Kaucja w umowie najmu komercyjnego

Czym jest kaucja w umowie najmu komercyjnego?

Przez kaucję w umowie najmu komercyjnego należy rozumieć określoną w umowie kwotę pieniężną wpłacaną przez najemcę na rzecz wynajmującego w celu zabezpieczenia roszczeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy najmu. W praktyce kaucja zabezpiecza przede wszystkim terminową zapłatę czynszu i innych należności wynikających z umowy, a także roszczenia związane z nieprawidłowym korzystaniem z lokalu lub naruszeniem pozostałych obowiązków najemcy.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Kaucja za najem lokalu użytkowego stanowi najczęściej stosowaną formę zabezpieczenia roszczeń wynajmującego przeciwko najemcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonaniu umowy najmu, stanowi niejako gwarancję prawidłowego używania lokalu i stosowania się do postanowień umowy najmu” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie, I Wydział Cywilny, z dnia 29 stycznia 2015 r., sygn. akt I ACa 1561/14).

Jak prawidłowo uregulować kaucję w umowie najmu komercyjnego?

W umowie najmu komercyjnego należy precyzyjnie uregulować następujące kwestie związane z kaucją:

• jej wysokość,
• termin jej wniesienia przez najemcę,
• zakres roszczeń wynajmującego zabezpieczonych kaucją,
• obowiązek jej uzupełnienia przez najemcę w przypadku dokonania przez wynajmującego potrącenia z kaucji w trakcie trwania umowy,
• zasady oraz termin jej zwrotu w przypadku braku wykorzystania kaucji na pokrycie zobowiązań najemcy,
• waloryzację kaucji.

Ponieważ kaucja w najmie komercyjnym nie została kompleksowo uregulowana przepisami prawa, kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie w umowie wszystkich powyższych kwestii. Starannie sformułowane postanowienia umowne ograniczają ryzyko sporów między stronami oraz zapewniają wynajmującemu skuteczne zabezpieczenie jego roszczeń.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Na wstępie niniejszych rozważań natury prawnej wskazać należy, że konstrukcja kaucji z tytułu najmu lokalu użytkowego nie została uregulowana w żadnym akcie prawnym” (wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu, V Wydział Gospodarczy z dnia 23 października 2023 r., sygn. akt V GC 1333/22).

Jaka powinna być wysokość kaucji w umowie najmu komercyjnego?

Optymalnym rozwiązaniem jest powiązanie wysokości kaucji z wielokrotnością miesięcznego czynszu najmu (ewentualnie powiększonego o opłaty eksploatacyjne przewidziane w umowie najmu). Przykładowo można zastrzec, że kaucja będzie odpowiadać równowartości trzymiesięcznego czynszu najmu wraz ze wspólnymi kosztami eksploatacyjnymi oraz podatkiem od towarów i usług.

Takie podejście wynika z tego, że wysokość kaucji powinna pozostawać w ścisłej korelacji z potencjalnym poziomem zobowiązań najemcy, w szczególności z tytułu czynszu oraz innych opłat obciążających najemcę, takich jak opłaty eksploatacyjne.

Należy jednocześnie mieć na uwadze, że interesy stron w zakresie wysokości kaucji są przeciwstawne. Wynajmujący dąży do ustanowienia możliwie najwyższego zabezpieczenia, natomiast najemca jest zainteresowany ograniczeniem wysokości kaucji, gdyż w okresie trwania najmu nie ma swobodnej możliwości dysponowania zdeponowanymi środkami, które znajdują się na rachunku wynajmującego.

Jaki powinien być termin wpłaty kaucji w umowie najmu lokalu użytkowego?

W interesie wynajmującego jest, aby kaucja znalazła się na jego rachunku bankowym jeszcze przed przekazaniem najemcy przedmiotu najmu. Pozwoli to na uniknięci sytuacji, gdy najemca przejmie lokal na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, a wynajmujący nie będzie zabezpieczony kaucją.

Co powinna zabezpieczać kaucja w umowie najmu?

W interesie wynajmującego jest, aby kaucja możliwie szeroko zabezpieczała jego interesy umowne. W umowie najmu powinno zostać zatem wpisane, że wynajmujący może dokonywać potrąceń z kaucji w zakresie:

• wszelkich zaległych opłat wynikających z umowy najmu lokalu komercyjnego (czynsz, opłaty indywidualne w umowie najmu, itd.) oraz
• pokrycia wszelkich wymagalnych należności powstałych wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień umowy najmu, w tym kar umownych i należnych odszkodowań.

Do przykładowych sytuacji, w których wynajmujący może skorzystać z kaucji, należą w szczególności:

• zużycie przedmiotu najmu wykraczające poza normalne korzystanie i konieczność przywrócenia przedmiotu najmu do stanu pierwotnego,

• odszkodowanie za bezumowne korzystanie z przedmiotu najmu w przypadku, gdy umowa najmu wygaśnie, a najemca nadal zajmuje lokal,

• koszty związane z usunięciem lub wywiezieniem rzeczy pozostawionych przez najemcę w przedmiocie najmu.

Kaucja w umowie najmu komercyjnego nie zabezpiecza wyłącznie zwłoki w płatności jakichkolwiek opłat wynikających z umowy najmu. Wynajmujący może posłużyć się nią również w innych sytuacjach, o ile zostało to w sposób jednoznaczny przewidziane w postanowieniach umownych, w szczególności w zakresie roszczeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez najemcę.

Kiedy najemca powinien uzupełnić kaucję?

W przypadku, gdy wynajmujący dokona potrącenia z kaucji przysługujących mu należności, np. z tytułu zaległego czynszu, umowa najmu powinna przewidywać obowiązek uzupełnienia kaucji przez najemcę do wysokości pierwotnej, tj. sprzed dokonania potrącenia.

Umowa powinna również określać termin na uzupełnienie kaucji (np. 7 dni) od dnia dokonania potrącenia przez wynajmującego.

Niewykonanie tego obowiązku może zostać dodatkowo zabezpieczone karą umowną, np. w wysokości równowartości jednomiesięcznego czynszu za każdy rozpoczęty miesiąc opóźnienia. Takie rozwiązanie stanowi istotne wzmocnienie funkcji zabezpieczającej kaucji w umowie najmu.

Kiedy wynajmujący powinien zwrócić kaucję najemcy?

Umowa najmu powinna również określać w jakim terminie po tym, jak stosunek najmu zostanie zakończony, kaucja powinna zostać zwrócona najemcy. Co do zasady, w przypadku, jeżeli najemca wywiąże się ze wszystkich zobowiązań przewidzianych umową najmu lokalu, kaucja powinna zostać zwrócona w terminie określonym w umowie najmu, a w braku jego zastrzeżenia, niezwłocznie po zakończeniu najmu.

W praktyce umowa często przewiduje, że kaucja może zostać zatrzymana przez wynajmującego przez okres niezbędny do dokonania końcowych rozliczeń, w szczególności w zakresie opłat eksploatacyjnych (np. za wodę, energię elektryczną, gaz czy wywóz odpadów), które są rozliczane po zakończeniu najmu. W takich przypadkach termin zwrotu kaucji bywa określany na 60–90 dni od dnia zakończenia stosunku najmu.

Czy roszczenie o zwrot kaucji ulega przedawnieniu?

Niezależnie od powyższego, roszczenie najemcy o zwrot kaucji ulega przedawnieniu. W przypadku umów najmu lokali komercyjnych ma ono charakter roszczenia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, a zatem zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego przedawnia się z upływem trzech lat. Termin wymagalności roszczenia co do zasady wynika z umowy, a w braku jego określenia z wezwania do zwrotu kaucji. A zatem w przypadku, gdy wynajmujący odmawia zwrotu kaucji najemcy, w interesie najemcy jest podjęcie jak najszybszych kroków prawnych, aby roszczenie nie uległo przedawnieniu.

Zwrot kaucji a zmiana wynajmującego

W praktyce rynku nieruchomości komercyjnych często dochodzi do zmiany wynajmującego w trakcie trwania umowy najmu, w szczególności w wyniku zbycia nieruchomości. W takiej sytuacji kluczowe jest zapewnienie skutecznego przejścia zabezpieczeń, w tym kaucji, na „nowego wynajmującego”, a najemca będzie miał oczywiście roszczenie o zwrot kaucji właśnie wobec „nowego wynajmującego”, któremu została przekazana kaucja.

Czy kaucja w umowie najmu powinna być waloryzowana?

Kaucja w umowie najmu może zostać powiązana z mechanizmem waloryzacji, analogicznie do czynszu najmu. Strony mogą zastrzec w umowie, że czynsz najmu będzie podlegał waloryzacji w oparciu o wskaźnik HICP (Harmonized Index of Consumer Prices), Wskaźnik Cen Towarów i Usług Konsumpcyjnych lub jakikolwiek inny niż pieniądz miernik wartości. Analogiczne zasady mogą zostać zastosowane również do kaucji, tak aby jej wysokość pozostawała adekwatna do aktualnego poziomu zabezpieczanych roszczeń.

Przykładowo w umowie najmu lokalu, można zawrzeć postanowienie, zgodnie z którym kaucja będzie podwyższana w okresach rocznych, zawsze w dniu 1 stycznia w tym samym trybie, który stosuje się dla waloryzacji czynszu najmu.

Podsumowanie

Zabezpieczenie roszczeń wynajmującego przeciwko najemcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań nałożonych na najemcę umową najmu lokalu, kaucja jest jedną z najbardziej efektywnych form zabezpieczenia umowy najmu. Z uwagi jednak na fakt, że skuteczne zabezpieczenie wynajmującego kaucją jest jednak złożone, w każdej umowie najmu komercyjnego, strony powinny uregulować kwestie, które zostały wskazane w niniejszym artykule.