Umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem nieruchomości – co warto wiedzieć?

Umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem nieruchomości jest umową, której stronami są deweloper oraz pośrednik nieruchomości. Deweloper działa jako podmiot przedsięwzięcia inwestycyjnego polegającego na budowie obiektu z przeznaczeniem do sprzedaży a pośrednik nieruchomości – jako ekspert od rynku nieruchomości, potrafiący prowadzić działania sprzedażowe, marketingowe oraz obsługę klienta w sposób skuteczny i profesjonalny.

W wielu przypadkach umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem nieruchomości może odgrywać fundamentalną rolę w procesie efektywnej komercjalizacji inwestycji deweloperskiej, dlatego też deweloperzy często zawierają tego typu umowy już na wczesnych etapach inwestycji. Skuteczny partner w postaci profesjonalnego pośrednika nieruchomości może znacząco przyspieszyć proces sprzedaży lokali, dotrzeć do szerszego grona potencjalnych nabywców oraz zapewnić wsparcie w zakresie działań marketingowych i obsługi klienta. Co do zasady, fundamentalnym celem umowy powinno być możliwie precyzyjne uregulowanie zasad współpracy pomiędzy inwestorem a pośrednikiem pełniącym rolę specjalisty od sprzedaży, który w imieniu dewelopera poszukuje nabywców lokali i wspiera proces transakcyjny.

Choć może wydawać się, iż umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem stanowi standardowy dokument, z naszego doświadczenia wynika, że bardzo często tak nie jest, a wzajemne zobowiązania stron kształtowane są na wielu płaszczyznach i dotyczą szeregu praktycznych kwestii. Szczegóły umowy mogą mieć bowiem kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego obu stron – zarówno inwestora, jak i pośrednika, a mając na uwadze potencjalne ryzyka związane z nieprecyzyjnym określeniem poszczególnych obowiązków, czy wynagrodzenia, precyzyjne i przemyślane postanowienia umowne będą niezbędne dla sprawnej i bezpiecznej współpracy.

W niniejszym artykule omawiamy główne postanowienia umowy pośrednictwa zawieranej pomiędzy pośrednikiem a deweloperem w kontekście sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych w ramach inwestycji deweloperskiej. Przedstawimy szczegółowo, co powinna zawierać profesjonalna umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem nieruchomości, na co zwrócić uwagę przy jej redagowaniu oraz jakie mechanizmy prawne można wdrożyć, aby zabezpieczyć interesy obu stron.

Umowa pomiędzy pośrednikiem nieruchomości a deweloperem – obowiązki pośrednika nieruchomości

Podstawowym zobowiązaniem pośrednika nieruchomości będzie aktywne pozyskiwanie klientów zainteresowanych zakupem lokali mieszkalnych (bądź usługowych) z oferty dewelopera. Wydaje się, że w szczególności w przypadku dużych, wieloetapowych inwestycji deweloperskich kluczowe jest, aby pośrednik nieruchomości posiadał precyzyjne informacje na temat lokali objętych działaniami marketingowymi i sprzedażowymi. Może to być szczególnie istotne także wtedy, gdy inwestycję obsługuje kilku pośredników nieruchomości, a zatem współpraca pomiędzy deweloperem a pośrednikami ma charakter niewyłączny. Lista lokali może stanowić załącznik do umowy, stanowiący integralną część umowy, co w praktyce oznacza, że postanowienia załącznika będą miały taką samą moc prawną jak pozostałe postanowienia „umowy głównej”.

Deweloper powinien być także zobowiązany do niezwłocznego poinformowania pośrednika o wstrzymaniu udostępniania danego lokalu na potrzeby realizacji umowy z pośrednikiem. Dzięki temu pośrednik może na bieżąco dostosowywać swoje działania sprzedażowe i unikać oferowania lokali, które nie są już dostępne, z uwagi na to że zostały zarezerwowane, bądź sprzedane. Mechanizm ten będzie korzystny dla obu stron: pośrednik zyskuje bowiem pełną wiedzę co do aktualnej oferty dewelopera, podczas gdy deweloper zachowuje pełną kontrolę nad zasobami inwestycji. Precyzyjne uregulowanie tego aspektu w umowie pomoże zminimalizować ryzyko konfliktów i usprawni codzienną współpracę.

Kiedy pośrednik może żądać prowizji za przekazanie klienta deweloperowi?

Umowa pomiędzy pośrednikiem a deweloperem powinna precyzyjnie określać zasady przekazywania danych kontaktowych potencjalnego nabywcy lokalu. To istotny zapis zabezpieczający interesy obu stron, a także minimalizując ryzyko późniejszych sporów dotyczących źródła klienta, a w konsekwencji tego czy pośrednikowi należne będzie wynagrodzenie.

Co do zasady, pośrednikowi przysługuje roszczenie o otrzymanie wynagrodzenia w przypadku, gdy udokumentuje, że to on doprowadził do kontaktu klienta z deweloperem, który zakończył się zawarciem umowy rezerwacyjnej lub deweloperskiej.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Pośrednik nabywa prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy stworzone przez niego warunki doprowadzą zainteresowanych do zawarcia głównej umowy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 2015 roku, sygn. akt III CSK 346/14).

Jednym z praktycznych rozwiązań tej kwestii może być ustalenie, że w sytuacji, gdy pośrednik odnajdzie potencjalnego nabywcę, zobowiązany będzie do przekazania deweloperowi szczegółowych dane tego klienta (najczęściej za pośrednictwem poczty elektronicznej). Dane te powinny być kompletne i dostosowane do rodzaju klienta:

• w przypadku osoby fizycznej – pośrednik powinien przekazywać imię i nazwisko, numer PESEL oraz adres zamieszkania,
• w przypadku osoby prawnej – pośrednik powinien podać firmę i KRS / NIP.

Deweloper będzie miał wówczas czas, przykładowo 3 dni, na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń i potwierdzenie, że znał tego klienta wcześniej, np. poprzez prowadzone z nim rozmowy lub negocjacje. Aby uniknąć zobowiązania do wypłaty wynagrodzenia, deweloper będzie wówczas zobowiązany do przekazania pośrednikowi dowodu w postaci korespondencji elektronicznej z klientem, której data będzie wcześniejsza niż moment przekazania danych klienta przez pośrednika. W ten sposób wykaże, że prowizja nie jest należna pośrednikowi. W sytuacji jednak, gdy deweloper nie będzie dysponował takim materiałem dowodowym, pośrednik nabędzie prawo do wypłaty wynagrodzenia.

Rozwiązanie to pozwoli zatem na wyraźne ustalenie, że to właśnie pośrednik mógł być źródłem kontaktu z potencjalnym nabywcą, wykonując swoje zobowiązania umowne, należne jest mu zatem wynagrodzenie. Ochroni to pośrednika przed sytuacją, kiedy deweloper mógłby kwestionować fakt pozyskania klienta przez pośrednika lub twierdzić, że klient był już wcześniej znany deweloperowi. W efekcie zminimalizuje to ryzyko sporów i ewentualnych roszczeń dotyczących prowizji, które z naszego doświadczenia, należą do najczęstszych sporów w umowach pomiędzy deweloperami a pośrednikami nieruchomości.

Umowa pomiędzy pośrednikiem a deweloperem – prowizja, bądź wynagrodzenie mieszane

Umowa pomiędzy pośrednikiem a deweloperem powinna precyzyjnie wskazywać, że pośrednik nabywa prawo do prowizji w przypadku doprowadzenia do zawarcia jednej z kluczowych umów z potencjalnym nabywcą przedstawionym przez pośrednika. W praktyce najczęściej chodzi o:

• umowę rezerwacyjną,
• umowę deweloperską,
• umowę przedwstępną sprzedaży,
• umowę przenoszącą własność.

Istotne jest, aby precyzyjne zdefiniować, kto jest „potencjalnym nabywcą przedstawionym przez pośrednika”. W tym celu można zastosować postanowienia weryfikujące, czy deweloper znał wcześniej tę osobę oraz obowiązek przedstawienia dowodów wcześniejszego kontaktu, o których mowa powyżej.

Wysokość wynagrodzenia może zostać ustalana jako procent ceny sprzedaży lokalu, choć oczywiście mogą również uzgodnić inne formy wynagrodzenia, takie jak wynagrodzenie mieszane (np. stała opłata plus premia od sprzedaży). Nieprecyzyjne sformułowanie zasad rozliczeń może prowadzić do poważnych nieporozumień, dlatego umowa powinna także jasno określać, czy np. 3% prowizji oznacza 3% netto (plus VAT), czy 3% brutto. Kluczowe jest, aby sposób i wysokość wynagrodzenia były jasno i precyzyjnie określone w umowie, co zapobiega późniejszym nieporozumieniom i ułatwia rozliczenia między deweloperem a pośrednikiem.

Umowa pomiędzy pośrednikiem nieruchomości a deweloperem – obowiązki dewelopera

Aby pośrednik mógł należycie wykonać swoje zobowiązania sprzedażowe i marketingowe, kluczowym elementem będzie także określenie i wylistowanie jakie konkretne zobowiązania spoczywają na deweloperze. Oczywiste jest bowiem, że bez zaangażowania dewelopera, należyte wykonanie obowiązków przez pośrednika będzie znacznie utrudnione lub wręcz niemożliwe.

Poniżej prezentujemy najważniejsze, naszym zdaniem, obowiązki dewelopera, które powinna zawierać umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem, choć oczywiście poniższy katalog nie ma charakteru zamkniętego:

Udostępnienie niezbędnych informacji i dokumentów dotyczących nieruchomości

Deweloper powinien zobowiązać się do przekazania pośrednikowi wszelkich informacji, które są niezbędne do prawidłowego prowadzenia działań sprzedażowych. Wśród nich znajdują się m.in.:

• plany architektoniczne i plany zagospodarowania terenu, co umożliwi potencjalnym klientom zaprezentowanie inwestycji oraz pokaże, jak będzie wyglądać finalny projekt inwestycji,
• wizualizacje inwestycji oraz materiały marketingowe i reklamowe, co pomoże w budowaniu atrakcyjnego obrazu oferty oraz w komunikacji marketingowej z potencjalnymi klientami,
• standardy wykończenia lokali i części wspólnych, oczywiste jest, że dla potencjalnych nabywców, wiedza o tym czego mogą spodziewać się po zakupie jest kluczowa,
• harmonogram realizacji inwestycji, w tym przewidywane terminy oddania poszczególnych etapów oraz przeniesienia własności nieruchomości, co pomoże klientom w planowaniu zakupu i rozplanowaniu pozyskania finansowania,
• warunki sprzedaży lokali, uwzględniające – cenniki, dostępne rabaty, promocje, a także informacje o możliwościach finansowania inwestycji.

Zapewnienie dostępu do nieruchomości w celu prezentacji

Deweloper powinien umożliwić pośrednikowi dostęp do lokali objętych inwestycją, co jest kluczowe do skutecznej prezentacji oferty potencjalnym nabywcom. Obowiązki te powinny obejmować:

• udostępnienie lokali pokazowych oraz placu budowy w uzgodnionych terminach,
• przekazanie pośrednikowi kluczy, kart dostępu lub innych środków niezbędnych do prezentacji nieruchomości,
• zapewnienie odpowiedniego przygotowania lokali pokazowych pod kątem dostępności, estetyki i bezpieczeństwa podczas wizyt klientów, tak aby umożliwić przeprowadzanie prezentacji dla potencjalnych nabywców w warunkach odpowiadających standardom rynkowym i oczekiwaniom klientów.

Marketing inwestycji deweloperskiej

W celu zwiększenia efektywności sprzedaży, deweloper może także zobowiązać się do podejmowania konkretnych działań promocyjnych. W ramach takiej współpracy deweloper może zobowiązać się lub wyrazić gotowość, przykładowo, do:

• finansowania kampanii reklamowych, obejmujących działania w mediach społecznościowych, prasie lokalnej lub ogólnokrajowej oraz w Internecie,
• przygotowania i druku materiałów promocyjnych, takich jak katalogi inwestycji, ulotki, roll-upy, bannery oraz inne materiały wspierające sprzedaż,
• organizacji dni otwartych, wydarzeń promocyjnych oraz spotkań z potencjalnymi nabywcami, we współpracy z pośrednikiem,
• zapewnienia obecności inwestycji w wybranych portalach ogłoszeniowych oraz branżowych, zwiększających widoczność oferty na rynku,
• ścisłej współpracy z pośrednikiem w zakresie planowania i realizacji działań promocyjnych, w tym uzgadniania ich zakresu i treści,
• prowadzenia dedykowanych kanałów w mediach społecznościowych oraz strony internetowej inwestycji, w celu informowania o postępach i aktualnej ofercie,
• pokrycia uzgodnionych kosztów reklamy prowadzonej przez pośrednika, pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia zakresu oraz budżetu tych działań przez dewelopera.

Strony mogą także uzupełnić powyższe ustalenia o bardziej precyzyjne mechanizmy, które zmaksymalizują przejrzystość współpracy, dotyczące przykładowo:

• zatwierdzania planów promocyjnych i harmonogramów działań marketingowych,
• wymogu pisemnej lub mailowej akceptacji kosztów przed ich poniesieniem,
• ustalenia maksymalnych limitów budżetowych na określone działania,
• zasad rozliczania wydatków i dokumentowania poniesionych kosztów (np. faktur, zestawień kosztów czy raportów okresowych).

Aktywne uczestnictwo w procesie sprzedaży

Deweloper może także aktywnie współpracować z pośrednikiem, aby wspólnie osiągnąć sukces sprzedażowy. Do podstawowych zobowiązań mogą należeć:

• zapewnienie dostępu do systemu CRM lub innej platformy sprzedażowej, jeśli taka funkcjonuje po stronie dewelopera,
• współorganizowanie spotkań i prezentacji dla potencjalnych klientów / dni otwarte inwestycji,
• udostępnianie przedstawicieli dewelopera do udziału w negocjacjach, jeśli pośrednik zgłosi taką potrzebę,
• niezwłoczne udzielanie odpowiedzi na pytania pośrednika i klientów dotyczące warunków sprzedaży oraz stanu prawnego i technicznego nieruchomości,
• wyznaczenie osoby kontaktowej po stronie dewelopera odpowiedzialnej za współpracę z pośrednikiem.

Oczywiście zobowiązania te mogą mieć szerszy charakter i być dopasowane do specyfiki danej inwestycji oraz modelu współpracy z pośrednikiem. Co do zasady jednak deweloperzy angażują się w działania marketingowe, tworzenie materiałów sprzedażowych, uczestnictwo w wydarzeniach branżowych lub udzielanie dodatkowego wsparcia technicznego, co znacząco podnosi skuteczność całego procesu sprzedażowego. Umowa na sprzedaż nieruchomości deweloperskich powinna zatem bezpośrednio odnosić się do tych kwestii.

Bieżące informowanie o zmianach w inwestycji

Umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem ma charakter dwustronny, co oznacza międz innymi, że także na deweloperze ciążą pewne obowiązki informacyjne względem kontrahenta. Przede wszystkim, deweloper powinien także na bieżąco przekazywać pośrednikowi wszelkie istotne zmiany dotyczące inwestycji, takie jak:

• aktualizacje cenników oraz dostępności lokali, co może obejmować między innymi podniesienie lub obniżenie cen, wprowadzenie promocji, rabatów lub wycofanie lokalu z oferty,
• zmiany w warunkach finansowania i sposobach płatności, nowe możliwości kredytowania, systemy ratalne, harmonogramy płatności czy inne udogodnienia dla nabywców, które mogą wpływać na decyzję zakupową,
• modyfikacje harmonogramu realizacji inwestycji,
• zmiany w dokumentacji prawnej i technicznej, co dotyczy to wszelkich zmian projektowych, decyzji administracyjnych, pozwoleń czy też aktualizacji standardów wykończenia i materiałów budowlanych.

Regularne aktualizowanie tych informacji z pewnością wpłynie na postrzeganie pośrednika jako profesjonalnego podmiotu, a w konsekwencji powinno zwiększyć skuteczność całego procesu sprzedaży. Pozwoli także unikać nieporozumień z klientami oraz minimalizować ryzyko związane z udzielaniem nieaktualnych lub niepełnych informacji.

Terminowe informowanie o zawarciu umów z nabywcami

Deweloper powinien także zobowiązać się do (przykładowo nie później niż w ciągu 3 dni), informowania pośrednika o zawarciu przez potencjalnego nabywcę kluczowych umów, takich jak umowa rezerwacyjna, umowa deweloperska, umowa przedwstępna, czy umowa przenosząca własność. Wtedy wówczas pośrednik nabywa roszczenie o wypłatę wynagrodzenia.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Zgodnie z zawartą przez strony umową, należne jej wynagrodzenie było płatne na podstawie faktur, wystawianych przez powódkę, po uprzednim zgłoszeniu do deweloperów drogą mailową pozyskanych kontrahentów. Deweloper miał obowiązek poinformować powódkę, jeżeli zgłoszony przez nią kontrahent figurował w bazie jego klientów, a w przypadku braku takiej informacji zgłoszony przez powódkę kontrahent uznawany był przez strony za poleconego przez powódkę.” (wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie, XXIII Wydział Gospodarczy Odwoławczy z dnia 6 września 2019 r., sygn. akt XXIII Ga 278/19).

Działanie w dobrej wierze i współpraca

Strony umowy pomiędzy deweloperem a pośrednikiem mogą także zdecydować się na wprowadzenie tzw. miękkich zapisów, czyli postanowień, które nie mają charakteru zobowiązującego, ale wyrażają intencję, dobrą wolę i otwartość na współpracę. Przykładowo, mogą one dotyczyć:

• deklaracji wzajemnego wspierania się w działaniach marketingowych,
• preferencyjnego traktowania pośrednika w przypadku nowych etapów inwestycji,
• zapowiedzi organizowania cyklicznych spotkań w celu omówienia postępów sprzedaży.

Choć takie zapisy nie niosą ze sobą konsekwencji prawnych w przypadku ich niewykonania, to pełnią ważną funkcję relacyjną i komunikacyjną – budują zaufanie i mogą sprzyjać długofalowej, stabilnej współpracy.

Umowa o współpracy deweloper – pośrednik – okres obowiązywania i warunki rozwiązania

Umowa pośrednictwa zawierana jest co do zasady na czas określony, który zaczyna biec od dnia zawarcia umowy i trwa do wskazanej w umowie daty, przykładowo do zakończenia sprzedaży lokali na  danym etapie inwestycji.

Istotnym elementem umowy o współpracy pomiędzy deweloperem a pośrednikiem jest także możliwość jej rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeśli jedna ze stron dopuści się rażącego naruszenia jej postanowień. Co do zasady uprawnienie to będzie przysługiwać stronie, gdy druga ze stron narusza swoje zobowiązania i dalsza współpraca nie jest możliwa, przykładowo, deweloper regularnie nie wypłaca wynagrodzenia prowizyjnego, bądź pośrednik systematycznie nie przekazuje rzetelnych informacji potencjalnym nabywcom lokali.

Co istotne, rozwiązanie umowy nie zwalnia z obowiązku rozliczenia się za usługi świadczone do momentu jej zakończenia. Oznacza to, że pośrednik zachowuje prawo do wynagrodzenia za dotychczas wykonane czynności, co zapewnia mu ochronę ekonomiczną nawet w przypadku przedwczesnego zakończenia współpracy.

Umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem nieruchomości – prawa autorskie

Deweloper, realizując projekt inwestycyjny, bardzo często samodzielnie produkuje różnorodne materiały marketingowe, które mają na celu efektywne przedstawienie oferty potencjalnym klientom oraz zwiększenie rozpoznawalności inwestycji na rynku. Do najczęściej przygotowywanych przez dewelopera materiałów należą, katalogi, prospekty, broszury informacyjne. Materiałami tymi może posługiwać się pośrednik. W ramach współpracy między Deweloperem a Pośrednikiem bardzo istotną kwestią jest zatem uregulowanie kwestii praw autorskich do wszelkich materiałów i opracowań powstałych podczas realizacji umowy. Prawidłowe określenie tych praw zabezpiecza interesy obu stron i zapewnia swobodne korzystanie z efektów pracy pośrednika przez dewelopera.

Umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem nieruchomości – przekazywanie danych osobowych

Umowa powinna również zawierać postanowienia dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. Już na etapie poprzedzającym zawarcie umowy pośrednictwa pośrednik może bowiem przekazywać deweloperowi dane osobowe potencjalnych nabywców. W przypadku, gdy pośrednik zamierza przekazać dane osobowe potencjalnego nabywcy deweloperowi, zobowiązany jest uprzednio uzyskać wyraźną zgodę tej osoby na przekazanie jej danych osobowych w tym celu. Zgoda ta powinna być udzielona w sposób dobrowolny, świadomy i jednoznaczny, najlepiej w formie pisemnej lub dokumentowej.

Konieczne jest zatem jednoznaczne określenie ról stron (administratora lub podmiotu przetwarzającego), zakresu przetwarzania danych oraz obowiązków informacyjnych i zabezpieczeń, jakie powinny zostać wdrożone w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Umowa pomiędzy deweloperem a pośrednikiem nieruchomości – podsumowanie

Umowa na sprzedaż nieruchomości deweloperskich to kluczowy dokument regulujący zasady współpracy pomiędzy deweloperem a pośrednikiem przy sprzedaży lokali w inwestycjach deweloperskich. Choć pozornie może wydawać się nieskomplikowanym dokumentem, w sytuacji gdy jej sformułowania są nieprecyzyjne, może powodować szereg komplikacji i problemów prawnych.

Dla obu stron umowy istotne zatem, aby dokument odzwierciedlał ich ustalenia biznesowe i został sformułowany tak, aby zminimalizować ryzyko rozbieżnych możliwości interpretacyjnych, co powinno zapewnić płynną współpracę. Strony powinny mieć także na uwadze, że dobrze przygotowana umowa nie tylko zabezpiecza interesy dewelopera i pośrednika, ale również usprawnia proces sprzedaży, co leży w interesie zarówno dewelopera, jak i pośrednika.

W artykule szczegółowo omówiono, co powinna zawierać profesjonalna umowa na sprzedaż nieruchomości deweloperskich, jak unikać błędów przy jej sporządzaniu oraz jakie mechanizmy prawne warto w niej przewidzieć, by współpraca była bezpieczna, przejrzysta i skuteczna.