Wybór wykonawcy remontu we wspólnocie mieszkaniowej – kryteria, procedura i błędy zarządu

Nieprawidłowe sformułowanie uchwały w zakresie remontu we wspólnocie mieszkaniowej jest jedną z najczęstszych przyczyn zaskarżania uchwał wspólnot mieszkaniowych.

Remont nieruchomości wspólnej stanowi jedno z najistotniejszych i jednocześnie najbardziej konfliktogennych zagadnień w funkcjonowaniu wspólnot mieszkaniowych. Podjęcie przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej decyzji w tym zakresie wiąże się nie tylko z koniecznością poniesienia często znaczących nakładów finansowych, lecz również z odpowiedzialnością za prawidłowe i gospodarne zarządzanie środkami właścicieli lokali. To właśnie na etapie przygotowania i podejmowania uchwały remontowej najczęściej dochodzi do sporów z właścicielami lokali – zarówno co do zasadności samego remontu, jak i wyboru wykonawcy czy zakresu planowanych prac.

Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie kluczowych obowiązków zarządu wspólnoty mieszkaniowej poprzedzających podjęcie uchwały remontowej, a także omówienie kryteriów wyboru wykonawcy robót budowlanych. Szczególną uwagę poświęciliśmy granicom swobody decyzyjnej zarządu, standardom wynikającym z orzecznictwa sądów oraz najczęstszym błędom prowadzącym do skutecznego kwestionowania uchwał przez właścicieli lokali.

Jak przygotować uchwałę remontową we wspólnocie mieszkaniowej?

Przed podjęciem uchwały remontowej, zasadniczą rolą zarządu wspólnoty mieszkaniowej (administratora) jest podjęcie niezbędnych działań mających na celu oszacowanie kosztów remontu oraz podjęcie decyzji, w jaki sposób remont będzie finansowany. Zarząd powinien zatem podjąć wstępne rozeznanie rynku oraz zebrać oferty od firm budowlanych.

Nie istnieje liczba podmiotów, do których zarząd powinien się zwrócić, wydaje się jednak oczywiste, że im więcej takich podmiotów, tym bardziej transparentny będzie proces. Przy remontach o bardziej skomplikowanym charakterze technicznym, przykładowo historycznych budynków, zarząd wspólnoty mieszkaniowej może wystąpić o opinię rzeczoznawcy budowlanego, jako eksperta, który precyzyjniej określi zakres prac remontowych oraz wstępnie oszacuje ich koszt. Przyjęcie tego typu rozwiązania może być szczególnie korzystne dla zarządu, ponieważ ogranicza ryzyko podjęcia uchwały opartej na niepełnych lub wadliwych założeniach – zarówno co do zakresu prac, jak i ich kosztów.

Z punktu widzenia należytego zarządu nieruchomością wspólną, do której zobowiązany jest zarząd zgodnie z ustawą o własności lokali, brak wcześniejszej weryfikacji technicznej może prowadzić do kilku istotnych problemów:

• Po pierwsze, uchwała może zostać podważona na drodze sądowej przez właścicieli lokali jako nieprecyzyjna i sprzeczna z interesem finansowym wspólnoty mieszkaniowej. W orzecznictwie sądów powszechnych wielokrotnie podkreślano, że właściciele nieruchomości muszą mieć realną możliwość oceny zasadności planowanego wydatku, a więc znać choćby orientacyjny zakres robót i ich koszt.

• Po drugie, istnieje ryzyko niedoszacowania inwestycji, co w praktyce prowadzi do konieczności podejmowania kolejnych uchwał, zwiększania zaliczek lub zaciągania wyższych zobowiązań finansowych przez wspólnotę mieszkaniową. Tego typu sytuacja może generować zbędne konflikty wewnętrzne i podważać zaufanie do zarządu.

• Po trzecie, brak opinii eksperckiej przy bardziej złożonych remontach (np. w budynkach zabytkowych lub o skomplikowanej konstrukcji) może skutkować wadliwym określeniem zakresu robót, co z kolei przekłada się na problemy na etapie realizacji inwestycji, w tym roszczenia wykonawców lub konieczność wykonywania robót dodatkowych.

Czy cena jest najważniejszym kryterium wyboru wykonawcy remontu we wspólnocie mieszkaniowej?

Zasadniczym kryterium wyboru podmiotu wykonującego roboty budowlane na rzecz wspólnoty mieszkaniowej powinna być przede wszystkim cena usługi. Wydaje się, że wynika to przede wszystkim z tego, że:

• wspólnoty dysponują generalnie ograniczonymi funduszami remontowymi, a wybór najtańszej oferty może umożliwić realizację potrzebnej inwestycji, którą zarząd wspólnoty uznaje za konieczną, bez jednoczesnego zwiększania składek członków wspólnoty,

• w sytuacji, gdy roboty budowlane są „standardowe” (przykładowo: malowanie klatki schodowej, wymiana drzwi, naprawa instalacji), zasadniczo różnice pomiędzy podmiotami wykonującymi prace budowlane powinny być minimalne i sprowadzać się w zasadzie głównie do ceny,

• przyjęcie kryterium ceny pozwala na obiektywizm oraz łatwą „mierzalność” trafności wyboru. W tej sytuacji zarząd wspólnoty mieszkaniowej dysponuje argumentem, że wybór jest najlepszy, ponieważ cena jest najniższa. Wpływa to także na szybkość w podejmowaniu decyzji.

Ponadto należy mieć na uwadze, że z przepisów ustawy o własności lokali wynika wprost, że to na zarządzie wspólnoty mieszkaniowej ciąży obowiązek podejmowania działań możliwie optymalnych dla wspólnoty, co weryfikowane jest poprzez głosowanie nad uchwałą w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej (art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy) i uchwałą w przedmiocie udzielenia absolutorium zarządowi wspólnoty mieszkaniowej (art. 29 ust. 2 oraz art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy).

Czy zatem cena może być jedynym kryterium wyboru? Wydaje się, że w wielu przypadkach tak.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Wybór oferty, która nie jest najkorzystniejszą pod względem ekonomicznym, w sposób oczywisty narusza zasady prawidłowego zarządu nieruchomością wspólną” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, I Wydział Cywilny, z dnia 16 czerwca 2014 r., sygn. akt I ACa 20/14).

Jakie, inne niż cena, kryteria wyboru wykonawcy remontu są dopuszczalne?

W niektórych stanach faktycznych, niejednokrotnie o wyborze oferty danego wykonawcy mogą zadecydować także inne względy niż cena, natomiast konieczne jest łączne spełnienie trzech przesłanek:

1. kryteria muszą być precyzyjnie określone,
2. kryteria muszą być znane wszystkim członkom wspólnoty,
3. kryteria muszą być znane oferentom.

Precyzyjne określenie kryteriów powinno nastąpić w uchwale wspólnoty mieszkaniowej. Przykładowo, wspólnota może uznać, że z uwagi na zabytkowy charakter budynku, poza kryterium ceny, równie istotne będzie doświadczenie wykonawcy w pracach konserwatorskich oraz stosowanie materiałów dopuszczonych dla obiektów zabytkowych. Co do zasady posiadanie tego typu referencji ze zrealizowanych uprzednio robót budowlanych w obiektach zabytkowych powinno minimalizować ryzyko błędów wykonawczych i konieczność podjęcia późniejszych napraw.

Innym przykładem może być choćby nieodległy termin realizacji robót budowlanych w sytuacji nagłej awarii części wspólnej, czy przyjęcie planu robót budowlanych w sposób minimalizujący utrudnienia dla mieszkańców. Znaczenie mogą mieć także choćby gwarancji i dostępność serwisu mogą być decydujące przy wyborze wykonawcy instalacji elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych czy systemów grzewczych.

Drugą przesłanką jest to, że przed wyborem oferenta wszyscy członkowie wspólnoty mieszkaniowej powinni mieć możliwość zapoznania się z kryteriami i zasadami, według których zostanie podjęty wybór wykonawcy. Zapewnia to przejrzystość procesu i umożliwia członkom wspólnoty dokonanie oceny, czy podejmowana przez zarząd decyzja jest racjonalna i zgodna z interesem finansowym wspólnoty. W praktyce rekomendowane będzie dokładne opisanie w uzasadnieniu uchwały wspólnoty mieszkaniowej, które aspekty będą brane pod uwagę.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej może także podeprzeć się oceną stanu technicznego sporządzoną przez osobę dysponującą stosowną wiedzą, na przykład inżyniera budownictwa. Członkowie wspólnoty mieszkaniowej powinni mieć także odpowiedni czas na zapoznanie się z kryteriami przed rozpoczęciem procedury wyboru wykonawcy, tak aby mogli wnieść swoje ewentualne uwagi.

Trzecią przesłanką jest, że kryteria muszą być uprzednio znane wszystkim oferentom, którzy mogą złożyć ofertę na wykonanie robót budowlanych dla wspólnoty mieszkaniowej. Zarząd wspólnoty powinien zatem przekazać potencjalnym wykonawcom przejrzyste informacje o kryteriach oceny ofert, np. w zaproszeniu do składania ofert. W przypadku powstania ewentualnych zmian kryteriów w trakcie procedury, muszą one być niezwłocznie komunikowane wszystkim oferentom, aby żaden z nich nie był traktowany w sposób nierówny.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Rację ma pozwana, że o wyborze oferty mogły zadecydować różne względy, ale winny być one precyzyjnie określone, racjonalne i znane wszystkim członkom Wspólnoty” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie, I Wydział Cywilny, z dnia 19 marca 2015 r., sygn. akt I ACa 927/14).

Jakich kryteriów nie wolno brać pod uwagę przy wyborze wykonawcy?

Jak zostało wskazane powyżej, w niektórych sytuacjach cena nie powinna stanowić jedynego kryterium wyboru oferty wykonawcy robót budowlanych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej, lecz zarząd ma prawo oprzeć swój wybór na innych elementach. Istnieją jednak kryteria, które nie mogą wpływać na decyzję zarządu, ponieważ nie mają związku z interesem finansowym i ekonomicznym wspólnoty, ani z dokonaniem rzetelnego, zgodnego z interesem wspólnoty, wyboru. Do kryteriów tych należą przede wszystkim:

• osobiste względy dotyczące kontrahenta, tj. sympatie, antypatie, niczym nieuzasadnione istnienie „zaufania” do osoby, ani wcześniejsze relacje prywatne. Innymi słowy, osobiste arbitralne odczucia zarządu wspólnoty mieszkaniowej (bądź poszczególnych członków zarządu wspólnoty) pozostają bez znaczenia dla dokonania wyboru,

• subiektywne i niczym nie poparte opinie bez podstaw merytorycznych, tj. uznanie przykładowo, że dany wykonawca „wydaje się lepszy”, „wydaje się sympatyczny”, „wzbudza zaufanie”,

• preferencje wynikające z presji zewnętrznej, przykładowo jednego z członków wspólnoty mieszkaniowej, rady wspólnoty mieszkaniowej, czy grupy członków wspólnoty mieszkaniowej, w szczególności gdy osoby te są powiązane z daną firmą,

• powstanie ewentualnych korzyści osobistych dla członków zarządu wspólnoty mieszkaniowej, tj. sytuacje gdy preferowany jest dany wykonawca oferujący prezenty, rabaty przy innych pracach budowlanych dla członków zarządu lub jakiekolwiek inne korzyści majątkowe. W tego typu sytuacji, poza odpowiedzialnością cywilną, należy także pamiętać o potencjalnej odpowiedzialności karnej, co szerzej opisaliśmy w tej publikacji.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Nie mógłby być tu brany pod uwagę osobisty stosunek do oferenta w postaci szacunku, sympatii czy zaufania, bo zarząd nieruchomością wspólną rozumiany jest w znaczeniu gospodarczym jako obowiązek zapewnienia należytego stanu nieruchomości i polega na prawidłowej gospodarce ekonomiczno-finansowej” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie, I Wydział Cywilny, z dnia 19 marca 2015 r., sygn. akt I ACa 927/14).

Czy uchwała musi zawierać wszystkie warunki umowy z wykonawcą?

Częstym zarzutem podnoszonym przez członków wspólnoty mieszkaniowej jest to, że uchwała została sformułowana w sposób zbyt ogólny i nie zawiera wszystkich szczegółów dotyczących współpracy wspólnoty mieszkaniowej z kontrahentem, co powinno uzasadniać uchylenie uchwały. Nie zawsze będzie to jednak prawidłowe rozumowanie. Uchwała nie musi szczegółowo opisywać wszystkich kwestii związanych z umową, gdyż wówczas stałaby się de facto projektem umowy. Powinna natomiast zawierać elementy kluczowe dla wspólnoty, w szczególności dotyczące ceny usługi oraz kryteriów wyboru wykonawcy.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„W ocenie Sądu Okręgowego niezasadne były zarzuty powodów, że w uchwale nie zawarto kwestii dotyczących szczegółów umowy, gdyż ewentualne późniejsze dopracowanie różnych szczegółów jest pozostawianie w gestii zarządu, który zawiera taką umowę. Można tego rodzaju postanowienia zawrzeć w uchwale, jednakże w uchwale winny znaleźć się najważniejsze – podstawowe kwestie dotyczące wyboru oferenta i ceny nabycia (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, I Wydział Cywilny, z dnia 16 czerwca 2014 r., sygn. akt I ACa 20/14).”

Jakie kroki może podjąć członek wspólnoty mieszkaniowej, jeśli uznaje że uchwała faworyzuje dany podmiot bądź jest sprzeczna z interesami wspólnoty?

Jeżeli członek wspólnoty mieszkaniowej uważa, że uchwała wspólnoty mieszkaniowej faworyzuje określonego wykonawcę lub jest sprzeczna z interesem wspólnoty przede wszystkim może wnieść pozew o jej uchylenie. Zgodnie bowiem z art. 25 ustawy o własności lokali, właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy.

Wydaje się, że w tego typu sytuacji podstawą zaskarżenia uchwały właścicieli będzie naruszenie zasad prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. W doktrynie wskazuje się, że do naruszenia tych zasad „mamy do czynienia wówczas, gdy uchwała prowadzi do niegospodarnego wydatkowania środków wspólnoty mieszkaniowej” (B. Lackoroński (red.), Ustawa o własności lokali. Komentarz, wyd. 13, 2024). Dokonując analizy „sąd będzie weryfikował zasadność powództwa oceniając celowość, gospodarność i rzetelność decyzji wspólnoty wyrażonej w zaskarżanej uchwale” (A. Doliwa, Własność lokali. Komentarz [w:] Prawo mieszkaniowe. Komentarz, wyd. 6, 2021)

Powództwo o uchylenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej może zostać wytoczone przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Należy przyjąć, że dla skutecznego powiadomienia o treści uchwały nie wystarczy wywieszenie jej na tablicy ogłoszeń, lecz niezbędne jest doręczenie pisemnego powiadomienia każdemu właścicielowi lokalu (tak: B. Janczewska, J. Wyszkowski, Nowe ustawy lokalowe, s. 176).

Dla właścicieli lokali niezwykle istotne pozostaje, że zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy o własności lokali, zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy. W praktyce oznacza to, że formułując pozew o uchylenie uchwały, należy także wnieść o zabezpieczeniu powództwa poprzez wstrzymanie wykonalności uchwały. Oczywiście właściciel lokalu powinien uwiarygodnić swoje żądanie uchylenia uchwały oraz wykazać, że brak zabezpieczenia mógłby pozbawić go zaspokojenia, zgodnie z art. 730 i art. 732 Kodeksu Postępowania Cywilnego.

Podsumowanie

Prawidłowe przygotowanie i podjęcie uchwały remontowej przez wspólnotę mieszkaniową wymaga od zarządu działania w sposób gospodarny, transparentny i oparty na rzetelnych danych. Kluczowe znaczenie może mieć zidentyfikowanie potrzeb wspólnoty mieszkaniowej, wcześniejsze, choćby wstępne rozeznanie rynku, zebranie konkurencyjnych ofert, a często także wsparcie się opinią ekspercką.

Choć to cena co do zasady stanowi podstawowe i najbardziej obiektywne kryterium wyboru wykonawcy, nie zawsze powinna być jedynym czynnikiem decydującym o wyborze wykonawcy. Dopuszczalne wydaje się być uwzględnienie dodatkowych kryteriów ze strony wykonawców, jednak pod warunkiem, że są one jasno określone, znane wszystkim członkom wspólnoty oraz oferentom. Wykluczone jest natomiast kierowanie się względami subiektywnymi, osobistymi lub korzyściami prywatnymi.

Sama uchwała wspólnoty mieszkaniowej nie musi a priori regulować wszystkich szczegółów umowy z wykonawcą, ale powinna zawierać jej kluczowe elementy, w szczególności cenę i zasady wyboru oferty.

Podjęcie tych kroków przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej ogranicza ryzyko błędnych decyzji i późniejszych sporów w postaci kierowania powództwa o uchylenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej, co może w praktyce sparaliżować podjęcie prac remontowych.