Praca tymczasowa cudzoziemców w Polsce – zasady, limity i obowiązki

Zatrudnianie cudzoziemców – czym jest praca tymczasowa?

Praca tymczasowa ze względu na swoją odmienność od umów o pracę podlega odrębnym regulacjom prawnym niż pozostałe formy zatrudnienia określone w Kodeksie Pracy, tj.:

• umowa o pracę na okres próbny, 
• umowa o pracę na czas określony (w tym umowa na zastępstwo), która może zostać zawarta maksymalnie na okres do 33 miesięcy i wreszcie
• umowa o pracę na czas nieokreślony.

Dlatego też praca tymczasowa bywa nazywana zatrudnieniem o charakterze nietypowym, atypowym (por. A. Patulski, Doktrynalne aspekty zatrudnienia tymczasowego (wybrane aspekty), [w:] Z problematyki…, s. 84; D. Dörre-Kolasa, [w:] Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, red. K.W. Baran, Warszawa 2015, s. 317).

Uregulowanie zasad związanych ze świadczeniem pracy tymczasowej odmiennie niż w Kodeksie Pracy oznacza, że przy zatrudnieniu w oparciu o tę formę umowy, zostają zmodyfikowane przepisy Kodeksu Pracy. Dotyczy to między innymi okresu trwania pracy tymczasowej, obowiązków obciążających zatrudnionego oraz agencję pracy tymczasowej, terminów wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową oraz obowiązków nakładanych na zatrudnionego.

Regulacje związane z zatrudnianiem w oparciu o umowę o pracę tymczasową zostały szczegółowo opisane w ustawie z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Ustawa ta reguluje:

• zasady zatrudniania pracowników tymczasowych przez pracodawcę będącego agencją pracy tymczasowej oraz
• zasady kierowania tych pracowników i osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika.

Przepisy ustawy definiują, że pracą tymczasową jest wykonywanie na rzecz danego pracodawcy użytkownika, zadań:

• o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub
• których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe, lub
• których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika.

Podmioty w pracy tymczasowej

Odmiennie niż w przypadku zatrudniania w oparciu o Kodeks pracy, w realizacji umowy o pracę tymczasową biorą udział trzy podmioty:

• agencja pracy tymczasowej, będąca pracodawcą właściwym, która zatrudnia (powszechnie ujmując „wypożycza”) pracownika i kieruje go do pracy u pracodawcy-użytkownika,
• pracodawca-użytkownik, na rzecz którego pracownik świadczy pracę, tj. podmiot który zgłasza zapotrzebowanie na pracownika tymczasowego, a następnie korzysta z jego pracy,
• pracownik tymczasowy, czyli osoba zatrudniana przez agencję pracy tymczasowej do świadczenia pracy, a w wielu przypadkach cudzoziemiec.

Jakie obowiązki spoczywają na agencji pracy tymczasowej a jakie na pracodawcy-użytkowniku?

Zatrudnianie pracowników w oparciu o umowę o pracę tymczasową wiąże się bezpośrednio z działalnością agencji pracy tymczasowej, jako podmiotem który „organizuje” pracownikom tymczasowym pracę. Bezpośrednim pracodawcą pracownika tymczasowego będzie zatem agencja pracy tymczasowej, która zatrudnia pracownika, aby wykonywał on pracę na rzecz na rzecz klienta agencji, tj. przedsiębiorstwa, które zgłosiło zapotrzebowanie na danego pracownika.

Co do zasady, agencja pracy podejmuje następujące działania:

• weryfikacja i selekcja potencjalnych kandydatów,
• proces rekrutacji na stanowiska wyznaczone przez pracodawcę, którego wiąże umowa z agencją pracy i zlecającego działania,
• w przypadku, gdy pracownikiem tymczasowym ma być obcokrajowiec – legalizacja jego zatrudnienia,
• zawarcie umowy o pracę tymczasową,
• wypłacanie wynagrodzenia,
• przestrzeganie limitu zatrudnienia 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy,
• prowadzenie akt osobowych pracownika,
• rozliczanie kwestii kadrowych i płacowych, takich jak naliczanie urlopów, odprowadzanie podatków, a także składek należnych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
• przedłożenie pracownikowi dokumentów związanych z zakończeniem współpracy.

Należy jednak pamiętać, że ustawa określa także obowiązki po stronie pracodawcy-użytkownika, który zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, zobowiązany jest do:

• dostarczenia pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
• zapewnienia napojów i posiłków profilaktycznych,
• przeprowadzenia szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (w zakresie BHP obowiązują te same zasady dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub umowy o pracę tymczasową),
• ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, jeśli taki ma miejsce,
• przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego oraz poinformowania pracownika o tym ryzyku.

Jaki jest limit czasowy świadczenia pracy na podstawie umowy o pracę tymczasową?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy przede wszystkim zwrócić uwagę, że ustawa nie reguluje okresu kiedy pracownik tymczasowy może być zatrudniony w agencji zatrudnienia tymczasowego.

Regulacje określają jednak maksymalny dozwolony okresy pracy u tego samego pracodawcy (w ustawie zwanego pracodawcą – użytkownikiem). Zgodnie z art. 20 ustawy, limit pracy wynosi maksymalnie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 miesięcy. Powyższe ograniczenie obowiązuje także w przypadku, gdy:

• ten sam pracownik kierowany jest do tego samego pracodawcy-użytkownika, lecz przez inną agencję pracy tymczasowej,
• ten sam pracownik kierowany jest do tego samego pracodawcy– użytkownika przez tę samą agencję pracy tymczasowej, lecz w oparciu o inne formy zatrudnienia (na przykład umowę o pracę na czas określony zgodnie z Kodeksem Pracy lub umowę zlecenie),
• ten sam pracownik kierowany jest do tego samego pracodawcy-użytkownika, przez tę samą agencję pracy tymczasowej, ale do wykonywania innych obowiązków.

Wydaje się zatem, że zarówno agencje pracy tymczasowej, jak i pracodawcy powinni szczegółowo weryfikować powyższe limity, tak aby nie narazić się na odpowiedzialność z tytułu obejścia przepisów dotyczących limitu zatrudnienia u danego pracodawcy-użytkownika. Ustawa przewiduje bowiem sankcje karne z tytułu naruszenia powyższych przepisów, ciążące na obu podmiotach. Wynika to z faktu, że intencją ustawodawcy jest limitowanie zatrudnienia tymczasowego i promowanie zatrudnienia stałego, czemu mają właśnie służyć maksymalne okresy zatrudniania jednego pracownika tymczasowego przez jednego pracodawcę użytkownika oraz sankcje karne.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową?

Jak zostało wyżej wskazane umowa o pracę tymczasową charakteryzuje się większą elastycznością niż standardowe formy zatrudnienia pracowników w oparciu o przepisy Kodeksu pracy. Z całą pewnością stanowi to zaletę dla wielu pracodawców. Wypowiedzenie umowy o pracę tymczasową to również zagadnienie, które zostało odrębnie uregulowane w ustawie.

Jak zostało wskazane powyżej, podstawą nawiązania stosunku pracy pomiędzy agencją pracy tymczasowej, a pracownikiem tymczasowym jest umowa o pracę na czas określony – maksymalnie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 miesięcy. Umowa o pracę tymczasową wiązać będzie strony przez określony czas, a zatem umowa rozwiąże się z upływem okresu, na jaki została zawarta. Koniec okresu trwania umowy należy określić poprzez wskazanie konkretnej daty (na przykład 10 marca 2023 r.) lub po prostu określając długość trwania umowy (na przykład umowa zostaje zawarta na okres sześciu miesięcy, począwszy od dnia 1 grudnia 2023 r.).

Ustawa przewiduje jednak możliwość, aby w umowie o pracę tymczasową strony przewidziały wcześniejsze rozwiązanie tej umowy przez każdą ze stron:

• za trzydniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni,
• za jednotygodniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie.

Praktycznym zagadnieniem jest kwestia tego, co dzieje się w sytuacji, gdy jedna ze stron umowy lub obie, tj. agencja pracy tymczasowej oraz pracownik, chcą wprowadzić dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę tymczasową, na przykład 2-tygodniowy. Czy będzie to zgodne z regulacjami ustawy?

Analiza przepisów wskazuje na to, że istnieje możliwość wprowadzenia takiego postanowienia, z zastrzeżeniem, że pracownik tymczasowy musi wyrazić zgodę na wprowadzenie takiego dłuższego okresu wypowiedzenia umowy i takie uregulowanie będzie dla niego korzystne. Ocena czy dane warunki są bardziej korzystne dla pracownika dokonuje się w momencie wprowadzania tych warunków, a nie w chwili, w której dokonuje się rozwiązania stosunku pracy.

Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie w dwóch orzeczeniach Sądu Najwyższego:

• postanowienie, w którym Sąd orzekł, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące okresów wypowiedzenia mają charakter bezwzględnie obowiązujący wyłącznie w tym zakresie, że gwarantują pracodawcy oraz pracownikowi zachowanie – minimum czasu koniecznego do dokonania stosownych zmian w sytuacji zakładu pracy i w sytuacji pracownika. Nie zabraniają jednak ukształtować stronom w drodze stosownych ustaleń korzystniejszego dla pracownika dłuższego okresów wypowiedzenia (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 sierpnia 1977 r., sygn. akt I PZ 30/77),

• wyrok, w którym Sąd orzekł, że ustawowe okresy wypowiedzenia mają charakter minimalny, z tym, że w granicach wyznaczonych w art. 18 Kodeksu pracy dopuszczalne jest ich wydłużenie (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 302/10).

Kto decyduje o wysokości wynagrodzenia pracownika tymczasowego?

To pracodawca-użytkownik (a nie agencja pracy tymczasowej) decyduje o wysokości wynagrodzenia. Wynagrodzenie pracownika tymczasowego, w tym cudzoziemca, musi być analogiczne do zarobków osób zatrudnionych na tym samym stanowisku bezpośrednio przez pracodawcę-użytkownika. Wysokość wynagrodzenia jest ustalana przez pracodawcę-użytkownika na podstawie jego wewnętrznego regulaminu wynagrodzeń.

Jednocześnie obowiązkiem pracodawcy jest pisemne poinformowanie agencji pracy tymczasowej o obowiązujących w jego zakładzie pracy regulacjach dotyczących wynagradzania pracowników oraz ewentualne przedstawienie do wglądu tychże dokumentów na wniosek zgłoszony przez agencję.

Czy pracownikowi tymczasowemu przysługuje urlop?

Wymiar urlopu w przypadku standardowej umowy o pracę wynosi 26 dni (jeśli staż pracy pracownika wynosi więcej niż 10 lat) lub 20 dni (jeśli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat). W sytuacji zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę tymczasową, wymiar urlopu pracownika jest stały i niezależny od jego stażu pracy – wynosi on 2 dni za każdy przepracowany miesiąc, a zatem 24 dni w roku. Urlop nie ma zatem charakteru proporcjonalnego.

Ustawa warunkuje jednak nabycie prawa do urlopu pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy-użytkownika przez minimum miesiąc. W razie niewykorzystania przez pracownika tymczasowego urlopu wypoczynkowego w okresie wykonywania pracy tymczasowej, agencja pracy tymczasowej wypłaca pracownikowi tymczasowemu ekwiwalent pieniężny w zamian za ten urlop lub niewykorzystaną jego część.

W sytuacji, gdy pracownik zostaje zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej na podstawie umowy i skierowany do kilku pracodawców-użytkowników na okresy krótsze niż 1 miesiąc lub takie, które nie obejmują pełnych miesięcy, wówczas wszystkie te okresy należy zsumować, niezależnie od ich długości i nawet jeśli pomiędzy nimi wystąpiła przerwa. Pracownik nabywa wówczas prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 2 dni w dniu, gdy suma dni pracy pracownika tymczasowego na rzecz jednej agencji pracy tymczasowej wynosi 30.

Umowa pracy tymczasowej – tak możemy Ci pomóc

• Jeżeli prowadzisz lub zamierzasz otworzyć agencję pracy tymczasowej – pamiętaj, że musisz spełnić szereg obowiązków prawnych, aby nie narazić się na odpowiedzialność i ewentualne problemy prawne. Jeżeli chciałbyś, abyśmy sporządzili dokumentację prawną zgodną z wszelkimi przepisami, która pozwoli Ci prowadzić biznes, interesuje Cię stała obsługa prawna Twojej działalności lub masz po prostu bieżące pytania, na które chciałbyś uzyskać odpowiedzi – skontaktuj się z nami. Zapewniamy optymalizację i zgodność z prawem stosowanych rozwiązań.

• Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który chciałby skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej w celu zatrudnienia pracowników tymczasowych – możemy zweryfikować i nanieść zmiany do umowy z agencją pracy tymczasowej, mające na celu zabezpieczenie Twojego interesu prawnego. W przypadku natomiast, gdy zawarłeś już umowę i masz wątpliwości w zakresie jej postanowień, chciałbyś ją wypowiedzieć lub zmodyfikować – również możemy Ci pomóc.

• Świadczymy także usługi prawne związane z szeroko pojętym prawem pracy, między innymi: outsourcingiem pracowników, zatrudnianiem cudzoziemców, przygotowywaniem i opiniowaniem dokumentów pracowniczych, sporządzaniem i opiniowaniem oświadczeń o wypowiedzeniu umowy o pracę i rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, itd.