Najczęstsze błędy we wnioskach do MSWiA o nabycie nieruchomości przez cudzoziemca

Wniosek o wydanie zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemca jest dokumentem obszernym i wysoce sformalizowanym. Zwykle liczy od kilku do kilkunastu stron oraz obejmuje kilkadziesiąt załączników. Choć ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz właściwe rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych określają zakres informacji i dokumentów wymaganych przy składaniu wniosku, jego prawidłowe przygotowanie w praktyce nastręcza istotnych trudności.

Jeżeli w umowie przedwstępnej przewidziano krótki termin na uzyskanie zgody MSWiA (np. 2–3 miesiące), ryzyko popełnienia błędów proceduralnych staje się szczególnie dotkliwe. W praktyce nawet drobne nieścisłości lub braki w materiale dowodowym skutkują wezwaniem do uzupełnienia wniosku. Każde takie wezwanie, a następnie udzielanie wyjaśnień i dosyłanie dokumentów, istotnie wydłuża czas trwania postępowania administracyjnego, a w skrajnych przypadkach może doprowadzić do odmowy wydania zezwolenia.

Regularnie trafiają do nas sprawy klientów, którzy od wielu miesięcy korespondują z MSWiA, a kolejne uzupełnienia wniosków nie prowadzą do zakończenia postępowania. Powtarzalność błędów w treści wniosków i braków w dokumentacji nie wynika z niejasności przepisów, lecz z wysokiego stopnia formalizacji procedury oraz rozbudowanego katalogu wymogów dowodowych. W praktyce dodatkowym czynnikiem ryzyka jest uznanie administracyjne realizowane przez MSWiA oraz niejednolita praktyka poszczególnych referentów, co prowadzi do rozbieżnych oczekiwań dowodowych i wydłużania postępowań.

Na podstawie doświadczeń z tych postępowań opracowaliśmy niniejsze zestawienie.

Nieprecyzyjny opis nieruchomości

Jednym z najczęstszych błędów we wnioskach o nabycie nieruchomości przez cudzoziemca jest nieprecyzyjne określenie nieruchomości będącej przedmiotem wniosku. Ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz stosowne rozporządzenie wymagają jednoznacznej identyfikacji nieruchomości, obejmującej wszystkie jej istotne elementy, a w szczególności:

• rodzaj nieruchomości (gruntowa, zabudowana),
• numer działki ewidencyjnej,
• powierzchnię,
• położenie administracyjne (miejscowość, gmina, powiat, województwo),
• oznaczenie księgi wieczystej oraz właściwy sąd prowadzący księgę.

Do wniosku należy dołączyć co najmniej:

• aktualny wypis i wyrys z rejestru gruntów,
• aktualny odpis z księgi wieczystej (na dzień złożenia wniosku).

W przypadku gdy przedmiotem nabycia jest również udział w drodze wewnętrznej (lub innej nieruchomości wspólnej), należy pamiętać, że także ta nieruchomość (udział w niej) stanowi samodzielny przedmiot nabycia. Oznacza to konieczność jej odrębnego, precyzyjnego opisania we wniosku, wraz ze wskazaniem numeru działki, powierzchni, położenia, oznaczenia księgi wieczystej oraz dołączenia kompletu dokumentów dotyczących tej nieruchomości. Pominięcie udziału w drodze albo jego lakoniczne wskazanie zawsze skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków przez MSWiA i wydłużeniem postępowania.

Nieprzedstawianie tłumaczeń przysięgłych dokumentów

Kolejnym częstym uchybieniem jest przedkładanie przez cudzoziemców dokumentów sporządzonych w języku obcym bez tłumaczenia przysięgłego na język polski. Należy jednak pamiętać, że językiem urzędowym postępowania o nabycie nieruchomości przed MSWIA jest język polski, a zatem organ akceptuje wyłącznie dokumenty przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Obowiązek ten dotyczy wszystkich dokumentów dołączanych do wniosku, a w szczególności.

Dodatkowo tłumaczenie powinno obejmować całość dokumentu (wszystkie strony, załączniki, pieczęcie i adnotacje) oraz być poświadczone przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych.

Należy pamiętać także, że poza tłumaczeniem przysięgłym należy przedłożyć oryginał dokumentu.

Nieprzedłożenie oryginałów albo poświadczonych kopii dokumentów

Częstym błędem formalnym jest składanie do wniosku zwykłych kserokopii dokumentów, bez przedstawienia oryginałów do wglądu albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. W postępowaniu o wydanie zezwolenia na nabycie nieruchomości dokumenty muszą mieć walor dowodowy, a zwykłe kopie co do zasady go nie posiadają.

MSWiA akceptuje wyłącznie:

• oryginały dokumentów,
• kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, bądź radcą prawnym.

Przedłożenie niepoświadczonych kopii skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych przez MSWiA. W praktyce oznacza to konieczność ponownego skompletowania dokumentów, następnie ich poświadczenia oraz dosłania do MSWIA, co zawsze wydłuża postępowanie w sprawie.

Przedłożenie dokumentów starszych niż 6 miesięcy

Kolejnym często popełnianym błędem jest dołączanie do wniosku o nabycie nieruchomości przez cudzoziemca dokumentów, które na dzień jego złożenia utraciły aktualność, a zatem są starsze niż 6 miesięcy. W postępowaniu o wydanie zezwolenia na nabycie nieruchomości kluczowe znaczenie ma aktualny stan prawny i faktyczny nieruchomości, a zatem dokumenty starsze niż 6 miesięcy nie spełniają funkcji dowodowej.

W przypadku nieruchomości gruntowej wymagane są następujące aktualne dokumenty:

• odpis zwykły księgi wieczystej (a jeżeli dla nieruchomości nie jest prowadzona księga wieczysta – zaświadczenie ze zbioru dokumentów),
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej,
• wypis z obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo – w razie braku planu – zaświadczenie właściwego organu potwierdzające jego brak.

Co istotne, w praktyce istotne jest także to, że aktualności dokumentów nie można „zastąpić” oświadczeniem dewelopera czy sprzedającego o braku zmian stanu prawnego lub faktycznego nieruchomości. Tego rodzaju potwierdzenia (nawet jeżeli są prawdziwe) nie mają waloru dowodowego w postępowaniu prowadzonym przez MSWiA.

Niewystarczające wykazanie źródeł finansowania nabycia nieruchomości

Jednym z najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o nabycie nieruchomości przez cudzoziemca jest niewystarczające udokumentowanie źródeł finansowania zakupu nieruchomości. MSWiA wymaga wykazania zarówno legalności pochodzenia środków, jak i ich faktycznej dostępności, niezależnie od tego, czy zostały one uzyskane w wyniku, przykładowo:

• umowy o pracę lub innej formy zatrudnienia,
• prowadzenia działalności gospodarczej,
• sprzedaży nieruchomości za granicą,
• darowizn lub spadków,
• bądź ich dowolnej kombinacji.

To kluczowy element wniosku, a z naszego doświadczenia wynika, że z każdym rokiem MSWiA bada te kwestie coraz dokładnie. Źródła finansowania muszą zatem być dokładnie opisane, uzasadnione i poparte stosownymi dokumentami. Samo ogólne stwierdzenie typu „nabycie nastąpi ze środków własnych” jest niewystarczające i prowadzi do wezwań do uzupełnienia braków, co wydłuża czas postępowania.

W przypadku nabycia nieruchomości finansowanego kredytem bankowym wymogi formalne stają się jeszcze bardziej restrykcyjne. MSWiA wymaga m.in. przedstawienia aktualnej decyzji kredytowej lub promesy udzielenia kredytu, poświadczonej podpisem osoby upoważnionej do reprezentacji banku.

Z naszego doświadczenia wynika, że dokumenty tego rodzaju przesłane zbyt wcześnie mogą być niewystarczające do zakończenia postępowania. Wynika to z faktu, że organ w toku postępowania zwraca się o uzyskanie opinii innych organów, a wcześniejsza decyzja kredytowa może nie odzwierciedlać aktualnego stanu prawnego ani faktycznego dostępności środków. W praktyce kluczowe zatem jest zsynchronizowanie terminu złożenia wniosku z aktualnością decyzji kredytowej, tak aby dokumenty finansowe były w pełni aktualne i kompletne

Nieprzedstawienie dokumentów wykazujących więzi z Polską

Cudzoziemcy często zakładają, że samo zamieszkiwanie w Polsce automatycznie wykazuje związek z krajem i pomijają tę kwestię we wniosku lub traktują ją jako mniej istotną. W praktyce MSWiA wymaga jednak szczegółowego wykazania i udokumentowania więzi z Polską, a zatem cudzoziemcy nie powinni bagatelizować tej części wniosku.

Więcej szczegółów dotyczących wykazywania więzi z Polską przedstawiono w niniejszej publikacji.

Zagrożenie obronności, bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego, a także względy polityki społecznej i zdrowia

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że nie każda odmowna decyzja od MSWiA wynika z braków formalnych wniosku, czy niedostatecznego udokumentowania spełnienia przesłanek ustawowych. Nawet bowiem w przypadku kompletnej i poprawnie sporządzonej dokumentacji istnieją sytuacje, w których decyzja może być negatywna.

Zgodnie z art. 1a ust. 1 pkt 1 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców zezwolenia nie wydaje się, jeżeli nabycie nieruchomości przez cudzoziemca może spowodować zagrożenie obronności, bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego, a także gdy sprzeciwiają się temu względy polityki społecznej lub ochrony zdrowia społeczeństwa. Co oznacza to w praktyce? W orzecznictwie wskazuje się, że pojęcia uzasadniające odmowę udzielenia zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemców są w znacznej mierze pojęciami niedookreślonymi i pozostawiają stosunkowo duży luz decyzyjny, zwłaszcza w zakresie oceny zagrożeń dla obronności, bezpieczeństwa państwa czy porządku publicznego, a najbardziej zaś odesłanie do „względów polityki społecznej” (wyrok WSA w Warszawie z dnia 16 października 2023 r., sygn. akt IV SA/Wa 1208/23).

Zgodnie z ustawą o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, MSWiA może w tym celu weryfikować przesłanki przy pomocy właściwych organów administracji rządowej. Jeżeli MSWiA nie dysponuje niezbędnymi informacjami, może żądać ich przekazania lub podjęcia dodatkowych czynności przez dany organ, aby ocenić zgodność planowanego nabycia z przesłankami bezpieczeństwa i interesu publicznego (Nabywanie nieruchomości przez cudzoziemców. Komentarz, Wereśniak-Masri 2024, wyd. 5). W praktyce MSWIA realizuje przepis w ten sposób, że organ zwraca się o opinię do właściwych instytucji, tj.

• Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Ministra Obrony Narodowej, Komendanta Głównego Straży Granicznej oraz
• Komendanta Głównego Policji.

W praktyce oznacza to, że jeśli w toku postępowania stwierdzone zostaną przesłanki wskazane w ustawie, MSWiA jest zobowiązane do wydania decyzji odmownej, niezależnie od kompletności i poprawności dokumentów przedstawionych przez wnioskodawcę (tak Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z dnia 13 lipca 2020 r., sygn. akt II OSK 933/20 oraz z dnia 4 stycznia 2024 r., sygn. akt II OSK 843/23). W praktyce oznacza to, że nawet przy kompletnym i poprawnym wniosku MSWiA może prowadzić postępowanie, wystąpić o opinie do organów wymienionych powyżej a następnie wydać decyzję odmowną.

Co istotne, w praktyce MSWiA zwraca się do właściwych dopiero po przeprocesowaniu całego wniosku, czyli po weryfikacji kompletności dokumentów, tłumaczeń i źródeł finansowania. Oznacza to, że cudzoziemiec może zostać zaskoczony decyzją odmowną na samym końcu postępowania, a wcześniejsze przygotowanie wniosku nie eliminuje ryzyka odmowy.

Jeżeli zatem istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące wskazywać na spełnienie przesłanek negatywnych, przed złożeniem wniosku należy je dokładnie przeanalizować.

Podsumowanie

Przygotowanie wniosku o wydanie zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemca jest procesem złożonym i obciążonym licznymi wymaganiami formalnymi. Staranność, aktualność i kompletność dokumentacji, synchronizacja terminu wniosku z decyzją kredytową oraz świadome podejście do przesłanek ustawowych są kluczowe, aby zminimalizować ryzyko opóźnień i odmowy.