Umowa o pracę w Polsce – rodzaje, terminy obowiązywania i okresy wypowiedzenia

Cudzoziemiec planujący podjąć pracę w Polsce otrzymuje projekt umowy o pracę w Polsce, która stanowi podstawowy dokument regulujący prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy. Jak większość umów w polskim systemie prawnym, umowa o pracę podlega negocjacjom między stronami – pracodawcą i pracownikiem. Jednym z najważniejszych elementów, które warto negocjować, jest rodzaj umowy, ponieważ w praktyce bezpośrednio wpływa on na stabilność zatrudnienia cudzoziemca w Polsce oraz jego bezpieczeństwo prawne.

Jakie są rodzaje umów o pracę w Polsce?

Polskie prawo pracy nie pozostawia stronom pełnej swobody w wyborze rodzaju umowy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, katalog umów o pracę ma charakter zamknięty. Oznacza to, że każda umowa o pracę funkcjonująca w polskim obrocie prawnym musi odpowiadać jednemu z typów wskazanych w przepisach, bez względu na to czy zatrudnionym jest obcokrajowiec czy osoba legitymująca się polskim obywatelstwem. Na podstawie art. 25 § 1 Kodeksu pracy wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje umów o pracę:

• umowę o pracę na okres próbny,
• umowę o pracę na czas określony,
• umowę o pracę na czas nieokreślony.

Każdy z powyższych typów umów o pracę pełni nieco odmienną funkcję i wiąże się z innym poziomem stabilności zatrudnienia. Z perspektywy cudzoziemca, a zwłaszcza w sytuacji, gdy planuje on dłuższy pobyt w Polsce lub przeprowadzkę na stałe, szczególne znaczenie będzie miało przede wszystkim to, że typ umowy jest bezpośrednio powiązany z długością okresu jej obowiązywania oraz wypowiedzenia.

Przez okres obowiązywania należy rozumieć czas, w którym umowa formalnie reguluje stosunek pracy między pracownikiem a pracodawcą, od momentu jej zawarcia do momentu jej rozwiązania, niezależnie od tego, czy zakończenie następuje z upływem terminu, za wypowiedzeniem czy za porozumieniem stron.

Natomiast okresem wypowiedzenia w polskim prawie jest czas pomiędzy złożeniem przez jedną ze stron oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę a faktycznym rozwiązaniem stosunku pracy. W tym okresie stosunek pracy co do zasady nadal trwa, a pracownik zachowuje swoje podstawowe prawa i obowiązki wynikające z umowy o pracę, w tym prawo do wynagrodzenia. W praktyce oznacza to, że im dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę w Polsce, tym większe bezpieczeństwo pracownika. Dłuższy okres wypowiedzenia daje bowiem więcej czasu na znalezienie nowego zatrudnienia oraz na przygotowanie się do zakończenia współpracy z dotychczasowym pracodawcą. Dla cudzoziemców ma to szczególne znaczenie, ponieważ stabilność zatrudnienia często pozostaje w bezpośrednim związku z ich statusem pobytowym oraz możliwością dalszego legalnego wykonywania pracy w Polsce.

Umowa o pracę na okres próbny

Z całą pewnością najmniej korzystną opcją z perspektywy cudzoziemca będzie zawarcie umowy o pracę na okres próbny. Zasadniczym celem tego typu umowy jest przede wszystkim dokonanie weryfikacji kwalifikacji pracownika oraz możliwości jego zatrudnienia przy wykonywaniu określonego rodzaju pracy.

Ile może trwać umowa o pracę na okres próbny?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy umowę o pracę na okres próbny zawiera się maksymalnie na:

• 1 miesiąc – jeżeli pracodawca zamierza zawrzeć następnie umowę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
• 2 miesiące – jeżeli planowana umowa na czas określony ma trwać co najmniej 6 miesięcy, ale krócej niż 12 miesięcy,
• 3 miesiące – w pozostałych przypadkach.

Strony mogą także jednorazowo wydłużyć okres próbny maksymalnie o 1 miesiąc, jeżeli uzasadnia to charakter wykonywanej pracy.

Czy umowa o pracę na okres próbny gwarantuje dalsze zatrudnienie?

Już na pierwszy rzut oka widać jednak, że z perspektywy cudzoziemca tego rodzaju umowa wiąże się z relatywnie niskim poziomem stabilności zatrudnienia. Okres próbny ma bowiem z natury charakter przejściowy i służy przede wszystkim weryfikacji, czy pracownik powinien zostać zatrudniony na dłużej. W praktyce oznacza to, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny nie ma gwarancji kontynuowania zatrudnienia po jej zakończeniu. Dla cudzoziemców może to mieć szczególne znaczenie, ponieważ stabilność zatrudnienia bywa powiązana z ich statusem pobytowym oraz możliwością dalszego legalnego wykonywania pracy w Polsce.

Co istotne, w polskiej doktrynie prawa pracy podkreśla się, że niedopuszczalne jest zawieranie umów na okres próbny, jeśli pracodawca nie zamierza lub co najmniej nie rozważa dalszego zatrudnienia pracownika, lub jeśli próba jest bezprzedmiotowa, co może mieć miejsce w przypadku uprzedniego zatrudnienia danej osoby jako pracownika tymczasowego (A. Sobczyk, Umowa na okres próbny od 2016 r., s. 25-26). W konsekwencji umowa o pracę na okres próbny nie powinna być wykorzystywana jako instrument służący obejściu przepisów prawa pracy lub jako forma krótkotrwałego zatrudnienia pozbawionego realnej perspektywy kontynuacji współpracy. Jej funkcją jest bowiem rzeczywista weryfikacja przydatności pracownika do wykonywania określonej pracy oraz podjęcie decyzji o ewentualnym dalszym zatrudnieniu.

W praktyce jednak trudne lub wręcz niemożliwe może być rozgraniczenie, czy zawarcie umowy na okres próbny faktycznie służy rzetelnej ocenie przydatności pracownika, czy też jest wykorzystywane jako sposób obejścia przepisów prawa pracy. Dlatego też rekomendujemy negocjowanie umowy na okres próbny w taki sposób, aby jasno określić cele zatrudnienia, czas jej trwania oraz warunki ewentualnego przekształcenia w umowę na czas określony lub nieokreślony, tak aby zapewnić pracownikowi realną perspektywę dalszej współpracy i stabilność zatrudnienia.

Umowa o pracę na czas określony

Drugim typem umowy przewidzianym przez polski Kodeks pracy jest umowa o pracę na czas określony. Jej charakterystyczną cechą jest to, że strony z góry określają czas trwania stosunku pracy.

Oznacza to w praktyce, że stosunek pracy nawiązany na podstawie takiej umowy ma z góry określony moment zakończenia. Termin ten może zostać wskazany poprzez określenie konkretnej daty kalendarzowej (np. 31 grudnia 2026 r.) albo poprzez wskazanie określonego okresu czasu, np. 12 lub 24 miesięcy. W konsekwencji umowa nie jest automatycznie przedłużana, a stosunek pracy rozwiązuje się z upływem ustalonego terminu, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń przez którąkolwiek ze stron. Oczywiście umowa może zawsze zostać rozwiązana wcześniej w przypadku zgodnej woli stron, bądź rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (tak zwanego zwolnienia dyscyplinarnego).

Polskie prawo wprowadza jednak istotne ograniczenia dotyczące stosowania umów na czas określony. Łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów pomiędzy tym samym pracownikiem i pracodawcą:

• nie może przekroczyć 33 miesięcy,
• a łączna liczba umów nie może przekroczyć trzech.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie może w nieskończoność przedłużać zatrudnienia w oparciu o kolejne umowy o pracę na czas określony. Jeżeli którykolwiek z wyżej wymienionych limitów zostanie przekroczony, stosunek pracy automatycznie przekształci się w umowę na czas nieokreślony, o której mowa w dalszej części publikacji.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Niedopuszczalne jest zawarcie wieloletniej umowy o pracę na czas określony z klauzulą wcześniejszego jej rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem, chyba że co innego wynika z przepisów prawa pracy albo z charakteru umowy dotyczącej wykonywania zadań oznaczonych w czasie albo, gdy z innych przyczyn nie narusza to usprawiedliwionego i zgodnego interesu obu stron stosunku pracy. Jeżeli zawarcie umowy o pracę na czas określony było niedopuszczalne, stosunek pracy podlega przepisom prawa pracy o umowie na czas nieokreślony” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 października 2007 r., sygn. akt II PK 49/07).

Jakie kroki podjąć, gdy pracodawca odmawia zawarcia umowy na czas nieokreślony, pomimo przekroczenia limitu 33 miesięcy lub trzech umów?

Jeżeli pracownik przekroczył ustawowe limity zatrudnienia na czas określony (33 miesiące lub trzy umowy), a pracodawca wciąż proponuje kolejną umowę terminową, to zgodnie z przepisami prawa pracy taka umowa automatycznie staje się umową na czas nieokreślony. W praktyce oznacza to, że faktyczny charakter stosunku pracy ma większe znaczenie niż postanowienia umowne. Warto podkreślić, że z naszego doświadczenia cudzoziemcy często nie są świadomi tego, że przepisy prawa pracy w Polsce chronią ich w takich sytuacjach.

W takiej sytuacji pracownik, bez względu na to czy jest obywatelem polskim czy obcokrajowcem, może podjąć następujące działania:

• przede wszystkim pisemnie wezwać pracodawcę o sprostowanie treści umowy i potwierdzenie, że stosunek pracy ma charakter bezterminowy, tj. strony zawarły umowę o pracę na czas nieokreślony,

a w przypadku, gdy działanie określone w pkt 1 nie odniesie rezultatów:

• zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz

• wystąpić do sądu pracy, żądając ustalenia, że zatrudnienie jest oparte na umowie na czas nieokreślony.

Czy obliczając limit 33 miesięcy istotne jest, że wystąpiła przerwa między kolejnymi umowami o pracę na czas określony u tego samego pracodawcy?

Jeżeli pracownik zostaje ponownie zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na czas określony, długość przerwy między zakończeniem poprzedniej umowy a zawarciem nowej umowy nie ma znaczenia. Przerwa w zatrudnieniu nie powoduje bowiem „wyzerowania” limitów dotyczących liczby ani łącznego czasu trwania umów terminowych. Ustawowe ograniczenia pozostają te same.

Inna sytuacja wystąpi natomiast, gdy pracownik zatrudniony będzie u kilku różnych pracodawców. W tego typu scenariuszu, umowy o pracę na czas określony zawarte z innymi pracodawcami nie podlegają „sumowaniu”. Oznacza to, że limity odnoszą się wyłącznie do relacji pomiędzy tym samym pracodawcą a tym samym pracownikiem, a każdy odrębny stosunek pracy z innym pracodawcą oceniany jest niezależnie.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony?

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony zgodnie z polskim prawem jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Oczywiście, jak w każdej umowie o pracę, umowa o pracę zawarta na czas określony może zostać rozwiązana wcześniej za porozumieniem stron. W tym przypadku nie obowiązują ustawowe okresy wypowiedzenia, ponieważ to same strony w porozumieniu ustalają termin zakończenia współpracy. Oczywiście tego typu porozumienie może obejmować dodatkowe ustalenia, np. wypłatę odprawy, rozliczenie urlopu czy inne świadczenia należne pracownikowi.

Kiedy rozpoczyna i kończy się okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Bieg okresu wypowiedzenia rozpoczyna się pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie, a kończy się ostatniego dnia miesiąca. Okres ten liczony jest w pełnych miesiącach, niezależnie od liczby dni w poszczególnych miesiącach (28, 29, 30 czy 31 dni).

W przykładowej sytuacji, gdy pracownik zatrudniony w oparciu o umowę o pracę na czas określony złoży wypowiedzenie, wówczas okres wypowiedzenia rozpocznie się 1 maja i skończy 31 maja.

W praktyce zatem pracownicy często składają wypowiedzenie ostatniego dnia miesiąca, aby okres wypowiedzenia rozpoczął się od pierwszego dnia następnego miesiąca i przebiegał w pełnych miesiącach. Taki sposób minimalizuje „straty dni” i ułatwia planowanie końcowego terminu zatrudnienia.

Umowa o pracę na czas nieokreślony

Jaką umowę o pracę najlepiej podpisać w Polsce? Najbardziej stabilną i z punktu widzenia pracownika (zarówno obywatela polskiego, jak i cudzoziemca zatrudnionego w Polsce) najbezpieczniejszą formą zatrudnienia jest umowa o pracę na czas nieokreślony. Jej podstawową cechą jest to, że strony nie wskazują z góry daty zakończenia stosunku pracy, lecz jedynie jej początek. Umowa taka trwa do momentu jej rozwiązania przez jedną ze stron albo rozwiązania za porozumieniem stron.

Z tego względu umowa o pracę na czas nieokreślony jest często określana jako tzw. „umowa na stałe”, a w orzecznictwie regularnie wskazuje się na stabilność stosunku pracy i ochronę jego trwałości jako cel jej zawarcia umowy na czas nieokreślony.

Co istotne, przepisy prawa nie wprowadzają ograniczeń w stosowaniu umów o pracę na czas nieokreślony. Mogą być one zawierane we wszystkich sytuacjach, w których wykonywana jest praca podporządkowana, o ile przepisy szczególne nie przewidują innej podstawy zatrudnienia (A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 7, 2025). W znacznej większości przypadków, będzie to zatem możliwe. W konsekwencji, nawet jeśli cudzoziemiec nigdy wcześniej nie pracował w Polsce, istnieje możliwość jego zatrudnienia od razu w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony. Przepisy prawa pracy nie nakładają bowiem obowiązku wcześniejszego zawarcia umowy na okres próbny ani umowy na czas określony. Decyzja w tym zakresie należy wyłącznie do stron stosunku pracy.

Z punktu widzenia pracownika, w szczególności cudzoziemca planującego dłuższy pobyt w Polsce, umowa o pracę na czas nieokreślony wydaje się zatem najbardziej stabilną formą zatrudnienia, ponieważ zapewnia najwyższy poziom ochrony trwałości stosunku pracy oraz przewiduje dłuższe okresy wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony w polskim prawie pozostaje taki sam jak w przypadku umowy zawartej na czas określony, tj. jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Opisane powyżej zasady dotyczące początku biegu okresu wypowiedzenia są takie same zarówno dla umów na czas określony, jak i nieokreślony.

Negocjacje umowy o pracę przez cudzoziemca

W polskim systemie prawnym umowa o pracę na czas nieokreślony zapewnia największe bezpieczeństwo prawne. Wydaje się zatem, że cudzoziemcy, którzy chcą zostać zatrudnieni w Polsce, podejmując negocjacje z przyszłym pracodawcą powinni w negocjacjach dążyć do zawarcia właśnie tego typu umowy.

Jeżeli jednak pracodawca nie wyrazi zgody na zawarcie od razu umowy o pracę na czas nieokreślony, warto rozważyć kompromis: negocjować umowy na okres próbny lub krótkoterminową, z zastrzeżeniem, że po spełnieniu określonych warunków zostanie ona przekształcona w umowę bezterminową. Oczywiście, w toku negocjacji warto również omówić kwestie dodatkowe związane z zatrudnieniem, takie jak premie, elastyczny czas pracy lub możliwość pracy zdalnej, szkolenia i kursy zawodowe, a także kwestię nadgodzin. Kluczowe jest jednak to, aby wszystkie ustalenia znalazły odzwierciedlenie w treści umowy.

Podsumowanie

W polskim systemie prawnym cudzoziemiec planujący podjęcie pracy otrzymuje projekt umowy o pracę, która jest podstawowym dokumentem regulującym prawa i obowiązki w stosunku pracy. Wybór rodzaju umowy ma kluczowe znaczenie dla stabilności zatrudnienia i bezpieczeństwa prawnego pracownika.