Umowa najmu okazjonalnego – co to jest, jak działa i jakie daje prawa wynajmującemu

Co to jest umowa najmu okazjonalnego?

Zgodnie z art. 19a ust. 1 Ustawy, umowa najmu okazjonalnego jest umową najmu lokalu mieszkalnego zawieraną przez właściciela będącego osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat.

Ustawowa definicja jednoznacznie wskazuje więc, że przedmiotem najmu okazjonalnego może być wyłącznie lokal służący zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych najemcy. Oznacza to, że konstrukcja ta nie znajduje zastosowania do lokali użytkowych, lokali przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej ani lokali wynajmowanych w celach krótkotrwałego pobytu, w szczególności turystycznego, czy wypoczynkowego.

Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Przepisy ustawy ograniczają również krąg podmiotów uprawnionych do zawarcia umowy najmu okazjonalnego. Wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. Jednocześnie najemcą może być oczywiście zarówno obywatel polski, jak i cudzoziemiec, pod warunkiem że występuje jako osoba fizyczna. Umowa najmu okazjonalnego nie może być natomiast zawarta przez spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia czy inne jednostki nie będące osobami fizycznymi.

Jak trafnie wskazuje się w doktrynie: „De lege lata najem okazjonalny jest konstrukcją prawną, której wykorzystanie jest możliwe wyłącznie w jednej konfiguracji podmiotowej. Stronami tego rodzaju najmu mogą być wyłącznie osoby fizyczne.” (P. Machnikowski (red.), Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Komentarz [w:] Zobowiązania. Tom V. Przepisy pozakodeksowe. Komentarz, wyd. 1, 2025.)

Natomiast ocena, czy wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą w zakresie najmu lokali, powinna być dokonywana z uwzględnieniem całokształtu okoliczności faktycznych. Działalność taka cechuje się co do zasady powtarzalnością, zarobkowym charakterem oraz odpowiednim stopniem zorganizowania.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Wynajmowanie przez właściciela trzech lokali mieszkalnych i zapowiedziany zamiar wydzierżawienia innych lokali w celu ich wynajęcia, stanowi przedsięwzięcie o skali wystarczającej do uznania najmu lokali za działalność gospodarczą, ponieważ taki rozmiar działalności będzie się wiązał z koniecznością zorganizowania aktywności wynajmującego” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14.2.2013 r., sygn. akt II CSK 351/12).

Na jaki okres zawiera się umowę najmu okazjonalnego?

Ustawa ogranicza czas na jaki może zostać zawarta umowa najmu okazjonalnego do 10 lat. Co więcej, umowa najmu okazjonalnego może zostać zawarta jedynie na czas oznaczony, podczas gdy w przypadku „tradycyjnych” umów najmu, może ona zostać zawarta zarówno na czas oznaczony, jak i nieoznaczony.

Oczywiście po 10 latach umowa najmu okazjonalnego nie przekształci się w „umowę najmu okazjonalnego zawartą na czas nieoznaczony”, jak ma to miejsce przy „tradycyjnych” umowach najmu (zgodnie z art. 661 Kodeksu Cywilnego), bowiem taka umowa nie istnieje w porządku prawnym.

W przypadku zatem, gdy intencją wynajmującego jest zawarcie umowy najmu na czas nieoznaczony, powinien zawrzeć on „tradycyjną” umowę najmu, a nie umowę najmu okazjonalnego.

Forma umowy najmu okazjonalnego – wymagania formalne

Ustawa precyzuje, że umowa najmu okazjonalnego musi  zostać zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności, co oznacza, że niezachowanie tej formy skutkuje bezwzględną nieważnością umowy i uniemożliwia uznanie jej za skutecznie zawartą umowę najmu okazjonalnego. Istotne także, że załączniki do umowy stanowiące jej integralną część, o których mowa poniżej, muszą również przyjąć formę pisemną. Nie istnieje zatem możliwość zawarcia umowy najmu okazjonalnego w formie ustnej.

Wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego przez wynajmującego

Umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego wygasa po upływie czasu, na jaki została zawarta lub ulega rozwiązaniu po upływie okresu jej wypowiedzenia.

Co do zasady wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu w wypadkach określonych w umowie. Co więcej, wynajmujący może także wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego zgodnie z Ustawą, nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, gdy najemca:

• pomimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem lub zaniedbuje obowiązki, dopuszczając do powstania szkód, lub niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania przez mieszkańców albo wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc uciążliwym korzystanie z innych lokali, lub

• jest w zwłoce z zapłatą czynszu, innych opłat za używanie lokalu lub opłat niezależnych od właściciela pobieranych przez właściciela tylko w przypadkach, gdy lokator nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub dostawcą usług, co najmniej za 3 pełne okresy płatności pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia stosunku najmu i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności, lub

• wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody wynajmującego.

Warto także zwrócić uwagę na uregulowanie zawarte w art. 19d ust. 5 Ustawy. Przewiduje ono, że jeśli najemca utraci możliwość zamieszkiwania w lokalu zastępczym (o czym szerzej niżej), ale w terminie 21 dni od zajścia tej okoliczności nie poinformuje o tym wynajmującego i nie wskaże innego lokalu zastępczego z jednoczesnym przedłożeniem zgody właściciela, wynajmujący może wypowiedzieć na piśmie umowę najmu okazjonalnego lokalu – okres wypowiedzenia umowy najmu okazjonalnego wynosi jednak w tej sytuacji 7 dni.

Wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego przez najemcę

W większości przypadków umowa najmu okazjonalnego zostaje wypowiedziana przez wynajmującego z winy najemcy. Nie jest tak jednak zawsze, a w pewnych okolicznościach najemcom również przysługuje prawo do wypowiedzenia umowy.

Przede wszystkim, uprawnienie to przysługuje najemcy w sytuacji, gdy:

• w chwili wydania najemcy rzecz (czyli lokal) miała wady, które uniemożliwiają przewidziane w umowie używanie rzeczy, albo jeżeli wady takie powstały później, a wynajmujący mimo otrzymanego zawiadomienia nie usunął ich w czasie odpowiednim, albo jeżeli wady usunąć się nie dadzą. Uprawnienie do niezwłocznego wypowiedzenia najmu nie przysługuje jednak najemcy, jeżeli w chwili zawarcia umowy wiedział o wadach;
  
  
• jeżeli wady najętego lokalu są tego rodzaju, że zagrażają zdrowiu najemcy lub jego domowników, chociażby najemca w chwili zawarcia umowy wiedział o wadach.

Strony mogą także przewidzieć podstawy do wypowiedzenia umowy w treści umowy najmu okazjonalnego, istotne jednak, aby przyczyny te zostały precyzyjnie określone.

Najem okazjonalny – zabezpieczenie interesu wynajmującego

Wydaje się, że dla wynajmującego podstawową przyczyną zawarcia umowy najmu okazjonalnego (a nie „zwykłej” umowy najmu) będzie zabezpieczenie swojego interesu prawnego. „Tradycyjna” umowa najmu zakłada bowiem znaczną ochronę interesu prawnego najemcy (a nie wynajmującego) poprzez ograniczenie możliwości dochodzenia praw przez wynajmującego. Tytułem przykładu, w sytuacji, gdy najemca nie uiszcza czynszu najmu za lokal, wynajmujący uprawniony jest do podjęcia kroków prawnych przeciwko najemcy dopiero w sytuacji zadłużenia obejmującego trzy okresy rozliczeniowe (trzy miesiące) oraz miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Co więcej, wynajmujący nie jest uprawniony do legalnego „usunięcia” najemcy nawet w sytuacji wypowiedzenia umowy najmu. W praktyce następuje to dopiero po wszczęciu i prawomocnym zakończeniu postępowania sądowego, co w polskich realiach może zając nawet wiele lat, w trakcie których wynajmujący jest pozbawiony dochodu w postaci czynszu najmu, a jego lokal jest nadal zajmowany przez najemcę. Oczywiście wynajmującemu przysługuje wówczas prawo do późniejszej sądowej egzekucji należności z tytułu odszkodowania za bezumowne zajmowanie lokalu jednak w wielu przypadkach stanowi to iluzoryczne uprawnienie.

Umowa najmu okazjonalnego zakłada uproszczoną procedurę egzekucji. Wynajmujący nie jest bowiem zobowiązany do tego, aby wnieść do sądu pozew o eksmisję i co do zasady przez wiele lat oczekiwać na werdykt sądu. Procedura uproszczonej egzekucji opiera się na złożeniu przez najemcę oświadczenia o poddaniu się egzekucji, które stanowi załącznik do umowy najmu okazjonalnego.

W sytuacji, gdy umowa najmu okazjonalnego zostanie wypowiedziana na przykład z uwagi na nieopłacanie czynszu przez najemcę, wynajmujący musi jedynie wezwać najemcę do opuszczenia lokalu. Jeśli najemca nadal uporczywie zajmuje lokal, właściciel występuje do sądu o nadanie klauzuli wykonalności na oświadczenie złożone przez najemcę. Cały proces trwa około 1 – 4 tygodnie. Następnie wynajmujący może skierować  się do komornika o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przeciwko najemcy mającego na celu wyeksmitowanie go z lokalu.

Jakie oświadczenia najemcy są wymagane przy najmie okazjonalnym?

Jak zostało wskazane w poprzednim paragrafie, aby wynajmujący mógł posłużyć się procedurą uproszczonej eksmisji, konieczne jest złożenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji przez najemcę. Oświadczenie to jest jednym z trzech oświadczeń, które stanowią załączniki do umowy najmu okazjonalnego. Zgodnie bowiem z art. 19a ust. 2 ustawy do umowy najmu okazjonalnego lokalu, załącza się w szczególności następujące oświadczenia najemcy:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu, o którym mowa w art. 19d ust. 2,
  
  
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
  
  
• oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o którym mowa w pkt 2 lub ust. 3, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego załącza się oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym.

Co grozi za brak wymaganych oświadczeń przy najmie okazjonalnym?

Warto zwrócić uwagę, że aby umowa najmu okazjonalnego została skutecznie zawarta, niezbędne jest dołączenie wszystkich trzech oświadczeń. W przeciwnym razie, nawet w przypadku gdy umowa  spełnia wszystkie inne warunki wymienione w przepisach ustawy o ochronie praw lokatorów dotyczące takiej umowy, lecz nie zawiera oświadczeń, nie będzie stanowiła ona umowy najmu okazjonalnego, lecz „tradycyjną” umowę najmu.

Jak wskazuje się w doktrynie: „Brak wskazania przez najemcę lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku eksmitowania go z lokalu będącego przedmiotem umowy najmu okazjonalnego (brak załącznika, o którym mowa w art. 19a ust. 2 pkt 2 OchrLokU), lub brak oświadczenia właściciela (osoby posiadającej do tego lokalu tytuł prawny) o zgodzie na zamieszkanie w tym lokalu rodzi ten skutek, że umowa najmu, choć ważna, nie podlega reżimowi najmu okazjonalnego.” (P. Machnikowski (red.), Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Komentarz [w:] Zobowiązania. Tom V. Przepisy pozakodeksowe. Komentarz, wyd. 1, 2025)

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Niezrealizowanie przez strony umowy najmu okazjonalnego szczególnych obowiązków przewidzianych w ustawie i charakterystycznych dla tego rodzaju najmu ( jak złożenie przez najemcę oświadczenia o poddaniu się egzekucji czy zgłoszenie zawarcia umowy przez wynajmującego w urzędzie skarbowym ) spowoduje, że najem ten będzie miał ograniczona skuteczność, natomiast nie zmieni się jego charakter w tym sensie, że w dalszym ciągu będzie to umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta na czas oznaczony” (wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu, XV Wydział Cywilny Odwoławczy, z dnia 30 czerwca 2014 r., sygn. akt XV Ca 217/14).

Czynsz i jego podwyższenie w najmie okazjonalnym

Artykuł 19c ust. 1 Ustawy stanowi, że z tytułu najmu okazjonalnego lokalu, oprócz czynszu, właściciel pobiera jedynie opłaty niezależne od właściciela, chyba że umowa stanowi inaczej. Wydaje się zatem, że strony mogą w sposób odmienny uregulować kwestię opłat, które pobiera wynajmujący, a także uzgodnić, że wynajmującemu należne będą także inne opłaty niż czynsz, na przykład opłaty za media, odbiór odpadów, ścieków, itd.

W przeciwieństwie do „tradycyjnej” umowy najmu, strony mogą także uzgodnić dowolny sposób dokonywania zmian (podwyżek) czynszu najmu, na przykład poprzez wprowadzenie klauzuli waloryzacyjnej. Zgodnie bowiem z art. 19c ust. 2 Ustawy, właściciel może podwyższyć czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Podwyższenie czynszu najmu okazjonalnego jest zatem możliwe, a cytowanego powyżej uregulowanie to stanowi kolejny argument, dla którego umowa najmu okazjonalnego jest częstym mechanizmem prawnym wybieranym przez właścicieli nieruchomości.

Kaucja w najmie okazjonalnym – zasady i limit wysokości

Kaucja stanowi powszechne zabezpieczenie należytego wykonania umowy najmu przez najemcę. W porównaniu do „klasycznej” umowy najmu, ustawa wprowadza także korzystne rozwiązania dla wynajmującego. Zgodnie z art. 19a ust. 4 Ustawy zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu okazjonalnego lokalu przysługujących właścicielowi w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualnych kosztów egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

Wynajmujący powinien jednak mieć na uwadze, że wysokość kaucji nie może zostać przyjęta w sposób dowolny, z uwagi na to, że nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu.

Na podstawie art. 19a ust. 5 Ustawy, kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela z tytułu najmu okazjonalnego. Należy przez nie rozumieć przede wszystkim: czynsz najmu, a w przypadku posłużenia się przez wynajmującego oświadczeniem o poddaniu się egzekucji – koszty postępowania sądowego o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, koszty przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego przez komornika oraz wydatki poniesione podczas wykonywania eksmisji.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Wynajmujący powinien także pamiętać, że zgodnie z art. 19b ust. 1 Umowy zobowiązany jest do zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Warto zwrócić uwagę na dominujące stanowisko piśmiennictwa, że w sytuacji niezgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do Naczelnika Urzędu Skarbowego, umowa nie będzie kwalifikowana jako umowa najmu okazjonalnego, lecz „tradycyjna” umowa najmu. Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu stanowi zatem nie tylko obowiązek wobec Naczelnika Urzędu Skarbowego, lecz niejako przesądza o charakterze umowy najmu okazjonalnego.

Jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego? Obecnie nie istnieje żaden „urzędowy” druk czy formularz na zgłoszenie najmu, zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego nie jest jednak skomplikowane. Rekomendujemy złożenie wniosku uwzględniającego następujące informacje:

• dane najemcy,
• dane wynajmującego,
• data zawarcia umowy najmu okazjonalnego,
• data wydania lokalu najemcy,
• dokładny adres lokalu.

Wniosek powinien zostać także własnoręcznie podpisany przez składającego wniosek (wynajmującego).

Koszty najmu okazjonalnego – ile kosztuje umowa u notariusza?

Złożenie oświadczeń, o których powyżej wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów notarialnych, około 400 zł. Ustawa nie reguluje tego, kto zobowiązany jest do poniesienia kosztów, dlatego też strony umowy mogą ustalić to w dowolny sposób. Wydaje się zatem, że koszt umowy najmu okazjonalnego jest stosunkowo niewielki w porównania do bezpieczeństwa prawnego wobec wynajmującego.

Podsumowanie

Najem okazjonalny to szczególna forma najmu lokalu mieszkalnego, dostępna wyłącznie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności w zakresie wynajmu. Jego zasadniczą zaletą jest zwiększenie ochrony interesów wynajmującego, przy jednoczesnym zachowaniu ustawowych gwarancji dla najemcy.

W odróżnieniu od klasycznej umowy najmu, najem okazjonalny wymaga spełnienia dodatkowych wymogów formalnych, a w szczególności złożenia przez najemcę oświadczeń w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji. Niezachowanie tych warunków powoduje, że umowa nie uzyskuje statusu najmu okazjonalnego.