Umowa dostawy – co powinna zawierać i jak zabezpieczyć strony?

Umowa dostawy – jaka forma czynności prawnej?

Umowy w polskim prawie mogą być zawierane w formie ustnej, pisemnej, elektronicznej, formie aktu notarialnego, dokumentowej, czy pisemnej z podpisem urzędowo poświadczonym. Przepis art. 606 Kodeksu cywilnego wprowadza jednak wymóg zawarcia umowy dostawy w formie pisemnej zastrzeżonej pod rygorem dla celów dowodowych (tak zwana forma ad probationem). Jednocześnie umowa sprzedaży nie musi być zawarta w formie pisemnej zastrzeżonej pod rygorem dla celów dowodowych, lecz w dowolnej formie, co stanowi dość istotną różnicę pomiędzy oboma typami umów.

Co zatem oznacza w praktyce konieczność zawarcia umowy dostawy w formie pisemnej zastrzeżonej pod rygorem dla celów dowodowych? Przede wszystkim w sytuacji, gdy umowa dostawy zostanie zawarta z pominięciem tej formy, to jest na przykład w formie ustnej, umowa będzie ważna, a jej postanowienia będą wiążące dla obu stron. Negatywne skutki niezachowania formy ad probationem będą mogły jednak ujawnić się w toku ewentualnego postępowania sądowego pomiędzy dostawcą a odbiorcą. Wówczas, z pewnymi wyjątkami, wyłączona zostanie możliwość przeprowadzenia dowodów z zeznań świadków lub przesłuchania stron w zakresie faktu dokonania czynności prawnej. W praktyce może powodować to szereg problemów prawnych.

Poza wskazanymi wyżej ewentualnymi konsekwencjami natury procesowej dla stron, należy zwrócić uwagę, że co do zasady umowy dostawy są umowami kompleksowymi, obejmującymi szereg zobowiązań zarówno po stronie dostawcy jak i odbiorcy.

Porada praktyczna: rekomendujemy zawieranie umów dostawy każdorazowo w formie pisemnej. Przede wszystkim pozwoli to na zapewnienie lepszego bezpieczeństwa transakcji oraz zminimalizuje możliwość rozbieżnej interpretacji zobowiązań umownych stron.

Umowa dostawy a umowa sprzedaży – czym różnią się te umowy?

W przeciwieństwie do umowy sprzedaży, umowa dostawy zakłada, że dostawca zobowiązany będzie do wytworzenia rzeczy oznaczonych co do gatunku oraz do ich dostarczania częściami lub periodycznie odbiorcy. W konsekwencji, przedmiotem umowy nie są rzeczy istniejące (jak ma to miejsce w przypadku umowy sprzedaży), lecz rzeczy przyszłe, które dopiero zostaną wytworzone, a następnie dostarczone do nabywcy.

W interesie nabywcy leży zatem, między innymi, aby w umowie dostawy zastrzec, że wytworzone rzeczy będą spełniać wymogi i normy przepisów prawnych oraz techniczno-prawnych.

Porada praktyczna: wytworzone rzeczy będą spełniać wymogi i normy przewidziane w ustawie o wyrobach budowlanych oraz w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) ustanawiające zharmonizowane warunki wprowadzania do obrotu wyrobów budowlanych).

Co więcej, parametry techniczne wytwarzanych rzeczy powinny zostać precyzyjnie określone w treści samej umowy dostawy, bądź załączników do umowy dostawy (stanowiących jej integralną część), tak aby nabywca miał pewność, że charakterystyka i właściwości nabywanych produktów będą spełniać jego założenia biznesowe. W przypadku niektórych produktów, strony mogą również doprecyzować receptury czy sposób produkowania towarów, ewentualnie określić, że wykonawca uprawniony jest do swobodnego zadecydowania w jaki sposób należy to wykonać.

Przepisy nie określają jednocześnie podmiotu, który zobowiązany jest do dostarczania odpowiednich surowców i materiałów niezbędnych do wytworzenia rzeczy. W praktyce gospodarczej strony często posługują się rozwiązaniem, w ramach którego to odbiorca (lub osoba trzecia) dostarcza surowce i materiały, jednakże w sytuacji gdy nie zostanie to wprost określone w treści umowy, przyjmuje się, że zobowiązanie to obciąża wyłącznie dostawcę.

Umowa dostawy może także nakładać na odbiorcę uprawnienia kontrolne dotyczące procesu produkcji rzeczy przez dostawcę w sytuacji, gdy umowa określa że wytworzenie zamówionych rzeczy ma nastąpić z surowców określonego gatunku lub pochodzenia. Uprawnienie odbiorcy może wówczas polegać na tym, że:

• dostawca jest zobowiązany do zawiadomienia odbiorcy o przygotowaniu surowców do produkcji oraz zezwoleniu odbiorcy na sprawdzenie jakości surowców,
• wytworzenie zamówionych rzeczy ma nastąpić w określony sposób.

Porada praktyczna: wydaje się, że precyzyjne ustalenie tego w jaki sposób mają być wykonywane uprawnienia kontrolne jest istotne dla obu stron umowy dostawy. Jeżeli bowiem strony nie ustalą tej kwestii w umowie, w praktyce może przykładowo zaistnieć spór dotyczący tego, czy przeprowadzenie czynności kontrolnych na pewno jest niezbędne w danym stanie faktycznym, czy nie doszło do celowego przedłużania czynności kontrolnych, czy uzyskanie informacji, o które zwraca się dostawca jest na pewno niezbędne z jego punktu widzenia.  

Co powinna zawierać umowa z dostawcą?

Umowa dostawy zakłada dostarczanie rzeczy „częściami albo periodycznie”, co w praktyce może powodować pewne wątpliwości interpretacyjne. W sytuacji bowiem, gdy dostawa ma być jednorazowa, wówczas strony wiązać będzie umowa sprzedaży a nie umowa dostawy, nawet w sytuacji, gdy zawarty dokument będzie zatytułowany „umowa dostawy”. Jak słusznie wskazał Sąd Najwyższy, ocena charakteru umowy zależy nie od jej nazwy, ale od rzeczywistej treści oraz celu i zgodnego zamiaru stron (wyrok SN z dnia 25 listopada 2010 r., sygn. akt I CSK 703/09, wyrok SN z dnia 16 maja 2019 r., sygn. akt II PK 27/18).

Porada praktyczna: wydaje się zasadne, aby strony umowy dostawy w sposób precyzyjny określiły w jaki sposób mają być dostarczane rzeczy, przykładowo poprzez:

• określenie wielkości partii dostawy, na przykład odwołując się do prognozy zapotrzebowania, czy też zamówień okresowych,
• wskazanie do jakiego miejsca i w jakich godzinach rzeczy mają być dostarczane,
• uregulowanie konieczności i szczegółów awizacji dostaw,
• wprowadzenie zobowiązania do bezzwłocznego informowania o okolicznościach mogących wpłynąć na termin realizacji dostawy,
• określenie szczegółowych warunków rozładunku towarów, czy sposobów opakowania rzeczy (na przykład charakterystyki palet / paczek),
• określenie specyfikacji dokumentów WZ,
• wskazanie sposobu odbioru partii towarów oraz określenie w jakich okolicznościach odbiorca może odmówić przyjęcia produktów (zasady kontroli jakości),
• uregulowanie sposobów postępowania z uszkodzonymi opakowania zbiorczymi produktów czy w sytuacji nieprawidłowej liczby opakowań.

Poza kwestiami związanymi stricte z dostarczaniem i odbieraniem towarów, umowa dostawy powinna określać choćby precyzyjny sposób kalkulowania wynagrodzenia (wynagrodzenie uiszczanie w częściach, ewentualnie po dostarczeniu wszystkich produktów), terminy płatności, odpowiedzialność obu stron umowy dostawy, sankcje które mogą zostać nałożone na strony (np. kary umowne), gwarancje, itd.

Jakie załączniki powinna zawierać umowa z dostawcą?

Przepisy Kodeksu cywilnego nie określają ustawowego, zamkniętego katalogu załączników do umowy dostawy. Ich zakres będzie przede wszystkim zależał od rodzaju i specyfiki sprzedawanych produktów oraz modelu współpracy pomiędzy stronami. Do najistotniejszych załączników należą przede wszystkim dokumenty określające:

• specyfikację produktów (nazwy, kody, parametry techniczne, materiały, wymiary, tolerancje, sposób pakowania i oznakowania, itd.),
• cennik (ceny netto, waluta płatności, podatek VAT, zasady rabatów, minimalna wartość lub wielkość zamówienia oraz ewentualny mechanizm zmiany cen),
• harmonogram dostaw (częstotliwość, wielkość partii, terminy, miejsce dostawy i ewentualne okresy minimalnego wyprzedzenia zamówienia),
• procedurę odbioru i reklamacji produktów (wzór zamówienia, adresy e-mail lub system informatyczny, termin potwierdzenia oraz skutki braku odpowiedzi dostawcy).

W praktyce bez powyższych załączników umowa będzie formalnie wiążącym dokumentem, natomiast jej wykonywanie może być w praktyce niemożliwe. Niezwykle trudne może być także wykazywanie ewentualnych naruszeń umowy.

Do innych załączników mogą należeć:

1. uwarunkowania dotyczące logistyki zamówień – organizacja transportu, koszty, przejście ryzyka, wymagania dotyczące palet i opakowań oraz właściwa reguła Incoterms, jeżeli dostawy są międzynarodowe,
2. procedury dotyczące odbioru towarów i kontroli ich jakości – termin na sprawdzenie dostawy, sposób dokumentowania braków i wad, dopuszczalne odchylenia oraz wzór protokołu odbioru albo reklamacji,
3. standardy jakościowe i dokumentacja produktu – normy, certyfikaty, atesty, deklaracje zgodności, instrukcje, karty techniczne i karty charakterystyki, jeśli są wymagane dla danego produktu,
4. wymagania compliance – kodeks postępowania dostawcy, zasady przeciwdziałania korupcji, sankcje, wymagania ESG oraz obowiązki dotyczące pochodzenia surowców,
5. umowa powierzenia przetwarzania danych – w sytuacji, gdy dostawca będzie przetwarzał dane osobowe w imieniu odbiorcy,
6. wykaz osób kontaktowych – osoby odpowiedzialne za zamówienia, logistykę, reklamacje i rozliczenia.

Czy można odstąpić od umowy dostawy?

Uprawnienie jednej ze stron do odstąpienia od umowy dostawy także w wielu przypadkach może budzić wątpliwości. Wydaje się, że z punktu widzenia odbiorcy kluczowe w relacji z dostawcą będą: terminowe rozpoczęcie wytwarzania rzeczy oraz ich dostawa, w szczególności gdy działalność gospodarcza odbiorcy prowadzona jest na szeroką skalę.

Na podstawie art. 610 Kodeksu cywilnego odbiorca ma możliwość odstąpienia od umowy dostawy bez wcześniejszego wyznaczania terminu dodatkowego oraz jeszcze przed upływem terminu do dostarczenia przedmiotu dostawy. Możliwość taka istnieje, jeżeli:

• nastąpi opóźnienie z rozpoczęciem wytwarzania przedmiotu umowy lub jego części,
• nie będzie prawdopodobne, że przedmiot dostawy zostanie dostarczony w umówionym terminie (choć praktycznym problemem w wielu stanach faktycznych może być zatem czy należy wykazać nieprawdopodobieństwa dostarczenia przedmiotu dostawy, czy prawdopodobieństwa niedostarczenia przedmiotu dostawy w umówionym terminie).

Przepis w znaczny sposób modyfikuje zatem kodeksowe zasady związane z odpowiedzialnością za terminową realizację zobowiązania, w szczególności ograniczając mechanizmy służące umocnieniu trwałości stosunku z umowy dostawy, prowadzi bowiem do możliwości odstąpienia od umowy jeszcze przed upływem terminu do dostarczenia przedmiotu, bez wyznaczania dostawcy dodatkowego terminu. W doktrynie wskazuje się, że przyczyną zaostrzenia zasady jest funkcja dyscyplinująca dostawcę rzeczy (E. Gniewek, Komentarz do KC, Serwis Prawny Legalis).

Należy zwrócić uwagę, że aby móc odstąpić od umowy, wystarczające będzie samo opóźnienie dostawcy z rozpoczęciem wytwarzania przedmiotu dostawy. Dla odbiorcy nie będzie przy tym istotne czy doszło, czy też nie, do zawinienia po stronie dostawcy, wystarczające będzie bowiem samo opóźnienie w rozpoczęciu wytwarzania przedmiotu dostawy lub poszczególnych jego części. W konsekwencji dyskusyjna może być dopuszczalność skorzystania przez odbiorcę z możliwości odstąpienia od umowy w sytuacji gdy, dostawca przystąpił jednak do wytwarzania przedmiotu dostawy. Wydaje się, jednak, że przepis nie obejmuje tego typu sytuacji.

W sytuacji, gdy odbiorca skutecznie odstąpi od umowy, zobowiązany jest wówczas zwrócić dostawcy to, co otrzymał w ramach umowy dostawcy. Dostawca ma jednocześnie obowiązek, aby rzeczy przyjąć. Dla odbiorcy istotne będzie wówczas, że ma prawo do żądania zwrotu nie tylko tego, co świadczył, lecz także do naprawienia szkody, która wynikła z niewykonania zobowiązania.

Umowa dostawy – odpowiedzialność za wady fizyczne i prawne przedmiotu dostawy

W wielu przypadkach odbiorca może otrzymać od dostawcy produkt, który będzie wadliwy, a zatem nie będzie zgodny ze zobowiązaniami umownymi dostawcy.

Zgodnie z art. 612 Kodeksu Cywilnego, w kwestiach nie uregulowanych przepisami dotyczącymi umowy dostawy, do praw i obowiązków dostawcy i odbiorcy stosuje się odpowiednio przepisy o sprzedaży. W konsekwencji, odbiorca może zadecydować o zastosowaniu reżimu odpowiedzialności odszkodowawczej dotyczącego zobowiązań umownych (art. 471 Kodeksu Cywilnego) oraz przepisów dotyczących rękojmi za wady.

Warto także zwrócić uwagę, że dostawca ponosi odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady fizyczne dostarczonych rzeczy także w tym wypadku, gdy wytworzenie rzeczy nastąpiło w sposób określony przez odbiorcę lub według dostarczonej przez niego dokumentacji technologicznej, chyba że dostawca, mimo zachowania należytej staranności, nie mógł wykryć wadliwości sposobu produkcji lub dokumentacji technologicznej albo że odbiorca, mimo zwrócenia przez dostawcę uwagi na powyższe wadliwości, obstawał przy podanym przez siebie sposobie produkcji lub dokumentacji technologicznej (art. 609 Kodeksu Cywilnego).

Wskazuje się, że obciążenie dostawcy szerszym zakresem ryzyka w zakresie odpowiedzialności za wady motywowane jest profesjonalizmem wytwórcy, choć treść przepisu wskazuje na to, że odpowiedzialność nie ma charakteru absolutnego. Praktycznym problemem może okazać się jednak interpretacja sformułowania „obstaje” dotyczącego zachowania się odbiorcy po „zwróceniu mu przez wytwórcę uwagi” na wadliwość technologii. W praktyce wydaje się jednak, że dotyczyć to może stanu faktycznego, gdy dostawca nie zareaguje stosownie na tego typu sytuację, także poprzez milczenie.

Umowa dostawy – przedawnienie roszczeń

Do umowy dostawy stosuje się dwuletni termin przedawnienia wskazany w art. 554 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, roszczenia rzemieślników z takiego tytułu oraz roszczenia prowadzących gospodarstwa rolne z tytułu sprzedaży płodów rolnych i leśnych przedawniają się z upływem lat dwóch.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie, przykładowo w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 9 lutego 2005 r., sygn. akt II CK 423/04, w którym sąd uznał, że roszczenie oparte o umowę dostawy przedawnia się w dwuletnim terminie.

W praktyce niniejszy przepis będzie miał zastosowanie przede wszystkim w odniesieniu do roszczeń o zapłatę ceny.

Początek biegu terminu przedawnienia określany jest na podstawie przepisów ogólnych KC, a zatem art. 120 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jeżeli wymagalność roszczenia zależy od podjęcia określonej czynności przez uprawnionego, bieg terminu rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby uprawniony podjął czynność w najwcześniej możliwym terminie.

Termin ten jest stosunkowo krótki, a zatem rekomendowane jest, aby wierzyciel możliwie szybko podjął działania mające na celu przerwanie biegu przedawnienia, poprzez podjęcie czynności bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia czy zabezpieczenia danego roszczenia, zarówno przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju. W pierwszej kolejności należy skierować zatem wezwanie do zapłaty, a jeśli pozostanie ono bezskuteczne, wnieść pozew.