Umowa NDA krok po kroku: jak zabezpieczyć swoje informacje biznesowe zgodnie z polskim prawem

Umowa NDA (ang. „non-disclosure agreement”), czyli umowa o zachowaniu poufności, to dokument prawny, w którym strony zobowiązują się do nieujawniania i niewykorzystywania informacji poufnych przekazanych w związku z określonym celem, np. współpracą biznesową, czy negocjacjami handlowymi. Informacje objęte NDA mogą dotyczyć zarówno danych finansowych, strategicznych czy operacyjnych przedsiębiorstwa, jak i know-how, planów biznesowych, wynalazków czy innych wartościowych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić stronę ujawniającą na szkodę gospodarczą lub utratę przewagi konkurencyjnej.

Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie praktycznego podejścia do skonstruowania skutecznej umowy NDA, tak aby rzeczywiście chroniła ona informacje poufne, a nie stanowiła jedynie formalny dokument pozbawiony praktycznego znaczenia. W artykule opisaliśmy m.in.:

• z kim i kiedy należy zawierać umowy NDA?
• dlaczego w umowie NDA należy precyzyjnie określić strony umowy oraz podmioty uprawnione do uzyskania dostępu do informacji?
• jakie informacje może obejmować umowa o zachowaniu poufności?
• jakich informacji nie może obejmować umowa o zachowaniu poufności?
• do czego powinny być zobowiązanie strony w zakresie poufności w umowie NDA?
• co zrobić w sytuacji naruszenia NDA – jak skonstruować postanowienia o karze umownej?
• jaka może być wysokość kary umownej za naruszenie NDA?
• kiedy kara umowna za naruszenie NDA może być rażąco wygórowana?
• jak długo powinna obowiązywać umowa NDA?

Z kim i kiedy należy zawierać umowy NDA?

Umowa o zachowaniu poufności to dokument, który należy bezwzględnie zawrzeć w sytuacji, gdy przedsiębiorca planuje udostępnić osobie trzeciej (osobom trzecim) informacje posiadające wartość gospodarczą, których ujawnienie mogłoby narazić go na stratę lub osłabić jego pozycję rynkową. W praktyce NDA powinno być zawierane w szczególności z następującymi podmiotami:

• osobami zaangażowanymi w bieżącą działalność przedsiębiorcy, w tym z pracownikami, z osobami współpracującymi przy realizacji projektów biznesowych, ze zleceniobiorcami oraz osobami świadczącymi usługi na jakiejkolwiek podstawie prawnej, mającymi dostęp do informacji poufnych,

• podmiotami współpracującymi z przedsiębiorcą w modelu B2B, w szczególności: jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi, wszelkimi podmiotami doradczymi i konsultingowymi, z menedżerami, członkami zarządu oraz członkami rady nadzorczej,

• podmiotami zewnętrznymi, takimi jak: podwykonawcy i dostawcy, klienci mający dostęp do wrażliwych informacji, firmami świadczące usługi outsourcingowe (np. IT, księgowość, HR, marketing, obsługa social media,),

• podmiotami, z którymi przedsiębiorca planuje dopiero podejmować działania biznesowe, takimi jak osoby lub firmy uczestniczące w negocjacjach handlowych, jeszcze przed zawarciem właściwej umowy, potencjalnymi partnerami lub współpracownikami, w stosunku do których przedsiębiorca chce chronić pomysł na biznes, produkt, technologię lub know-how, potencjalnymi inwestorami,

• podmiotami, które chcą przystąpić do procesu due diligence (badanie prawnego) w związku z planowaną transakcją.

Umowę o zachowaniu poufności należy zawierać jeszcze na etapie przed przekazaniem jakichkolwiek informacji poufnych. Stanowi to jedną z fundamentalnych zasad ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, albowiem podpisanie NDA, które nastąpi po ujawnieniu informacji nie zapewnia realnej ochrony prawnej, ponieważ zobowiązania wynikające z umowy co do zasady nie obejmują informacji, które zostały już ujawnione.

W praktyce oznacza to, że NDA powinno być zawarte na wczesnym etapie współpracy lub negocjacji, zanim jeszcze druga strona uzyska dostęp do danych finansowych, technologicznych, know-how, planów strategicznych czy wszelkich innych wrażliwych informacji handlowych. Przyjęcie takiego podejścia minimalizuje ryzyko nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia informacji oraz pozwala na skuteczne egzekwowanie obowiązków poufności już od samego początku współpracy.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Umowa o zachowanie poufności (umowa o poufność) jest umową nienazwaną, której celem jest nałożenie na dłużnika zakazu ujawniania informacji osobom trzecim i wykorzystywania ich we własnej działalności dłużnika (aspekt negatywny) oraz nałożenie na dłużnika obowiązku zabezpieczenia informacji, tak aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie (aspekt pozytywny)” (wyrok Sądu Rejonowego w Białymstoku, VI Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, z dnia 15 kwietnia 2014 r., sygn. akt VI P 618/13).

Dlaczego w umowie NDA należy precyzyjnie określić strony umowy oraz podmioty uprawnione do uzyskania dostępu do informacji?

Umowa o zachowaniu poufności powinna przede wszystkim zawierać jednoznaczne wskazanie podmiotów objętych zobowiązaniem do zachowania poufności. W szczególności konieczne jest precyzyjne określenie, czy obowiązek ten dotyczy wyłącznie stron umowy, czy również innych podmiotów, takich jak spółki powiązane kapitałowo lub organizacyjnie, członkowie organów, wspólnicy, pracownicy, współpracownicy, doradcy czy podwykonawcy.

Brak jednoznacznych postanowień w tym zakresie może prowadzić do istotnych wątpliwości interpretacyjnych związanych z umową NDA, zwłaszcza w sytuacji, gdy informacje poufne są przekazywane osobom trzecim w ramach bieżącej działalności gospodarczej, np. w toku analiz prawnych, finansowych lub technicznych. W praktyce może to skutkować powstaniem sporu w zakresie tego, czy doszło do naruszenia umowy NDA, czy też ujawnienie informacji mieściło się w granicach dozwolonego wykorzystania informacji poufnych.

Z tego względu rekomendowane jest nie tylko precyzyjne wskazanie kręgu podmiotów uprawnionych do dostępu do informacji poufnych, lecz także nałożenie na stronę ujawniającą obowiązku zapewnienia, aby osoby te zostały skutecznie zobowiązane do zachowania poufności. Może nastąpić to przykładowo poprzez zawarcie odrębnych umów NDA, wpisanie stosownych klauzul poufności w umowach o pracę czy umowach cywilnoprawnych.

Przyjęcie takiego uregulowania pozwola z jednej strony zachować realną możliwość korzystania z informacji poufnych w strukturze organizacyjnej przedsiębiorcy, a z drugiej istotnie wzmocni ochronę interesów strony ujawniającej informacje, ograniczając ryzyko ich niekontrolowanego dalszego rozpowszechniania.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„(…) umowa o zachowaniu poufności zobowiązywała pozwanego do zachowania informacji poufnych, które w przy użyciu dość ogólnej definicji zostały określone jako informacje dotyczące (…). Tymczasem, jak wynika z ustalonego stanu faktycznego, wykorzystane przez pozwanego dokumenty nie zawierały informacji dotyczących strony pozwanej (…) S.A., finansowych, prawnych, organizacyjnych ani jakichkolwiek innych. Dokument informacyjny zawierał bowiem wyłącznie informacje dotyczące klienta (…) S.A., to jest (…) S.A. (…) Skoro w dokumentach tych brak jest tego rodzaju informacji, to należy dojść do przekonania, że nie doszło do naruszenia przez pozwanego zapisów umowy z dnia 26 czerwca 2007 r. o zachowaniu poufności, bowiem powód nie ujawnił w żaden sposób informacji dotyczących strony powodowej” (wyrok Sądu Okręgowego we Wrocławiu, I Wydział Cywilny, z dnia 18 lipca 2013 r., sygn. akt I C 1503/10).

Jakie informacje może obejmować umowa o zachowaniu poufności (NDA)?

Umowa o zachowaniu poufności może obejmować swoim zakresem wyłącznie takie informacje, które:

• mają rzeczywisty charakter poufny,
• nie są powszechnie znane, a przedsiębiorca podjął stosowne działania organizacyjne w celu zachowania ich poufności, oraz
• posiadają faktyczne znaczenie gospodarcze lub organizacyjne dla strony ujawniającej.

W praktyce informacjami chronionymi przez umowę NDA będą przeważnie dane stanowiące tak zwaną tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Będą to nieujawnione do wiadomości publicznej dane techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania organizacyjne i techniczne w celu zachowania ich poufności.

Można przyjąć, że informacja posiada znaczenie czy wartość gospodarczą już w sytuacji, gdy jej ujawnienie wpłynie w jakikolwiek negatywny sposób na pozycję rynkową podmiotu, a zatem w sytuacji gdy ujawnienie jest nieuprawnione, pozycja rynkowa przedsiębiorcy ulegnie (prędzej lub później) pogorszeniu. Nie oznacza to jednak, że ujawnienie informacji musi prowadzić bezpośrednio i natychmiastowo do powstania szkody po stronie przedsiębiorcy. W wielu przypadkach nieuprawnionego działania skutek może bowiem nie być natychmiastowy. Wystarczające będzie jednak samo realne ryzyko, że nielegalne ujawnienie informacji wpłynie na konkurencyjność lub pozycję biznesową dysponenta danych, aby uznać, że informację posiadają wartość gospodarczą..

Oczywiście zakres informacji objętych umową NDA będzie się różnić w zależności od sytuacji gospodarczej, natomiast co do zasady umowy o zachowaniu poufności obejmują następujące kategorie danych:

• informacje techniczne i technologiczne, w tym know-how przedsiębiorcy, specyfikacje techniczne urządzeń, dokumentację projektową, schematy, algorytmy, prototypy, rozwiązania informatyczne oraz procesy produkcyjne;

• szeroko pojęte informacje handlowe i biznesowe, przykładowo takie jak modele biznesowe, strategie sprzedaży, polityki cenowe, marże, plany rozwoju, strategie marketingowe oraz informacje dotyczące nowych produktów lub usług, które przedsiębiorca chce wprowadzić na rynek;

• informacje finansowe, w tym dane księgowe, prognozy finansowe, budżety, analizy rentowności, warunki finansowania czy informacje dotyczące inwestorów;

• informacje organizacyjne i operacyjne przedsiębiorcy, obejmujące strukturę przedsiębiorstwa, procedury wewnętrzne, zasady współpracy z kontrahentami oraz wewnętrzne regulaminy (z zastrzeżeniem, że nie mogą one być publicznie dostępne, o czym mowa poniżej);

• dane dotyczące kontrahentów i klientów, w szczególności bazy klientów, warunki handlowe, umowy, rabaty, harmonogramy oraz informacje dotyczące relacji biznesowych;

• informacje dotyczące pracowników i współpracowników, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa, w tym struktury zespołów, zakresy obowiązków czy systemy wynagrodzeń;

• większość informacji przekazywanych w toku negocjacji, rozmów handlowych, due diligence (badanie prawne), audytów lub przygotowania wspólnych projektów — nawet w sytuacji, gdy do zawarcia umowy inwestycyjnej ostatecznie nie dojdzie, lecz dane i tak zostaną przekazane,

• wszelkie analizy, zestawienia, opracowania i materiały pochodne, które powstały w oparciu o informacjepoufne lub zawierają je pośrednio.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorcy musi mieć bowiem (…) faktyczną, realną wartość gospodarczą, jednak niekonieczne jest wykazanie, że jej udostępnienie prowadziłoby do konkretnej szkody w interesach przedsiębiorcy. Ryzyko to, dla odmówienia udostępnienia informacji publicznej z uwagi na tajemnicę przedsiębiorcy, może być bowiem choćby potencjalne. Skoro więc ustawodawca nie wprowadza normy, obejmującej tajemnicą przedsiębiorcy tylko informację, której udostępnienie bezpośrednio spowoduje konkretną szkodę w interesach przedsiębiorcy, to taka zawężająca wykładnia normy, wynikającej z przywołanych przepisów, nie jest prawidłowa” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 6 listopada 2025 r., sygn. akt II SA/Po 600/25).

Jakich informacji nie może obejmować umowa o zachowaniu poufności (NDA)?

Powyżej wskazaliśmy przykładowe informacje, które może obejmować i chronić umowa NDA. Należy jednak pamiętać, że choć w praktyce umowa o poufności może obejmować różne typy danych, nie każda informacja faktycznie podlega ochronie, nawet jeśli strony oznaczą ją w umowie wprost jako „poufną”. A zatem samo określenie w umowie NDA, że informacje jest „poufna” nie oznacza, że taka w praktyce faktycznie jest.

Zarówno w praktyce obrotu gospodarczego, jak i w polskim orzecznictwie sądowym dotyczącym wykładni postanowień umów NDA, wskazuje się, że zakres poufności nie może być absolutny, a w konsekwencji musi podlegać racjonalnym ograniczeniom. Gdyby bowiem przyjąć odmienną interpretację, w wielu przypadkach zawarcie umowy NDA mogłoby prowadzić do nieuzasadnionego paraliżu działalności gospodarczej jednej ze stron lub naruszenia zasad swobody konkurencji.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Zachodzi bowiem potrzeba na tyle czytelnego ułożenia praw i obowiązków stron umowy, aby uzyskały efektywną ochronę w razie ich naruszenia przez kontrahenta, a jednocześnie miały określoną dozę swobodę niezbędną do wykonywania umowy. Tymczasem obie te kwestie są iluzoryczne – definicja informacji poufnych jest na tyle szeroka, i dokonywana poprzez pojęcia niedookreślone (np. „którejkolwiek z ich działalności…” „w jakiejkolwiek formie”, „w jakikolwiek sposób”, „wszystkie projekty”, „wszelkie informacje”), że ściśle interpretując umowę, w istocie żadna ze stron miałaby wyjątkowo mocno ograniczone pole działania przy próbie realizacji obowiązków określonych umową, czy też przy próbie ich wyegzekwowania od drugiej strony (…)” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, I Wydział Cywilny, z dnia 6 czerwca 2016 r. sygn. akt I ACa 1144/15).

Dlatego też w prawidłowo skonstruowanej umowie o zachowaniu poufności, aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych i potencjalnych sporów pomiędzy stronami, można wskazać katalog informacji, które nie podlegają ochronie, nawet jeśli zostały ujawnione w toku współpracy. Do tego typu informacji mogą należeć:

Informacje publicznie dostępne

Umowa NDA nie może obejmować informacji, które w chwili ich ujawnienia należały już do domeny publicznej, czyli takich danych, do których dostęp ma nieograniczony krąg osób i które zostały wcześniej upublicznione w sposób legalny. Do przykładowych informacji publicznie dostępnych będą należały:

• informacje ujawnione w rejestrach KRS, CEIDG, w tym dane dotyczące wspólników, członków zarządu, kapitału zakładowego czy sposobu reprezentacji spółki;
• informacje ujawnione w sprawozdaniach finansowych, o ile podlegają one obowiązkowi publikacji;
• informacje rozpowszechnione w mediach, raportach branżowych lub publikacjach naukowych, jeżeli zostały udostępnione legalnie.

Ochrona nie obejmuje także sytuacji, w których dana informacja stała się powszechnie dostępna po jej ujawnieniu, z zastrzeżeniem, że doszło do tego w sposób, legalny, a nie w wyniku naruszenia obowiązku poufności przez stronę ujawniającą. Wywodzi się bowiem, że nie można objąć ochroną informacji, do których dostęp ma nieograniczony krąg podmiotów.

• Informacje znane stronie przed ich ujawnieniem

Zakres umowy NDA nie może także obejmować informacji, które były już znane stronie otrzymującej przed rozpoczęciem współpracy ze stroną ujawniającą. Jeżeli zatem dana informacja, czy zestaw informacji zostały pozyskane na wcześniejszym etapie, przykładowo w ramach prowadzenia własnej działalności, wykonywania wcześniejszych projektów czy w związku z uzyskanym doświadczeniem zawodowym, informacja ta nie może zostać uznana za informację poufną tylko dlatego, że pojawiła się ponownie w trakcie rozmów z kontrahentem.

Istotne jednak, że w przypadku sporu pomiędzy stronami, kluczowe znaczenie będzie miała możliwość wykazania tego typu wcześniejszego dostępu do informacji, przykładowo poprzez dokumentację, korespondencję lub materiały wewnętrzne przedsiębiorcy. Jeżeli jednak strona ujawniająca nie będzie w stanie dowodowo wykazać, że dana informacja była jej znana wcześniej, wówczas może mieć trudności ze zwolnieniem się z odpowiedzialności w przypadku nieuprawnionego ujawnienia informacji poufnej.

• Informacje uzyskane od osób trzecich

Ochroną NDA nie są co do zasady objęte także informacje, które strona otrzymująca pozyskała od osoby trzeciej, z zastrzeżeniem jednak, że osoba ta:

• była uprawniona do ich przekazania oraz
• nie była związana obowiązkiem poufności wobec strony ujawniającej.

W takiej sytuacji nie można przerzucać odpowiedzialności za poufność na podmiot, który wszedł w posiadanie informacji w sposób w pełni legalny.

• Informacje ujawnione w sposób niezależny od NDA

Jeżeli dana informacja stała się ogólnie dostępna w sposób inny niż poprzez naruszenie umowy o poufności, przykładowo poprzez publikację raportu, decyzję administracyjną, wpis do rejestru lub oficjalną prezentację, również nie może pozostawać objęta reżimem NDA.

Umowa o poufności nie może bowiem „zamrażać” informacji, które obiektywnie przestały mieć charakter poufny z uwagi na obiektywne okoliczności faktyczne i publiczne ich ujawnienie.

• Informacje opracowane samodzielnie

Co do zasady, wyłączeniu spod NDA podlegają również informacje bądź dane opracowane niezależnie przez stronę otrzymującą, w szczególności przez jej pracowników, współpracowników, konsultantów lub agentów, o ile jednak proces ten odbył się:

• bez dostępu do informacji poufnych drugiej strony oraz
• bez naruszenia postanowień umowy o poufności.

W praktyce oznacza to, że NDA nie może blokować samodzielnej działalności intelektualnej, rozwoju know-how ani pracy zespołów, które tworzą rozwiązania w oparciu o własną wiedzę i doświadczenie.

Do czego powinny być zobowiązanie strony w zakresie poufności w umowie NDA?

Poprawnie skonstruowana umowa o zachowaniu poufności powinna nakładać na strony umowy określone obowiązki prawne mające na celu ochronę informacji poufnych. W praktyce najważniejsze zobowiązania stron powinny obejmować następujące kwestie:

Właściwe traktowanie informacji oznaczonych jako „poufne”

Strony powinny zobowiązać się traktować wskazane informacje jako poufne i nie ujawniać ich osobom trzecim, nie wykorzystywać ich i nie udostępniać ich w inny sposób, który mógłby naruszać charakter poufny informacji. Strony mogą doprecyzować co należy konkretnie rozumieć przez „ujawnienie”, czy „wykorzystywanie”, tak aby zmniejszyć ryzyko rozbieżności interpretacyjnych. Generalnie dla strony ujawniającej zasadne będzie przyjęcie wykładni rozszerzającej, pozwalającej uwzględnić różne formy naruszeń obowiązku poufności, przykładowo „wykorzystanie” oznaczać może nie tylko posłużenie się, lecz także przekazanie, sprzedaż, czy jakikolwiek sposób eksploatacji informacji.

Wykorzystywanie informacji wyłącznie w określonym celu

Informacje chronione umową NDA powinny być używane wyłącznie w ramach celu określonego w umowie, np. realizacji wspólnego projektu zdefiniowanego w umowie, przykładowo:

„Strona otrzymująca zobowiązuje się wykorzystywać informacje chronione wyłącznie w celu określonym w niniejszej Umowie, tj. w związku z realizacją projektu deweloperskiego wskazanego w niniejszym dokumencie. W szczególności strona otrzymująca nie będzie wykorzystywać informacji chronionych do celów komercyjnych, konkurencyjnych ani do jakiegokolwiek innego działania nieuprawnionego wobec strony ujawniającej.”

Ograniczenie dostępu do informacji

Dostęp do informacji chronionych powinny mieć wyłącznie osoby, które muszą znać te dane w ramach realizacji danego projektu, czy wykonania danej umowy. W przypadku większych zespołów po stronie podmiotu otrzymującego informacje, nie ma bowiem potrzeby udostępniania informacji wszystkim pracownikom, wystarczające jest ograniczenie dostępu do niezbędnej liczby osób. Takie ograniczenie pozwala zminimalizować ryzyko nieuprawnionego ujawnienia.

Co więcej, osoby lub podmioty, którym ujawnia się informacje poufne, powinny również zostać zobowiązane do zachowania poufności, np. poprzez zawarcie odrębnej umowy NDA lub odpowiednie postanowienia w istniejącej już umowie. W ten sposób obowiązek poufności zostanie skutecznie rozszerzony również na wszystkie podmioty trzecie, które mogą mieć dostęp do informacji chronionych. Tytułem przykładu:

„Strona Otrzymująca ujawnia Informacje Chronione wyłącznie swoim Przedstawicielom (kadra zarządzająca, pracownicy, doradcy, audytorzy) bezpośrednio zaangażowanym w projekt, po uprzednim poinformowaniu ich o poufnym charakterze danych i zobowiązaniu do zachowania poufności.

Strona Otrzymująca odpowiada za przestrzeganie obowiązków poufności przez Przedstawicieli jak za własne naruszenia. Na żądanie Strony Ujawniającej Strona Otrzymująca przekaże listę Przedstawicieli oraz uzyska od nich pisemne potwierdzenie znajomości i akceptacji warunków umowy. Strona Ujawniająca może zakazać ujawnienia informacji wybranym Przedstawicielom.”

Rozszerzenie obowiązku na podmioty powiązane

W przypadku ujawnienia informacji chronionych spółkom zależnym strona ujawniająca powinna uprzednio zapewnić, że podmioty te zostaną na piśmie zobowiązane do zachowania poufności w sposób zgodny z warunkami umowy NDA. Zobowiązanie to powinno obejmować zarówno obowiązek nieujawniania, jak i ograniczenie wykorzystania informacji wyłącznie do celów określonych w umowie.

Dla strony ujawniającej istotne będzie zastrzeżenie, że druga strona ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie naruszenia obowiązków poufności przez podmioty powiązane, tak jakby były to jej własne naruszenia. Ponadto, strona ujawniająca może zastrzec uprawnienie do żądania od podmiotów trzecich pisemnego potwierdzenia znajomości i akceptacji warunków NDA przed udostępnieniem informacji oraz może ograniczyć lub zabronić ujawnienia informacji wybranym podmiotom według własnego uznania.

Naruszenie NDA – kara umowna i sankcje za złamanie umowy o poufności

W praktyce obrotu gospodarczego najczęściej stosowaną sankcją za naruszenie obowiązku zachowania poufności jest możliwość nałożenia kary umownej na podmiot ujawniający informacje poufne. Uprawnienie to wywodzi się z art. 483 § 1 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Tytułem przykładu w umowie NDA strony mogą zawrzeć następujące postanowienie o karze umownej:

„Z tytułu każdego naruszenia ustalonych w umowie obowiązków dotyczących zasad wykorzystywania, udostępniania, przechowywania i przesyłania Informacji Chronionych, Strona która dopuściła się naruszenia zostanie obciążona karą umowną w wysokości 100 000 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100) złotych płatną na rzecz drugiej Strony umowy. Stronie której przysługuje roszczenie o zapłatę kary umownej na zasadach wskazanych w zdaniu poprzednim, przysługuje również roszczenie o odszkodowanie odpowiadające pełnej wysokości szkody, w tym również utraconych korzyści. W takim wypadku kwotę kary umownej zalicza się na poczet pełnej kwoty odszkodowania.”

Zastrzeżenie kary umownej w umowie o zachowaniu poufności pełni kilka kluczowych funkcji:

• przede wszystkim działa prewencyjnie i odstraszająco, ponieważ druga strona ma świadomość realnego ryzyka poniesienia dotkliwej sankcji finansowej w przypadku naruszenia obowiązku poufności;

• ułatwia dochodzenie roszczeń, bez konieczności szczegółowego wykazywania wysokości szkody. W sytuacji bowiem, gdy kara umowna nie została zastrzeżona, strona, której informacje zostały ujawnione, musi w postępowaniu sądowym udowodnić, jaką konkretnie szkodę poniosła w związku z naruszeniem NDA. W praktyce bywa to niezwykle trudne, a niekiedy wręcz niemożliwe — często wymaga bowiem powoływania biegłych, przeprowadzania złożonych analiz ekonomicznych oraz prowadzi do znacznego wydłużenia czasu postępowania i konieczności poniesienia kosztów;

• w konsekwencji zwiększa realną wykonalność umowy NDA w przypadku sporu, ponieważ sąd co do zasady bada wówczas jedynie, czy doszło do naruszenia obowiązku poufności oraz czy w danym stanie faktycznym kara umowna znajduje zastosowanie, bez konieczności ustalania rozmiaru szkody;

• wzmacnia pozycję negocjacyjną strony ujawniającej informacje, zarówno na etapie zawierania umowy, jak i w przypadku późniejszego konfliktu, ograniczając ryzyko instrumentalnego traktowania obowiązku poufności przez drugą stronę.

Jaka może być wysokość kary umownej za naruszenie NDA?

Strony mogą swobodnie ustalić wysokość kary umownej, a przepisy Kodeksu cywilnego czy jakiejkolwiek innej ustawy nie wskazują na jednoznaczną górną granicę wysokości kary umownej, z zastrzeżeniem, że kara umowna nie może być „rażąco wygórowana”, o czym mowa poniżej. Czy oznacza to, że strony mogą wskazać dowolną wysokość kary umownej z tytułu naruszenia?

Przede wszystkim, kara umowna musi rekompensować ewentualną szkodę wynikającą z naruszenia poufności, w przeciwnym razie jej funkcja byłaby iluzoryczna. Jeżeli zatem przedsiębiorca uznaje, że ujawnienie danej informacji narazi go na szkodę w wysokości 1 mln zł, wysokość kary umownej powinna odzwierciedlać tę sytuację. Ustalając wysokość kary umownej, przedsiębiorca ujawniający informację powinien przy tym rozważyć szereg okoliczności biznesowych związanych z potencjalnym ujawnieniem informacji, przykładowo takich jak utrata możliwości rozwoju biznesu, potencjalne wycofanie inwestorów z projektu czy konieczność odbudowy wizerunku.

Kara umowna z tytułu naruszenia NDA musi być jednocześnie na tyle dotkliwa, aby odpowiednio „zmotywować” kontrahenta do zapewnienia poufności informacji. Jeżeli wysokość kary umownej będzie zbyt niska, druga strona może zignorować zobowiązanie do poufności. Innymi słowy, potencjalne ujawnienie musi być co najmniej „nieopłacalne” poprzez dotkliwość finansową.

Z drugiej strony, kara umowna nie może prowadzić do rażącego nadmiernego obciążenia strony zobowiązanej ani powodować bezpodstawnego wzbogacenia drugiej strony. Oznacza to, że jej wysokość powinna pozostawać w rozsądnej proporcji do potencjalnej szkody – np. jeśli przewidywana strata wynikająca z naruszenia NDA wynosi 10 000 zł, kara umowna nie powinna wynosić 100 000 zł, będzie wówczas bowiem rażąco wygórowana.

Istotnym elementem prawidłowo skonstruowanej umowy o zachowaniu poufności jest także zastrzeżenie, że zapłata kary umownej nie wyłącza prawa do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego. W praktyce oznacza to, że jeżeli szkoda poniesiona przez stronę uprawnioną przekracza wysokość zastrzeżonej kary umownej, może ona dochodzić jej naprawienia w pełnym zakresie. W takim przypadku zapłacona kara umowna podlega zaliczeniu na poczet należnego odszkodowania.

Tytułem przykładu, jeżeli umowa NDA przewiduje karę umowną w wysokości 50.000 zł za naruszenie obowiązku poufności, natomiast rzeczywista szkoda poniesiona przez stronę ujawniającą informacje poufne wynosi 200.000 zł, uprawniony może dochodzić odszkodowania w łącznej wysokości 200.000 zł, przy czym zapłacona kara umowna zostanie zaliczona na poczet tej kwoty. W konsekwencji sprawca naruszenia zobowiązany będzie do zapłaty dodatkowo 150.000 zł tytułem odszkodowania uzupełniającego.

Kiedy kara umowna za naruszenie NDA może być rażąco wygórowana?

Jak zostało wyżej wskazane, choć Kodeks cywilny nie wskazuje na maksymalną wysokość kary umownej, którą można określić w umowie, ustawa stanowi, że można żądać zmniejszenia kary umownej (tak zwane miarkowanie kary umownej), gdy jest ona rażąco wygórowana (art. 484 § 2 kodeksu cywilnego). Co oznacza to w praktyce?

W orzecznictwie wskazuje się, że dokonanie oceny czy kara umowna jest rażąco wygórowana uwzględnia odniesienie się do szeregu przesłanek, w tym między innymi:

• stosunku między wartością kary umownej a wartością szkody doznanej przez wierzyciela,
• stosunku kary umownej do odszkodowania, które należałoby się wierzycielowi w sytuacji dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych;
• zakresu naruszenia,
• czasu trwania naruszenia
• istoty naruszenia,
• zgodnego zamiaru stron w zakresie ustalenia celu zastrzeżenia kary w określonej wysokości,
• sposobu ukształtowania kary umownej,
• okoliczności, w jakich doszło do sytuacji uzasadniającej naliczenie kary,
• stopnia winy,
• charakteru negatywnych skutków dla drugiej strony.

Nie sposób zatem uznać, że sama „wysoka” wartość kary umownej uzasadnia automatycznie jej obniżenia. Miarkowanie kary umownej jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy pomiędzy wysokością kary a naruszeniem zobowiązania zachodzi wyraźna, nadmierna i obiektywnie dostrzegalna dysproporcja. Chodzi zatem o przypadki skrajne, w których kara pozostaje w oczywistej sprzeczności z funkcją kompensacyjną i staje się środkiem represyjnym. W sytuacji zatem, gdy rzeczywista szkoda wierzyciela jest niższa niż zastrzeżona w umowie NDA kara umowna, nie oznacza to automatycznie, że kara umowna jest rażąco wygórowana. Miarkowanie ma bowiem charakter wyjątkowy i każdorazowo wymaga indywidualnej oceny całokształtu okoliczności sprawy, w tym celu zastrzeżenia kary, rodzaju zobowiązania oraz stopnia jego naruszenia.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Wysokość kary umownej jest rażąco wygórowana, jeżeli prowadzi do nieuzasadnionego wzbogacenia wierzyciela. Powyższe wymaga weryfikacji, czy doszło do nieusprawiedliwionej okolicznościami sprawy dysproporcji między wysokością zastrzeżonej kary umownej, a ochroną interesu wierzyciela. (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 listopada 2024 r., sygn. akt II NSNc 50/24)”

Jak długo powinna obowiązywać umowa NDA?

Nie istnieją regulacje prawne, które określałyby maksymalny okres, na jaki może zostać nałożony obowiązek zachowania w poufności tajemnicy przedsiębiorstwa w umowie NDA. Informacja zachowuje przymiot tajemnicy przedsiębiorstwa tak długo, jak długo pozostaje poufna, tj. posiada wartość gospodarczą oraz przedsiębiorca podejmuje realne i należyte działania zmierzające do utrzymania jej w tajemnicy.

W obrocie gospodarczym często spotyka się klauzule przewidujące, że: „obowiązek zachowania poufności obowiązuje bez ograniczeń czasowych”, bądź „umowa o zachowaniu poufności wiąże strony bezterminowo”. Przyjęcie takiego rozwiązania, choć na pierwszy rzut oka mogłoby wydawać się prawidłowe i pożądane, nie jest jednak rekomendowane z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorcy.

Należy bowiem mieć na uwadze regulację art. 365¹ kodeksu cywilnego, zgodnie z którą zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym (czyli umowa NDA zawarta na czas nieoznaczony) wygasa po wypowiedzeniu przez dłużnika lub wierzyciela z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po wypowiedzeniu. Jednocześnie w doktrynie oraz orzecznictwie dominuje pogląd, zgodnie z którym niedopuszczalne jest tworzenie zobowiązań umownych o charakterze trwałym, które nie mogłyby zostać wypowiedziane przez żadną ze stron stosunku prawnego. Przyjęcie tego stanowiska prowadzi do wniosku, że NDA zawarte na czas nieoznaczony zawsze obarczone jest ryzykiem jej wypowiedzenia.

W praktyce oznacza to, że umowa może zostać wypowiedziana ze skutkiem niemal natychmiastowym. Trudno przy tym uznać za skutecznie chroniącą przedsiębiorcę umowę, której obowiązywanie może zostać jednostronnie zakończone w zasadzie w dowolnym momencie przez drugą stronę stosunku prawnego.

Z powyższych względów, rozwiązaniem zdecydowanie bardziej racjonalnym i bezpieczniejszym jest określenie czasu trwania umowy o zachowaniu poufności w sposób precyzyjny, przy jednoczesnym dostosowaniu tego okresu do rzeczywistych potrzeb ochrony informacji poufnych.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Zgodnie z art. 365¹ k.c. zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym wygasa po wypowiedzeniu przez dłużnika lub wierzyciela z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po wypowiedzeniu. Obowiązywanie tej regulacji prowadzi do uznania, że żaden stosunek zobowiązaniowy nie może wiązać stron wieczyście, zaś norma ją wyrażająca ma charakter bezwzględnie wiążący (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 maja 2019 r., sygn. akt II CSK 159/18).

Czy można dochodzić ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa bez umowy NDA?

Tak, choć może to być trudniejsze.

Nawet w sytuacji, gdy przedsiębiorcy nie zawarli między sobą umowy o zachowaniu poufności, możliwe jest dochodzenie ochrony na podstawie przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z art. 11 tej ustawy, wykorzystanie lub ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, w szczególności gdy następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i narusza obowiązek ograniczenia ich wykorzystywania lub ujawniania wynikający z ustawy, czynności prawnej lub z innego aktu albo gdy zostało dokonane przez osobę, która pozyskała te informacje, dokonując czynu nieuczciwej konkurencji.

W praktyce jednak ochrona wynikająca wyłącznie z przepisów ustawowych okazuje się znacznie trudniejsza do wyegzekwowania niż ochrona oparta na umowie NDA. Przepis art. 11 ustawy posługuje się bowiem pojęciami o charakterze niedookreślonym, co w każdym przypadku wymaga szczegółowego wykazania m.in., że dana informacja rzeczywiście stanowiła tajemnicę przedsiębiorstwa, posiadała wartość gospodarczą oraz że przedsiębiorca podjął realne działania w celu zachowania jej poufności.

Należy również wskazać, że niezależnie od odpowiedzialności cywilnoprawnej, ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewiduje także odpowiedzialność karną. Bezprawne pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, a następnie ich wykorzystanie we własnej działalności lub ujawnienie osobom trzecim, zagrożone jest karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2 (art. 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

Więcej na temat tajemnicy przedsiębiorstwa oraz odpowiedzialności karnej za jej naruszenie wyjaśniamy w odrębnym artykule.

Z powyższych względów umowa NDA pozostaje instrumentem znacznie skuteczniejszym i bardziej przewidywalnym niż wyłączne oparcie się na ochronie ustawowej, wydaje się, że w szczególności z perspektywy zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy już na etapie współpracy.

Podsumowanie

Umowa NDA stanowi jedno z podstawowych narzędzi ochrony interesów przedsiębiorcy w obrocie gospodarczym, jednak jej skuteczność zależy nie od samego faktu podpisania dokumentu, lecz od jakości jego konstrukcji.

W praktyce skuteczna umowa NDA nie jest dokumentem „uniwersalnym”, lecz powinna być każdorazowo dostosowana do konkretnego modelu biznesowego, rodzaju informacji oraz ryzyk związanych z ich ujawnieniem. Tylko takie podejście pozwala traktować NDA jako realne narzędzie ochrony biznesu, a nie wyłącznie formalny załącznik do współpracy.