Zarządca przymusowy we wspólnocie mieszkaniowej – kiedy sąd go ustanawia i jakie są skutki?

Powołanie zarządcy przymusowego we wspólnocie mieszkaniowej to mechanizm prawny przewidziany w art. 26 ustawy o własności lokali. Zasadniczym celem powołania zarządcy przymusowego jest zapewnienie (przywrócenie) prawidłowego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Zgodnie z przepisem w sytuacji, jeżeli zarząd wspólnoty mieszkaniowej:

• nie został powołany,
• nie wykonuje swoich obowiązków lub
• działa w sposób naruszający zasady prawidłowej gospodarki,

każdy właściciel lokalu może zwrócić się do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego, który zarządzać będzie wspólnotą mieszkaniową.

Ze względu na to, że w wielu wspólnotach mieszkaniowych zarządy nie wypełniają swoich ustawowych obowiązków, pozostają bierne lub działają wręcz niekiedy na niekorzyść wspólnoty, mechanizm ustanowienia zarządcy przymusowego pełni istotną funkcję ochronną. Służy on bowiem zabezpieczeniu interesów członków wspólnoty mieszkaniowej i chroni ich przed nadużyciami. W praktyce często wykorzystywany jest w sytuacjach, gdy trudne jest odwołanie zarządu, a we wspólnocie dochodzi do nieprawidłowości w zarządzaniu nieruchomością wspólną.

Ustanowiony przez sąd zarządca w praktyce „zastępuje” brakujący lub działający w sposób niewłaściwy zarząd wspólnoty mieszkaniowej. W konsekwencji powołania zarządcy sądowego dotychczasowy zarząd wybrany we wspólnocie traci formalnie swoją legitymację do dalszego pełnienia funkcji i przestaje mieć jakiekolwiek uprawnienia reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej. Oczywiście, w sytuacji ustanowienia zarządcy przymusowego dla wspólnoty mieszkaniowej, nie jest potrzebne podjęcie jakichkolwiek dalszych działań przez wspólnotę mieszkaniową odwołujących zarząd (przykładowo w postaci uchwały), gdyż dzieje się to z mocy samego postanowienia sądu. Wydanie przez sąd orzeczenia o ustanowieniu zarządcy wywołuje zatem bezpośredni skutek prawny w postaci wygaśnięcia umowy o zarządzanie z poprzednim zarządcą, co odnosi się zarówno do umownego zarządcy wspólnoty mieszkaniowej, jak i do zarządcy powierzonego.

Pozornie może wydawać się, że wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego jest prostym środkiem „dyscyplinującym” zarząd wspólnoty mieszkaniowej. W praktyce jest to jednak instrument o charakterze wyjątkowym, ingerujący w autonomię wspólnoty oraz w ustawowy model zarządu nieruchomością wspólną. Sąd nie traktuje go jako zwykłego narzędzia rozwiązywania sporów między właścicielami, lecz jako środek ostateczny, stosowany w sytuacjach rzeczywistego i poważnego zagrożenia prawidłowego funkcjonowania wspólnoty.

W niniejszej publikacji odpowiemy na następujące pytania:

• kiedy sąd może powołać zarządcę przymusowego dla wspólnoty mieszkaniowej?
• co oznacza „niewypełniania obowiązków” przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej?
• co oznacza „naruszenia zasad prawidłowej gospodarki” przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej?
• kto może wystąpić z wnioskiem do sądu o wyznaczenie zarządcy przymusowego dla wspólnoty mieszkaniowej?
• jak w toku postępowania sąd ustala czy zostały spełnione przesłanki uzasadniające ustanowienie zarządcy przymusowego we wspólnocie mieszkaniowej?
• jakie rozstrzygnięcie może wydać sąd w odpowiedzi na wniosek o ustanowieniu zarządcy przymusowego?
• kto może zostać zarządcą przymusowym we wspólnocie mieszkaniowej?
• jakie są uprawnienia i obowiązki zarządcy przymusowego we wspólnocie mieszkaniowej?

Kiedy sąd może powołać zarządcę przymusowego wspólnoty mieszkaniowej?

Zgodnie z art. 26 ustawy o własności lokali, sąd może powołać zarządcę przymusowego wspólnoty mieszkaniowej w następujących sytuacjach:

• zarząd wspólnoty nie został powołany,
• zarząd wspólnoty nie wykonuje swoich obowiązków,
• zarząd wspólnoty działa w sposób naruszający zasady prawidłowej gospodarki.

W praktyce najczęściej dochodzi do powołania zarządcy w dwóch ostatnich przypadkach. Jak wskazuje się w literaturze, przesłanki niewypełniania obowiązków oraz naruszania zasad prawidłowej gospodarki należy rozumieć szeroko (Bończak-Kucharczyk, Własność lokali i wspólnota mieszkaniowa, s. 461 i n.). Oznacza to, że do powołania zarządcy na podstawie tych przesłanek może dojść w wielu sytuacjach, gdy zarząd zaniecha realizowania jakiegokolwiek obowiązku ciążącego na nim zgodnie z ustawą o własności lokali. Wydaje się, że nieistotne jest przy tym, czy zobowiązanie zarządu wynika wprost z ustawy, czy też z uchwały właścicieli lokali podjętej zgodnie z ustawą o własności lokali.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Powołanie zarządu przymusowego przez sąd nie stanowi sankcji z tytułu zaistniałych naruszeń w przeszłości, ale ma na celu racjonalne uregulowanie zarządzania nieruchomością wspólną na przyszłość” (postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 25 marca 2024 r., sygn. akt I CNP 91/23).

Co w praktyce oznacza „niewypełnianie obowiązków” przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej?

W praktyce najczęstszymi sytuacjami, gdy dochodzi do „niewypełniania obowiązków” przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej są okoliczności, gdy zarząd:

• zwołuje jedynie sporadycznie zebrania członków wspólnoty (np. 2 zebrania w okresie 4 lat), co uniemożliwia podejmowanie większości uchwał wspólnoty mieszkaniowej i prawidłowe zarządzenie wspólnotą;
• nie sporządza sprawozdań ze swojej działalności;
• poddaje pod głosowanie uchwały niezwiązane z zarządem nieruchomości wspólnej, co wskazuje na błędne rozumienie zakresu zarządu;
• nie zapewnia transparentności finansowej, np. prowadząc rozliczenia na prywatnym rachunku zarządcy, co utrudnia kontrolę;
• opóźnia lub uniemożliwia dostęp do dokumentów wspólnoty, blokując efektywny nadzór właścicieli nad działaniami zarządu (więcej o tym obowiązku można przeczytać w publikacji: „Kontrola zarządu wspólnoty mieszkaniowej – prawo wglądu w dokumenty i zakres kontroli”);
• dopuszcza się innych działań świadczących o niewłaściwym zarządzaniu wspólnotą.

Co w praktyce oznacza „naruszanie zasad prawidłowej gospodarki” przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej?

Jeżeli chodzi o przesłankę „naruszania zasad prawidłowej gospodarki” przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej, warto podkreślić, że pojęcie to nie ogranicza się jedynie do pojedynczych błędów formalnych czy niedociągnięć po stronie zarządu, lecz obejmuje raczej stały systemowy sposób funkcjonowania zarządu. Do sytuacji tych będą kwalifikować się przede wszystkim takie naruszenia zasad prawidłowej gospodarki, które wywierają wpływ na sytuację prawną lub faktyczną wspólnoty mieszkaniowej, w szczególności w aspekcie ekonomicznym.

W orzecznictwie i literaturze prawniczej przyjmuje się szerokie ujęcie zarządzania majątkiem wspólnoty mieszkaniowej, do jego naruszeń może dojść przykładowo w sytuacji, gdy zarząd wspólnoty mieszkaniowej:

• dokonuje sprzeniewierzenia środków pochodzących z zaliczek na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej,
• wadliwie prowadzi pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
• niewypełniania obowiązków ustawowych lub wynikających z umowy wspólnoty,
• prowadzi rozliczenia finansowe wspólnoty w sposób nieprecyzyjny, z naruszeniem zasady przejrzystości, w szczególności przez zaniechanie utworzenia lub wykorzystania utworzonego w tym celu rachunku bankowego,
• działa w sposób prowadzący do pogorszenia stanu nieruchomości, przykładowo poprzez brak remontów czy konserwacji nieruchomości,
• działa sprzecznie z interesem większej liczby członków wspólnoty,
• nie jest transparentny lub utrudnia kontrole prowadzone przez członków wspólnoty,
• dokonuje czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu bez uprzedniego uzyskania zgody właścicieli lokali w formie uchwały (art. 22 ust. 2 i 3 ustawy o własności lokali).

Co więcej, w doktrynie wskazuje się, że nawet skonfliktowanie interesów między członkami wspólnoty oraz trudności w osiągnięciu porozumienia w kluczowych sprawach zarządczych mogą uzasadniać ustanowienie zarządcy przymusowego.

Natomiast co do zasady ustanowienie zarządu przymusowego we wspólnocie mieszkaniowej powinno być środkiem wykorzystywanym w ostateczności, w sytuacji gdy inne mechanizmy obrony praw właścicieli lokali wynikające z ustawy o własności lokali, w szczególności podejmowane próby odwołania dotychczasowego zarządu, nie dają oczekiwanych efektów.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Zaniechanie obowiązków albo też naruszenie zasad prawidłowej gospodarki, które wywiera wpływ na sytuację prawną lub faktyczną, w szczególności ekonomiczną, wspólnoty mieszkaniowej może stanowić wystarczającą przesłankę ustanowienia zarządcy przymusowego.” (wyrok Sądu Okręgowego we Wrocławiu, II Wydział Cywilny Odwoławczy, z dnia 14 lutego 2019 r., sygn. akt II Ca 766/18).

Kto może wystąpić z wnioskiem do sądu o wyznaczenie zarządcy przymusowego dla wspólnoty mieszkaniowej?

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o własności lokali, wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego może złożyć każdy właściciel lokalu. Oznacza to, że uprawnioną do tego osobą może być zarówno właściciel wyodrębnionego lokalu w całości, jak i współwłaściciel lokalu w częściach ułamkowych, a także właściciel lokalu niewyodrębnionego. W praktyce najczęściej wniosek składa pojedynczy właściciel lub grupa właścicieli lokali, przy czym oczywiście formalnie wystarczające jest, aby wniosek złożyła choćby jedna osoba.

W szczególnych przypadkach przewidzianych w art. 26 ust. 2 ustawy, uprawnienie do złożenia wniosku przysługuje także dotychczasowemu zarządcy nieruchomości, jednak w praktyce ma to miejsce niezwykle rzadko.

W doktrynie podkreśla się również, że wniosek może złożyć także podmiot uprawniony do korzystania z lokalu na podstawie innych praw rzeczowych, np. najmu. Szeroko interpretując pojęcie „zainteresowanego”, wniosek może bowiem dotyczyć zarówno osób, których sytuacja zależy bezpośrednio od rozstrzygnięcia sądu, jak i podmiotów, których interes zostanie dotknięty pośrednio (M. Rejdak, w: Marciniak, Piasecki, Komentarz KPC, t. II, 2016, art. 510 KPC, Nb 2).

Jak w praktyce w toku postępowania sąd ustala czy istnieją przesłanki uzasadniające ustanowienie zarządcy przymusowego?

Przede wszystkim, w pierwszej kolejności należy złożyć stosowny wniosek do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Wniosek powinien zawierać stosowną argumentację prawną, popartą materiałem dowodowym. Następnie, sąd powinien wyznaczyć rozprawę, podczas której przeprowadzi postępowanie dowodowe, którego celem będzie poddanie weryfikacji czy twierdzenia, na których opiera się wniosek są zasadne.

Co do zasady, dowodami w sprawie osądu o ustanowienie zarządcy przymusowego może być wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem i służy wyjaśnieniu sprawy. W praktyce najczęściej będzie to:

• dowód z dokumentów, np. dokumentów księgowych wspólnoty,
• dowód z zeznań świadków, w tym właścicieli lokali wchodzących w skład wspólnoty,
• opinia biegłego, np. biegłego rewidenta.
• oględziny nieruchomości.

W praktyce, w sprawach dotyczących zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi, dowodem mogą być również wnioski wynikające z audytu działań zarządu wspólnoty mieszkaniowej w zakresie zarządzania nieruchomością. Mogą być to także, przykładowo, dokumenty księgowe wspólnoty, sprawozdania finansowe, zestawienia przychodów i wydatków, protokoły z posiedzeń zarządu czy dokumentacja dotycząca realizacji planów remontowych i inwestycyjnych.

W wielu przypadkach sądy uznają, że wszelkie nieprawidłowości w prowadzeniu spraw finansowych wspólnoty, zarówno umyślne, jak i wynikające z niedbalstwa, stanowią naruszenie zasady prawidłowej gospodarki. Najczęściej sytuacje te dotyczą:

• niewłaściwego rozliczania środków wspólnoty,
• opóźnień w płatnościach zobowiązań wspólnoty,
• braków w dokumentacji finansowej lub księgowej,
• nieprzestrzegania uchwał właścicieli lokali dotyczących wydatków czy remontów,
• nienależytego nadzoru nad wykonawcami usług lub prac remontowych.

W takich sytuacjach wnioski z audytu czy analiza dokumentacji księgowej stanowią istotny dowód na to, że zarząd wspólnoty nie działa w sposób zapewniający prawidłową gospodarkę mieniem wspólnym. Ich uwzględnienie przez sąd może uzasadniać ustanowienie zarządcy przymusowego w celu przywrócenia należytego porządku i ochrony interesów wszystkich właścicieli lokali.

Należy jednak pamiętać, że wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego powinien być kompleksowy i dobrze przygotowany. Powinien obejmować wszystkie okoliczności, które znajdują potwierdzenie w przesłankach ustawowych, być poprawnie sformułowany i poparty odpowiednim materiałem dowodowym. Nigdy nie może opierać się wyłącznie na stwierdzeniach wnioskodawcy – wszystkie twierdzenia muszą być potwierdzone obiektywnymi dowodami. Tylko wtedy wniosek ma realne szanse na skuteczne rozpatrzenie. Z naszego doświadczenia wynika, że częstym błędem jest składanie wniosków bazujących na samych twierdzeniach, bez przedłożenia dokumentacji, w tego typu sytuacji sąd nie ma jednak solidnej podstawy do ustanowienia zarządcy, wniosek więc może zostać oddalony.

Jakie rozstrzygnięcie może wydać sąd w odpowiedzi na wniosek o ustanowieniu zarządcy przymusowego?

Jeżeli w toku postępowania sąd ustali, że wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego jest zasadny, albowiem zachodzą przesłanki przewidziane w art. 26 ustawy o własności lokali, wydaje postanowienie o ustanowieniu zarządcy przymusowego.

Jednakże w sytuacji, gdy na podstawie całokształtu okoliczności sprawy sąd stwierdzi jednak, że żadna z przesłanek nie została spełniona, wyda postanowienie o oddaleniu wniosku o ustanowienie zarządcy. Wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego będzie zatem bezskuteczny. Od wydanego postanowienia każdemu uczestnikowi postępowania, którego prawa lub interesy zostały dotknięte, przysługuje odwołanie.

Kto może zostać zarządcą przymusowym we wspólnocie mieszkaniowej?

W przepisach ustawy o własności lokali nie określono, kto może pełnić funkcję zarządcy przymusowego, podobnie brak jest takich wskazówek w Kodeksie postępowania cywilnego. Sąd ma zatem swobodę w wyborze osoby na tę funkcję, powinien jednak kierować się zasadą obiektywizmu oraz uwzględniać potrzeby konkretnej nieruchomości.

W piśmiennictwie przyjmuje się, że zarządcą przymusowym nieruchomości sąd może wyznaczyć zarówno osobę spośród właścicieli lokali, jak i osobę trzecią. W praktyce często bardziej efektywne może być powołanie osoby wywodzącej się z grona właścicieli lokali, ponieważ zna ona specyfikę wspólnoty, zdaje sobie sprawę z wadliwego postępowania zarządu i często bywa inicjatorem audytu działań wspólnoty. Dzięki temu może skuteczniej przywrócić prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty i lepiej odpowiadać na potrzeby jej członków.

Z drugiej strony, w doktrynie i orzecznictwie coraz wyraźniej akcentuje się postulat, aby funkcję zarządcy przymusowego powierzać wyłącznie profesjonalnym zarządcom nieruchomości, wykonującym tę działalność w sposób zorganizowany i zarobkowy. Argumentacja ta opiera się przede wszystkim na potrzebie zapewnienia należytego poziomu staranności, transparentności oraz bezpieczeństwa obrotu. Profesjonalny zarządca działa jako przedsiębiorca wyspecjalizowany w administrowaniu nieruchomościami, dysponuje odpowiednim zapleczem organizacyjnym, kadrowym i księgowym, a jego czynności podlegają standardom właściwym dla zawodowego uczestnika rynku. Co istotne, objęty jest obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej, co wzmacnia ochronę właścicieli lokali i samej wspólnoty na wypadek szkód wyrządzonych przy wykonywaniu zarządu. W praktyce oznacza to realną możliwość dochodzenia roszczeń odszkodowawczych w przypadku nienależytego wykonywania obowiązków.

Dodatkowo profesjonalny zarządca, w przeciwieństwie do jednego ze współwłaścicieli, co do zasady pozostaje podmiotem zewnętrznym i bezstronnym wobec istniejących konfliktów wewnątrz wspólnoty. Ma to szczególne znaczenie w sytuacjach, w których ustanowienie zarządcy przymusowego jest konsekwencją głębokiego i długotrwałego sporu między właścicielami lokali, co w praktyce często ma miejsce. Powierzenie funkcji osobie neutralnej minimalizuje ryzyko dalszej eskalacji konfliktu oraz zarzutów o stronniczość.

Jakie są uprawnienia i obowiązki zarządcy przymusowego?

Zarządca przymusowy we wspólnocie mieszkaniowej posiada szeroki zakres uprawnień, które obejmują zarówno prowadzenie bieżących spraw nieruchomości wspólnej, jak i reprezentację wspólnoty na zewnątrz. Jego głównym celem jest zapewnienie prawidłowego zarządu nieruchomością, stabilizacja stosunków między współwłaścicielami oraz zastępowanie niewłaściwie działającego lub brakującego organu wykonawczego.

Szczegółowe uprawnienia i obowiązki, jak również zasady i cele sprawowania zarządu przymusowego co do zasady określa sąd w postanowieniu o ustanowieniu zarządcy przymusowego. W dokumencie sąd powinien również ustalić wysokość jego wynagrodzenia.

Przede wszystkim, podstawowym obowiązkiem zarządcy przymusowego powołanego w trybie ustawy o własności lokali będzie podjęcie wszelkich niezbędnych czynności faktycznych i prawnych, których celem będzie powołanie nowego funkcjonującego zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Dotyczy to nie tylko sytuacji, gdy przesłanką ustanowienia zarządcy przez sąd był brak zarządu wspólnoty mieszkaniowej, lecz również sytuacji, gdy dotychczasowy zarząd nie wykonywał należycie swoich obowiązków albo naruszał zasady prawidłowej gospodarki

W praktyce zarządca przymusowy wspólnoty mieszkaniowej posiada następujące prawa i obowiązki:

• prawo do samodzielnego wykonywania czynności zwykłego zarządu nieruchomością, takich jak dokonywanie niezbędnych remontów, zawieranie umów dotyczących utrzymania nieruchomości wspólnej, pobieranie opłat i zaliczek od właścicieli lokali oraz bieżące administrowanie nieruchomością,

• obowiązek zapewnienia bezstronnego i należytego funkcjonowania nieruchomości wspólnej, w tym prowadzenia dokumentacji i realizowanie czynności faktycznych i prawnych niezbędnych do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym,

• reprezentowanie wspólnoty we własnym imieniu, lecz na rachunek wspólnoty, co w praktyce oznacza, że w kontaktach prawnych i procesowych działa jako strona, zarówno pozywając, jak i będąc pozywanym, nie będąc jednak przedstawicielem współwłaścicieli, lecz wykonującym zadania wynikające z sądowego umocowania,

• w zakresie czynności przekraczających zwykły zarząd, zarządca przymusowy (podobnie jak zarząd) może działać wyłącznie za zgodą właścicieli lokali a w razie braku zgody – za stosownym zezwoleniem sądu. Co istotne, w postanowieniu o ustanowieniu zarządcy sąd może nałożyć obowiązek dokonania przez niego określonych czynności, które nawet mogą  wykraczać poza zwykły zarząd, w celu usunięcia nieprawidłowości w funkcjonowaniu wspólnoty, które zostały przedstawione we wniosku o powołanie zarządcy przymusowego.

W toku sprawowania zarządu przymusowego, zarządca zobowiązany jest także do tego, aby składać sprawozdania z wykonywanych czynności oraz składać sprawozdania finansowe, które dokumentują jego działania, i skuteczność podejmowanych działań oraz uzyskane dochody i poniesione wydatki, a które następnie podlegają weryfikacji przez sąd.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Rola zarządcy przymusowego sprowadza się do zastępowania zarządu wspólnoty mieszkaniowej w wykonywaniu obowiązków. Innymi słowy w okresie wyznaczonym przez sąd zarządca przymusowy pełni funkcję zarządu.” (wyrok Sądu Okręgowego w Nowym Sączu, I Wydział Cywilny, z dnia 9 października 2014 r., sygn. akt I C 518/14).

Podsumowanie

Ustanowienie zarządcy przymusowego we wspólnocie mieszkaniowej przez sąd wywołuje istotne skutki prawne dla wspólnoty mieszkaniowej, w tym przede wszystkim zasadniczą zmianę relacji pomiędzy współwłaścicielami nieruchomości. Współwłaściciele zostają bowiem w pewnym zakresie wyłączeni od możliwości samodzielnego zarządzania nieruchomością wspólną, a jednocześnie  zobowiązani do podporządkowania się decyzjom i działaniom zarządcy, który działa na rachunek wspólnoty mieszkaniowej. W praktyce zatem zarządca przymusowy przejmuje pełnię kompetencji zarządu wspólnoty mieszkaniowej, prowadząc jej sprawy, reprezentując ją na zewnątrz i podejmując czynności zarówno zwykłego, jak i przekraczającego zwykły zarząd w granicach określonych przez sąd. W wielu przypadkach powołanie zarządcy przymusowego będzie jednak jedynym sposobem, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej.