Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej – procedura krok po kroku

Wspólnota mieszkaniowa i zarząd – podstawowe informacje

Zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Ustawa przyznaje także wspólnocie mieszkaniowej możliwość nabywania praw i zaciągania zobowiązań (czyli zdolność prawną), a także możliwość pozywania i być pozywaną (czyli zdolność sądową).

Odnosząc się do powyższej definicji, istotne jest rozróżnienie pomiędzy pojęciem „właściciela lokalu” a szerszym terminem „mieszkaniec”. Kluczową różnicą pozostaje, że wspólnotę mieszkaniową tworzą wyłącznie właściciele lokali w danej nieruchomości, czyli osoby, którym przysługuje prawo własności lokalu, a nie jego mieszkańcy, np. najemcy. Osoby te nie są zatem członkami wspólnoty mieszkaniowej w sensie prawnym, a zatem nie przysługuje im prawo do odwołania zarządu.

Artykuł 20 ust. 1 ustawy przewiduje obligatoryjne podjęcie przez wspólnotę mieszkaniową uchwały o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu w sytuacji, gdy liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy. W pozostałych przypadkach (tzn. gdy liczba lokali jest mniejsza niż trzy), zastosowanie do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.

W sytuacji natomiast niepowołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej, sankcją może być ustanowienie zarządcy przymusowego we wspólnocie mieszkaniowej przez sąd w trybie art. 26 ustawy o własności lokali. Mechanizm ten może zostać zainicjowany na żądanie zgłoszone przez dowolnego właściciela lokalu. Regulacja ta ma na celu zapewnienie sprawnego zarządzania nieruchomością wspólną oraz ochronę interesów wszystkich właścicieli lokali, co jest szczególnie istotne w przypadku większych wspólnot mieszkaniowych.

Członkiem zarządu wspólnoty mieszkaniowej może być wyłącznie osoba fizyczna. Zasadniczo zaleca się, aby w skład zarządu wspólnoty wchodzili jej członkowie, czyli osoby posiadające aktualną wiedzę na temat problemów i bieżących potrzeb zarówno właścicieli lokali, jak i pozostałych mieszkańców. Niemniej jednak, przepisy prawa nie wykluczają możliwości powołania do zarządu osób spoza grona właścicieli lokali, zarówno całego zarządu, jak i jego poszczególnych członków. W praktyce dzieje się tak jednak sporadycznie.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali (w myśl art. 21 ust. 1 ustawy). W praktyce oznacza to, że zajmuje się zarządzaniem nieruchomością wspólną, a zatem działaniem na rzecz utrzymania nieruchomości wspólnej w niepogorszonym stanie, zlecaniem napraw i remontów, a także m.in. sprawowaniem kontroli nad finansami wspólnoty mieszkaniowej.

Podstawy prawne odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o własności lokali, cały zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdym czasie zawieszeni w pełnieniu obowiązków lub odwołani na mocy stosownej uchwały właścicieli lokali. Regulacja oznacza w praktyce, że istnieje możliwość dokonywania zmian w składzie zarządu przez wspólnotę mieszkaniową poprzez podjęcie stosownej uchwały, która swej treści wyraźnie określa jakie działanie wobec zarządu lub jego konkretnego członka jest podejmowane – zawieszenie, czy też odwołanie.

Co istotne dla właścicieli lokali, w praktyce nie istnieje obowiązek prawny zaprotokołowania uchwały o odwołaniu zarządu wspólnoty mieszkaniowej lub jej członka (uchwała o zmianie składu) przez notariusza, jaki występuje przy dokonywaniu zmiany ustalonego sposobu zarządzania nieruchomością wspólną (art. 18 ust. 2a u.w.l.). w konsekwencji, uchwała może zatem zostać podjęta w zwykłej formie pisemnej, a nawet w drodze indywidualnego zbierania głosów, bez konieczności zachowania formy aktu notarialnego.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Przewidziany w art. 18 ust. 2a u.w.l. obowiązek zaprotokołowania uchwały przez notariusza dotyczy wyłącznie uchwały właścicieli lokali o zmianie ustalonego sposobu zarządu nieruchomością wspólną. Nie dotyczy natomiast uchwały o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu, będącego organem wspólnoty mieszkaniowej” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 stycznia 2004 r., sygn. akt I CK 108/03).

Dodatkowo należy wskazać, że wspólnota mieszkaniowa może również posiadać wewnętrzne akty prawne regulujące w sposób bardziej szczegółowy warunki i procedury związane z odwołaniem zarządu wspólnoty mieszkaniowej lub poszczególnych jego członków, takie jak statuty, czy regulaminy. Wówczas dodatkowej podstawy prawnej oprócz wskazanej wprost w art. 20 ust. 2 u.w.l. należy szukać w wyżej wymienionych regulaminach, czy statutach, stanowiących uzupełnienie regulacji ustawowych.

Najczęstsze powody odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Przyczyn odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej może być wiele i mogą one dotyczyć zarówno sfery praw, i obowiązków na gruncie ustawy o własności lokali, jak też sfery kontaktów z właścicielami lokali, jak i szeroko pojętej przejrzystości działań podejmowanych przez zarząd. W praktyce niejednokrotnie to rada wspólnoty mieszkaniowej lub grupa najbardziej zaangażowanych właścicieli inicjuje działania zmierzające do zmiany zarządu, wskazując na nieprawidłowości.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 29 ust. 3 u.w.l. każdemu właścicielowi lokalu służy prawo kontroli działalności zarządu, zatem możliwe jest podejmowanie działań w celu weryfikacji i oceny bieżącej pracy członków zarządu. Ponadto działania podejmowane przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej co roku są „oceniane” przez właścicieli lokali, którzy podejmują uchwałę w przedmiocie udzielenia zarządowi absolutorium (w myśl art. 29 ust. 2 u.w.l.).

Spośród najczęstszych przyczyn zmian w składzie zarządu lub odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej można wyróżnić:

• niewypełnianie obowiązków, na przykład brak działań w zakresie niezbędnych napraw, brak kontroli nad wydatkami czy nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa;
  
  
• działanie na szkodę wspólnoty, na przykład: podejmowanie decyzji bez zgody mieszkańców, narażanie wspólnoty na dodatkowe koszty czy konflikty interesów, czy powszechnie występujący problem nieprawidłowego formułowania uchwał w zakresie remontów we wspólnocie mieszkaniowej,
  
  
• podejrzenie o popełnieniu przestępstwa przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej, na przykład poprzez zawieranie umów dotyczących funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej bez przeprowadzenia konkursu ofert, często z podmiotami mającymi powiązania osobiste lub kapitałowe z członkami zarządu,
  
  
• brak przejrzystości i komunikacji z mieszkańcami, na przykład ignorowanie potrzeb mieszkańców, brak informacji o wydatkach czy uchwałach, niewywiązywanie się z obietnic.

Jedną z częściej pojawiających się przyczyn odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej pozostaje podjęcie przez zarząd czynności przekraczającej zwykły zarząd bez wymaganej zgody właścicieli lokali. W ramach swojego umocowania zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest bowiem upoważniony do działania w ramach czynności zwykłego zarządu, natomiast na dokonywanie czynności przekraczających zwykły zarząd konieczne jest uzyskanie zgody właścicieli lokali w formie uchwały udzielającej zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie przewidzianej prawem.

Katalog otwarty czynności przekraczających zwykły zarząd został wskazany przez ustawodawcę w art. 22 ust. 3 u.w.l. i można w nim znaleźć takie czynności jak:

• ustalenie wynagrodzenia zarządu,
• przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
• ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,
• udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej,
• dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,
• nabycie nieruchomości,
• wytoczenie powództwa o przymusową sprzedaż lokalu we wspólnocie mieszkaniowej, gdy właściciel lokalu zalega długotrwale z zapłatą należnych od niego opłat lub wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej uciążliwym.

Podjęcie przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu bez wymaganej uchwały właścicieli lokali stanowi zatem nie tylko naruszenie przepisów ustawy o własności lokali, lecz również jedną z najczęstszych przyczyn utraty zaufania właścicieli do zarządu, mogącą prowadzić do jego odwołania.

Czy uchwała o odwołaniu zarządu WM musi zawierać uzasadnienie?

Na gruncie obowiązujących przepisów ustawy o własności lokali nie istnieje wymóg wskazywania w treści uchwały właścicieli lokali przyczyn odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Oznacza to, że uchwała o odwołaniu zarządu lub jego członka nie musi zawierać uzasadnienia ani odnosić się do konkretnych naruszeń obowiązków przez zarząd. Rozwiązanie to wynika z samej konstrukcji ustawowego uprawienia właścicieli lokali.

Natomiast oczywiście brak obowiązku uzasadnienia przyczyn nie oznacza, że przyczyny te są irrelewantne. W sytuacji gdy członkowie wspólnoty mieszkaniowej przewidują, że uchwała zostanie zaskarżona do sądu albo rozważają podjęcie dalszych działań wobec członków zarządu (przykładowo roszczeń odszkodowawczych), wskazanie podstaw faktycznych odwołanie może mieć istotne znaczenie dowodowe. W praktyce więc, mimo braku wymogu ustawowego, uzasadnienie bywa celowe z perspektywy bezpieczeństwa prawnego wspólnoty mieszkaniowej.

Procedura odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej – krok po kroku

W celu odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej właściciele lokali muszą podjąć określone czynności zmierzające do podjęcia stosownej uchwały.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy uchwały właścicieli lokali są podejmowane na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. W praktyce często zdarza się, że zarząd może nie być zainteresowany podjęciem uchwały o jego odwołaniu, zatem można przyjąć, że podjęcie uchwały w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd będzie nastręczało wiele problemów. W takim przypadku uchwała może zostać podjęta na zebraniu wspólnoty. Co do zasady zebranie wspólnoty może zostać zwołane przez zarząd, lecz także przez samych właścicieli posiadających co najmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej.

Warunkiem zwołania zebrania wspólnoty przez właścicieli posiadających przynajmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej jest zgłoszenie takiego wniosku na piśmie i podpisanego przez tych właścicieli. Oprócz zgłoszenia wniosku, w celu zwołania zebrania konieczne jest również powiadomienie wszystkich właścicieli lokali co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zebrania (chyba że regulamin lub statut wspólnoty przewiduje dłuższy okres). Powiadomienie powinno zawierać:

• miejsce, datę i godzinę zebrania,
• proponowany porządek obrad.

Warto nadmienić, że zwołując zebranie wspólnoty, właściciele posiadający co najmniej 10% udziałów w nieruchomości wspólnej powinni dysponować przygotowanym uprzednio projektem uchwały o odwołaniu zarządu. Wówczas projekt uchwały będzie stanowił załącznik do proponowanego porządku obrad, który powinien znaleźć się w powiadomieniu pozostałych właścicieli lokali o zwołaniu zebrania wspólnoty.

Warunkiem koniecznym do prawidłowego podjęcia uchwały o odwołaniu zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest również uzyskanie wymaganej większości głosów. Ustawa o własności (art. 23 ust. 2) statuuje zasadę, zgodnie z którą uchwały właścicieli są podejmowane zwykłą większością głosów liczoną według udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. Ustawodawca ustalił zatem zasadę głosowania, zgodnie z którą siła głosu jest powiązana z wielkością udziału w nieruchomości wspólnej, który z kolei jest w sposób naturalny skorelowany z powierzchnią lokalu.

Z powyższej zasady wynika prawidłowość, że im większa jest powierzchnia lokalu i równocześnie im większy jest nakład właściciela takiego lokalu na utrzymanie nieruchomości wspólnej, tym większy wpływ na kształtowanie spraw wspólnoty ma udział takiego właściciela. Właściciele lokali mogą też zdecydować o odstępstwie od ww. zasady poprzez określenie w umowie lub uchwale podjętej w trybie głosowania udziałami, że możliwa jest szczególna forma głosowania w odniesieniu do konkretnych kategorii spraw, polegająca na zasadzie, iż każdemu z właścicieli przysługuje jeden głos, niezależnie od ilości posiadanych udziałów.

Skutki odwołania zarządu i powołanie nowego

W porządku obrad zebrania wspólnoty, obok punktu dotyczącego odwołania zarządu, warto od razu uwzględnić także powołanie nowego składu zarządu. Ma to znaczenie praktyczne, ponieważ pozwala uniknąć sytuacji, w której wspólnota zostaje bez sprawnie działającego organu wykonawczego.

Samo odwołanie pojedynczych członków zarządu i brak ich natychmiastowego zastąpienia co do zasady nie powinno powodować problemów, o ile regulacje wewnętrzne wspólnoty dopuszczają działanie zarządu w składzie pomniejszonym. Inaczej jest jednak w przypadku odwołania całego zarządu, wówczas brak jednoczesnego powołania nowych osób może doprowadzić do faktycznego paraliżu funkcjonowania wspólnoty i utrudnić podejmowanie bieżących decyzji.

Nieobsadzenie żadnego z wolnych miejsc przewidzianych w organie jakim jest zarząd wspólnoty otwiera możliwość zgłoszenia wniosku o ustanowienie przez sąd zarządcy przymusowego, z uwagi na niespełnienie wymogu przewidzianego w art. 20 ust. 1 ustawy, zatem właściciele lokali rozpoczynający procedurę odwołania zarządu powinni mieć na względzie konieczność dokonania wyborów do organu wykonawczego wspólnoty.

Procedura powołania nowych członków zarządu będzie miała przebieg bardzo zbliżony do odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej, z tym wyjątkiem, że właściciele lokali będą musieli uprzednio wyłonić odpowiedniego kandydata lub kandydatów. W tym zakresie aktualna pozostaje uwaga, że członkami zarządu wspólnoty mogą być zarówno właściciele lokali, jak i osoby pochodzące spoza tego grona np. posiadające profesjonalną wiedzę i umiejętności w zarządzaniu nieruchomościami wspólnymi. Wybór profesjonalistów jest szczególnie uzasadniony i pożądany w odniesieniu do dużych wspólnot liczących właścicieli wielu lokali, co obecnie zdarza się coraz częściej. Podkreślenia wymaga, że właściwy dobór członków zarządu ma kluczowe znaczenie dla sprawnego zarządzania nieruchomością wspólną i ochrony interesów wszystkich właścicieli.

Wyłonienie nowego zarządu wspólnoty mieszkaniowej w sposób sprawny może pozwolić nie tylko wyeliminować ryzyko ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, ale także pomóc spokojnie przejąć obowiązki, uporządkować dokumentację i dokonać weryfikacji stanu finansów wspólnoty po poprzednikach.

Okres przejściowy może być także nie bez znaczenia w kontekście możliwości pociągnięcia poprzednich członków zarządu do odpowiedzialności majątkowej za działania przez siebie podejmowana w okresie sprawowania funkcji, bowiem odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej otwiera wspólnocie możliwość wystąpienia z takim roszczeniem na gruncie prawa cywilnego.

Odwołanie zarządu wspólnoty – wskazówki praktyczne dla właścicieli lokali

Z punktu widzenia właścicieli lokali najważniejsze jest upewnienie się, że działają zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali i przeprowadzają procedurę odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej w sposób przejrzysty i właściwy. W przeciwnym wypadku, ryzykują oni, że uchwała zostanie zaskarżona do sądu.

Inicjatorzy odwołania zarządu powinni zapoznać się nie tylko z przepisami ustawy, ale również z treścią regulaminów i statutów swojej wspólnoty, jeśli takie istnieją, i przeanalizować te akty prawne pod kątem ewentualnych procedur oraz obowiązków związanych z odwołaniem zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Niewątpliwie konieczne jest też podjęcie przez wspólnotę mieszkaniową odpowiednich kroków w zakresie przygotowania niezbędnej dokumentacji – projektów uchwał o odwołaniu starego zarządu i powołaniu nowego zarządu, porządku obrad zebrania wspólnoty, jak również prawidłowego powiadomienia o jego zwołaniu.

Jedną z istotnych kwestii, jakie wspólnota powinna podjąć jest zabezpieczenie się na przyszłość przed sytuacjami niekorzystnymi, np. przed przedłużającymi się procesami zmian spowodowanymi różnymi czynnikami. Takie możliwości stwarza przygotowanie stosownych regulacji ujętych w ramy regulaminu wspólnoty mieszkaniowej, który może w sposób bardziej szczegółowy niż ustawa precyzować sposób postępowania w większości spraw, z którymi musi mierzyć się wspólnota mieszkaniowa.