Umowa szkoleniowa (lojalnościowa) – kiedy trzeba zwrócić koszty szkolenia?

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, określana w praktyce również jako umowa lojalnościowa lub umowa szkoleniowa, stanowi jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w relacjach pracowniczych. Służy ona powiązaniu inwestycji pracodawcy w rozwój pracownika z obowiązkiem pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas.

Instytucja ta została szczegółowo uregulowana w art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy. Regulacja ma charakter semiimperatywny, co oznacza, że ustawodawca wyznaczył w Kodeksie pracy pewne granice swobody kontraktowej, które nie mogą być modyfikowane przez pracodawcę na niekorzyść pracownika. W praktyce oznacza to, że każda umowa szkoleniowa z pracownikiem wymaga oceny nie tylko pod kątem jej literalnego brzmienia, lecz przede wszystkim zgodności z bezwzględnie obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy oraz ich funkcją ochronną wobec pracownika.

W niniejszej publikacji przedstawiono kompleksową analizę instytucji umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, ze szczególnym uwzględnieniem jej podstaw prawnych, dopuszczalnych konstrukcji kontraktowych oraz granic swobody stron w kształtowaniu obowiązków lojalnościowych, a także omówiono przesłanki powstania obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, sposób jego obliczania oraz najczęstsze problemy interpretacyjne pojawiające się w praktyce stosowania przepisów Kodeksu pracy.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych – co to znaczy w Kodeksie pracy?

W ujęciu językowym „wiedza” oznacza ogół informacji zdobytych w drodze nauki i doświadczenia, natomiast „umiejętności” to praktyczna zdolność wykorzystywania tej wiedzy w działaniu. W doktrynie wskazuje się, że na gruncie prawa pracy oba te elementy składają się na pojęcie kwalifikacji zawodowych pracownika, których podnoszenie może stanowić przedmiot zobowiązania stron umowy lojalnościowej (tak: A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 7, 2025).

W praktyce przedmiotem umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych mogą być zarówno pełne procesy edukacyjne (np. studia, kursy, szkolenia), jak i ich wyodrębnione etapy. Nie ma przeszkód, aby zgoda pracodawcy lub skierowanie na szkolenie dotyczyły jedynie części procesu kształcenia, a w konsekwencji również sama umowa lojalnościowa może regulować prawa i obowiązki stron wyłącznie w tym zakresie. Kluczowe jednak, aby stosowne postanowienia w tym zakresie znalazły się w treści umowy.

Dopuszczalne jest także objęcie umową okresu podnoszenia kwalifikacji poprzedzającego jej zawarcie. Tego rodzaju konstrukcja ma jednak sens prawny wyłącznie wówczas, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi za ten okres świadczenia dodatkowe (np. refundację kosztów nauki). W przeciwnym razie trudno byłoby uzasadnić powstanie po stronie pracownika obowiązków o charakterze lojalnościowym.

Czy regulacje dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych odnoszą się tylko do pracowników czy również kandydatów na pracowników?

Przepis znajduje zastosowanie wyłącznie wobec stosunku pracy, a więc relacji między pracodawcą a pracownikiem opartej o Kodeks pracy, z wyłączeniem etapu rekrutacji, tj. stosunku między pracodawcą a kandydatem do (przyszłej) pracy. W konsekwencji umowy zawierane z kandydatami, których przedmiotem jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych przed nawiązaniem stosunku pracy, pozostają poza zakresem przepisów Kodeksu pracy.

Wydaje się jednak, że nie oznacza to, że pracodawca ma pełną dowolność w ukształtowaniu umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z kandydatem na pracownika. Treść tego typu umów będzie bowiem podlegała ocenie:

• zasadom współżycia społecznego, tj. art. 5 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym nie można czynić ze swego prawa użytku, który by był sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego oraz

• granicom swobody umów określonym w art. 353¹ Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

W praktyce prowadzi to do wniosku, że postanowienia rażąco odbiegające od standardów współżycia społecznego, a zatem w szczególności takie, które przykładowo przewidują nadmiernie długi okres „odpracowania” kosztów szkolenia, mogą zostać uznane za nieważne.

W jakiej formie powinna zostać zawarta umowa lojalnościowa?

Zgodnie z art. 103⁴ § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy, umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (umowa lojalnościowa) powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Przepis ten nie przewiduje jednak rygoru nieważności w przypadku niezachowania tej formy, co w praktyce oznacza, że ma ona charakter zastrzeżenia dla celów dowodowych. W konsekwencji w sytuacji, gdy umowa lojalnościowa zostanie zawarta w formie ustnej co do zasady pozostaje ona ważna.

Oczywiście w przypadku powstania sporu odnoszącego się do tego czy umowa została faktycznie zawarta, a jeśli tak, jakie są zobowiązania stron, w sprawach z prawa pracy, co do zasady dopuszczalne są dowody ze świadków oraz z przesłuchania stron, nawet jeśli forma pisemna nie została zachowa. W efekcie, choć forma pisemna nie jest warunkiem ważności umowy lojalnościowej, jej zachowanie ma istotne znaczenie praktyczne – przede wszystkim dla celów dowodowych oraz jednoznacznego określenia praw i obowiązków stron.

Co powinna zawierać umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinna przede wszystkim:

1. w sposób jednoznaczny identyfikować strony stosunku prawnego, a więc pracodawcę i pracownika,
2. precyzyjnie określać przedmiot umowy, czyli wskazywać na konkretną formę kształcenia pracownika, która będzie finansowana lub współfinansowana przez pracodawcę. W praktyce powinno obejmować to możliwie dużo szczegółów dotyczących szkolenia, nie tylko nazwę szkolenia, kursu lub studiów, ale również, o ile jest to możliwe na etapie zawierania umowy, dane organizatora, zakres merytoryczny szkolenia, harmonogram oraz wysokość i strukturę kosztów,
3. określać świadczenia przyznawane przez pracodawcę w związku z podnoszeniem kwalifikacji pracownika. Świadczenia mogą obejmować w szczególności finansowanie czesnego lub kosztów szkolenia, pokrycie opłat egzaminacyjnych, zapewnienie urlopu szkoleniowego lub zwolnień z części obowiązków pracowniczych, a także inne świadczenia dodatkowe, które nie wynikają automatycznie z przepisów prawa pracy, lecz zostały przyznane pracownikowi w związku z realizacją procesu kształcenia,
4. obowiązki pracownika, które powinny zostać określone w sposób dostosowany do charakteru szkolenia. Obejmują one co do zasady obowiązek uczestnictwa w procesie kształcenia, rzetelnego jego realizowania, informowania pracodawcy o przebiegu nauki oraz ewentualny obowiązek zwrotu kosztów w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy, o czym będzie mowa poniżej,
5. okres lojalnościowy, czyli czas, w którym pracownik zobowiązuje się do kontynuowania zatrudnienia po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji. Okres ten nie może przekroczyć trzech lat i powinien być liczony od zakończenia procesu kształcenia, ponieważ dopiero wtedy aktualizuje się obowiązek pozostawania w zatrudnieniu w celu „odpracowania” świadczeń pracodawcy.

Całość powinna być uzupełniona o postanowienia organizacyjne i techniczne, takie jak sposób dokumentowania poniesionych kosztów, moment ich rozliczenia oraz zasady komunikacji między stronami. Konstrukcja umowy szkoleniowej musi pozostawać w ścisłej zgodności z przepisami prawa pracy, które w tym zakresie mają charakter semiimperatywny i wyznaczają granice swobody kontraktowej stron.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia poniesione przez pracodawcę?

W praktyce często pojawia się sytuacja, w której pracownik korzysta z finansowanego przez pracodawcę szkolenia, a następnie dochodzi do zakończenia zatrudnienia lub naruszenia ustaleń stron. Zarówno dla pracownika jak i dla pracodawcy kluczowe pozostaje jednak to, że obowiązek zwrotu kosztów nie powstaje automatycznie, lecz wyłącznie w przypadku zaistnienia konkretnych przesłanek ustawowych.

Sytuacje te reguluje art. 103⁵ Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

• z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, o której mowa w art. 103⁴, nie dłuższym niż 3 lata,

• który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94³,

• który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

– jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Oczywiście pracodawca może żądać zwrotu wyłącznie kosztów, które zostały faktycznie poniesione. Oznacza to, że nie wystarczy jedynie wskazanie ich w umowie, lecz w przypadku sporu w zakresie tego czy pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, zakład pracy zobowiązany będzie do wykazania ich w toku procesu.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„(…) skoro w ustawie Kodeks pracy mowa jest o obowiązku zwrotu przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę, to zapis umowny nie może nakładać na pracownika obowiązku zwrotu kosztów, które w rzeczywistości nie zostały przez pracodawcę poniesione, a jedynie ustalono ich wysokość w umowie” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 13 grudnia 2017 r., sygn. akt III APa 19/17).

Poniżej odniesiemy się do poszczególnych sytuacji określonych w powyższych przepisach.

Niepodjęcie lub przerwanie podnoszenia kwalifikacji przez pracownika

W praktyce może zdarzyć się tak, że pracownik nie podejmie, bądź przerwie podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Oczywiście przez „przerwanie” należy rozumieć definitywne zakończenie procesu kształcenia przed jego ukończeniem, a nie czasową przerwę, o ile jest ona dopuszczalna w danym trybie nauki.

Wydaje się, że kluczowe znaczenie może mieć brak obiektywnych lub usprawiedliwionych podstaw po stronie pracownika do niepodjęcia lub przerwania podnoszenia kwalifikacji. Za przyczyny uzasadnione mogą zostać uznane przykładowo:

• przeszkody obiektywne (np. likwidacja kierunku studiów lub instytucji szkoleniowej),
• okoliczności losowe (np. istotne pogorszenie stanu zdrowia, nadzwyczajne sytuacje rodzinne).

W takich przypadkach pracownik co do zasady nie będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę.

Jeżeli jednak pracownik nie podjął lub przerwał podnoszenie kwalifikacji wyłącznie ze swoich winy, w szczególności z powodu zmiany decyzji, braku motywacji czy rezygnacji z dalszego kształcenia – co do zasady będzie aktualizować się obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę.

Co ważne, warunkiem realnego dochodzenia roszczenia przez pracodawcę w tej sytuacji jest jednak zapewnienie pracownikowi wiedzy co do zakresu i wartości przyznanych świadczeń dodatkowych. W praktyce powinno to nastąpić poprzez zawarcie umowy albo (co najmniej) – w drodze jednoznacznego poinformowania pracownika o tych świadczeniach. Brak transparentności w tym zakresie może podważać zasadność roszczeń pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 6 września 2023 r., I PSKP 3/23).

Rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika

Obowiązek zwrotu kosztów szkolenia poniesionych przez pracodawcę powstaje również w sytuacji, gdy pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy (tj. w trybie dyscyplinarnym). Sytuacja to może mieć miejsce zarówno w okresie gdy pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe, jak i po zakończeniu szkolenia – o ile nastąpi to w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym jednak niż 3 lata.

Strony mogą zatem w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych określić tzw. okres lojalnościowy (okres „odpracowania”), w którym rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym będzie skutkować obowiązkiem zwrotu kosztów szkolenia. Okres ten musi być jednak skonstruowany w sposób proporcjonalny i zgodny z funkcją ochronną przepisów prawa pracy. Postanowienia przewidujące dłuższy okres będą zatem bezskuteczne w zakresie nadwyżki ponad 3 lata.

W konsekwencji, jeżeli rozwiązanie stosunku pracy nastąpi po upływie tego maksymalnego okresu, pracodawca traci podstawę do żądania zwrotu kosztów szkolenia, nawet jeśli umowa lojalnościowa formalnie przewidywała dłuższy termin. To bardzo istotne ograniczenie, o którym pracodawcy powinni każdorazowo pamiętać.

Kluczowe znaczenie będzie miało oczywiście to, czy zachowanie pracownika, które uzasadnia rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym było zawinione czy też nie. Aby pracodawca mógł dochodzić zwrotu kosztów szkolenia, nie będzie wystarczające, że doszło do zakończenia stosunku pracy. Przepis obejmuje bowiem wyłącznie przypadki ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

W praktyce oznacza to, że jeżeli pracownik dopuści się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych (np. naruszenia obowiązku lojalności, działania na szkodę pracodawcy, nieusprawiedliwionej nieobecności o kwalifikowanym charakterze), musi liczyć się nie tylko z rozwiązaniem umowy w trybie dyscyplinarnym umowy o pracę, ale również z obowiązkiem zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na jego kształcenie.

Rozwiązanie stosunku pracy przez pracownika za wypowiedzeniem w „okresie odpracowania” (z wyjątkiem wypowiedzenia spowodowanego mobbingiem)

Obowiązek zwrotu świadczeń dodatkowych powstaje również w sytuacji, gdy pracownik rozwiązuje stosunek pracy za wypowiedzeniem w okresie tzw. „odpracowania”, czyli w czasie określonym w umowie szkoleniowej (jednak, jak zostało wskazane powyżej, nie dłuższym niż 3 lata od zakończenia podnoszenia kwalifikacji).

Kluczowe znaczenie ma tu fakt, że inicjatywa rozwiązania stosunku pracy musi pochodzić od pracownika (a nie pracodawcy). Kodeks pracy traktuje taką decyzję jako rezygnację z kontynuowania zatrudnienia, pomimo wcześniejszego skorzystania ze wsparcia pracodawcy w postaci sfinansowania szkolenia.

Istotny wyjątek dotyczy jednak sytuacji, w której wypowiedzenie następuje z powodu mobbingu doświadczanego przez pracownika ze strony pracodawcy (art. 94³ Kodeksu pracy). W takim przypadku pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia, nawet jeśli formalnie narusza okres lojalnościowy. Nie oznacza to jednak automatycznego wyłączenia obowiązku zwrotu. Kluczowe znaczenie ma bowiem udowodnienie istnienia mobbingu. Nie będzie zatem wystarczające, że pracownik podnosi twierdzenia o mobbingu, lecz udowodnienie, że w miejscu pracy rzeczywiście dochodziło do uporczywego i długotrwałego nękania lub zastraszania pracownika, które uzasadniało rozwiązanie umowy o pracę. Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa oczywiście na pracowniku. Dopiero skuteczne wykazanie przesłanek mobbingu pozwala wyłączyć obowiązek zwrotu świadczeń dodatkowych, nawet jeżeli wypowiedzenie nastąpiło w okresie „odpracowania”.

Rozwiązanie stosunku pracy przez pracownika w trybie bez wypowiedzenia (art. 55 lub art. 94³), pomimo braku przyczyn uzasadniających taki tryb rozwiązania umowy

Obowiązek zwrotu świadczeń dodatkowych może powstać również w sytuacji, gdy pracownik rozwiązuje stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ Kodeksu pracy, ale wyłącznie wtedy, gdy brak jest rzeczywistych przesłanek uzasadniających zastosowanie tego trybu.

Innymi słowy, samo podjęcie decyzji przez pracownika o natychmiastowym zakończeniu stosunku pracy nie przesądza jeszcze o powstaniu obowiązku zwrotu. Kluczowe znaczenie będzie miała natomiast ocena, czy istniały ustawowe podstawy do zastosowania trybu „bez wypowiedzenia” po stronie pracownika. Oczywiście jak zostało wyżej wskazane, w sytuacji sporu co do tego czy istniały takie przesłanki czy też nie, rozstrzygać będzie każdorazowo sąd pracy.

Art. 55 Kodeksu pracy obejmuje dwie odrębne podstawy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika, tj.:

1. w pierwszej kolejności sytuację określoną w § 1, w której pracownik może rozwiązać umowę, jeżeli zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w tym orzeczeniu do innej pracy odpowiedniej ze względu na stan zdrowia i kwalifikacje zawodowe,
2. sytuację, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, tj. przykładowo uporczywie lub rażąco nie wypłaca wynagrodzenia w terminie, nie zapewnia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (np. ignorowanie oczywistych zagrożeń BHP).

Kiedy pracodawca nie może żądać zwrotu kosztów szkolenia od pracownika?

Katalog przypadków, w których pracownik może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie może skutecznie dochodzić zwrotu świadczeń w sytuacjach niewskazanych w przepisach Kodeksu pracy, nawet jeżeli rozwiązanie stosunku pracy następuje w okresie tzw. „odpracowania”.

W konsekwencji obowiązek zwrotu nie powstaje przykładowo w razie rozwiązania umowy o pracę:

1. na mocy porozumienia stron pomiędzy pracownikiem a pracodawcą,
2. w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, także w sytuacji, gdy przyczyna wypowiedzenia leży po stronie pracownika,
3. w trybie art. 53 Kodeksu pracy, tj. bez wypowiedzenia przez pracodawcę bez winy pracownika,
4. z upływem czasu, na który została zawarta umowa o pracę na czas określony,
5. w szczególnych trybach ustawowych, w tym w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (art. 231 § 4 Kodeksu pracy), w którym pracownik może rozwiązać umowę za uprzedzeniem siedmiodniowym.

Zamknięty charakter tego katalogu oznacza, że wszelkie inne przypadki rozwiązania stosunku pracy, niewymienione w przepisie, nie mogą być podstawą do żądania zwrotu kosztów szkolenia, niezależnie od ekonomicznej oceny sytuacji czy subiektywnej oceny zachowania stron stosunku pracy. Wprowadzenie do umowy szkoleniowej postanowień zobowiązujących pracownika do zwrotu dodatkowych kosztów szkolenia również w wymienionych powyżej sytuacjach byłoby zatem niezgodne z Kodeksem pracy.

Okres odpracowania po szkoleniu – jak go liczyć?

Okres odpracowania, czyli okres, w którym pracownik zobowiązany jest pozostawać w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, podlega ścisłym regułom wynikającym z art. 103⁴ Kodeksu pracy i może wynosić maksymalnie 3 lata od zakończenia kształcenia. Jest to okres odnoszący się do trwania stosunku pracy, a nie wyłącznie do faktycznego świadczenia pracy, co oznacza, że obejmuje on co do zasady cały czas pozostawania w zatrudnieniu, niezależnie od tego, czy pracownik w danym okresie wykonuje pracę.

W konsekwencji do okresu odpracowania zalicza się również okresy niewykonywania pracy, jeżeli stosunek pracy trwa, w szczególności takie jak: urlop wypoczynkowy, urlop macierzyński, urlop rodzicielski czy urlop wychowawczy, a także okresy niezdolności do pracy spowodowane chorobą. Są to bowiem okresy pozostawania w stosunku pracy, który nie ulega w tym czasie rozwiązaniu ani zawieszeniu w rozumieniu jego istnienia.

Jednocześnie pracodawca nie ma możliwości wyłączenia z okresu odpracowania określonych odcinków zatrudnienia, np. okresu urlopu wychowawczego czy macierzyńskiego, gdyż takie działanie pozostawałoby w sprzeczności z art. 103⁴ § 2 Kodeksu pracy oraz konstrukcją ustawową tego obowiązku.

Odmiennie należy natomiast ocenić okresy, w których stosunek pracy nie trwa, na przykład z uwagi na urlop bezpłatny – zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego, okres ten nie jest wliczany do okresu odpracowania. W tym zakresie przyjmuje się, że brak jest podstaw do traktowania takiego okresu jako „zatrudnienia” w rozumieniu przepisów regulujących obowiązek lojalnościowy.

Warto również podkreślić, że Sąd Najwyższy dopuszcza w określonych sytuacjach zaliczenie do okresu odpracowania pracy świadczonej na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile faktycznie realizują one cel związany z kontynuacją współpracy po zakończeniu szkolenia, jednakże nie zmienia to podstawowej zasady, że punktem odniesienia pozostaje istnienie stosunku pracy.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Okresu urlopu bezpłatnego nie można traktować jako okresu przepracowanego w związku z uzyskaniem od pracodawcy dofinansowania na podniesienie kwalifikacji pracowniczych” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 września 2010 r., sygn. akt II PK 257/09).

Jak wyliczyć zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę?

Zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę powinien zostać obliczony jako proporcjonalna część świadczeń dodatkowych finansowanych w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, odpowiadająca okresowi niezrealizowanego obowiązku pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu nauki lub okresowi zatrudnienia przypadającemu w trakcie jej trwania.

Kodeks pracy nie określa metody ustalania tej proporcji, w szczególności nie nakazuje zaokrąglania okresów zatrudnienia do pełnych miesięcy, dlatego prawidłowe jest przyjęcie kalkulacji opartej na liczbie dni. Do okresu zatrudnienia wlicza się przy tym wszystkie okresy pozostawania w stosunku pracy, w tym urlopy oraz inne usprawiedliwione nieobecności. Podstawą rozliczenia są kwoty brutto, przy czym uwzględnia się zarówno świadczenia już wypłacone, jak i te, które pracodawca jest zobowiązany dopiero uregulować, na przykład opłaty na rzecz podmiotu, który przeprowadza szkolenie.

Podsumowanie

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (tzw. umowa szkoleniowa lub lojalnościowa) jest instrumentem prawa pracy, który służy zabezpieczeniu interesu pracodawcy finansującego rozwój pracownika. Jej konstrukcja wynika z art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy i podlega istotnym ograniczeniom wynikającym z ochronnej funkcji prawa pracy.

Przepisy te wprowadzają równowagę pomiędzy interesem pracodawcy (odzyskanie inwestycji w szkolenie) a ochroną pracownika przed nadmiernymi obowiązkami lojalnościowymi. Kluczowe znaczenie ma fakt, że obowiązek zwrotu kosztów szkolenia nie powstaje automatycznie, lecz wyłącznie w przypadkach ściśle wskazanych w ustawie. Katalog tych sytuacji ma charakter zamknięty i nie może być rozszerzany umownie.

W konsekwencji umowa szkoleniowa jest narzędziem o ograniczonej swobodzie kontraktowej, wymagającym ścisłej zgodności z przepisami Kodeksu pracy oraz ostrożnego konstruowania postanowień, szczególnie w zakresie obowiązków lojalnościowych i mechanizmu zwrotu kosztów.