Powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej – procedura, kompetencje i najczęstsze problemy

Powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej to zagadnienie, które w praktyce budzi szereg wątpliwości prawnych, zarówno pośród właścicieli lokali, jak i nierzadko zarządców nieruchomości. Choć jak wydaje się ustawa o własności lokali (dalej: „uwl”) dopuszcza utworzenie takiego organu, przepisy ustawy nie precyzują szczegółowo zasad funkcjonowania rady oraz jej kompetencji. W praktyce niejednokrotnie pojawiają się jednak pytania:

• w jaki sposób powołać radę wspólnoty mieszkaniowej?
• czy decyzje rady wspólnoty mieszkaniowej są wiążące dla zarządu?
• jakie kompetencje przysługują radzie?

W praktyce powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej często prowadzi do sporów, które bywają rozstrzygane przez sądy, zwłaszcza w kontekście pozwów o uchylenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej powołującej radę.

W niniejszym artykule omawiamy zasady powoływania rady wspólnoty mieszkaniowej oraz jej kompetencje, powołując się na praktykę funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych oraz stosowne orzecznictwo.

Jaki jest cel powołania rady wspólnoty mieszkaniowej?

Powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej ma na celu zapewnienie właścicielom lokali większego wpływu na sposób zarządzania nieruchomością wspólną, decyzje podejmowane przez zarząd lub zarządcę wspólnoty mieszkaniowej oraz bieżącą kontrolę nad działaniami zarządu lub zarządcy. Rada wspólnoty mieszkaniowej pełni zatem przede wszystkim funkcję opiniodawczo-doradczą, wspierając zarząd w podejmowaniu decyzji dotyczących inwestycji, remontów, czy kwestii finansowych. Może także odgrywać istotną rolę w budowaniu przejrzystości działania wspólnoty oraz w zwiększaniu zaangażowania jej członków w bieżące sprawy związane z nieruchomością.

W praktyce rada wspólnoty stanowi także swoisty „łącznik” pomiędzy właścicielami lokali a organem zarządzającym wspólnotą. Znajduje to uzasadnienie przede wszystkim w dużych wspólnotach mieszkaniowych, w których komunikacja pomiędzy właścicielami może być utrudniona, a znaczna część lokali pozostaje wynajmowanych.  Z uwagi na swoje kompetencje, członkowie rady wspólnoty mieszkaniowej często pomagają także w podejmowaniu decyzji wymagających specjalistycznej wiedzy, np. w zakresie remontów czy modernizacji energetycznej budynku.

Mając powyższe na uwadze, istotne jednak, aby pamiętać, że w świetle orzecznictwa dotyczącego funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych rada wspólnoty mieszkaniowej:

1. nie posiada uprawnień decyzyjnych,
2. powinna zostać prawidłowo powołana w prawidłowy sposób, aby móc zgodnie z uwl pełnić swą funkcję.

Zarząd jako jedyny ustawowy organ wspólnoty mieszkaniowej

Zgodnie z uwl, właściciele lokali tworzący wspólnotę mieszkaniową są obowiązani powołać jednoosobowy lub kilkuosobowy zarząd. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali (art. 21 ust. 1 uwl). W skład zarządu wchodzi co do zasady jeden lub kilku współwłaścicieli nieruchomości, uwl dopuszcza jednak powołanie do zarządu także osoby spoza grona właścicieli, choć w praktyce rzadko ma to miejsce. Z uwagi na konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowanie zarządzanej nieruchomości i zachowanie interesu właścicieli pożądane jest, aby była to osoba potrafiąca dbać o nieruchomość wspólną i zabezpieczać interesy właścicieli lokali.

Właściciele lokali mogą oczywiście także w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Ustawa pozostawia w bardzo szerokim zakresie samym właścicielom lokali określenie sposobu zarządzania nieruchomością wspólną” (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 9 lutego 2017 r., sygn. akt III CZP 106/16).

W konsekwencji, zgodnie z uwl, zarząd wspólnoty mieszkaniowej, bądź ustanowiony zarządca pozostaje jedynym ustawowym organem wspólnoty mieszkaniowej.

Podstawa prawna powołania i funkcjonowania rady wspólnoty mieszkaniowej

W orzecznictwie i doktrynie wskazuje się, że możliwość kreowania przez wspólnotę mieszkaniową organów innych niż zarząd przewidziany w uwl jest dyskusyjna. Natomiast należy pamiętać, że pogląd ten odnosi się jedynie do skutków, o których mowa w art. 38 kc, zgodnie z którym osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie.

W konsekwencji oznacza to, że:

1. samo ustanowienie nowego organu przez właścicieli lokali w umowie (statucie) wydaje się być dopuszczalne,
2. natomiast organ, który nie jest organem ustawowym, nie posiada wyznaczonego ustawowo zakresu kompetencji (I. Szymczak (w:) Własność lokali. Komentarz, Warszawa 2020, art. 18), a zatem
3. rada wspólnoty jako organ powołany w umowie (statucie) wspólnoty mieszkaniowej, a niemający swego umocowania w uwl, nie może działać ze skutkiem dla wspólnoty mieszkaniowej.

Powyższe rozważania oznaczają w praktyce, że rada wspólnoty mieszkaniowej, skoro nie została przewidziana w ustawie o własności lokali, nie może podejmować decyzji wiążących dla wspólnoty ani działać w jej imieniu wobec osób trzecich. Taki organ nie ma bowiem umocowania ustawowego, a jego kompetencje nie wynikają z przepisów prawa, a w szczególności z uwl. Oznacza to, że rada nie może np. zawierać umów, reprezentować wspólnoty przed sądami czy podpisywać dokumentów finansowych.

Nie jest to natomiast jednoznaczne z tym, że powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej jest sprzeczne z prawem i pozbawione sensu. Właściciele lokali mogą bowiem przewidzieć w statucie lub uchwale istnienie takiego ciała o charakterze doradczym, kontrolnym lub opiniującym. Rada może zatem uczestniczyć w posiedzeniach zarządu, analizować sprawozdania finansowe, nadzorować przebieg prac remontowych czy zgłaszać własne wnioski i rekomendacje.

Wszystkie te działania mają charakter wewnętrzny i nie rodzą skutków prawnych wobec osób trzecich, lecz mogą realnie poprawić przejrzystość i komunikację w ramach wspólnoty mieszkaniowej. Rozwiązanie to pozostaje także zgodne z art. 29 ust. 3 uwl, zgodnie z którym właścicielom lokali przysługuje prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Jak prawidłowo powołać radę wspólnoty mieszkaniowej?

W orzecznictwie wskazuje się, że powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej wymaga spełnienia pewnych warunków formalnych i merytorycznych.

Formalne powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej

Po pierwsze, zakres kompetencji rady powinien zostać jasno określony w uchwale wspólnoty lub statucie wspólnoty. Rada wspólnoty mieszkaniowej nie może zostać ustanowiona ad hoc, bez formalnego powołania i uchwalenia jej istnienia przez właścicieli lokali. W orzecznictwie wskazuje się wręcz, że uchwała o powołaniu powinna zostać zaprotokołowana przez notariusza, co zapewnia jej formalną ważność i pozwala uniknąć późniejszych wątpliwości co do legalności powołania organu oraz zakresu jego kompetencji.

Precyzyjne określenie obowiązków i uprawnień rady wspólnoty mieszkaniowej

Po drugie, należy precyzyjnie określić obowiązki i uprawnienia rady wspólnoty mieszkaniowej, tak aby wykluczyć ryzyko sporów kompetencyjnych z zarządcą oraz nie ingerować w sposób zarządu nieruchomością wspólną. Należy wskazać wprost, ze rada wspólnoty pełni rolę doradczą, opiniodawczą, i kontrolną wobec zarządu, natomiast nigdy nie decyzyjną. Nie można zatem określić, że do kompetencji, rady wspólnoty mieszkaniowej należy, przykładowo, zawieranie umów z usługodawcami, potwierdzanie wykonanych prac, akceptacja faktur, udział w wyborze wykonawców prowadzących prace budowlane na rzecz wspólnoty, czy choćby zbieranie głosów pod uchwałami. Działania te stanowczo wykraczają poza funkcję doradczą, kontrolną i opiniującą, a zatem wchodzą w kompetencje zarządu wspólnoty mieszkaniowej a nie rady.

Sądy podkreślają ponadto, że z uwagi na brak szczegółowego uregulowania rady wspólnoty mieszkaniowej w uwl, niezwykle istotne jest, aby możliwie precyzyjnie określić kompetencje rady, dopiero wówczas bowiem można uznać czy podmiot taki został powołany zgodnie z prawem oraz czy podejmowane przez niego działania mieszczą się w ramach przyznanych mu przez wspólnotę kompetencji.

W praktyce, dopóki współpraca rady i zarządu przebiega bezkonfliktowo, ogólne uregulowanie kompetencji nie stanowi problemu.  Natomiast w przypadku konfliktu, czy rozbieżnych interesów, brak precyzyjnych postanowień może doprowadzić do sytuacji, kiedy rada sama zacznie konkretyzować swoje obowiązki i wkraczać w sferę działania zarządu. W praktyce takie niejasne regulacje rodzą ryzyko sporów kompetencyjnych, nieporozumień w podejmowaniu decyzji oraz konfliktów między członkami rady a zarządcą wspólnoty. Dlatego istotne jest, aby w uchwale lub statucie wspólnoty dokładnie określić charakter rady, jej zadania oraz granice uprawnień względem zarządu.

Transparentny tryb wyboru członków rady wspólnoty mieszkaniowej

Po trzecie, należy zachować transparentny tryb wyboru członków rady wspólnoty mieszkaniowej, zapewniający realny wpływ właścicieli lokali na skład. W praktyce oznacza to, że każdy z członków powinien mieć możliwość indywidualnego głosowania na poszczególnych kandydatów do rady, a nie jedynie przyjmowania lub odrzucania całej listy zgłoszonych osób (tak zwane „głosowanie en bloc”). Procedura powinna także precyzyjnie określać sposób zgłaszania kandydatur, kryteria wyboru kandydata, czas trwania kadencji oraz ewentualne zasady odwołania członków rady w sytuacji nienależytego pełnienia funkcji. Przejrzysty tryb wyboru zwiększa zaangażowanie właścicieli, ogranicza ryzyko sporów kompetencyjnych i zapewnia, że rada działa w sposób reprezentatywny dla interesów całej wspólnoty.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Uchwała w niewystarczający sposób reguluje kwestię organu w postaci „Rady Wspólnoty”. Jak słusznie wskazuje doktryna, w przypadku ustanawiania nieznanych ustawie organów wspólnoty, konieczne jest szczegółowe określenie ich charakteru, kompetencji, czy też także trybu wyboru członków. Dopiero wyczerpujące ujęcie powyższych kwestii pozwoli na transparentne funkcjonowanie takiego organu. Pominięcie szczegółowego uregulowania w tym zakresie doprowadza do sytuacji, gdy ustanowiony organ pozostaje, de facto, poza jakąkolwiek kontrolą właścicieli lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową. Skoro bowiem brak jest postanowień dotyczących jego powoływania oraz szczegółowych kompetencji, nie jest możliwe jednoznaczne stwierdzenie, czy organ – w tym wypadku Rada Wspólnoty – powołana została zgodnie z prawem, a nadto czy podejmowane przez nią działania mieszczą się w ramach jej kompetencji.” (wyrok Sądu Okręgowego w Toruniu, I Wydział Cywilny, z dnia 5 kwietnia 2022 r., sygn. akt I C 1084/21).

„Decyzja o utworzeniu rady powinna więc przybrać formę uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Jeśli zaś (…) funkcjonowanie rady ma wyłącznie usprawniać współpracę z zarządcą i ograniczać się do przekazywania opinii członków wspólnoty, to zadania te powinny być ściśle i enumeratywnie wymienione w uchwale. Utworzenie struktury o niejednolicie sprecyzowanych uprawnieniach stanowi bowiem obejście prawa, to jest art. 18 ust. 2 ustawy o własności lokali.” (wyrok Sądu Okręgowego we Wrocławiu, I Wydział Cywilny, z dnia 17 lutego 2015 r., sygn. akt I C 1256/14).

Konsekwencje wadliwego powołania rady wspólnoty mieszkaniowej

Wadliwe powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej może prowadzić do szeregu problemów prawnych i organizacyjnych. Przede wszystkim rada, której kompetencje lub tryb wyboru członków nie zostały jasno określone w uchwale lub statucie, nie może działać w sposób wiążący dla wspólnoty. Może to skutkować sporami z zarządem, niejasnością w zakresie podejmowania decyzji, a także ryzykiem odpowiedzialności członków rady za działania przekraczające ich uprawnienia. W praktyce może dojść do utrudnienia, bądź wręcz paraliżu funkcjonowania wspólnoty.

Wadliwe powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej może także skutkować uchyleniem przez sąd uchwały wspólnoty mieszkaniowej o powołaniu rady wspólnoty. Zgodnie z ustawą o własności lokali, uchwały wspólnoty mogą być zaskarżone, jeżeli naruszają przepisy prawa lub statut wspólnoty, w tym w przypadku nieprawidłowego określenia kompetencji organu lub trybu jego powołania. Orzecznictwo wskazuje, że sąd może uznać uchwałę za wadliwą w sytuacji, gdy brak jest jednoznacznych zapisów dotyczących zakresu działania rady, sposobu wyboru członków lub zasad komunikacji z właścicielami lokali.

Podsumowanie

Powołanie rady wspólnoty mieszkaniowej może być skutecznym narzędziem wspierającym zarząd w bieżącym funkcjonowaniu nieruchomości wspólnej, poprawiającym komunikację między właścicielami lokali oraz zwiększającym przejrzystość podejmowanych decyzji. Należy jednak pamiętać, że rada nie jest organem ustawowym i nie posiada kompetencji decyzyjnych – jej rola ogranicza się do funkcji doradczej, kontrolnej i opiniodawczej.

Aby uniknąć sporów i ryzyka nieważności uchwały, powołanie rady wymaga między innymi:

• precyzyjnego określenia jej kompetencji w uchwale lub statucie wspólnoty,
• przejrzystego trybu wyboru członków zapewniającego realny wpływ właścicieli lokali,
• formalnego powołania, najlepiej protokołowanego przez notariusza,
• jasnego wskazania zasad współpracy z zarządem oraz granic uprawnień rady.

Nieprawidłowe powołanie rady może prowadzić do sporów kompetencyjnych, naruszenia przepisów prawa oraz uchylenia uchwały o powołaniu rady przez sąd. Dlatego kluczowe jest, aby wszelkie decyzje dotyczące powołania rady były dokładnie przemyślane, zgodne z ustawą o własności lokali i statusem wspólnoty oraz chroniły interesy wszystkich właścicieli lokali.