Likwidacja spółki z o.o. w Polsce – jak zamknąć spółkę krok po kroku

Jakie są najczęstsze powody likwidacji spółki z o.o.

W praktyce najczęściej spotykane powody likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to:

• brak rentowności prowadzonej działalności bądź trudna sytuacja finansowa przedsiębiorstwa,
• konflikt pomiędzy wspólnikami,
• zakończenie realizowanego projektu biznesowego,
• zmiana formy prowadzenia działalności gospodarczej,
• osiągnięcie celu, dla którego spółka została utworzona,

Warto pamiętać, że samo wystąpienie przyczyny rozwiązania spółki czy podjęcie przez wspólników decyzja o zakończeniu działalności nie oznacza automatycznego zakończenia funkcjonowania spółki – „samo rozwiązanie spółki jako końcowy efekt jej likwidacji następuje dopiero z chwilą wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców” (A. Opalski (red.), Kodeks spółek handlowych. Tom IIB. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz. Art. 227–300, wyd. 1, 2018)

Konieczne jest zatem przeprowadzenie postępowania likwidacyjnego, opisanego w dalszej części publikacji.

Rozwiązanie spółki z o.o. – podstawy prawne

Zgodnie z art. 270 Kodeksu Spółek Handlowych rozwiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić z następujących przyczyn:

• przyczyn przewidzianych w umowie spółki,
• podjęcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki lub o przeniesieniu jej siedziby za granicę,
• ogłoszenia upadłości spółki,
• innych przyczyn przewidzianych przez przepisy prawa.

Rozwiązanie spółki z o.o. na podstawie uchwały wspólników

Najpowszechniej spotykaną przyczyną zakończenia działalności spółki jest podjęcie przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki. Dzieje się tak przede wszystkim w sytuacji, gdy prowadzona przez spółkę działalność przestaje być rentowna, a dalsze jej funkcjonowanie prowadzi jedynie do generowania kolejnych strat.

W toku nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, poza podjęciem powyższej uchwały, wspólnicy powołują także likwidatora, którego zasadniczą funkcją będzie prowadzenie spraw likwidacyjnych spółki oraz jej reprezentowanie w okresie likwidacji, o czym szerzej w dalszej części publikacji. Przeważnie likwidatorem zostaje dotychczasowy prezes zarządu spółki, jako osoba najlepiej znająca sprawy spółki.

W przypadku spółek założonych za pośrednictwem systemu S24 procedura jest uproszczona. Wspólnicy mogą podjąć uchwałę elektronicznie, podpisując ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W takim przypadku udział notariusza nie jest konieczny.

Przyczyny rozwiązania spółki określone w umowie spółki

Niekiedy natomiast wspólnicy już na etapie zakładania spółki chcą z góry określić sytuacje, w których ma dojść do zakończenia bytu prawnego spółki, co może wyeliminować potencjalne spory pomiędzy wspólnikami na etapie podejmowania decyzji o jej dalszym funkcjonowaniu. Przesłanki likwidacji spółki są wówczas wpisywane do umowy, a do najczęściej spotykanych należą:

• upływ okresu, na jaki spółka została utworzona,
• osiągnięcie określonego celu gospodarczego,
• śmierć wspólnika,
• wystąpienie zdarzeń wskazanych przez wspólników już na etapie zakładania spółki.

Likwidacja spółki z o.o. po ogłoszeniu upadłości

Przyczyną rozwiązania spółki może być także ogłoszenie jej upadłości. W takim przypadku zakończenie bytu prawnego spółki następuje w ramach postępowania upadłościowego, którego celem jest zaspokojenie wierzycieli zgodnie z zasadami prawa upadłościowego.

Rozwiązanie spółki przez sąd rejestrowy

Kodeks spółek handlowych przewiduje także możliwość rozwiązania spółki z o.o. na mocy orzeczenia sądu. Sąd rejestrowy może rozwiązać spółkę między innymi:

• na żądanie wspólnika lub członka organu spółki, jeżeli osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe albo wystąpiły inne ważne przyczyny wynikające ze stosunków spółki,
• na żądanie właściwego organu państwowego, jeżeli działalność spółki naruszająca prawo zagraża interesowi publicznemu.

Ponadto sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie zmierzające do rozwiązania spółki z urzędu, jeżeli spółka uporczywie nie wykonuje obowiązków rejestrowych, w szczególności nie składa sprawozdań finansowych lub nie realizuje obowiązków wynikających z przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Ile trwa likwidacja spółki w polskim systemie prawnym?

Ustawodawca uregulował minimalny czas trwania postępowania likwidacyjnego, który zgodnie z art. 286 KSH nie może być krótszy niż sześć miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli, ponieważ do tego czasu nie może nastąpić podział majątku spółki pozostałego po zaspokojeniu wierzycieli na rzecz wspólników.

Przepisy nie określają wprost ile czasu maksymalnie może trwać likwidacja spółki z o.o. Kodeks Spółek Handlowych posługuje się jedynie pewnymi terminami na dokonanie określonych czynności, tj.:

• ogłoszenie przez likwidatorów o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji oraz wezwanie wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności – w terminie trzech miesięcy od dnia tego ogłoszenia (art. 279 KSH),
• składanie zgromadzeniu wspólników sprawozdania z działalności likwidatorów oraz sprawozdania finansowego na koniec każdego roku obrotowego (art. 281 § 2 KSH).

W większości przypadków, cały proces zakończenia działalności spółki trwa około 7-8 miesięcy.

Z przepisów wynika, że postępowanie likwidacyjne spółki z o.o. może trwać dłużej niż rok, przy czym w tym okresie spółka zachowuje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wykonywania innych obowiązków o charakterze sprawozdawczym.

Jak rozpocząć likwidację spółki z o.o.?

Rozpoczęcie likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga przeprowadzenia sformalizowanej procedury przewidzianej w Kodeksie spółek handlowych, obejmującej szereg następujących po sobie czynności prawnych i rejestrowych. Jest to proces złożony, który prowadzi do zakończenia działalności spółki, jej rozliczenia z wierzycielami oraz finalnego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego.

Uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki z o.o.

Pierwszym krokiem w celu rozpoczęcia procesu zakończenia działalności spółki jest, jak wcześniej wskazano, podjęcie przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki. Uchwała wspólników powinna zostać sporządzona przez notariusza pod rygorem nieważności, za wyjątkiem przypadku zawiązania spółki z wykorzystaniem wzorca umowy, gdzie wystarczająca jest uchwała podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez wszystkich wspólników.

Ustawodawca określił w KSH również większość głosów wymaganą do skutecznego podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki, która wynosi dwie trzecie głosów (art. 246 KSH), za wyjątkiem przypadku, o którym mowa w art. 233 KSH (gdy bilans spółki wykaże stratę przewyższającą połowę kapitału zakładowego spółki i sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych), gdy wystarczy zwykła większość głosów.

Uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki może przyjąć przykładową treść:

„§ 1. Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników spółki pod firmą „ABCDEF” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, na podstawie art. 270 pkt 2) Kodeksu spółek handlowych, niniejszym rozwiązuje Spółkę i stawia ją w stan likwidacji.

§2. Spółka będzie prowadziła likwidację pod firmą Spółki z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”, tj. „ABCDEF” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji.

§3. Uchwała wchodzi w życie z chwilą podjęcia.”

Zgłoszenie otwarcia likwidacji spółki z o.o. do KRS

Następnym krokiem jest zgłoszenie otwarcia likwidacji spółki z o.o. do KRSu przez likwidatorów w ciągu 7 dni od dnia podjęcia uchwały. Zgłoszenie powinno także obejmować imiona i nazwiska likwidatorów, ich adresy lub adresy do doręczeń elektronicznych, jak również sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów. Zgodnie z art. 277 KSH wskazanie sposobu reprezentowania spółki w okresie likwidacji powinno nastąpić także wówczas, gdy dotychczasowy sposób reprezentacji nie ulega zmianie.

Likwidatorzy powinni także ogłosić o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, wzywając wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności w terminie 3 miesięcy od dnia tego ogłoszenia. Ogłoszenie następuje poprzez Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG).

Obowiązki likwidatorów – bilans otwarcia likwidacji i sprawozdawczość

Likwidatorzy powinni następnie sporządzić (zlecić sporządzenie) bilans otwarcia likwidacji. Bilans ten musi zostać następnie przedłożony zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia. W przypadku zakończenia każdego kolejnego roku obrotowego likwidatorzy są również zobowiązani do sporządzania i składania zgromadzeniu wspólników sprawozdania ze swojej działalności oraz rocznego sprawozdania finansowego.

Czynności likwidacyjne – zakończenie działalności, ściąganie wierzytelności i sprzedaż majątku

W toku likwidacji, likwidatorzy są zobowiązani do podjęcia następujących czynności likwidacyjnych:

• zakończenia bieżących interesów spółki, tj. doprowadzenia do zakończenia prowadzonych spraw i transakcji oraz niewchodzenia w nowe zobowiązania, z wyjątkiem niezbędnych do zakończenia spraw w toku;
• ściągnięcia wierzytelności, tj. dochodzenia i odzyskania należności przysługujących spółce od jej dłużników;
• upłynnienia majątku spółki, tj. jego sprzedaży lub zamiany na środki pieniężne w celu zaspokojenia wierzycieli oraz podziału pozostałego majątku między wspólników.

Co do zasady likwidatorzy nie powinni natomiast podejmować nowych interesów, chyba, że jest to konieczne do ukończenia już toczących się spraw spółki. Należy pamiętać, że w przypadku posiadania przez spółkę nieruchomości likwidatorzy powinni dokonać ich zbycia w drodze publicznej licytacji, natomiast z wolnej ręki jedynie w oparciu o uchwałę wspólników, przy czym cena sprzedaży nie może być wówczas niższa niż uchwalona przez wspólników.

Zaspokojenie i zabezpieczenie wierzycieli w toku likwidacji spółki

W prowadzeniu spraw majątkowych likwidatorzy powinni dążyć do zaspokojenia lub zabezpieczenia wierzycieli, którzy zgłosili się w odpowiedzi na wezwanie o wszczęciu likwidacji, natomiast jeśli spółka posiada informacje także o innych wierzycielach, którzy takiego zgłoszenia nie dokonali (lub których wierzytelności są sporne), likwidatorzy powinni złożyć odpowiednie sumy na ich zaspokojenie lub zabezpieczenie do depozytu sądowego (art. 285 KSH).

Sporządzenie sprawozdania likwidacyjnego

Przedostatnim krokiem, który musi zostać podjęty przez likwidatorów jest sporządzenie tzw. sprawozdania likwidacyjnego, tj. sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający podział majątku spółki pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli pomiędzy wspólników i jego zatwierdzenie przez zgromadzenie wspólników. W myśl art. 286 KSH pozostały majątek spółki dzieli się między wspólników stosownie do ich udziałów, chyba, że umowa spółki określa inne zasady podziału.

Wykreślenie spółki z KRS i zakończenie procedury likwidacyjnej

W ostatnim kroku, po zakończeniu likwidacji, likwidatorzy powinni dokonać ogłoszenia sprawozdania likwidacyjnego w siedzibie spółki i przedłożyć je sądowi rejestrowemu wraz ze złożeniem wniosku o wykreślenie spółki z KRS.

Ile kosztuje likwidacja polskiej spółki z o.o.?

Podstawowe koszty związane z likwidacją spółki z o.o. obejmują:

• sporządzenie protokołu notarialnego nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki obejmującego uchwałę wspólników – ok. 800 zł – 1 200 zł brutto,
• zgłoszenie otwarcia likwidacji i wpis do KRS – 350 zł,
• ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o wezwaniu wierzycieli – ok. 300–400 zł (0,70 zł/znak, min. 60 zł),
• wniosek o wykreślenie spółki z rejestru KRS – 400 zł.

Do powyższych kosztów należy doliczyć koszt obsługi księgowej oraz prawnej związanych z procesem zakończenia działalności spółki.  

Oprócz opłat sądowych, które spółka musi ponieść w związku z otwarciem postępowania likwidacyjnego, należy wziąć pod uwagę koszty związane z wynagrodzeniem samych likwidatorów, które jest kształtowane dowolnie przez wspólników spółki (może być to wynagrodzenie np. miesięczne, kwartalne, czy jednorazowe) i jest wypłacane z majątku spółki. Z uwagi na fakt, iż KSH nie nakłada obowiązku wypłacania wynagrodzenia likwidatorom, możliwa jest jednak także sytuacja, w której wspólnicy spółki postanowią by takiego wynagrodzenia nie wypłacać.

Dodatkowo trzeba wskazać, że w okresie likwidacji spółka powinna w dalszym ciągu regulować bieżące zobowiązania, które posiada (np. opłacać czynsz najmu lokali biurowych, wypłacać wynagrodzenia pracownikom i opłacać składki), ponieważ samo postawienie spółki w stan likwidacji nie powoduje zawieszenia konieczności ich regulowania. Działalność likwidatorów powinna zmierzać do zaspokojenia wierzycieli i spłaty wszystkich zobowiązań z majątku spółki, tak by jak najsprawniej doprowadzić do zakończenia całego procesu i dokonania rozliczenia ze wspólnikami.

Na co zwrócić uwagę przy likwidacji spółki z o.o.?

Zakończenie działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to sformalizowany i wieloetapowy proces, w którym kluczowe znaczenie ma prawidłowe wykonanie obowiązków wynikających z Kodeksu spółek handlowych. Na każdym etapie postępowania konieczne jest zachowanie szczególnej staranności, ponieważ błędy formalne mogą prowadzić do istotnych opóźnień lub komplikacji w zakończeniu procesu.

Zachowanie formy protokołu nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki

Przy prowadzeniu postępowania likwidacyjnego należy zwrócić szczególną uwagę na konieczność dopełnienia wszelkich formalności i zachowania wymogów przewidzianych w przepisach KSH. Najważniejszą kwestią jest prawidłowe rozpoczęcie procesu likwidacji i zachowanie formy protokołu notarialnego nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki przy podejmowaniu uchwały o rozwiązaniu spółki, gdy chodzi o spółkę, która nie była zawiązana przy wykorzystaniu wzorca umowy. Sporządzenie uchwały bez zachowania tej formy skutkować będzie jej nieważnością, co deklaratoryjnie stwierdzi sąd rejestrowy odmawiając dokonania wpisu, natomiast prawidłowa forma pozwoli uniknąć zbędnego przedłużania procesu likwidacji spółki.

Prawidłowo sporządzone i kompletne wnioski do KRS

Konieczność zachowania należytej staranności dotyczy także składanych do KRS wniosków o zgłoszeniu likwidacji oraz wykreśleniu spółki z rejestru. Złożenie wniosku niekompletnego lub niezawierającego wymaganych załączników, w tym dowodów dokonania opłaty może skutkować wezwaniem przez sąd rejestrowy do uzupełnienia braków i przedłużenia procesu.

Dodanie oznaczeniu „w likwidacji” do firmy spółki

Kolejną istotną kwestią praktyczną jest stosowanie odpowiedniego oznaczenia spółki poprzez dodanie do firmy spółki (czyli „nazwy” spółki) oznaczenia “w likwidacji”. Jest to szczególnie ważny obowiązek mający na celu ochronę kontrahentów poprzez poinformowanie o toczącym się procesie likwidacyjnym i związanymi z tym ograniczeniami w podejmowaniu nowych interesów przez spółkę. Nieprzestrzeganie wskazanego obowiązku informacyjnego może być podstawą do odpowiedzialności likwidatorów, mogących odpowiadać całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki.

Przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanej spółki

Zagadnieniem pozornie nieistotnym, a nastręczającym problemów może się okazać także kwestia przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanej spółki po jej rozwiązaniu. Co do zasady powinny być one oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników, jednak w przypadku braku wskazania takiej osoby, jej wyznaczenia dokona sąd rejestrowy. Warto zawczasu pomyśleć o uregulowaniu tej kwestii i np. podjęciu stosownej uchwały wspólników lub dodaniu dodatkowego postanowienia w umowie spółki.

Podsumowanie

Przeprowadzenie procesu likwidacji spółki z o.o. jest dość sformalizowane i wymaga odpowiedniego przygotowania. Zgromadzenie odpowiednich dokumentów, przeprowadzenie właściwych czynności, czy prawidłowe złożenie wniosków do sądu rejestrowego wpływają na czas prowadzonej likwidacji, a tym samym na szybsze dokonanie spłaty wierzycieli i podziału pozostałego majątku spółki pomiędzy wspólników.

Prawidłowe prowadzenie postępowania likwidacyjnego wymaga znajomości przepisów m.in. Kodeksu Spółek Handlowych i ustawy o KRS, dlatego przed rozpoczęciem całej procedury warto skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej i skonsultować projekty uchwał wspólników, czy zlecić złożenie wniosku do KRS, które obecnie odbywa się w całości elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Uzyskanie odpowiedniej pomocy prawnej przy likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pomoże likwidatorom w prawidłowym wykonywaniu ich zadań, a także uświadomi im kwestie odpowiedzialności związanej z pełnioną funkcją, natomiast wspólnikom zapewni sprawne rozwiązanie spółki, w której posiadają udziały.