…) status Wspólnoty oraz treść łączącej strony umowy o zarządzania wskazują, iż na pozwanych spoczywał obowiązek rozliczenia się po ustaniu członkostwa w zarządzie ze Wspólnotą Mieszkaniową. Przy tym nie zwalnia pozwanych z tego obowiązku okoliczność kwestionowania uprawnień aktualnego zarządu. Cała dokumentacja dotycząca Wspólnoty Mieszkaniowej, jako jej własności po zmianie składu osobowego zarządu powinna zostać przekazana Wspólnocie, a w tym konkretnym przypadku obecnemu zarządowi” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie, I Wydział Cywilny, z dnia 28 września 2017 r., sygn. akt I ACa 220/17).

Wezwanie do wydania dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej

W sytuacji, gdy nie doszło do dobrowolnego przekazania dokumentacji, w pierwszej kolejności nowy zarząd, bądź pełnomocnik działający w imieniu zarządu, powinien skierować pisemne wezwanie do wydania dokumentacji. Pismo należy wysłać listem poleconym z potwierdzeniem nadania i potwierdzeniem odbioru. Wezwanie powinno zawierać między innymi:

1. umocowanie nowego zarządu do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej,
2. podstawę żądania,
3. dokumenty, dane i okresy, których wezwanie dotyczy,
4. termin i sposób przekazania dokumentacji,
5. osobę upoważnioną do odbioru dokumentów po stronie wspólnoty,
6. obowiązek wskazania ewentualnych braków w dokumentacji.

Termin powinien uwzględniać rozmiar archiwum i pilność potrzeb wspólnoty. Natomiast dokumenty niezbędne do wykonania bieżących obowiązków można objąć żądaniem priorytetowego wydania.

Pozew o wydanie dokumentacji – droga cywilna

Jeżeli wezwanie pozostaje bezskuteczne, wspólnota może wystąpić do sądu z pozwem o wydanie dokumentacji. Roszczenie oparte jest o art. 222 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie którym, właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą. Roszczenie służy ochronie prawa własności (w tym przypadku – wspólnoty mieszkaniowej) i przysługuje właścicielowi wobec do osoby, która bez tytułu prawnego jest w posiadaniu przedmiotu stanowiącego własność innej osoby, czyli wspólnoty. Roszczenie windykacyjne ma tak zwany charakter obiektywny, dlatego też dla jego uwzględnienia przez sąd wystarczy ustalić w drodze postępowania, że powód jest właścicielem dokumentacji, a pozwanemu tytuł do władania przedmiotem własności nie przysługuje.

Powodem będzie wspólnota mieszkaniowa, reprezentowana przez aktualny (czyli nowy) zarząd. Pozwanym powinny być osoby faktycznie posiadające dokumentację wspólnoty mieszkaniowej, zobowiązane do wydania dokumentów.

Żądanie pozwu o wydanie dokumentacji powinno zawierać określenie dokumentacji w sposób umożliwiający jej identyfikację, a nie być ogólne i odnosić się do „całej dokumentacji wspólnoty”. Pomocne może być wskazanie okresu, którego dokumenty dotyczą, ich rodzaju oraz związku z działalnością wspólnoty. Przykładowe żądanie może obejmować:

„nakazanie pozwanym wydania powódce znajdujących się w ich posiadaniu, a stanowiących własność powódki dokumentów uzyskanych i wytworzonych w okresie pełnienia przez pozwanych funkcji członków zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej, tj. od dnia 01.01.2025 r. do dnia 01.01.2026 r., obejmujących:

• umowy zawarte w imieniu i na rzecz Wspólnoty, wraz z aneksami do umów,
• oświadczenia składane w imieniu i na rzecz Wspólnoty,
• pełnomocnictwa procesowe i materialnoprawne udzielone w imieniu i na rzecz Wspólnoty,
• uchwały właścicieli lokali oraz zawiadomienia o ich podjęciu,
• korespondencję pisemną i elektroniczną prowadzoną z właścicielami lokali oraz podmiotami trzecimi w sprawach Wspólnoty,
• księgi rachunkowe, jeżeli były prowadzone, ewidencję pozaksięgową oraz dokumenty księgowe i finansowe Wspólnoty, w tym faktury, rachunki, wyciągi bankowe i rozliczenia”.

Oczywiście powyższe wyliczenie jest przykładowe i wymaga dostosowania do konkretnej sprawy. Jeżeli jest to możliwe, poszczególne kategorie należy doprecyzować przez wskazanie dat, stron umów, numerów uchwał lub okresów rozliczeniowych.

Sprawa o wydanie dokumentacji oparta na roszczeniu windykacyjnym ma charakter majątkowy, dlatego w pozwie należy wskazać wartość przedmiotu sporu, odpowiadającą co do zasady rynkowej wartości rzeczy objętych żądaniem. Dla tego rodzaju powództwa nie przewidziano odrębnej opłaty sądowej. Jeżeli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20.000 zł, pozew podlega opłacie stałej, ustalanej według przedziałów określonych w art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Przy wartości wyższej niż 20.000 zł pobiera się natomiast opłatę stosunkową w wysokości 5% wartości przedmiotu sporu, nie więcej jednak niż 200.000 zł (art. 13 ust. 2 tej ustawy).

Zabezpieczenie roszczenia i ochrona dokumentów przed zniszczeniem

Bez wątpienia, niedysponowanie dokumentacją przez nowy zarząd wspólnoty mieszkaniowej może zagrażać bieżącemu funkcjonowaniu wspólnoty. W konsekwencji, wraz z pozwem warto rozważyć także złożenie wniosku o zabezpieczenie roszczenia. Aby wniosek był skuteczny, wymaga on uprawdopodobnienia roszczenia oraz interesu prawnego, czyli w praktyce wykazania sądowi, dlaczego oczekiwanie na prawomocny wyrok może utrudnić osiągnięcie celu postępowania. Oczywiście zabezpieczenie roszczenia wymaga odpowiedniego przygotowania, sporządzenia przekonującego uzasadnienia i nie jest rozwiązaniem automatycznym stosowanym przez sąd w każdej sprawie. W wielu przypadkach może być jednak praktycznym rozwiązaniem, dlatego też należy rozważyć zasadność jego zastosowania.

Niewydanie dokumentacji wspólnoty – zawiadomienie o podejrzeniu przestępstwa

W pewnych okolicznościach niewydanie dokumentacji nowemu zarządowi wspólnoty może być także przestępstwem. Odpowiedzialność karna zależy od ustalenia zachowania konkretnej osoby i spełnienia znamion przestępstwa, a zatem nie każde opóźnienie, nieporządek w archiwum czy spór o zakres przekazania może stanowić czyn zabroniony.

W sprawach dotyczących dokumentacji wspólnot szczególne znaczenie może mieć art. 284 § 2 Kodeksu karnego penalizujący przywłaszczenie powierzonej rzeczy ruchomej, tj. potraktowanie jej jak własnej, z zamiarem pozbawienia osoby uprawnionej przysługujących jej praw.

Powierzenie oznacza przekazanie władztwa nad rzeczą z obowiązkiem jej późniejszego zwrotu lub przekazania uprawnionemu podmiotowi. W przypadku dokumentacji wspólnoty będzie zatem chodzić o dokumenty przekazane poprzedniemu zarządu, zarządcy lub administratorowi w związku z wykonywanymi obowiązkami. Samo ich otrzymanie i przechowywanie pozostaje wówczas zgodne z prawem, natomiast odpowiedzialność karna może powstać wskutek późniejszego postąpienia z dokumentami jak z własnymi.

Dla oceny, czy doszło do przywłaszczenia dokumentacji przez stary zarząd, nie wystarczy zatem samo uznanie, że nie została ona przekazana nowemu zarządowi. Konieczne jest wykazanie zamiaru przywłaszczenia, czyli chęci definitywnego pozbawienia wspólnoty władztwa nad powierzonymi rzeczami i traktowania ich przez sprawcę jak własnych. Odmowa zwrotu może stanowić dowód takiego zamiaru, ale wymaga oceny w kontekście wszystkich okoliczności sprawy.

Odpowiedzialność karna może wynikać również z art. 276 Kodeksu karnego, który zabrania m.in. niszczenia, uszkadzania i ukrywania dokumentów, którymi dana osoba nie ma prawa samodzielnie rozporządzać. Były członek zarządu, zarządca lub administrator nie może więc dowolnie decydować o losie dokumentacji wspólnoty tylko dlatego, że znajduje się ona w jego posiadaniu.

Sama odmowa przekazania dokumentów nie oznacza jednak automatycznie popełnienia przestępstwa. Przechowywanie dokumentów i odmowa ich wydania nie są tym samym co ich ukrywanie. O ukrywaniu może świadczyć np. celowe zatajenie przed nowym zarządem miejsca przechowywania dokumentacji, także połączone z nieprawdziwym twierdzeniem, że były zarządca w ogóle jej nie posiada. Dlatego w zawiadomieniu należy opisać konkretne fakty, przykładowo: przeniesienie archiwum do nieujawnionego miejsca, zaprzeczanie jego posiadaniu, niszczenie dokumentów czy działania powodujące ich niedostępność. Samo stwierdzenie w zawiadomieniu, że „zarząd nie oddał dokumentów” może być niewystarczające, aby udowodnić odpowiedzialność karną. Dlatego też każdy stan faktyczny należy szczegółowo przeanalizować.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„W ocenie Sądu Najwyższego, już na gruncie wykładni językowej, nie rysują się żadne wątpliwości  nakazujące rozumieć słowo „ukrywać” w jakikolwiek inny sposób niż potoczny. Potocznie zaś „ukrywać”  oznacza umieścić coś w miejscu niewidocznym, zasłoniętym, bezpiecznym, schować coś przed kimś (M. Szymczak (red.): Słownik języka polskiego, Warszawa 1981, t. III, s. 592; B. Dunaj (red.): Słownik  współczesnego języka polskiego, Warszawa 1996, s. 1174). Przestępstwo ukrywania dokumentu, którym sprawca nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, polega więc na podjęciu tego rodzaju działań, w wyniku których dokument znajdzie się w miejscu znanym sprawcy, nieznanym zaś osobom, którym  przysługują prawa do rozporządzania dokumentem, choćby nie wyłącznie (utajnienie miejsca jego przechowywania)” (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 21 sierpnia 2012 r., sygn. akt III KK 403/11).

Odszkodowanie za niewydanie dokumentacji wspólnocie mieszkaniowej

Poza roszczeniem o wydanie dokumentów, wspólnota mieszkaniowa może także dochodzić naprawienia szkody spowodowanej ich bezprawnym zatrzymaniem. Oczywiste bowiem, że brak bieżącego dostępu do umów, rozliczeń czy dokumentacji technicznej może powodować konkretne szkody finansowe po stronie wspólnoty. Co więcej, późniejsze zwrócenie dokumentów wspólnocie nie wyklucza żądania zwrotu kosztów, które wspólnota musiała wcześniej ponieść wskutek zatrzymania dokumentów.

Szkodą w wymiarze finansowym mogą być w szczególności uzasadnione koszty:

• odtworzenia pełnej lub części dokumentacji, na przykład: rozliczeń finansowych, ewidencji wpłat właścicieli lub zestawień zobowiązań wspólnoty,
• uzyskania duplikatów i kopii dokumentów od banków, wykonawców, urzędów lub innych podmiotów,
• dodatkowej obsługi księgowej lub prawnej, niezbędnej do ustalenia informacji znajdujących się w dokumentach, które nie zostały przekazane,
• odtworzenia dokumentacji technicznej, jeżeli jest to konieczne do prawidłowego utrzymania budynku lub przeprowadzenia wymaganych prac.

W sytuacji zatem, jeżeli poprzedni zarząd nie przekazał ewidencji rozliczeń, a wspólnota była zobowiązana do zlecenia jej odtworzenia na podstawie wyciągów bankowych i faktur, koszt takiej dodatkowej pracy może stanowić szkodę po stronie wspólnoty. W toku ewentualnego procesu należy jednak wykazać, że wydatek był niezbędny, jego wysokość uzasadniona, a konieczność jego poniesienia przez wspólnotę mieszkaniową wynikała właśnie z braku dokumentacji.

Dlatego też w przypadku nieprzekazywania dokumentacji od poprzedniego zarządu, od początku warto zgromadzić dowody: wezwania do wydania dokumentów wraz z potwierdzeniami ich doręczenia, protokoły wykazujące braki w dokumentacji oraz korespondencję. Natomiast same koszty odtworzenia dokumentacji należy dokumentować umowami, fakturami i opisem wykonanych prac. Istotne będą także dowody wskazujące na to, jakich dokumentów brakowało i dlaczego bez nich wspólnota nie mogła uniknąć danego wydatku.

Sama odmowa wydania dokumentacji nie uprawnia wspólnoty mieszkaniowej do żądania odszkodowania w dowolnej kwocie. Każdorazowo kwota odszkodowania powinna odpowiadać wykazanej szkodzie, pozostającej w normalnym związku przyczynowo-skutkowym z zachowaniem osoby, która dokumentacji nie wydała. Nie można również automatycznie obciążyć wszystkich byłych członków zarządu. W odniesieniu do każdego z nich trzeba ustalić podstawę odpowiedzialności, zakres obowiązków i zachowanie, które przyczyniło się do powstania szkody.

Jeżeli obowiązek przekazania dokumentacji wynika z umowy zawartej z zarządcą lub administratorem, podstawą roszczenia wspólnoty może być art. 471 Kodeksu cywilnego. Przepis dotyczy niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania umownego. W toku procesu, wspólnota powinna dążyć do wykazania istnienia tego obowiązku, jego naruszenia, powstałej szkody oraz związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy niewydaniem dokumentów a powstałą szkodą.

W odpowiednich okolicznościach możliwe jest również dochodzenie przez wspólnotę mieszkaniową odszkodowania na podstawie art. 415 Kodeksu cywilnego, czyli przepisów o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną zawinionym, bezprawnym działaniem lub zaniechaniem.