Umowa B2B z podmiotem zagranicznym: najczęstsze problemy prawne i praktyczne rozwiązania

Umowa B2B z podmiotem zagranicznym to coraz częstsza forma współpracy pomiędzy osobami prowadzącymi działalność gospodarczą a kontrahentami z innych krajów. Zawieranie umów B2B z zagranicznymi kontrahentami staje się powszechną praktyką wśród przedsiębiorców działających w branżach takich jak szeroko pojęta branża IT, usługi doradcze, marketing czy rekrutacja. Tego rodzaju współpraca oferuje duży potencjał rozwoju, ale wiąże się również z istotnymi ryzykami prawnymi w umowie B2B.

Posiadamy bogate doświadczenie w analizie umów B2B z zagranicznymi podmiotami – przejrzeliśmy i oceniliśmy setki takich dokumentów, co pozwoliło nam zidentyfikować najczęstsze problemy i wyzwania, z którymi spotykają się firmy w praktyce. Na bazie tej wiedzy powstał niniejszy artykuł, którego celem jest pomoc przedsiębiorcom w unikaniu typowych błędów oraz zabezpieczeniu się przed ryzykiem prawnym wynikającym z międzynarodowej współpracy biznesowej.

Oczywiście każda umowa B2B z podmiotem zagranicznym jest inna, a jej brzmienie może się znacząco różnić – niniejsze wskazówki mają charakter ogólny i nie zastąpią indywidualnej analizy konkretnego dokumentu. Dlatego każdą umowę należy rozpatrywać osobno, uwzględniając specyfikę konkretnej współpracy i obowiązujące przepisy.

Warto także pamiętać, że nie istnieją umowy „nienegocjowalne”. Choć podmioty zagraniczne często przedstawiają gotowe projekty kontraktów B2B, jednak nie oznacza to, że zleceniobiorca musi je bezwarunkowo zaakceptować — brak zgody nie wyklucza bowiem zawarcia umowy na bardziej zrównoważonych warunkach. Jak zatem zabezpieczyć się przy umowie B2B z zagraniczną firmą?

Zbyt szeroki zakres odpowiedzialności zleceniobiorcy w umowie B2B z firmą zagraniczną

Jednym z najpoważniejszych problemów, jaki można napotkać w umowie B2B z podmiotem zagranicznym jest zbyt szeroki zakres odpowiedzialności zleceniobiorcy.

Wiele umów B2B zzagranicznymi firmami zawieranych jest w oparciu o jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), która nie posiada odrębnej osobowości prawnej ani majątku oddzielonego od majątku właściciela.

W praktyce oznacza to, że zawierając umowę B2B z zagraniczną firmą osoba prowadzącą JDG (tj. przedsiębiorca) odpowiada za długi swojej firmy całym swoim majątkiem, to jest zarówno tym, który wykorzystuje w działalności gospodarczej, jak i majątkiem osobistym, który nie jest wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej. W konsekwencji, wierzyciele mają prawo dochodzić roszczeń z obu składników majątku, czyli zarówno z majątku firmowego służącego do prowadzenia działalności gospodarczej, jak i majątku osobistego, na przykład nieruchomości, czy oszczędności na rachunku prywatnym. Co więcej, odpowiedzialność przedsiębiorcy nie jest ograniczona w czasie, co oznacza, że dotyczy zarówno bieżących zobowiązań, jak i tych, które powstaną w przyszłości w wyniku prowadzonej działalności gospodarczej.

W konsekwencji umowa B2B, która nie ogranicza odpowiedzialności zleceniobiorcy do określonej kwoty lub całkowicie pomija tę kwestię, może być szczególnie niebezpieczna dla przedsiębiorcy, narażając go na znaczne ryzyko finansowe i prawne.

Przykładowe postanowienie umowne:

„The Service Provider shall be liable for, and shall indemnify and hold harmless the Client against, all Losses resulting from any breach of this Agreement by the Service Provider or the Consultants, whether arising from a third-party claim against the Client or otherwise.”

Przykładowym rozwiązaniem ograniczającym odpowiedzialność zleceniobiorcy w umowie B2B zawartej z zagraniczną firmą może być ograniczenie tej odpowiedzialności do określonej kwoty, na przykład do wysokości trzech ostatnich faktur wystawionych przez zleceniobiorcę. Oznacza to, że nawet jeśli szkoda przekroczy wartość tych faktur, zleceniobiorca będzie odpowiadał jedynie do tej ustalonej kwoty. Kluczowe jest jednak precyzyjne opisanie takich postanowień w umowie, aby uniknąć wątpliwości interpretacyjnych i zapewnić jasność praw i obowiązków stron.

Innym rozwiązaniem jest zawarcie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC), której celem jest wypłata środków przez ubezpieczyciela w sytuacji, gdy dojdzie do szkody objętej polisą. Również w tym przypadku niezwykle istotne jest, aby zarówno umowa określała precyzyjnie moment i zakres, w jakim można korzystać z ubezpieczenia OC, jak i polisa odzwierciedlała zakres zobowiązań zleceniobiorcy oraz treść umowy B2B z międzynarodową firmą.

Zbyt szerokie prawo do wypowiedzenia umowy przez zleceniodawcę w umowie B2B

Z naszej praktyki wynika, że w umowach B2B wielu zagranicznych kontrahentów zastrzega sobie w umowach prawo do jednostronnego rozwiązania umowy w każdym czasie, bez przyczyny, z krótkim okresem wypowiedzenia (wynoszącym przykładowo 7 dni) lub nawet ze skutkiem natychmiastowym.

Przykładowe postanowienie umowne:

“The Client may terminate this Agreement at any time, for any reason or no reason, with immediate effect, by providing written notice to the Service Provider.”

Tego typu postanowienie umowne jest niezwykle niekorzystne dla zleceniobiorcy, ponieważ nie daje mu żadnej gwarancji stabilności współpracy. Nawet w przypadku należytego wykonywania umowy B2B z zagraniczną firmą, zleceniobiorca może z dnia na dzień zostać pozbawiony źródła dochodu. Co istotne, w wielu przypadkach – tak jak w analizowanym powyżej postanowieniu – zleceniodawca nie musi nawet uzasadniać swojej decyzji. Wystarczy, że jednostronnie wypowie umowę i skutecznie doręczy wypowiedzenie.

W takiej sytuacji zleceniobiorcy nie przysługuje żadne roszczenie – zleceniodawca działa bowiem zgodnie z postanowieniami umowy, w której strony przyznały mu pełne i niczym nieograniczone prawo do wypowiedzenia umowy. Takie rozwiązanie z prawnego punktu widzenia może być formalnie poprawne, ale z punktu widzenia interesów zleceniobiorcy – całkowicie jednostronne.

Praktycznym sposobem ograniczenia powyższego ryzyka prawnego jest wprowadzenie do umowy B2B z zagraniczną firmą postanowienia, zgodnie z którym wypowiedzenie umowy przez zleceniodawcę może nastąpić wyłącznie z zachowaniem określonego okresu wypowiedzenia – na przykład miesięcznego. Oczywiście, okres ten może być ustalony dowolnie i wynosić także dłużej, np. 3 lub 6 miesięcy – to kwestia negocjacji między stronami. W takim przypadku zleceniobiorca zyskuje czas na przygotowanie się do zakończenia współpracy i poszukiwanie nowych zleceń.

Można również rozważyć ograniczenie prawa do natychmiastowego wypowiedzenia umowy do konkretnie wskazanych okoliczności – na przykład zaprzestania świadczenia usług przez określony czas. Kluczowe jest jednak precyzyjne opisanie tych przesłanek. Ogólne sformułowania typu „rażące naruszenie umowy” czy „jakiekolwiek naruszenie postanowień” mogą prowadzić do nadinterpretacji i w efekcie umożliwić zleceniodawcy zakończenie współpracy z błahego powodu.

Niedostateczne określenie charakteru umowy jako umowy B2B a nie umowy o pracę

W praktyce zdarza się, że umowy B2B zawierane z zagranicznymi kontrahentami – choć formalnie określone jako umowy cywilnoprawne – w rzeczywistości spełniają przesłanki właściwe dla stosunku pracy. Kluczowe jest bowiem nie to, jak dana umowa została zatytułowana, ale jej faktyczna treść oraz sposób wykonywania obowiązków przez wykonawcę.

Przykładowe postanowienie umowne:

„Jeżeli w umowie cywilnoprawnej przeważają elementy właściwe dla stosunku pracy, to umowa taka powinna zostać uznana za umowę o pracę. Nie ma w tym przypadku znaczenia jej nazwa (wyrok Sądu Najwyższego z 8 listopada 2018 r., III PK 110/17).”

Jeżeli umowa B2B z podmiotem zagranicznym przewiduje:

• wykonywanie pracy pod nadzorem i kierownictwem przełożonego (często wskazanego wprost w treści umowy),
• podporządkowanie organizacyjne,
• stałe godziny pracy,
• jedno, z góry określone miejsce wykonywania pracy,
• a także dni wolne od pracy odpowiadające ustawowym dniom wolnym lub regulacjom kodeksowym,

to istnieje ryzyko, że taka umowa zostanie uznana przez sąd za stosunek pracy, niezależnie od jej nazwy czy formy. Taka kwalifikacja może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i podatkowymi, w tym zaległościami w składkach ZUS oraz koniecznością wyrównania świadczeń pracowniczych.

Przykładowe postanowienie umowne:

„The Contractor shall perform their duties under the direct supervision and instruction of the Client’s appointed Manager. The Contractor agrees to comply with the internal organizational structure of the Client and follow the work schedule established by the Client, including fixed working hours from 9:00 a.m. to 5:00 p.m., Monday through Friday. The place of performance shall be the Client’s premises or such other place as the Client may designate.”

Warto także mieć na uwadze, że zagraniczne podmioty często nie znają polskich regulacji prawa pracy i nie zdają sobie sprawy z tego, że określone postanowienia umowne mogą prowadzić do uznania relacji B2B za stosunek pracy.

Do umowy B2B z firmą międzynarodową należy zatem wprowadzić postanowienia, które w sposób jednoznaczny wykluczają (lub minimalizują) cechy charakterystyczne dla stosunku pracy, takie jak podporządkowanie służbowe, obowiązek świadczenia pracy w określonych godzinach i miejscu, oraz obowiązek osobistego świadczenia usług. Należy również zaakcentować niezależność wykonawcy, jego odpowiedzialność za sposób realizacji zlecenia, prawo do świadczenia usług na rzecz innych podmiotów oraz brak uprawnienia do urlopu lub innych świadczeń pracowniczych.

Nieprecyzyjnie sformułowany zakaz konkurencji w umowie B2B z podmiotem zagranicznym

Postanowienia dotyczące zakazu konkurencji (tak zwane „non-compete clause”) są często spotykane w umowach B2B zawieranych z zagranicznymi kontrahentami. Celem tych klauzul jest zabezpieczenie interesów zleceniodawcy przede wszystkim poprzez uniemożliwienie zleceniobiorcy współpracy z konkurencją lub prowadzenia działalności konkurencyjnej na własny rachunek w danym sektorze.

Zasadniczy problem pojawia się natomiast wtedy, gdy zakaz konkurencji jest sformułowany zbyt ogólnie lub nieprecyzyjnie. W konsekwencji może to prowadzić do sporów sądowych, gdy zleceniodawca uzna, że zleceniobiorca naruszył postanowienia zakazu konkurencji. Może to także w praktyce uniemożliwić zleceniobiorcy świadczenie usług po zakończeniu współpracy, jeśli umowa zawiera niejasną i szeroką klauzulę non-compete.

Przykładowe postanowienie umowne:

„The Contractor shall not engage, directly or indirectly, in any activity that may be considered competitive with the Client’s business, during the term of this Agreement and for a period of two years after its termination.”

Powyższe postanowienie jest sformułowane wadliwie a w konsekwencji jest niezwykle niekorzystne dla zleceniobiorcy z kilku powodów:

• przede wszystkim nie precyzuje zakresu działalności konkurencyjnej, a zatem dla zleceniobiorcy nie jest jasne jakie w zasadzie jego aktywności zawodowe mogą zostać uznane za konkurencyjne wobec działalności zleceniodawcy,
• nie precyzuje terytorium obowiązywania zakazu, na przykład poprzez ograniczenie go do rynku lokalnego, czy regionalnego, co oznacza, że zakaz może być interpretowany bardzo szeroko a zleceniodawca może uznać, że obowiązuje globalnie,

• okres obowiązywania klauzuli non-compete po zakończeniu umowy jest zbyt długi, przykładowo obowiązuje dwa lata, co w praktyce może uniemożliwić prowadzenie działalności gospodarczej, szczególnie w sytuacji zleceniobiorca działa jako jednoosobowa działalność gospodarcza i nie ma alternatywnych źródeł dochodu.

W celu zabezpieczenia interesów zleceniobiorcy postanowienie o zakazie konkurencji w umowie B2B powinno zostać doprecyzowane. Wydaje się, że w szczególności należy:

• doprecyzować rodzaje działalności lub konkretne podmioty objęte zakazem konkurencji, np.: „entities operating in the field of mobile app development for e-commerce platforms”, „company XYZ ltd and ZXY ltd.”,

• ograniczyć zakaz konkurencji do konkretnego obszaru geograficznego, np. „within the territory of the European Union”,

• skrócić okres obowiązywania zakazu po zakończeniu umowy, np. do 3 lub 6 miesięcy,

• zastrzec wynagrodzenie z tytułu zakazu konkurencji obowiązującego po rozwiązaniu umowy – zgodnie z orzecznictwem wielu krajów (w tym Polski) obowiązywanie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku prawnego powinno być powiązane z odpowiednią rekompensatą.

Nieprecyzyjne określenie zakresu prac w umowie B2B zawieranej z podmiotem zagranicznym

Kolejnym częstym problemem, na który natrafiamy podczas analizy umów B2B z firmami zagranicznymi, jest nieprecyzyjne określenie zakresu prac. Rozumie się przez to zbyt ogólne lub niejasne sformułowania, przez które zleceniobiorca nie do końca wie, jakie konkretne zadania będzie realizował w trakcie trwania współpracy.

Tego typu postanowienia niosą ze sobą poważne ryzyka prawne. Przede wszystkim zleceniodawca może zlecić wykonanie usług wykraczających poza faktyczny zakres umowy B2B. Z kolei w sytuacji, gdy zleceniobiorca odmówi wykonania takich dodatkowych usług lub wykona je nienależycie, zleceniodawca może wypowiedzieć umowę, argumentując, że zleceniobiorca nie realizuje jej warunków.

Sytuacja ta jest szczególnie ryzykowna, gdy zleceniodawca posiada szerokie prawo do wypowiedzenia umowy bez większych ograniczeń.

Ponadto, nieprecyzyjny zakres prac utrudnia prawidłowe rozliczenie umowy i może rodzić spory dotyczące wysokości wynagrodzenia za świadczone usługi. Zleceniobiorca może być zobowiązany do wykonania dodatkowych czynności bez adekwatnej rekompensaty, co obniża opłacalność współpracy.

Przykładowe postanowienie umowne:

„The Service Provider shall perform all IT-related tasks and duties as reasonably requested by the Client during the term of this Agreement, including but not limited to software development, system maintenance, troubleshooting, and any other tasks deemed necessary by the Client.”

Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów związanych z niejasnym zakresem prac jest możliwie jak najbardziej szczegółowe opisanie i dookreślenie obowiązków zleceniobiorcy. Często realizuje się to poprzez dołączenie do umowy załącznika, który precyzuje zakres usług lub projektów i może być negocjowany niezależnie od głównej treści umowy.

Dla zleceniobiorcy kluczowe jest, aby miał jasność co do tego, jakie konkretne zadania powinien wykonywać. Oczywiście niemożliwe jest szczegółowe opisanie każdego elementu współpracy, zwłaszcza w dynamicznych branżach, takich jak IT, dlatego ważne jest eliminowanie wszelkich możliwych niedopowiedzeń oraz zdefiniowanie zasad wprowadzania ewentualnych zmian w zakresie prac.

Zbyt szeroki zakaz ujawniania informacji poufnych (NDA / „non-disclosure clause”)

W umowach B2B zawieranych z zagranicznymi firmami bardzo często zleceniobiorca zobowiązuje się do nieujawniania jakichkolwiek informacji związanych z umową. W praktyce jednak zakres takiej klauzuli bywa zbyt szeroki i nieprzystający do realiów prowadzenia działalności gospodarczej.

Przykładowo, zleceniobiorca powinien mieć możliwość przekazywania swojej księgowej faktur otrzymywanych od zleceniodawcy, a tym samym – informacji o wynagrodzeniu. Zbyt rygorystyczna interpretacja postanowień o poufności mogłaby prowadzić do absurdu, w którym zleceniobiorca nie może nawet przekazać dokumentów niezbędnych do rozliczenia podatkowego.

Podobna sytuacja dotyczy doradców prawnych. Jeśli strona zawarła umowę lub planuje zawarcie aneksu zmieniającego jej treść, powinna mieć prawo do udostępnienia dokumentu swojemu prawnikowi w celu uzyskania fachowej porady.

Przykładowe postanowienie umowne:

„The Contractor agrees to keep strictly confidential and not to disclose to any third party any information related in any way to this Agreement, including but not limited to its existence, its terms, any payments made hereunder, and any business, technical, financial or other information received from the Client, whether in written, oral or any other form.”

Rozwiązaniem tego problemu jest przede wszystkim ograniczenie zakresu klauzuli poufności, tak aby nie obejmowała wszystkich informacji bez wyjątku, lecz jedynie te istotnie poufne (np. dane technologiczne, handlowe know-how, tajemnice przedsiębiorstwa). Co więcej, należy wprowadzić wyjątk dla osób trzecich, którym ujawnienie informacji jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych lub świadczenia usług na rzecz strony (np. księgowa, doradca prawny). Zobowiązanie tych osób do zachowania poufności, co może wynikać z odrębnej umowy lub ustawowego obowiązku.

Warunkowanie wypłaty wynagrodzenia zapłatą przez kontrahenta końcowego w umowach B2b z zagranicznymi firmami

Kolejnym problemem, który często pojawia się w praktyce kontraktowej, jest warunkowanie wypłaty wynagrodzenia zapłatą przez kontrahenta końcowego (tzw. klauzula „pay-if-paid”, „pay-when-paid”). Choć bywa stosowana w obrocie – zwłaszcza w relacjach międzynarodowych lub przy umowach o podwykonawstwo – może prowadzić do istotnych ryzyk prawnych po stronie zleceniobiorcy.

Przykładowe postanowienie umowne:

„The Client shall not be obliged to pay the Contractor any amount under this Agreement unless and until the Client has received full payment from its own customer in respect of the corresponding part of the services. In the event that such payment is not made by the customer, the Contractor acknowledges and agrees that it shall have no claim for payment against the Client under this Agreement.”

Przede wszystkim, przy uwzględnienie tego typu klauzuli do umowy B2B z firmą zagraniczną – zleceniobiorca nie ma żadnych narzędzi prawnych ani faktycznych, aby przyspieszyć zapłatę od klienta zleceniodawcy, a mimo to jego wynagrodzenie jest od tej zapłaty uzależnione. Z cała pewnością stawia to zleceniobiorcę w niekorzystnej sytuacji.

Co  więcej, dla zleceniobiorcy stanowi to przerzucenie ryzyka niewypłacalności kontrahenta – zleceniobiorca, który wykonał swoje świadczenie należycie, pozostaje bez wynagrodzenia tylko dlatego, że zleceniodawca nie otrzymał zapłaty od swojego klienta. W praktyce oznacza to, że ryzyko niewypłacalności osoby trzeciej ponosi zleceniobiorca, mimo że nie ma na nią żadnego wpływu.

W umowie B2B z podmiotem zagranicznym rekomendujemy całkowite wyeliminowanie klauzul uzależniających zapłatę wynagrodzenia od otrzymania płatności przez zleceniodawcę od kontrahenta końcowego. Jeżeli jednak ich całkowite wykreślenie nie jest możliwe, warto przynajmniej ograniczyć ich skutki poprzez wskazanie maksymalnego terminu, po którego upływie zleceniobiorca nabędzie bezwarunkowe prawo do zapłaty.

Brak regulacji dni wolnych w umowach B2B z zagranicznymi kontrahentami

W wielu umowach B2B zawieranych z zagranicznymi firmami brak jest jakichkolwiek odniesień do dni wolnych od świadczenia usług – zarówno w kontekście urlopu, jak i ustawowych dni wolnych od pracy obowiązujących w Polsce. Z naszego doświadczenia wynika, że klienci często przekazują, iż kontrahent ustnie zobowiązał się do udzielania takich dni wolnych, jednak w praktyce pozostają to jedynie nieformalne deklaracje, które nie są odzwierciedlone w treści umowy.

Taka sytuacja może być niekorzystna dla zleceniobiorcy, szczególnie w przypadku wieloletnich kontraktów, gdyż brak jasno określonych zasad dotyczących przerw w świadczeniu usług może prowadzić do nadmiernego obciążenia i braku pewności co do prawa do odpoczynku.

Należy jednak pamiętać, że umowa B2B z firmą zagraniczną nie może spełniać warunków umowy o pracę, dlatego też postanowienia dotyczące dni wolnych powinny być formułowane z dużą ostrożnością. W praktyce warto unikać terminologii zaczerpniętej z kodeksu pracy, takiej jak „urlop”, i tak konstruować zapisy, aby możliwie najbardziej odbiegały od regulacji prawa pracy.

Podsumowanie

Na co zwrócić uwagę w umowie B2B z zagranicznym podmiotem? Aby skutecznie zabezpieczyć swoje interesy, przedsiębiorcy powinni dokładnie analizować i negocjować warunki umów, dążąc do jasnego, precyzyjnego i zrównoważonego uregulowania poszczególnych kwestii. Warto także pamiętać, że umowa B2B nie powinna być konstruowana jak umowa o pracę, a zapisy w niej zawarte powinny podkreślać niezależność zleceniobiorcy.

Każdą umowę należy rozpatrywać indywidualnie, dostosowując jej postanowienia do specyfiki konkretnej współpracy i obowiązującego prawa. W razie wątpliwości lub potrzeby zabezpieczenia swoich praw, rekomendujemy skorzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej, która pomoże uniknąć typowych błędów i ograniczyć ryzyka prawne.