Czy głosowanie przez internet we wspólnocie mieszkaniowej jest legalne?

Głosowanie online w świetle ustawy o własności lokali i Kodeksu cywilnego

Artykuł 23 ustawy o własności lokali stanowi, że uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, a uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

Przepis nie odnosi się zatem do jakichkolwiek „technicznych” warunków formalnych podejmowania uchwał, nie przewiduje procedur oraz nie określa wymogów samego sposobu przeprowadzania aktu głosowania. Przepis ponadto nie przewiduje zachowania jakiejkolwiek szczególnej formy, aby uchwała została prawidłowo podjęta.

Ustawa o własności lokali wskazuje jedynie na trzy tryby głosowania:

• na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej,
• w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej,
• częściowo na zebraniu wspólnoty, częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów.

Przepis nie precyzuje ponadto w jaki konkretny sposób powinny być oddawane głosy na zebraniach właścicieli lokali (przykładowo: poprzez podniesienie ręki, z użyciem karty do głosowania, za pomocą systemu elektronicznego, itd.), jak w toku indywidualnego zbierania głosów.

Ustawodawca w żadnym miejscu ustawy o własności lokali nie wskazał zatem wprost na możliwość głosowania online. Proces oddawania głosów przez członków wspólnot mieszkaniowych poprzez składanie oświadczeń woli w formie elektronicznej należy zatem oceniać w świetle uregulowań Kodeksu cywilnego dotyczącego oświadczeń woli.

W orzecznictwie wskazuje się bowiem, że oddanie głosu nad uchwałą jest właśnie złożeniem oświadczenia woli, czyli świadome i ukierunkowane na wywołanie skutków prawnych zachowanie osoby uprawnionej, wyrażające jej stanowisko co do treści procedowanej uchwały. Oddanie głosu oznacza zatem w praktyce zajęcie danego stanowiska przez właściciela lokalu w zakresie konkretnej, określonej kwestii będącej przedmiotem głosowania.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Nie ulega wątpliwości, że głosowanie nad uchwałą jest oświadczeniem woli” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, V Wydział Cywilny, z dnia 27 marca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13).

„Wielość tychże oświadczeń, w sytuacji, gdy stanowi o większości właścicieli, doprowadza do podjęcia wielostronnej czynności prawnej, jaką jest uchwała” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, I Wydział Cywilny, z dnia 10 lipca 2013 r., sygn. akt I ACa 18/13).

W konsekwencji, w oparciu o powyższe stanowisko oraz w świetle art. 1 ust. 2 ustawy o własności lokali, głosowanie nad uchwałą przez członków wspólnoty mieszkaniowej należy interpretować zgodnie z regułami określonymi w art. 60 Kodeksu cywilnego. Stosownie natomiast do treści przepisu, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Oświadczenie woli w postaci elektronicznej może zostać złożone na wiele sposobów poprzez urządzenie elektroniczne z dostępem do internetu, między innymi za pośrednictwem poczty elektronicznej czy aplikacji. Elektroniczna forma oświadczenia woli, nawet w sytuacji, gdy oświadczenie nie jest opatrzone podpisem elektronicznym, jest zatem prawnie dopuszczalną formą uzewnętrzniania woli osoby głosującej w toku zebrania wspólnoty mieszkaniowej.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13, wspólnota mieszkaniowa podjęła uchwałę umożliwiającą jej członkom głosowanie nad uchwałami w formie elektronicznej: drogą mailową na konto e-mail zarządcy nieruchomości, po uprzednim złożeniu deklaracji o głosowaniu w ten sposób w formie papierowej z oryginalnym podpisem i podaniem adresu mailowego właściciela lokalu. Głosowanie dokonywane przez właścicieli lokali za pośrednictwem poczty elektronicznej nie było zatem obowiązkowe (można bowiem było głosować w sposób „tradycyjny”) i było możliwe wyłącznie wówczas, gdy członek wspólnoty złożył uprzednio stosowną deklarację pisemną.

Uchwała o możliwości głosowania przez internet została zaskarżona przez jednego z członków wspólnoty mieszkaniowej. Sąd uznał jednak, że uchwała nie narusza interesu właścicieli lokali. Wręcz przeciwnie. Sąd stwierdził, że uchwała taka, wobec dynamicznego rozwoju środków komunikacji, jest w pełni uzasadniona i skutkuje zwiększeniem dostępności dla osób zainteresowanych podjęciem przez zarząd czynności wymagających uchwały właścicieli lokali.

Należy jednak mieć na uwadze, że wobec omawianych powyżej trybów głosowania zawartych w ustawie o własności lokali, zarząd nie może wprowadzić obowiązkowego sposobu głosowania w formie elektronicznej. Głosowanie w tej formie powinno stanowić jedynie możliwość, a nie obowiązek. Innymi słowy, należy również zapewnić członkom wspólnoty mieszkaniowej możliwość głosowania w „tradycyjny” sposób.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Żaden przepis ustawy o własności lokali nie zakazuje głosowania nad uchwałami w formie elektronicznej; zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego konieczne jest jedynie, aby oświadczenie głosującego członka wspólnoty przybrało formę ujawniającą jego wolę co do tego, w jaki sposób głosuje, w sposób dostateczny” (wyrok Sądu Okręgowego w Olsztynie, I Wydział Cywilny, z dnia 22 października 2021 r., sygn. akt: I C 619/21).

Głosowanie elektroniczne we wspólnocie mieszkaniowej – zasady praktyczne

Zgodnie z art. 62 § 2 Kodeksu cywilnego, dla złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej niezbędne jest przekazanie go za pomocą systemu informatycznego innej osobie w taki sposób, aby:

• mogła się ona zapoznać z jego treścią oraz
• aby była możliwość zidentyfikowania osoby, od której to oświadczenie pochodzi.

Przepis wprowadza zatem wymagania prawne, które powinny zostać spełnione, aby złożenie oświadczenia woli, czyli oddanie głosu w trybie online we wspólnocie mieszkaniowej było możliwe oraz nie zostało podważone w drodze pozwu.

W konsekwencji, wydaje się, że w pierwszym kroku wspólnota mieszkaniowa powinna powziąć uchwałę w sprawie możliwości głosowania nad uchwałami w formie elektronicznej oraz przyjąć regulamin głosowania uchwał właścicieli lokali w formie elektronicznej.

Tego typu dokumenty powinny w sposób nie budzący wątpliwości określać zasady przeprowadzania głosowań elektronicznych, w szczególności wskazywać dopuszczalne kanały komunikacji (np. dedykowana platforma, poczta elektroniczna, system właścicielski), procedurę identyfikacji właściciela lokalu, sposób potwierdzania oddania głosu oraz zasady archiwizacji dokumentacji związanej z głosowaniem.

Weryfikacja tożsamości właściciela przy głosowaniu elektronicznym

Kluczowe znaczenie będzie miało także precyzyjne uregulowanie, w jaki sposób wspólnota będzie weryfikowała tożsamość osoby oddającej głos. Praktycznym rozwiązaniem może być na przykład przyjęcie procedury, zgodnie z którą każdy właściciel zainteresowany głosowaniem drogą elektroniczną złoży do zarządcy nieruchomości odpowiednią, własnoręcznie podpisaną deklarację w formie papierowej. Dokument taki powinien zawierać wskazanie przypisanego właścicielowi adresu poczty elektronicznej oraz zgodę na wykorzystywanie tego adresu do składania oświadczeń woli w sprawach dotyczących uchwał wspólnoty mieszkaniowej.

W deklaracji warto również określić szczegółowe zasady korzystania z poczty elektronicznej, w tym sposób oddawania głosu, obowiązek przesyłania wiadomości wyłącznie z uprzednio zgłoszonego adresu oraz konsekwencje jego zmiany bez wcześniejszego poinformowania zarządcy. Takie rozwiązanie pozwala powiązać konkretny adres e-mail z określonym właścicielem lokalu, co wzmacnia możliwość identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli.

W przypadku, gdy właścicielami lokalu jest małżeństwo, rekomendujemy również zawarcie w oświadczeniu informacji, czy lokal jest w ustroju wspólności ustawowej małżeńskiej czy współwłasności w częściach ułamkowych.

W regulaminie należy ponadto uregulować inne kwestie, nie odnoszące się bezpośrednio do głosowania. Dotyczy to w szczególności zasad modyfikacji zadeklarowanego adresu e-mail, procedur aktualizacji danych właścicieli lokali, stosowanych zabezpieczeń informatycznych podczas przesyłu danych, sposobu postępowania w razie awarii systemu lub problemów technicznych, a także zasad ochrony i archiwizacji korespondencji elektronicznej.

Dedykowany adres e-mail do głosowania we wspólnocie mieszkaniowej

W sytuacji, gdy wspólnota mieszkaniowa nie rozważa posługiwania się odrębną aplikacją służącą do głosowania, można utworzyć dedykowany adres e-mail, na który właściciele lokali będą wysyłać maile zawierające swoje stanowiska w odniesieniu do poszczególnych kwestii będących przedmiotem głosowania. W tej sytuacji właścicielom lokali można udostępnić możliwość głosowania poprzez:

• wysłanie kopii elektronicznej (skanu, zdjęcia) wypełnionej i podpisanej karty do głosowania na założony adres e-mail lub
• wysłanie oświadczenia zawierającego: nazwę i numer uchwały, której dotyczy oddawany głos oraz stanowisko – wskazanie, czy dana osoba jest „za” czy „przeciw” podjęciu uchwały.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub administrator powinien każdorazowo potwierdzać otrzymanie tego typu wiadomości e-mail.

Podsumowanie – czy wspólnota mieszkaniowa może głosować online?

W ostatnich latach polskie orzecznictwo sądowe przyjęło liberalne stanowisko w zakresie wykładni przepisów ustawy o własności lokali odnoszących się do możliwości zbierania głosów od członków wspólnot mieszkaniowych w formie elektronicznej. Podejście to wydaje się słuszne, uwzględnia bowiem coraz powszechniejszą obecność technologii w życiu członków wspólnot mieszkaniowych, a w praktyce znacznie ułatwia zarządzanie wspólnotami i podejmowanie istotnych dla wspólnot decyzji.

Należy jednak pamiętać, że możliwość głosowania w formie elektronicznej nie może mieć charakteru obligatoryjnego, lecz powinna stanowić jedynie dodatkową, fakultatywną formę oddawania głosów nad uchwałami wspólnoty mieszkaniowej.

Istotne wydaje się również przyjęcie takiego regulaminu głosowania uchwał przez właścicieli lokali w formie elektronicznej, który doprecyzuje szczegóły techniczne związane z oddawaniem głosów.