Umowa o pracę tymczasową cudzoziemca w Polsce – zasady, limity i obowiązki

Zatrudnianie cudzoziemców – czym jest praca tymczasowa?

Praca tymczasowa ze względu na swoją odmienność od umów o pracę podlega odrębnym regulacjom prawnym niż pozostałe formy zatrudnienia określone w Kodeksie Pracy, tj.:

• umowa o pracę na okres próbny, 
• umowa o pracę na czas określony (w tym umowa na zastępstwo), która może zostać zawarta maksymalnie na okres do 33 miesięcy i wreszcie
• umowa o pracę na czas nieokreślony.

Dlatego też praca tymczasowa bywa nazywana zatrudnieniem o charakterze nietypowym, atypowym (por. A. Patulski, Doktrynalne aspekty zatrudnienia tymczasowego (wybrane aspekty), [w:] Z problematyki…, s. 84; D. Dörre-Kolasa, [w:] Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, red. K.W. Baran, Warszawa 2015, s. 317).

Uregulowanie zasad związanych ze świadczeniem pracy tymczasowej odmiennie niż w Kodeksie Pracy oznacza, że przy zatrudnieniu w oparciu o tę formę umowy, zostają zmodyfikowane przepisy Kodeksu Pracy. Dotyczy to między innymi okresu trwania pracy tymczasowej, obowiązków obciążających zatrudnionego oraz agencję pracy tymczasowej, terminów wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową oraz obowiązków nakładanych na zatrudnionego.

Regulacje związane z zatrudnianiem w oparciu o umowę o pracę tymczasową zostały szczegółowo opisane w ustawie z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Ustawa ta reguluje:

• zasady zatrudniania pracowników tymczasowych przez pracodawcę będącego agencją pracy tymczasowej oraz
• zasady kierowania tych pracowników i osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika.

Przepisy ustawy definiują, że pracą tymczasową jest wykonywanie na rzecz danego pracodawcy użytkownika, zadań:

• o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub
• których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe, lub
• których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika.

Podmioty w pracy tymczasowej

Odmiennie niż w przypadku zatrudniania w oparciu o Kodeks pracy, w realizacji umowy o pracę tymczasową biorą udział trzy podmioty:

• agencja pracy tymczasowej, będąca pracodawcą właściwym, która zatrudnia (powszechnie ujmując „wypożycza”) pracownika i kieruje go do pracy u pracodawcy-użytkownika,
• pracodawca-użytkownik, na rzecz którego pracownik świadczy pracę, tj. podmiot który zgłasza zapotrzebowanie na pracownika tymczasowego, a następnie korzysta z jego pracy,
• pracownik tymczasowy, czyli osoba zatrudniana przez agencję pracy tymczasowej do świadczenia pracy, a w wielu przypadkach cudzoziemiec.

Pracodawcą pracownika tymczasowego jest zatem agencja pracy tymczasowej. To właśnie z agencją pracownik zawiera umowę o pracę i to ona pozostaje jego pracodawcą w rozumieniu prawa pracy. Jednocześnie pracodawca-użytkownik nie jest pracodawcą pracownika tymczasowego w sensie formalnym, mimo że w praktyce organizuje jego bieżącą pracę. Wyznacza zadania, nadzoruje ich wykonywanie, ustala organizację pracy w swoim zakładzie i wykonuje część obowiązków związanych m.in. z BHP. Wynika to ze szczególnej, trójstronnej konstrukcji zatrudnienia tymczasowego. Ewentualne roszczenia pracownika tymczasowego względem pracodawcy powinny zatem być kierowane co do zasady kierowane przeciwko agencji pracy tymczasowej, jako jego formalnemu pracodawcy, a nie przeciwko pracodawcy użytkownikowi.

Jakie obowiązki spoczywają na agencji pracy tymczasowej a jakie na pracodawcy-użytkowniku?

Zatrudnianie pracowników w oparciu o umowę o pracę tymczasową wiąże się bezpośrednio z działalnością agencji pracy tymczasowej, jako podmiotem który „organizuje” pracownikom tymczasowym pracę. Bezpośrednim pracodawcą pracownika tymczasowego będzie zatem agencja pracy tymczasowej, która zatrudnia pracownika, aby wykonywał on pracę na rzecz klienta agencji, tj. przedsiębiorstwa, które zgłosiło zapotrzebowanie na danego pracownika.

Co do zasady, agencja pracy podejmuje następujące działania:

• weryfikacja i selekcja potencjalnych kandydatów,
• proces rekrutacji na stanowiska wyznaczone przez pracodawcę, którego wiąże umowa z agencją pracy i zlecającego działania,
• w przypadku, gdy pracownikiem tymczasowym ma być obcokrajowiec – legalizacja jego zatrudnienia,
• zawarcie umowy o pracę tymczasową,
• wypłacanie wynagrodzenia,
• przestrzeganie limitu zatrudnienia 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy,
• prowadzenie akt osobowych pracownika,
• rozliczanie kwestii kadrowych i płacowych, takich jak naliczanie urlopów, odprowadzanie podatków, a także składek należnych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
• przedłożenie pracownikowi dokumentów związanych z zakończeniem współpracy.

Należy jednak pamiętać, że ustawa określa także obowiązki po stronie pracodawcy-użytkownika, który zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, zobowiązany jest do:

• dostarczenia pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
• zapewnienia napojów i posiłków profilaktycznych,
• przeprowadzenia szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (w zakresie BHP obowiązują te same zasady dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub umowy o pracę tymczasową),
• ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, jeśli taki ma miejsce,
• przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego oraz poinformowania pracownika o tym ryzyku.

Jaki jest limit czasowy świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę tymczasową?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy przede wszystkim zwrócić uwagę, że ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie określa maksymalnego łącznego okresu, przez jaki pracownik tymczasowy może pozostawać zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej.

Regulacje określają jednak maksymalny dozwolony okres pracy u tego samego pracodawcy (w ustawie zwanego pracodawcą – użytkownikiem). Zgodnie z art. 20 ustawy, limit pracy wynosi maksymalnie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 miesięcy. Powyższe ograniczenie obowiązuje także w przypadku, gdy:

• ten sam pracownik kierowany jest do tego samego pracodawcy-użytkownika, lecz przez inną agencję pracy tymczasowej,
• ten sam pracownik kierowany jest do tego samego pracodawcy– użytkownika przez tę samą agencję pracy tymczasowej, lecz w oparciu o inne formy zatrudnienia (na przykład umowę o pracę na czas określony zgodnie z Kodeksem Pracy lub umowę zlecenie),
• ten sam pracownik kierowany jest do tego samego pracodawcy-użytkownika, przez tę samą agencję pracy tymczasowej, ale do wykonywania innych obowiązków.

Wydaje się zatem, że zarówno agencje pracy tymczasowej, jak i pracodawcy powinni szczegółowo weryfikować powyższe limity, tak aby nie narazić się na odpowiedzialność z tytułu obejścia przepisów dotyczących limitu zatrudnienia u danego pracodawcy-użytkownika. Ustawa przewiduje bowiem sankcje karne z tytułu naruszenia powyższych przepisów, ciążące na obu podmiotach. Wynika to z faktu, że intencją ustawodawcy jest limitowanie zatrudnienia tymczasowego i promowanie zatrudnienia stałego, czemu mają właśnie służyć maksymalne okresy zatrudniania jednego pracownika tymczasowego przez jednego pracodawcę użytkownika oraz sankcje karne.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową?

Jak zostało wyżej wskazane umowa o pracę tymczasową charakteryzuje się większą elastycznością niż standardowe formy zatrudnienia pracowników w oparciu o przepisy Kodeksu pracy. Z całą pewnością stanowi to zaletę dla wielu pracodawców. Wypowiedzenie umowy o pracę tymczasową to również zagadnienie, które zostało odrębnie uregulowane w ustawie.

Jak zostało wskazane powyżej, podstawą nawiązania stosunku pracy pomiędzy agencją pracy tymczasowej, a pracownikiem tymczasowym jest umowa o pracę na czas określony – maksymalnie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 miesięcy. Umowa o pracę tymczasową wiązać będzie strony przez określony czas, a zatem umowa rozwiąże się z upływem okresu, na jaki została zawarta. Koniec okresu trwania umowy należy określić poprzez wskazanie konkretnej daty (na przykład 10 marca 2023 r.) lub po prostu określając długość trwania umowy (na przykład umowa zostaje zawarta na okres sześciu miesięcy, począwszy od dnia 1 grudnia 2023 r.).

Ustawa przewiduje jednak możliwość, aby w umowie o pracę tymczasową strony przewidziały wcześniejsze rozwiązanie tej umowy przez każdą ze stron:

• za trzydniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni,
• za jednotygodniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie.

Praktycznym zagadnieniem jest kwestia tego, co dzieje się w sytuacji, gdy jedna ze stron umowy lub obie, tj. agencja pracy tymczasowej oraz pracownik, chcą wprowadzić dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową, na przykład 2-tygodniowy. Czy będzie to zgodne z regulacjami ustawy?

Analiza przepisów wskazuje na to, że istnieje możliwość wprowadzenia takiego postanowienia, z zastrzeżeniem, że pracownik tymczasowy musi wyrazić zgodę na wprowadzenie takiego dłuższego okresu wypowiedzenia umowy i takie uregulowanie będzie dla niego korzystne. Ocena czy dane warunki są bardziej korzystne dla pracownika dokonuje się w momencie wprowadzania tych warunków, a nie w chwili, w której dokonuje się rozwiązania stosunku pracy.

Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie w dwóch orzeczeniach Sądu Najwyższego:

• postanowienie, w którym Sąd orzekł, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące okresów wypowiedzenia mają charakter bezwzględnie obowiązujący wyłącznie w tym zakresie, że gwarantują pracodawcy oraz pracownikowi zachowanie – minimum czasu koniecznego do dokonania stosownych zmian w sytuacji zakładu pracy i w sytuacji pracownika. Nie zabraniają jednak ukształtować stronom w drodze stosownych ustaleń korzystniejszego dla pracownika dłuższego okresu wypowiedzenia (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 sierpnia 1977 r., sygn. akt I PZ 30/77),

• wyrok, w którym Sąd orzekł, że ustawowe okresy wypowiedzenia mają charakter minimalny, z tym, że w granicach wyznaczonych w art. 18 Kodeksu pracy dopuszczalne jest ich wydłużenie (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 302/10).

Kto decyduje o wysokości wynagrodzenia pracownika tymczasowego?

Wysokość wynagrodzenia pracownika tymczasowego jest ustalana z uwzględnieniem warunków wynagradzania obowiązujących u pracodawcy użytkownika. Pracodawca użytkownik informuje agencję pracy tymczasowej na piśmie o wynagrodzeniu za pracę, która ma zostać powierzona pracownikowi tymczasowemu, oraz o obowiązujących u niego wewnętrznych regulacjach dotyczących wynagradzania. Na wniosek agencji powinien również przedstawić treść tych regulacji do wglądu.

Jednocześnie pracownik tymczasowy, w tym cudzoziemiec, nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie wynagrodzenia i pozostałych warunków zatrudnienia niż pracownicy pracodawcy użytkownika wykonujący pracę na takim samym lub podobnym stanowisku. Zasada ta ma zapobiegać sytuacji, w której samo zatrudnienie za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej prowadziłoby do zastosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia

Czy pracownikowi tymczasowemu przysługuje urlop?

Wymiar urlopu w przypadku standardowej umowy o pracę wynosi 26 dni (jeśli staż pracy pracownika wynosi więcej niż 10 lat) lub 20 dni (jeśli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat). W sytuacji zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę tymczasową, wymiar urlopu pracownika jest stały i niezależny od jego stażu pracy – wynosi on 2 dni za każdy przepracowany miesiąc, a zatem 24 dni w roku. Urlop nie ma zatem charakteru proporcjonalnego.

Ustawa warunkuje jednak nabycie prawa do urlopu pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy-użytkownika przez minimum miesiąc. W razie niewykorzystania przez pracownika tymczasowego urlopu wypoczynkowego w okresie wykonywania pracy tymczasowej, agencja pracy tymczasowej wypłaca pracownikowi tymczasowemu ekwiwalent pieniężny w zamian za ten urlop lub niewykorzystaną jego część.

W sytuacji, gdy pracownik zostaje zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej na podstawie umowy i skierowany do kilku pracodawców-użytkowników na okresy krótsze niż 1 miesiąc lub takie, które nie obejmują pełnych miesięcy, wówczas wszystkie te okresy należy zsumować, niezależnie od ich długości i nawet jeśli pomiędzy nimi wystąpiła przerwa. Pracownik nabywa wówczas prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 2 dni w dniu, gdy suma dni pracy pracownika tymczasowego na rzecz jednej agencji pracy tymczasowej wynosi 30.

Co cudzoziemiec powinien sprawdzić przed rozpoczęciem pracy tymczasowej w Polsce?

Przed rozpoczęciem pracy tymczasowej cudzoziemiec powinien przede wszystkim upewnić się, że jego pobyt oraz praca na terytorium Polski są legalne. Należy zauważyć, że w przypadku obywateli państw trzecich samo legalne przebywanie w Polsce nie zawsze oznacza bowiem możliwość legalnego wykonywania pracy. W zależności od obywatelstwa i statusu cudzoziemca konieczne może być uzyskanie zezwolenia na pracę, wpisanie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji albo spełnienie warunków innej procedury legalizującej zatrudnienie.

Cudzoziemiec powinien również sprawdzić agencję pracy tymczasowej, z którą zawiera umowę. Agencja powinna posiadać odpowiedni wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Co szczególnie istotne w przypadku cudzoziemców wymagających zezwolenia na pracę albo oświadczenia, od 1 czerwca 2025 r. samo posiadanie zwykłego wpisu do KRAZ nie zawsze jest wystarczające – agencja musi posiadać również uprawnienie do prowadzenia działalności na rzecz tej kategorii cudzoziemców.

Przed podjęciem pracy warto ponadto zweryfikować:

• czy agencja pracy tymczasowej wskazana w zawieranej umowie jest tym samym podmiotem, który legalizuje zatrudnienie cudzoziemca,
• czy stanowisko, rodzaj pracy i pozostałe warunki zatrudnienia odpowiadają warunkom określonym w dokumencie legalizującym pracę – cudzoziemiec powinien wykonywać pracę na warunkach zgodnych z podstawą jej legalizacji,
• kto jest pracodawcą-użytkownikiem, a także inne szczegóły praktyczne takie jak: gdzie faktycznie będzie wykonywana praca oraz jaki będzie jej zakres, wysokość wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, okres zatrudnienia oraz zasady rozwiązania umowy,
• czy zaproponowane wynagrodzenie i pozostałe warunki pracy nie są mniej korzystne niż warunki pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku,
• czy umowa została zawarta w wymaganej formie oraz czy jej treść jest dla cudzoziemca zrozumiała. Jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, przed podpisaniem umowy sporządzonej po polsku powinien otrzymać jej treść w wersji językowej dla niego zrozumiałej.

Szczególną ostrożność powinny wzbudzić sytuacje, w których podmiot przedstawiający się jako agencja nie figuruje w rejestrze KRAZ, żąda od cudzoziemca opłaty za samo znalezienie pracy albo proponuje wykonywanie pracy dla innego podmiotu niż wynika to z przyjętego modelu zatrudnienia. Agencje zatrudnienia co do zasady nie mogą pobierać od pracowników lub osób poszukujących pracy opłat za swoje usługi.