Błędy we wniosku do MSWiA o nabycie nieruchomości

Jak błędy we wniosku do MSWiA wydłużają postępowanie i zwiększają ryzyko odmowy

Regularnie trafiają do nas sprawy klientów, którzy od wielu miesięcy korespondują z MSWiA, a kolejne uzupełnienia wniosków nie prowadzą do zakończenia postępowania. Powtarzalność błędów w treści wniosków i braków w dokumentacji może wynikać nie z niejasności przepisów, lecz z wysokiego stopnia formalizacji procedury oraz rozbudowanego katalogu wymogów dowodowych. W praktyce dodatkowym czynnikiem ryzyka jest uznanie administracyjne realizowane przez MSWiA oraz niejednolita praktyka poszczególnych referentów, co prowadzi do rozbieżnych oczekiwań dowodowych i wydłużania postępowań.

Na podstawie doświadczeń z tych postępowań opracowaliśmy niniejsze zestawienie.

Równie starannego przygotowania wymaga wniosek o promesę na nabycie nieruchomości przez cudzoziemca. W odrębnym artykule wyjaśniamy, kiedy warto wystąpić o promesę oraz jakie informacje i dokumenty należy przygotować.

Nieprawidłowy opis nieruchomości – wezwanie do uzupełnienia wniosku i sposób uniknięcia błędu

Jednym z najczęstszych błędów we wnioskach o nabycie nieruchomości przez cudzoziemca jest nieprecyzyjne określenie nieruchomości będącej przedmiotem wniosku. Ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz stosowne rozporządzenie wymagają jednoznacznej identyfikacji nieruchomości, obejmującej wszystkie jej istotne elementy, a w szczególności:

• rodzaj nieruchomości (gruntowa, zabudowana),
• numer działki ewidencyjnej,
• powierzchnię,
• położenie administracyjne (miejscowość, gmina, powiat, województwo),
• oznaczenie księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości oraz właściwy sąd prowadzący księgę.

Do wniosku należy dołączyć co najmniej:

• aktualny wypis i wyrys z rejestru gruntów,
• aktualny odpis z księgi wieczystej (na dzień złożenia wniosku).

W przypadku gdy przedmiotem nabycia jest również udział w drodze wewnętrznej (lub innej nieruchomości wspólnej), należy pamiętać, że także ta nieruchomość (udział w niej) stanowi samodzielny przedmiot nabycia. Oznacza to konieczność jej odrębnego, precyzyjnego opisania we wniosku, wraz ze wskazaniem numeru działki, powierzchni, położenia, oznaczenia księgi wieczystej oraz dołączenia kompletu dokumentów dotyczących tej nieruchomości. Pominięcie udziału w drodze albo jego lakoniczne wskazanie zawsze skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków przez MSWiA i wydłużeniem postępowania, nawet o wiele miesięcy.

Pominięcie strefy nadgranicznej – ryzyko opóźnienia transakcji lub braku zezwolenia MSWiA

Częstym błędem jest przyjęcie założenia, że cudzoziemiec nie potrzebuje zezwolenia MSWiA na nabycie nieruchomości, ponieważ kupuje samodzielny lokal mieszkalny albo powołuje się na jedno ze zwolnień przewidzianych w ustawie. Takie założenie może być błędne, jeżeli nieruchomość znajduje się w tak zwanej strefie nadgranicznej, która obejmuje całe gminy leżące przy granicy lądowej lub morzu, na przykład Gdańsk, Gdynię czy Sopot. Jednocześnie strefy nadgranicznej nie należy oceniać wyłącznie według odległości od granicy. Decydujący jest urzędowy wykaz gmin i innych jednostek zasadniczego podziału terytorialnego państwa położonych w strefie nadgranicznej, określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 sierpnia 2005 r.

Konsekwencje przeoczenia tej okoliczności mogą być znacznie poważniejsze niż samo opóźnienie transakcji. W jednej ze spraw analizowanych przez nas MSWiA stwierdziło, już po zawarciu umowy sprzedaży lokalu mieszkalnego w Gdańsku, że cudzoziemiec powinien był wcześniej uzyskać zezwolenie. Minister wskazał, że nabycie nieruchomości bez wymaganego zezwolenia jest bezwzględnie nieważne, a nieważności tej nie można usunąć przez następcze uzyskanie zezwolenia ani przez zwrotne przeniesienie własności. Sprzedający został wezwany do wystąpienia do sądu z powództwem o stwierdzenie nieważności nabycia nieruchomości. W razie braku podjęcia takich działań powództwo może wytoczyć sam minister.

W praktyce oznacza to, że cudzoziemiec może błędnie przyjąć, że korzysta ze zwolnienia, a dopiero na etapie notarialnym albo po głębszej analizie transakcji okaże się, że nieruchomość leży w strefie nadgranicznej i konieczne jest uzyskanie zezwolenia MSWiA na zakup nieruchomości przez cudzoziemca. Może to opóźnić transakcję, spowodować problem z terminami z umowy przedwstępnej albo uniemożliwić zawarcie umowy przyrzeczonej w pierwotnie zakładanym czasie.

Brak tłumaczeń przysięgłych – wezwanie do uzupełnienia dokumentów przez MSWiA

Kolejnym częstym uchybieniem jest przedkładanie przez cudzoziemców dokumentów sporządzonych w języku obcym bez tłumaczenia przysięgłego na język polski. Należy jednak pamiętać, że językiem urzędowym postępowania o nabycie nieruchomości przed MSWiA jest język polski, a zatem organ akceptuje wyłącznie dokumenty przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Obowiązek ten dotyczy wszystkich dokumentów dołączanych do wniosku.

Dodatkowo tłumaczenie powinno obejmować całość dokumentu (wszystkie strony, załączniki, pieczęcie i adnotacje) oraz być poświadczone przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych.

Należy pamiętać także, że poza tłumaczeniem przysięgłym należy przedłożyć oryginał dokumentu.

Złożenie zwykłych kopii dokumentów – wezwanie do uzupełnienia wniosku przez MSWiA

Częstym błędem formalnym jest składanie do wniosku zwykłych kserokopii dokumentów, bez przedstawienia oryginałów do wglądu albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. W postępowaniu o wydanie zezwolenia na nabycie nieruchomości dokumenty muszą mieć walor dowodowy, a zwykłe kopie co do zasady go nie posiadają.

MSWiA akceptuje wyłącznie:

• oryginały dokumentów,
• kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, bądź radcą prawnym.

Przedłożenie niepoświadczonych kopii skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych przez MSWiA. W praktyce oznacza to konieczność ponownego skompletowania dokumentów, następnie ich poświadczenia oraz dosłania do MSWiA, co zawsze wydłuża postępowanie w sprawie.

Dokumenty starsze niż 6 miesięcy – konieczność ponownego skompletowania załączników

Kolejnym często popełnianym błędem jest dołączanie do wniosku o nabycie nieruchomości przez cudzoziemca dokumentów dotyczących nieruchomości, które na dzień jego złożenia utraciły aktualność, a zatem są starsze niż 6 miesięcy. W postępowaniu o wydanie zezwolenia na nabycie nieruchomości kluczowe znaczenie ma aktualny stan prawny i faktyczny nieruchomości, a zatem dokumenty starsze niż 6 miesięcy nie spełniają funkcji dowodowej.

W przypadku nieruchomości gruntowej wymagane są następujące aktualne dokumenty:

• odpis zwykły księgi wieczystej (a jeżeli dla nieruchomości nie jest prowadzona księga wieczysta – zaświadczenie ze zbioru dokumentów),
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej,
• wypis z obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo – w razie braku planu – zaświadczenie właściwego organu potwierdzające jego brak.

W praktyce istotne jest także to, że aktualności dokumentów nie można „zastąpić” oświadczeniem dewelopera czy sprzedającego o braku zmian stanu prawnego lub faktycznego nieruchomości. Tego rodzaju potwierdzenia (nawet jeżeli są prawdziwe) nie mają waloru dowodowego w postępowaniu prowadzonym przez MSWiA.

Nieudokumentowane źródła finansowania – dodatkowe wezwania i wydłużenie postępowania przed MSWiA

Jednym z najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o nabycie nieruchomości przez cudzoziemca jest niewystarczające udokumentowanie źródeł finansowania zakupu nieruchomości. MSWiA wymaga wykazania zarówno legalności pochodzenia środków, jak i ich faktycznej dostępności, niezależnie od tego, czy zostały one uzyskane w wyniku, przykładowo:

• umowy o pracę lub innej formy zatrudnienia,
• prowadzenia działalności gospodarczej,
• sprzedaży nieruchomości za granicą,
• darowizn lub spadków,
• bądź ich dowolnej kombinacji.

To kluczowy element wniosku, a z naszego doświadczenia wynika, że z każdym rokiem MSWiA bada te kwestie coraz dokładniej. Źródła finansowania muszą zatem być dokładnie opisane, uzasadnione i poparte stosownymi dokumentami. Samo ogólne stwierdzenie typu „nabycie nastąpi ze środków własnych” jest niewystarczające i prowadzi do wezwań do uzupełnienia braków, co wydłuża czas postępowania.

W przypadku nabycia nieruchomości finansowanego kredytem bankowym wymogi formalne stają się jeszcze bardziej restrykcyjne. MSWiA wymaga m.in. przedstawienia aktualnej decyzji kredytowej lub promesy udzielenia kredytu, poświadczonej podpisem osoby upoważnionej do reprezentacji banku.

Z naszego doświadczenia wynika, że dokumenty tego rodzaju przesłane zbyt wcześnie mogą być niewystarczające do zakończenia postępowania. Wynika to z faktu, że organ w toku postępowania zwraca się o uzyskanie opinii innych organów, a wcześniejsza decyzja kredytowa może nie odzwierciedlać aktualnego stanu prawnego ani faktycznej dostępności środków. W praktyce kluczowe zatem jest zsynchronizowanie terminu złożenia wniosku z aktualnością decyzji kredytowej, tak aby dokumenty finansowe były w pełni aktualne i kompletne

Niewykazanie więzi z Polską – ryzyko odmowy wydania zezwolenia przez MSWiA

Cudzoziemcy często zakładają, że samo zamieszkiwanie w Polsce automatycznie wykazuje związek z krajem i pomijają tę kwestię we wniosku lub traktują ją jako mniej istotną. Tego typu podejście jest jednak niewłaściwe, a sam fakt zamieszkiwania w Polsce czy posiadania polskiego małżonka może nie stanowić wystarczających dowodów na wykazanie więzi z Polską. W praktyce bowiem MSWiA wymaga szczegółowego wykazania i udokumentowania trwałych więzi cudzoziemca z Polską, a zatem cudzoziemcy nie powinni bagatelizować tej części wniosku.

Przesłanki bezpieczeństwa i interesu publicznego – kiedy MSWiA może odmówić zezwolenia mimo kompletnego wniosku

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że nie każda odmowna decyzja od MSWiA wynika z braków formalnych wniosku, czy niedostatecznego udokumentowania spełnienia przesłanek ustawowych. Nawet bowiem w przypadku kompletnej i poprawnie sporządzonej dokumentacji istnieją sytuacje, w których decyzja może być negatywna.

Nieostre pojęcia prawne i szeroki zakres uznania administracyjnego przy odmowie

Zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 1 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców zezwolenia nie wydaje się, jeżeli nabycie nieruchomości przez cudzoziemca może spowodować zagrożenie obronności, bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego, a także gdy sprzeciwiają się temu względy polityki społecznej lub ochrony zdrowia społeczeństwa. Co oznacza to w praktyce? W orzecznictwie wskazuje się, że pojęcia uzasadniające odmowę udzielenia zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemców są w znacznej mierze pojęciami niedookreślonymi i pozostawiają stosunkowo duży luz decyzyjny, zwłaszcza w zakresie oceny zagrożeń dla obronności, bezpieczeństwa państwa czy porządku publicznego, a najbardziej zaś odesłanie do „względów polityki społecznej” (wyrok WSA w Warszawie z dnia 16 października 2023 r., sygn. akt IV SA/Wa 1208/23).

Konsultacje z organami państwowymi w procedurze uzyskania zezwolenia (ABW, Ministerstwo Obrony, Straż Graniczna, Policja)

Zgodnie z ustawą o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, MSWiA może w tym celu weryfikować przesłanki przy pomocy właściwych organów administracji rządowej. Jeżeli MSWiA nie dysponuje niezbędnymi informacjami, może żądać ich przekazania lub podjęcia dodatkowych czynności przez dany organ, aby ocenić zgodność planowanego nabycia z przesłankami bezpieczeństwa i interesu publicznego (Nabywanie nieruchomości przez cudzoziemców. Komentarz, Wereśniak-Masri 2024, wyd. 5). W praktyce MSWIA realizuje przepis w ten sposób, że organ zwraca się o opinię do właściwych instytucji, tj.

• Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Ministra Obrony Narodowej, Komendanta Głównego Straży Granicznej oraz
• Komendanta Głównego Policji.

Wpływ oceny bezpieczeństwa i interesu publicznego na decyzję końcową

W praktyce oznacza to, że jeśli w toku postępowania stwierdzone zostaną przesłanki wskazane w ustawie, MSWiA jest zobowiązane do wydania decyzji odmownej, niezależnie od kompletności i poprawności dokumentów przedstawionych przez wnioskodawcę (tak Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z dnia 13 lipca 2020 r., sygn. akt II OSK 933/20 oraz z dnia 4 stycznia 2024 r., sygn. akt II OSK 843/23). W praktyce oznacza to, że nawet przy kompletnym i poprawnym wniosku MSWiA może prowadzić postępowanie, wystąpić o opinie do organów wymienionych powyżej a następnie wydać decyzję odmowną.

Co istotne, w praktyce MSWiA zwraca się do właściwych organów dopiero po przeprocesowaniu całego wniosku, czyli po weryfikacji kompletności dokumentów, tłumaczeń i źródeł finansowania. Oznacza to, że cudzoziemiec może zostać zaskoczony decyzją odmowną na samym końcu postępowania, a wcześniejsze przygotowanie wniosku nie eliminuje ryzyka odmowy.

Jeżeli zatem istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące wskazywać na spełnienie przesłanek negatywnych, przed złożeniem wniosku należy je dokładnie przeanalizować.

Co zrobić po otrzymaniu wezwania z MSWiA do uzupełnienia wniosku?

W pierwszej kolejności należy dokładnie odnotować datę doręczenia wezwania ze strony MSWiA. To od niej rozpoczyna się bowiem bieg terminu wyznaczonego na udzielenie odpowiedzi. Co do zasady będzie to 14 albo 21 dni.

Następnie należy szczegółowo zweryfikować i ustalić, jakich informacji lub dokumentów oczekuje MSWiA ze strony wnioskodawcy. Z naszego doświadczenia wynika, że niektóre wezwania precyzyjnie wskazują i określają wymagany dokument, na przykład zeznanie podatkowe, zaświadczenie bankowe albo dokument administracyjny dotyczący nieruchomości. Wezwania mogą być natomiast również sformułowane bardziej ogólnie i wskazywać na przykład konieczność wykazania źródła finansowania zakupu lub szczegółowego opisania więzi cudzoziemca z Polską. W takim przypadku odpowiedź nie powinna ograniczać się do krótkiego oświadczenia. Należy wyjaśnić daną okoliczność i przedstawić potwierdzające ją dowody, a w przypadku wątpliwości skonsultować się z prawnikiem.

Brakujące informacje i dokumenty należy zgromadzić a następnie przekazać MSWiA w wyznaczonym terminie. Nowe wyjaśnienia powinny być spójne z pierwotnym wnioskiem oraz z pozostałą dokumentacją. Jeżeli we wniosku wskazano przykładowo, że zakup zostanie sfinansowany kredytem bankowym, a następnie wnioskodawca zamierza pokryć cenę ze środków własnych, zmianę tę należy dokładnie wyjaśnić oraz udokumentować pochodzenie i dostępność środków własnych. Niewyjaśnione rozbieżności mogą prowadzić do kolejnych wezwań i dalszego wydłużenia postępowania.

Jeżeli wnioskodawca przewiduje natomiast, że nie zdoła zgromadzić dokumentów w wyznaczonym czasie, powinien jeszcze przed upływem terminu wystąpić o jego przedłużenie, wskazując konkretne przyczyny opóźnienia oraz termin, w którym będzie w stanie udzielić pełnej odpowiedzi. Samo złożenie takiego wniosku nie oznacza jednak automatycznego przedłużenia terminu, dlatego nie należy pozostawiać wezwania bez odpowiedzi, nawet w sytuacji niedysponowania wszystkimi dokumentami, których żąda MSWiA.

W uzasadnionych przypadkach można również rozważyć złożenie wniosku o zawieszenie postępowania, na przykład gdy uzyskanie dokumentu niezbędnego do rozpoznania sprawy wymaga dłuższego czasu. Zawieszenie nie następuje jednak automatycznie i powinno być traktowane jako rozwiązanie wyjątkowe. Przed wyborem tej drogi należy ponadto ocenić jej wpływ na termin zawarcia umowy przyrzeczonej oraz pozostałe zobowiązania wynikające z umowy przedwstępnej.

W przypadku braków formalnych wniosek może zostać pozostawiony bez rozpoznania, natomiast nieprzedstawienie dodatkowych dowodów może skutkować rozstrzygnięciem sprawy na podstawie niepełnego materiału dowodowego.

Podsumowanie

Przygotowanie wniosku o wydanie zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemca jest procesem złożonym i obciążonym licznymi wymaganiami formalnymi. Staranność, aktualność i kompletność dokumentacji, synchronizacja terminu wniosku z decyzją kredytową oraz świadome podejście do przesłanek ustawowych są kluczowe, aby zminimalizować ryzyko opóźnień i odmowy.