Zwrot kaucji z umowy najmu mieszkania w Polsce – praktyczny przewodnik dla cudzoziemców

Wielu cudzoziemców mieszkających w Polsce zawiera umowy najmu lokali mieszkalnych. Jednym z elementów umowy najmu jest obowiązek wpłacenia kaucji na rzecz wynajmującego, której celem jest zabezpieczenie jego interesów finansowych, w szczególności w przypadku powstania ewentualnych szkód w lokalu.

Z naszego doświadczenia wynika, że w praktyce często pojawiają się problemy dotyczące pełnego zwrotu kaucji. Wynajmujący w wielu przypadkach zwracają jedynie część kaucji lub w ogóle odmawiają zwrotu kaucji, wskazując na różne podstawy. Przeważnie twierdzą jednak, że stan techniczny lokalu odbiega od stanu z momentu wydania go najemcy.

Cudzoziemcy często rezygnują z dochodzenia kaucji, przyjmując argumenty wynajmującego lub obawiając się skomplikowanej procedury przedsądowej, bądź sądowej. W praktyce problem ten bywa dodatkowo pogłębiany przez przekonanie niektórych wynajmujących, że cudzoziemiec „i tak nie pójdzie do sądu”, nie zna realiów polskiego systemu prawnego lub zrezygnuje z dochodzenia swoich praw z obawy przed formalnościami i kosztami postępowania. W rzeczywistości jednak zasady rozliczenia kaucji w Polsce wynikają bezpośrednio z przepisów polskiego prawa, które obowiązują w jednakowym zakresie zarówno obywateli polskich, jak i cudzoziemców mieszkających w Polsce. Odzyskanie kaucji w wielu przypadkach jest prostsze i mniej kosztowne, niż może się wydawać, choć każdorazowo wymaga starannej analizy sytuacji.

W niniejszym artykule odniesiemy się do następujących kwestii:

1. Czym jest kaucja w umowie najmu lokalu zawartej w Polsce zgodnie z polskim prawem?
2. Jaka jest funkcja protokołu zdawczo-odbiorczego lokalu przy umowie najmu lokalu mieszkalnego?
3. Czy wynajmujący w Polsce musi przedstawić faktury, aby dokonać potrącenia z kaucji?
4. Co oznacza zwrot wynajmowanego lokalu w „stanie niepogorszonym”?
5. W jakim terminie wynajmujący powinien zwrócić kaucję najemcy?
6. Jakie kroki prawna może podjąć cudzoziemiec, jeśli wynajmujący nie zwraca kaucji albo zwraca ją w części?

Czym jest kaucja w umowie najmu lokalu zawartej w Polsce zgodnie z polskim prawem?

Z punktu widzenia cudzoziemców w Polsce szczególnie istotne jest, że polskie prawo przewiduje jasne zasady rozliczenia kaucji, niezależnie od obywatelstwa najemcy czy długości jego pobytu w Polsce.

Mechanizm kaucji w polskim prawie reguluje ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy, zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji.

Kaucja stanowi zatem standardowe narzędzie ochrony interesów wynajmującego w Polsce i pełni funkcję zabezpieczenia jego roszczeń wobec najemcy. Jej celem jest pokrycie ewentualnych należności wynikających z najmu, które mogą przysługiwać wynajmującemu w dniu zdania mieszkania przez najemcę, tj.:

• koszty napraw uszkodzeń lokalu, tj. koszty które wynajmujący musi pokryć, aby przywrócić stan techniczny lokalu do jego stanu z dnia zawarcia umowy najmu i podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z prawidłowego użytkowania. Przykładowo: najemca uszkodził podłogę poprzez zarysowania lub wgniecenia powstałe w wyniku niewłaściwego użytkowania mebli.

• należności z tytułu niezapłaconego czynszu w sytuacji, gdy najemca zalega z opłatami. Przykładowo: najemca spóźnia się z płatnościami z tytułu czynszu najmu przez kilka miesięcy.

• koszty mediów lub innych świadczeń, w sytuacji, gdy zgodnie z umową najmu spoczywają one na najemcy i nie zostały uregulowane w terminie. Przykładowo: zaległości dotyczą opłat za wywóz śmieci lub utrzymanie części wspólnych budynku.

• roszczenia w razie bezumownego korzystania z przedmiotu najmu, tj. sytuacja, gdy najemca nie opuszcza najmowanego lokalu pomimo tego, że termin obowiązywania umowy najmu dobiegł końca. Przykładowo: jeśli umowa najmu kończy się 30 czerwca, a najemca nadal zajmuje lokal w lipcu i sierpniu, wynajmujący może dochodzić opłat za te miesiące oraz wszelkie dodatkowe szkody wynikających z bezprawnie przedłużonego użytkowania lokalu.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Kaucja w ujęciu art. 6 ustawy (…) jest świadczeniem mającym cechy zabezpieczenia o charakterze rzeczowym i spełnianym w ramach wykonania umowy, na podstawie której najemca przenosi na rzecz wynajmującego określoną kwotę pieniężną celem zabezpieczenia jego roszczeń, jakie mogą wyniknąć z łączącego ich stosunku najmu, a wynajmujący zobowiązany jest zwrócić po ustaniu najmu zwaloryzowaną sumę, którą sam otrzymał, z zastrzeżeniem możliwości potrącenia z niej swej niezaspokojonej wierzytelności objętej zabezpieczeniem.” (wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi, III Wydział Cywilny Odwoławczy, z dnia 24 lutego 2017 r., sygn. akt III Ca 1676/16)

Jaka jest funkcja protokołu zdawczo-odbiorczego lokalu przy umowie najmu lokalu mieszkalnego?

Zarówno z perspektywy najemcy, jak i wynajmującego, protokół zdawczo-odbiorczy lokalu jest kluczowym dokumentem służącym rozliczeniu kaucji w Polsce. Dokument ten sporządza się w momencie przekazania lokalu najemcy, przede wszystkim w celu odzwierciedlenia stanu technicznego lokalu w dniu wydania. Precyzyjne ustalenie w protokole zdawczo-odbiorczym lokalu punktu odniesienia jest niezbędne do oceny, czy w czasie najmu doszło do szkód przekraczających normalne zużycie, o czym szerzej w dalszej części. Jednakże w sytuacji, gdy strony nie poczynią stosownych ustaleń w protokole, zgodnie z art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego przyjmuje się, że lokal został wydany najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Jest to domniemanie, które może zostać obalone wyłącznie dowodem przeciwnym (zgodnie z art. 234 Kodeksu postępowania cywilnego).

Po zakończeniu umowy najmu podpisuje się drugą część protokołu zdawczo-odbiorczego, która dokumentuje stan lokalu w momencie jego zwrotu wynajmującemu. W tej części protokołu powinny zostać uwzględnione wszelkie zmiany, zużycie lub uszkodzenia powstałe w trakcie trwania najmu, z wyszczególnieniem elementów wyposażenia, ścian, podłóg, drzwi, okien, instalacji oraz innych istotnych części lokalu. Odniesienie do stanu lokalu określonego w protokole przekazania lokalu przy rozpoczęciu najmu, co pozwala ocenić, czy powstały szkody wykraczające poza normalne zużycie. Jeśli strony są zgodne, które uszkodzenia lub zaległości mogą być potrącane z kaucji, należy je jednoznacznie wskazać w protokole.

Z naszego doświadczenia wynika, że protokół zdawczo-odbiorczy powinien być sporządzony możliwie jak najbardziej szczegółowo, z uwzględnieniem zarówno opisu stanu wszystkich pomieszczeń, jak i elementów wyposażenia lokalu. Wydaje się także, że niezbędnym uzupełnieniem protokołu jest stosowna dokumentacja fotograficzna, która znacząco wzmacnia pozycję najemcy w przypadku ewentualnego sporu sądowego. Zdjęcia powinny dokumentować stan lokalu zarówno w momencie jego przekazania, jak i odbioru, w tym w zakresie wszelkiego wyposażenia, podłóg, ścian, drzwi i okien.

Tego rodzaju dokumentacja minimalizuje ryzyko nieporozumień co do uszkodzeń oraz ich zakresu, a także pozwala precyzyjnie rozliczyć kaucję. W przypadku sporu dotyczącego braku zwrotu kaucji lub jej potrąceń, szczegółowy protokół z fotografiami stanowi dla sądu wiarygodny dowód, jednoznacznie wskazujący stan lokalu w momencie rozpoczęcia i zakończenia najmu. Dodatkowo, z naszego doświadczenia wynika, że staranne sporządzenie protokołu może działać prewencyjnie, albowiem wynajmujący, widząc precyzyjną dokumentację, będzie co do zasady skłonny do kwestionowania zwrotu kaucji lub dokonywania nieuzasadnionych potrąceń.

W praktyce jednak bardzo często protokoły mają skrócony charakter i obejmują tylko te kwestie, które są przedmiotem rozliczenia lub rozbieżności pomiędzy stronami. Oznacza to, że nie zawsze opisują stan całego lokalu, co może prowadzić do wątpliwości przy późniejszych rozliczeniach kaucji.

Dodatkowo protokoły zdawczo-odbiorcze bardzo często sporządzane są wyłącznie w języku polskim, co uniemożliwia najemcy rzeczywistą weryfikację opisów stanu lokalu oraz późniejszych potrąceń dokonywanych przez wynajmującego.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Protokół zdawczo – odbiorczy jest dokumentem specyficznym, służącym do ustalenia stanu rzeczy przekazywanego między różnymi podmiotami. Ta jego funkcja w istotny sposób determinuje jego treść oraz cechy jurydyczne. Ze względu na konieczność określenia stanu faktycznego protokół zdawczo – odbiorczy nie zawiera oświadczeń woli, lecz przeważnie oświadczenia wiedzy, bądź informacje techniczne (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, VI Wydział Cywilny, z dnia 16 marca 2011 r., sygn. akt VI ACa 852/10).”

Czy wynajmujący w Polsce musi przedstawić faktury, aby dokonać potrącenia z kaucji?

Wynajmujący powinien wykazać zasadność potrąceń dokonanych z kaucji. Oznacza to, że wynajmujący nie może dowolnie zatrzymać kaucji ani potrącić z niej kwot „ryczałtowych”, niepopartych rzeczywistymi kosztami. W praktyce wynajmujący powinien być w stanie udowodnić:

• że dana szkoda rzeczywiście powstała,
• że przekracza ona normalne zużycie lokalu,
• oraz jaka była realna wysokość poniesionych kosztów jej usunięcia.

Najczęściej odbywa się to poprzez faktury, rachunki lub umowy z wykonawcami, dokumentujące rzeczywisty koszt naprawy. Brak takich dokumentów znacząco osłabia pozycję wynajmującego w ewentualnym sporze sądowym. Należy przy tym podkreślić, że samo oświadczenie wynajmującego, kosztorys „szacunkowy” lub ogólne wskazanie, że „konieczne było odmalowanie mieszkania”, co do zasady nie stanowią wystarczającej podstawy do potrącenia kaucji wpłaconej przez cudzoziemca.

Co oznacza zwrot wynajmowanego lokalu w stanie niepogorszonym?

Obowiązkiem najemcy po zakończeniu najmu jest zwrot lokalu w stanie niepogorszonym (zgodnie z art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego), wówczas najemca ma prawo żądać zwrotu kaucji w pełnej wysokości. Co jednak w praktyce należy rozumieć przez to stwierdzenie? W praktyce pojęcie „stanu niepogorszonego” nie oznacza, że lokal musi wyglądać dokładnie tak, jak w dniu jego przekazania najemcy. W praktyce nie jest bowiem możliwe używanie lokalu i oddanie go wynajmującemu w idealnie tym samym stanie co w momencie przekazania lokalu najemcy.

Jednocześnie najemca nie ponosi odpowiedzialności za pogorszenie stanu lokalu wynikające z prawidłowego użytkowania, tj. przykładowo za:

• drobne zarysowania podłogi / paneli,
• niewielkie odpryski farby lub tapety,
• zużycie wykładzin dywanowych lub dywaników,
• niewielkie odbarwienia ścian,
• lekko zużyte uszczelki w drzwiach,
• lekkie ślady użytkowania armatury,
• stopniowe starzenie się urządzeń elektrycznych lub AGD na skutek normalnego korzystania,
• itd.

W sytuacji, gdy wynajmujący nie odda kaucji najemcy lub odda jej nieproporcjonalnie małą część, ciężar dowodu rozkłada się pomiędzy strony – wynajmujący powinien wykazać istnienie szkody oraz jej zakres, natomiast najemca może dowodzić, że pogorszenie stanu lokalu mieści się w granicach normalnego zużycia wynikającego z prawidłowego użytkowania. Dlatego też, jak zostało wyżej opisane, tak ważne jest precyzyjne sformułowanie protokołu zdawczo-odbiorczego, dokumentujące stan lokalu w dniu wydania go najemcy. Natomiast uszkodzenia, które powstaną po zwróceniu lokalu wynajmującemu nie mogą obciążać już najemcy, co do zasady nie ma on bowiem wówczas już dostępu do lokalu.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Z kolei zaś stan „niepogorszony” oznacza zdaniem sądu zachowanie cech właściwych dla lokalu bez trwałych uszkodzeń, choć z możliwością występowania śladów zużycia (wyrok Sądu Rejonowego w Jeleniej Górze, V Wydział Gospodarczy, z dnia 30 listopada 2015 r. sygn. akt V GC 177/15).”

W jakim terminie wynajmujący powinien zwrócić kaucję najemcy?

Wynajmujący powinien zwrócić kaucję najemcy w terminie miesiąca, liczonego od dnia opróżnienia lokalu. Jeżeli tak się nie stanie, wówczas roszczenie najemcy o zwrot kaucji staje się wymagalne, a w konsekwencji najemca może podejmować kroki prawne na drodze przedsądowej i sądowej mające na celu odzywanie kaucji.

Co istotne, rozliczenie kaucji mieszkaniowej nie następuje w chwili zdania kluczy przez najemcę, a dopiero po upływie ustawowego terminu. W konsekwencji, wynajmujący nie jest uprawniony do uzależniania zdania kluczy od zwrotu kaucji.

Jednocześnie, opuszczenie lokalu bez zdania kluczy wynajmującemu, nie może być utożsamiane ze zwrotem lokalu będącego przedmiotu najmu. Bez znaczenia pozostaje przy tym czy wynajmujący dysponuje innym kompletem kluczy. Nawet bowiem zakładając sytuację, że wynajmujący dysponuje innym kompletem kluczy, nie może on z całą pewnością założyć, że lokal nie będzie przez byłego już najemcę używany.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Zgodnie z obecnie obowiązującą ustawą o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, a nie z chwilą ustania stosunku najmu, co rzutuje na rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o jej zwrot” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie,  VI Wydział Cywilny z dnia 5 kwietnia 2018 r., sygn. akt VI ACa 1748/16).

Jakie kroki prawna może podjąć cudzoziemiec, jeśli wynajmujący nie zwraca kaucji albo zwraca ją w części?

Poniżej przedstawiamy podstawowe środki ochrony prawnej, jakie polskie prawo przewiduje dla cudzoziemców wynajmujących mieszkania w Polsce. Pierwszym krokiem powinno być pisemne wezwanie wynajmującego do zwrotu kaucji w pełnej wysokości lub kwoty pozostałej po ewentualnych potrąceniach, zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym. Wezwanie powinno:

• mieć charakter ostateczny oraz jasno wskazywać termin zwrotu kaucji (np. 7–14 dni od doręczenia pisma),
• precyzować wysokość kwoty żądanej do zwrotu,
• odnosić się do ustaleń zawartych w protokole zdawczo-odbiorczym, jeśli taki został sporządzony,
• zawierać informację, że w przypadku braku zapłaty sprawa zostanie skierowana na drogę sądową.

W celu polubownego rozwiązania sporu, po skierowaniu wezwania do zwrotu, najemca może także spróbować podjąć korespondencję mailową, by spróbować ustalić ostateczne rozliczenie kaucji. Dokumentowanie każdej korespondencji może w przyszłości stanowić dowód w sprawie sądowej.

Jeśli jednak wezwanie nie przyniesie efektu, kolejnym krokiem będzie wniesienie pozwu o zwrot kaucji do sądu cywilnego. W pozwie należy wskazać między innymi:

• wysokość kaucji i kwotę potrąceń uznanych za nieuzasadnione,
• stan faktyczny sprawy,
• dowody w postaci protokołu zdawczo-odbiorczego, dokumentacji fotograficznej, korespondencji z wynajmującym i wezwania do zapłaty.

Sprawy o zwrot kaucji z tytułu najmu są zazwyczaj stosunkowo proste i szybkie w rozstrzygnięciu, ponieważ opierają się na jasnym obowiązku zwrotu kaucji i dokumentacji protokołu. Koszty procesu mogą być ograniczone, a sąd nakazuje wynajmującemu zwrot nie tylko kaucji, ale też odsetek za opóźnienie i kosztów postępowania, w tym kosztów reprezentowania przez profesjonalnego pełnomocnika.

Podsumowanie

Kaucja z umowy najmu lokalu mieszkalnego w Polsce pełni wyłącznie funkcję zabezpieczającą interesy wynajmującego i nie może stanowić dodatkowego źródła jego dochodu. Po zakończeniu najmu wynajmujący ma ustawowy obowiązek jej zwrotu, ale wyłącznie w granicach rzeczywistych, udokumentowanych roszczeń wobec najemcy.

Z perspektywy cudzoziemca kluczowe znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie stanu lokalu zarówno w chwili jego wydania, jak i zwrotu. Protokół zdawczo-odbiorczy, uzupełniony dokumentacją fotograficzną, stanowi podstawowy punkt odniesienia przy rozliczeniu kaucji oraz główny dowód w ewentualnym sporze sądowym. Brak takiej dokumentacji w praktyce znacząco osłabia pozycję dowodową stron, a często prowadzi do nieuzasadnionych potrąceń.

Jednym z najczęstszych problemów cudzoziemców jest brak znajomości języka polskiego i podpisywanie umów najmu bez pełnego zrozumienia ich treści, w szczególności w zakresie zasad rozliczenia kaucji.

W przypadku odmowy zwrotu kaucji lub jej części, cudzoziemiec nie pozostaje bez ochrony prawnej. W zdecydowanej większości przypadków skuteczne okazuje się już przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeżeli jednak wynajmujący nadal uchyla się od obowiązku rozliczenia kaucji, sprawa może zostać skierowana do sądu, gdzie przy właściwej dokumentacji roszczenia najemcy są zazwyczaj w pełni uzasadnione.