Kontrola zarządu wspólnoty mieszkaniowej – prawo wglądu w dokumenty i zakres kontroli

Kontrola działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest kluczowym narzędziem zapewniającym prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej oraz ochronę interesów jej członków. W jej ramach właściciele lokali mogą poddać weryfikacji zarówno zgodność podejmowanych decyzji z obowiązującymi przepisami prawa, jak i efektywność zarządzania nieruchomością wspólną, w tym realizację uchwał właścicieli lokali oraz racjonalność gospodarowania środkami finansowymi wspólnoty mieszkaniowej.

Integralnym elementem kontroli pracy zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest również obowiązek udostępniania przez zarząd dokumentów związanych z funkcjonowaniem wspólnoty mieszkaniowej właścicielom lokali. Umożliwia to dokonanie wglądu i analizy dokumentacji finansowej, umów, sprawozdań oraz innych informacji niezbędnych do oceny prawidłowości działań zarządu.

W niniejszej publikacji omówione zostaną praktyczne aspekty kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej oraz obowiązku udostępniania dokumentów wspólnoty, w tym sposobów ich realizacji, potencjalnych problemów praktycznych oraz skutków prawnych wynikających z nieprzestrzegania tych obowiązków.

Czy właściciele lokali mają prawo do kontroli zarządu wspólnoty mieszkaniowej?

Wspólnota mieszkaniowa zarządza nieruchomością wspólną poprzez swój zarząd, a właściciele lokali wchodzących w skład wspólnoty mieszkaniowej współdziałają w tym procesie na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy o własności lokali. Przede wszystkim, są oni uprawnieni do powoływania i odwoływania zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Ustawa przewiduje jednak także możliwość sprawowania bezpośredniej kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej przez każdego z właścicieli lokali (zarówno mieszkalnych, jak i usługowo-handlowych). Zgodnie bowiem z art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali, prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu.

Sądy konsekwentnie wskazują, że ustawowe pojęcie „kontroli” należy rozumieć w sposób funkcjonalny. Oznacza to, że kontrola polega nie tylko na biernym wglądzie w dokumenty, lecz przede wszystkim na porównaniu stanu istniejącego w rzeczywistości ze stanem pożądanym. W praktyce przeprowadzenie kontroli zarządu wspólnoty mieszkaniowej wymaga więc podjęcia następujących czynności:

1. praktycznego umożliwienia przez zarząd zapoznania się z informacjami poprzez przedstawienie danych i dokumentów dotyczących działalności zarządu;
2. zapoznania się przez członka (członków) wspólnoty mieszkaniowej z informacjami poprzez dostęp do dokumentów
3. dokonanie oceny tych faktów, poprzez zestawienia ich z określonym wzorcem prawidłowego postępowania, wynikającym z przepisów prawa (a przede wszystkim ustawy o własności lokali), uchwał właścicieli lokali, regulacji związanych z finansami i rachunkowością, itd.,
4. dokonanie wnioskowania na podstawie analizy i sformułowania rekomendacji, poprzez wskazanie ewentualnych uchybień oraz działań naprawczych, np. wystąpienia o ustanowienie zarządcy przymusowego zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Jakie dokumenty wspólnoty mieszkaniowej musi udostępnić zarząd?

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej ma obowiązek udostępnić właścicielom lokali wszelkie dokumenty związane z zarządzaniem nieruchomością wspólną, w tym dokumentację finansową, umowy, uchwały oraz dokumenty dotyczące bieżącego zarządu.

Prawo właścicieli lokali do kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej nie ogranicza się zatem wyłącznie do wglądu w dokumenty księgowe. Obejmuje ono szeroki zakres dokumentów, danych i czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną, w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do rzetelnej oceny prawidłowości działań zarządu lub zarządcy. Przyjęcie zawężającej wykładni tego uprawnienia, tj. sprowadzającej kontrolę wyłącznie do sfery finansowej, prowadziłoby do jej faktycznego pozbawienia realnej treści. Taka interpretacja czyniłaby prawo kontroli iluzorycznym i pozostawałaby w sprzeczności z jego funkcją, jaką jest zapewnienie właścicielom rzeczywistego wpływu na sposób zarządzania nieruchomością wspólną oraz możliwość weryfikacji działań zarządu wspólnoty.

Zakres kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Kontrola działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej może mieć szeroki zakres i nie ogranicza się wyłącznie do sfery finansowej. Jej celem jest umożliwienie właścicielom lokali realnej weryfikacji prawidłowości, legalności i rzetelności działań podejmowanych w imieniu wspólnoty. W szczególności kontrola może obejmować następujące obszary funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej:

• uchwały wspólnoty mieszkaniowej,
• umowy zawierane w imieniu wspólnoty,
• sposób zarządzania nieruchomością wspólną,
• kontrolę finansową działalności zarządu,
• postępowania sądowe i windykacyjne.

Zakres kontroli powinien pozostawać w związku z zarządzaniem nieruchomością wspólną i nie może prowadzić do paraliżu pracy zarządu, jednak nie może być także w żaden sposób ograniczany w sposób arbitralny. Uprawnienie kontrolne właścicieli lokali ma bowiem charakter realny, a nie wyłącznie formalny, i stanowi jeden z podstawowych mechanizmów nadzoru nad działalnością zarządu wspólnoty.

Kontrola uchwał wspólnoty mieszkaniowej – zakres i kryteria oceny

Weryfikacja uchwał podjętych przez wspólnotę mieszkaniową, może obejmować przede wszystkim poprawność formalną i zgodność z prawem, tj. weryfikację czy uchwały wspólnoty mieszczą się w ramach kompetencji ustawowych określonych w ustawie o własności lokali oraz w innych przepisach prawa, w tym prawa cywilnego i prawa budowlanego.

Co więcej, kontrola może obejmować nie tylko treść uchwał, lecz również procedurę ich podejmowania. W ramach takiej weryfikacji właściciele lokali są uprawnieni do sprawdzenia m.in. czy zawiadomienia o zgromadzeniu właścicieli zostały doręczone z zachowaniem terminów, czy głosowania przeprowadzono zgodnie z wymogami dotyczącymi kworum oraz czy zastosowano prawidłową formę podejmowania uchwał (np. w trybie indywidualnego zbierania głosów albo podczas zgromadzenia).

Kontrola ta może również prowadzić do identyfikacji uchwał potencjalnie wadliwych, w szczególności takich, które mogą zostać zaskarżone przez właścicieli lokali. Istotnym elementem jest także ocena możliwych skutków ich uchylenia lub nieważności dla funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej, w tym dla ważności zawartych umów, rozliczeń finansowych czy bieżącego zarządzania nieruchomością wspólną.

Kontrola umów zawieranych przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej

Kontrola umów zawartych przez wspólnotę może obejmować szereg umów, przykładowo takich jak umowy z dostawcami, usługodawcami czy wykonawcami robót budowlanych.

Analiza powinna obejmować weryfikację ich zgodności z obowiązującym prawem oraz interesami wspólnoty, w tym pod kątem przestrzegania przepisów prawa, zasad współżycia gospodarczego oraz zabezpieczenia interesów finansowych wspólnoty.

W ramach kontroli (w tym audytu) powinny zostać zidentyfikowane ryzyka wynikające z postanowień umów, takie jak potencjalne zobowiązania finansowe, zobowiązania długoterminowe czy odpowiedzialność odszkodowawcza.

Istotnym elementem kontroli jest także ocena procedur wyboru kontrahentów, w tym sprawdzenie, czy zarząd stosował transparentne i zgodne z prawem zasady zawierania umów, respektując przy tym konkurencyjność i równe traktowanie oferentów. Z naszego doświadczenia wynika, że to właśnie w tym obszarze często może dochodzić do nadużyć na szkodę wspólnoty mieszkaniowej.

Kontrola sposobu zarządzania nieruchomością wspólną

Audyt zarządu nieruchomością wspólną powinien obejmować ocenę prawidłowości podejmowanych decyzji w zakresie bieżącego zarządu, utrzymania nieruchomości oraz reprezentowania wspólnoty wobec osób trzecich. W ramach kontroli należy także zweryfikować umowę z zarządcą lub firmą zarządzającą pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz uchwałami właścicieli lokali.

Kontrola finansowa działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Kontrola finansowa działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej może obejmować między innymi:

• weryfikację dokumentacji księgowej wspólnoty, tj. m.in. polityki rachunkowości, kontrolę kompletności i chronologii zapisów wraz z analizą zgodności z polityką rachunkowości, sprawdzenie poprawności dowodów księgowych (faktury, rachunki, noty odsetkowe) pod względem formalnym i merytorycznym;

• analizę budżetu i planu gospodarczo-finansowego, porównanie planów z wykonaniem w danym roku, identyfikację ewentualnych odchyleń i ich przyczyn, weryfikację zgodności rozliczenia zaliczki na dostawę mediów do lokali z regulaminem rozliczania mediów;

• kontrola przychodów, sprawdzenie naliczania opłat za lokale (eksploatacja, fundusz remontowy, media), weryfikację wpływów z dodatkowych źródeł (wynajem, reklamy), kontrola terminowości wpłat;

• kontrolę kosztów, ocenę prawidłowości dekretacji i kwalifikacji kosztów, analizę bieżących wydatków (media, usługi konserwacyjne, ochrona, sprzątanie), sprawdzenie prawidłowości rozliczenia utrzymania części wspólnej nieruchomości;

• kontrola należności i zobowiązań, weryfikację stanu zadłużenia lokali, sprawdzenie działań windykacyjnych, analizę zobowiązań wobec dostawców i terminowości płatności;

• weryfikacja funduszu remontowego, sprawdzenie poprawności naliczeń i gromadzenia środków, ocenę zgodności wydatków z uchwałami wspólnoty, analiza adekwatności odpisów do planów remontowych;

• analiza sprawozdawczości, sprawdzenie prawidłowości rozliczeń podatkowych (zgodność z ewidencją księgową oraz dokumentacja źródłową), analiza zgodności sprawozdania finansowego ze stanem ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy;

Kontrola postępowań sądowych i windykacyjnych prowadzonych przez wspólnotę

Kontrola postępowań sądowych i windykacyjnych powinna obejmować analizę wszystkich spraw, w których wspólnota uczestniczy zarówno jako powód, jak i pozwany. Audyt powinien ocenić efektywność działań windykacyjnych, w tym skuteczność podejmowanych kroków wobec właścicieli zalegających z opłat, a także terminowość i kompletność działań egzekucyjnych. Istotnym elementem jest również identyfikacja ryzyk prawnych wynikających z toczących się sporów oraz potencjalnych przyszłych roszczeń właścicieli lokali.

Cele i funkcje kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Kontrola działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej powinna obejmować weryfikację podjętych działań pod kątem ich zgodności z obowiązującym prawem, interesem finansowym wspólnoty, skutkami finansowymi dla wspólnoty mieszkaniowej, racjonalnością i efektywnością podejmowanych przez zarząd decyzji. Celem kontroli powinno być wypracowanie rzetelnych wniosków dotyczących funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej oraz oceny pracy zarządu.

W przypadku stwierdzenia uchybień, prawo przewiduje się działania korygujące, w tym możliwość wystąpienia z wnioskiem do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego nieruchomości wspólnej, czy nawet złożenie zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej. W określonych okolicznościach, przy spełnieniu przesłanek ustawowych, do działań zarządu wspólnoty mieszkaniowej może znaleźć zastosowanie art. 296 § 1 k.k., penalizujący nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązków w zakresie spraw majątkowych. Zgodnie z przepisem, kto, będąc obowiązany na podstawie przepisu ustawy, decyzji właściwego organu lub umowy do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nadużycie udzielonych mu uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nim obowiązku, wyrządza jej znaczną szkodę majątkową, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Wydaje się, że istotnym elementem analizy powinno być także przygotowanie propozycji działań naprawczych, takich jak dochodzenie roszczeń, wypowiedzenie lub renegocjacja umów, żądanie rozliczenia się przez zarządcę, czy wręcz zmiana zarządu.

Realizacja prawa właściciela lokalu do wglądu w dokumenty wspólnoty mieszkaniowej

Aby skutecznie przeprowadzić kontrolę działalności wspólnoty mieszkaniowej, niezbędne jest uzyskanie bezpośredniego dostępu do odpowiedniej dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Choć prawo właściciela lokalu do kontroli działalności zarządu jest przewidziane ustawowo, jego praktyczna realizacja zależy od możliwości wglądu w dokumenty wspólnoty. Właściciel lokalu, chcąc rzetelnie ocenić działania zarządu, powinien mieć w szczególności zapewniony dostęp do:

• dokumentacji księgowej i finansowej, w tym ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, rozliczeń zaliczek oraz wszelkich innych rozliczeń finansowych,
• dokumentów pozaksięgowych dotyczących bieżącego funkcjonowania wspólnoty,
• uchwał właścicieli lokali oraz dokumentacji ich wykonania,
• umów zawartych przez wspólnotę mieszkaniową,
• przyjętych regulaminów wspólnoty mieszkaniowej,
• dowodów działań podejmowanych przez zarząd w ramach zwykłego zarządu nieruchomością wspólną.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„W ramach wspólnego sprawowania kontroli nad działalnością zarządu mieści się m.in. obowiązek udzielania przez zarząd właścicielowi lokalu informacji o sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej oraz o bieżących poczynaniach zarządu związanych z taką nieruchomością, bo pozbawionemu informacji właścicielowi trudno jest stwierdzić, czy zarząd dobrze wykonuje swoje obowiązki. Ocena zarządu powinna być dokonywana na podstawie pełnych i rzetelnych informacji. Oznacza to, że zarząd powinien udzielać właścicielom lokali informacji dotyczących spraw związanych z zarządem nieruchomością wspólną zarówno w okresach rocznych, jak i w innych terminach, jeżeli właściciel lokalu zwróci się o udzielenie takich informacji (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, V Wydział Cywilny, z dnia 15 stycznia 2016 r., sygn. akt V ACa 517/15)”.

Forma udostępniania dokumentów wspólnoty mieszkaniowej właścicielom lokali

W orzecznictwie konsekwentnie wskazuje się, że prawo kontroli działalności wspólnoty mieszkaniowej obejmuje jedynie obowiązek udostępnienia dokumentów wspólnoty mieszkaniowej do wglądu, a nie przykładowo przesyłanie ich w formie kserokopii. Sądy argumentują bowiem, że hipotetyczny obowiązek doręczenia kserokopii dokumentów mógłby być ekonomicznie nieuzasadniony, z uwagi na to, że generowałby znaczne koszty dla całej wspólnoty, a także wymagałby dodatkowego nakładu pracy na przygotowanie dokumentów.

W praktyce oznacza to, że właściciel lokalu może domagać się:

• osobistego zapoznania się z dokumentami w siedzibie wspólnoty mieszkaniowej,
• wglądu w dokumenty w biurze zarządu lub u księgowego prowadzącego sprawy finansowe wspólnoty mieszkaniowej,
• udostępnienia dokumentów w formie elektronicznej (przesłania skanów), jeżeli jest to technicznie możliwe.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Prawo kontroli, o którym mowa w art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali, nie obejmuje żądania doręczania właścicielowi lokalu kopii dokumentów księgowych wspólnoty mieszkaniowej. Zgodnie z tym przepisem mogą oni domagać się jedynie udostępniania takich dokumentów, co polega na ich okazaniu celem zapoznania się z ich treścią. Domaganie się, aby właścicielowi lokalu doręczane były kopie wszelkich dokumentów jest ekonomicznie nieuzasadnione; wiąże się bowiem z kosztami, które obciążałyby całą wspólnotę i wymagałoby dodatkowego nakładu czasu na przygotowanie odpowiedniej ilości kopii. Jeżeli członkowie wspólnoty nie przewidzieli wprowadzenia odmiennego trybu udostępniania dokumentów finansowych od wskazanego w ustawie, to powód nie ma podstaw, aby żądać wykonania czynności wykraczających poza regulację z art. 29 ust. 3 wyżej wymienionej ustawy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie, I Wydział Cywilny, z dnia 24 maja 2016 r. sygn. akt I ACa 99/16)”.

Podsumowanie

Prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej, przysługujące każdemu właścicielowi lokalu na podstawie ustawy o własności lokali, ma charakter realny, a nie iluzoryczny. Obejmuje ono nie tylko wgląd w dokumentację finansową, lecz całość działań podejmowanych przez zarząd w związku z zarządzaniem nieruchomością wspólną – w tym uchwały, umowy, sposób wykonywania zarządu, postępowania sądowe i windykacyjne oraz realizację obowiązków ustawowych. Kluczowym elementem skutecznej kontroli jest obowiązek udostępniania dokumentów wspólnoty przez zarząd, który umożliwia właścicielom rzetelną ocenę legalności, celowości i efektywności podejmowanych decyzji.

Kontrola ta pełni funkcję ochronną wobec interesów majątkowych wspólnoty oraz jej członków, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości może prowadzić do daleko idących konsekwencji prawnych – od działań naprawczych i zmian organizacyjnych, przez odpowiedzialność cywilną, aż po odpowiedzialność karną członków zarządu. Właściwie przeprowadzony audyt lub kontrola stanowią zatem nie tylko narzędzie nadzoru, lecz także istotny mechanizm prewencyjny, sprzyjający transparentności, prawidłowemu zarządzaniu i stabilnemu funkcjonowaniu wspólnoty mieszkaniowej.

Jeżeli zarząd wspólnoty mieszkaniowej odmawia udostępnienia dokumentów lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości jego działań, warto skonsultować sprawę z prawnikiem specjalizującym się w obsłudze wspólnot mieszkaniowych.