Założenie spółki z o.o. przez cudzoziemca w Polsce

Czy cudzoziemiec może założyć spółkę z o.o. w Polsce?

Aby założyć spółkę w Polsce, nie trzeba posiadać polskiego obywatelstwa. Dostępne formy prawne mogą jednak zależeć od obywatelstwa i statusu pobytowego założycieli.

Rejestracja spółki z o.o. w Polsce – najważniejsze informacje dla cudzoziemców

• Najpopularniejszą spółką zakładaną przez cudzoziemców w Polsce jest spółka z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością).
  
  
• Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5 000 zł.
  
  
• Jednoosobowa spółka z o.o. jest prawnie dopuszczalna.
  
  
• Umowa spółki musi zawierać elementy wymagane przez Kodeks spółek handlowych. W przypadku spółki z kilkoma wspólnikami warto dodatkowo uregulować zasady reprezentacji, podejmowania uchwał, finansowania spółki, zbywania udziałów oraz wystąpienia wspólnika z inwestycji.
  
  
• Obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy.
  
  
• Takie same uprawnienia przysługują także określonym kategoriom obywateli państw trzecich, między innymi osobom posiadającym wskazane w ustawie tytuły pobytowe lub korzystającym z określonej ochrony. Zakres uprawnień należy oceniać na podstawie aktualnego dokumentu pobytowego i indywidualnej sytuacji cudzoziemca.
  
  
• Cudzoziemiec może nie tylko założyć nową spółkę, lecz także nabyć udziały w polskiej spółce. Jeżeli spółka jest właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości położonej w Polsce, nabycie udziałów może w określonych przypadkach wymagać uzyskania zezwolenia MSWiA.

Jaką spółkę może założyć cudzoziemiec w Polsce?

W pierwszej kolejności cudzoziemiec powinien zdecydować, w jakiej formie prawnej zamierza prowadzić działalność w Polsce. Wybór powinien uwzględniać model biznesowy, zakres odpowiedzialności wspólników, sposób finansowania, zasady reprezentacji, planowany podział zysku oraz skutki podatkowe. Forma prawna nie powinna być wybierana wyłącznie na podstawie kosztu lub szybkości rejestracji.

Polski Kodeks spółek handlowych przewiduje następujące rodzaje spółek:

• spółka jawna,
• spółka partnerska,
• spółka komandytowa,
• spółka komandytowo-akcyjna,
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• prosta spółka akcyjna,
• spółka akcyjna.

W praktyce najczęściej wybierana jest spółka z o.o., ponieważ łączy stosunkowo prostą strukturę z ograniczeniem odpowiedzialności wspólników. Nie oznacza to jednak, że będzie optymalna w każdym przypadku.

Jak założyć spółkę z o.o. w Polsce – krok po kroku

Rejestracja spółki w Polsce wiąże się z podjęciem szeregu sformalizowanych kroków:

1. wybór formy prawnej, wspólników, organów, zasad reprezentacji, sposobu finansowania, kodów PKD 2025 i modelu podatkowego,
2. przygotowanie i zawarcie umowy spółki albo sporządzenie aktu założycielskiego (w zależności od rodzaju spółki i wybranej metody dokument powstaje u notariusza albo przy wykorzystaniu wzorca w systemie S24),
3. wniesienie wkładów oraz, jeżeli jest to wymagane, złożenie oświadczeń o ich pokryciu,
4. powołanie członków organów spółki i ustalenie adresów do doręczeń,
5. złożenie elektronicznego wniosku do rejestru przedsiębiorców KRS przez Portal Rejestrów Sądowych albo system S24,
6. utworzenie albo zgłoszenie adresu do e-Doręczeń w ramach procesu rejestracyjnego,
7. po wpisie do KRS wykonanie obowiązków uzupełniających, w szczególności zgłoszenie NIP-8, zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR oraz, gdy jest to wymagane albo planowane, rejestracja VAT.

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji spółki z o.o.?

Dokładny zestaw dokumentów niezbędnych do rejestracji spółki zależy od treści umowy, sposobu jej zawarcia i składu organów. W typowym przypadku przygotowuje się następujące dokumenty:

• umowę spółki w formie aktu notarialnego albo umowę zawartą przy wykorzystaniu wzorca S24;
• dokumenty dotyczące powołania członków organów, jeżeli powołanie nie wynika bezpośrednio z umowy spółki,
• oświadczenia członków zarządu o wniesieniu wkładów, jeżeli są wymagane dla danego trybu rejestracji,
• listę wspólników ze wskazaniem liczby i wartości nominalnej udziałów,
• adresy do doręczeń członków zarządu oraz innych osób, których dane podlegają zgłoszeniu,
• oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i wyrażenie zgody na powierzenie funkcji,
• zgody na powołanie, jeżeli nie wynikają z podpisanego dokumentu lub nie zachodzi ustawowy wyjątek,
• pełnomocnictwo procesowe i dowód opłaty skarbowej, jeżeli wniosek składa pełnomocnik i opłata jest należna,
• dane potrzebne do utworzenia albo ujawnienia adresu do e-Doręczeń,
• dowód uiszczenia właściwej opłaty sądowej.

Ile kosztuje założenie spółki z o.o. przez cudzoziemca?

Nie sposób wskazać jednego minimalnego kosztu rejestracji spółki z o.o. Ostateczna kwota zależy między innymi od wybranego trybu rejestracji, treści umowy spółki, wysokości kapitału zakładowego, liczby wypisów aktu notarialnego, zakresu dokumentów zagranicznych oraz konieczności skorzystania z tłumacza przysięgłego. Można natomiast wskazać podstawowe kategorie kosztów, które najczęściej wiążą się z założeniem spółki w Polsce:

• Wniosek składany przez PRS po zawarciu umowy u notariusza: opłata sądowa 500 zł, a ponadto koszty notarialne, wypisy aktu, podatek od czynności cywilnoprawnych i ewentualne koszty pełnomocnika.
  
  
• Rejestracja spółki z o.o. w systemie S24: opłata sądowa 250 zł, a ponadto podatek od czynności cywilnoprawnych i ewentualne koszty pełnomocnika.
  
  
• Podatek od czynności cywilnoprawnych od umowy spółki wynosi co do zasady 0,5% podstawy opodatkowania, po uwzględnieniu przewidzianych prawem odliczeń. W trybie notarialnym podatek pobiera notariusz. Przy umowie zawartej w S24 spółka co do zasady samodzielnie składa deklarację PCC-3 i płaci podatek w terminie ustawowym.

Dla cudzoziemca dodatkowymi kosztami mogą być tłumaczenia przysięgłe, apostille albo legalizacja, kwalifikowany podpis elektroniczny, pełnomocnictwa zagraniczne oraz obsługa wymogów bankowych AML/KYC.

Ile trwa rejestracja spółki z o.o. w KRS?

Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje rozpoznanie wniosku co do zasady w terminie 7 dni od wpływu do sądu. Dla prawidłowego wniosku dotyczącego spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca w systemie S24, ustawowy termin wynosi 1 dzień.

Wskazane terminy mają charakter ustawowy, jednak w praktyce nie zawsze są dotrzymywane. Z naszego doświadczenia wynika, że czas niezbędny na zarejestrowanie spółki w Polsce wynosi od 3 tygodni do 2 miesięcy. Czas rejestracji może wydłużyć się z powodu braków formalnych wniosku, konieczności uzupełnienia dokumentacji, wątpliwości dotyczących dokumentów zagranicznych albo znacznego obciążenia wydziału rozpoznającego wniosek.

Rejestracja spółki przez S24 czy umowa u notariusza i wniosek przez PRS?

Spółkę z o.o. można założyć przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24 albo przez zawarcie umowy w formie aktu notarialnego i złożenie wniosku do KRS za pośrednictwem PRS. Każdy ze sposobów charakteryzuje się wadami i zaletami.

Zalety systemu S24

Rejestracja przez S24 może być odpowiednia, gdy wspólnicy akceptują standardową treść umowy, wnoszą wyłącznie wkłady pieniężne, dysponują wymaganymi podpisami elektronicznymi i zależy im na ograniczeniu kosztów początkowych.

Ograniczenia systemu S24

• system obsługuje tylko wybrane rodzaje spółek i wymaga skorzystania z dostępnych wzorców,
• możliwość dostosowania umowy do relacji wspólników jest ograniczona,
• w spółce z o.o. rejestrowanej w S24 kapitał zakładowy pokrywa się wkładami pieniężnymi,
• nie można wprowadzić pełnego katalogu indywidualnych mechanizmów prawnych.

Kiedy wybrać zawarcie umowy spółki u notariusza?

Zawarcie umowy spółki u notariusza, przy wsparciu profesjonalnego pełnomocnika, może być praktyczniejszym rozwiązaniem, jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, działa przez pełnomocnika albo struktura spółki wymaga niestandardowych postanowień. Jeżeli osoba uczestnicząca w czynności notarialnej nie zna języka polskiego, akt lub inny dokument powinien zostać przetłumaczony przy pomocy tłumacza przysięgłego.

Czy spółka z o.o. może działać przed wpisem do KRS?

Z chwilą zawarcia umowy spółki powstaje tak zwana spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Jest to etap przejściowy, który trwa od momentu zawarcia umowy spółki do momentu wpisania spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Spółka z o.o. w organizacji nie posiada jeszcze osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną. Może zatem zawierać umowy i podejmować działalność jeszcze przed uzyskaniem wpisu do KRS.

Przykładowo, spółka może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać oraz być pozywana. Oczywiście, w przypadku spółki kontrolowanej przez cudzoziemców należy jednak uwzględnić ograniczenia wynikające z przepisów dotyczących nabywania nieruchomości przez cudzoziemców w Polsce.

Rozpoczęcie działalności na tym etapie spółki w organizacji wymaga jednak odpowiedniego przygotowania pod względem podatkowym, księgowym i prawnym.

Co trzeba zrobić po rejestracji spółki w KRS?

Wpis spółki do KRS kończy etap rejestracji spółki, ale nie zamyka wszystkich obowiązków organizacyjnych.

W szczególności należy:

• zweryfikować automatycznie nadane numery NIP i REGON oraz złożyć zgłoszenie NIP-8, co do zasady w terminie 21 dni od wpisu, a w terminie 7 dni, jeżeli spółka zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne,
• zgłosić beneficjentów rzeczywistych do CRBR, co do zasady w terminie 7 dni roboczych od wpisu do KRS,
• otworzyć rachunek bankowy i przejść procedurę AML/KYC banku,
• zarejestrować spółkę jako podatnika VAT, jeżeli jest to wymagane lub biznesowo uzasadnione,
• zawrzeć umowę z biurem rachunkowym i wdrożyć pełną księgowość,
• zapewnić obsługę adresu do e-Doręczeń i monitorować korespondencję urzędową,
• przygotować umowy ze wspólnikami, członkami zarządu, umowy o pracę z pracownikami, umowy B2B z współpracownikami, umowy z kontrahentami.