Rejestracja znaku towarowego w Polsce dla obcokrajowców – przewodnik krok po kroku

Cudzoziemcy i zagraniczne firmy mogą zarejestrować znak towarowy w Polsce, aby chronić swoją markę na polskim rynku. Ten przewodnik krok po kroku pokazuje, jak obcokrajowcy mogą przeprowadzić procedurę rejestracyjną w Polsce.

Przede wszystkim, rejestracja znaku towarowego w Polsce przez podmiot zagraniczny pozwalana uzyskanie wyłącznego prawa do używania znaku w odniesieniu do określonych towarów lub usług w Polsce. W praktyce oznacza to, że żaden inny przedsiębiorca nie może używać identycznego ani podobnego znaku w tej samej branży bez uzyskania zgody właściciela znaku towarowego. Pozwala to na stworzenie i  budowanie marki bez ryzyka, że podmioty konkurencyjne będą korzystać z tej samej nazwy, logo czy sloganu. Rejestrując znak towarowy przedsiębiorca zyskuje zatem niemal pewność, że konsument będzie kojarzył jego produkty lub usługi z marką przedsiębiorcy.

Ponadto, rejestracja umożliwia i czyni łatwą skuteczną walkę z naruszeniami znaku towarowego przez innych przedsiębiorców, na przykład poprzez kopiowanie, podrabianie, czy podszywanie się pod markę. Cudzoziemiec, który zarejestruje znak towarowy w Polsce może bowiem podjąć działania prawne dążące do zaprzestanie używania znaku, uzyskania odszkodowania, czy zniszczenia podróbek.

Uzyskanie znaku towarowego będzie także przydatne w kontekście handlu internetowego w Polsce i w serwisach e-commerce. Zarejestrowany znak towarowy staje się bowiem aktywem niematerialnym, które można sprzedać, na które można udzielić odpłatną licencję, czy wykorzystać we franczyzie. W konsekwencji, może to generować dodatkowe źródła przychodu dla przedsiębiorcy.

Oczywiście, poza kwestiami stricte związanymi z marketingiem, rejestracja niesie ze sobą także szereg innych zalet praktycznych, przykładowo pokazuje, że marka jest prawnie zabezpieczona, co może ułatwić negocjacje z partnerami biznesowymi lub inwestorami. Chroniony znak towarowy zwiększa także wartość przedsiębiorstwa, co jest istotne przy wycenach, sprzedaży czy pozyskiwaniu inwestorów.

Ten przewodnik krok po kroku pokazuje, jak obcokrajowcy mogą chronić swoje produkty i usługi na polskim rynku. W niniejszej publikacji odpowiemy na następujące pytania:

• co może być znakiem towarowym w Polsce?
• jaki podmiot dokonuje rejestracji znaku towarowego w Polsce?
• jak cudzoziemiec może zgłosić znak towarowy w Polsce?
• jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie znaku towarowego w Polsce?
• jakie są koszty rejestracji znaku towarowego w Polsce dla podmiotów zagranicznych?
• jak długo trwa okres ochrony znaku towarowego w Polsce dla podmiotów zagranicznych?
• jak wygląda procedura sprzeciwu wobec rejestracji znaku towarowego w Polsce?

Co może być znakiem towarowym w Polsce dla cudzoziemców?

Zgodnie z art. 120 ust. 1 polskiej ustawy prawo własności przemysłowej, znakiem towarowym w Polsce może być każde oznaczenie umożliwiające odróżnienie towarów jednego przedsiębiorstwa od towarów innego przedsiębiorstwa oraz możliwe do przedstawienia w rejestrze znaków towarowych w sposób pozwalający na ustalenie jednoznacznego i dokładnego przedmiotu udzielonej ochrony.

Znak towarowy w Polsce (lecz również na terenie UE) nie jest zatem samym tylko oznaczeniem, lecz związkiem oznaczenia z towarem, który funkcjonuje w świadomości odbiorców. Oznaczenie w konkretnej formie (np. słowo, grafika, kształt) jest składnikiem znaku, który staje się znakiem towarowym dopiero, gdy powiąże się z towarem i wywoła określone skojarzenia w świadomości konsumentów.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Znakiem towarowym może być każde oznaczenie umożliwiające odróżnienie towarów jednego przedsiębiorstwa od towarów innego przedsiębiorstwa. W szczególności znakiem towarowym może być wyraz, włącznie z nazwiskiem, rysunek, litera, cyfra, kolor, forma przestrzenna, w tym kształt towaru lub opakowania, a także dźwięk. Zatem tylko posiadacz znaku towarowego jest w stanie udzielić ważnej autoryzacji na daną markę (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 15 czerwca 2020 r., KIO 653/20)”.

Jaki podmiot dokonuje rejestracji znaku towarowego w Polsce?

W Polsce rejestracji znaku towarowego dokonuje Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP). Wniosek o rejestrację znaku towarowego może zostać dokonany osobiście lub za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika.

Jak cudzoziemiec może zgłosić znak towarowy w Polsce?

Każdy cudzoziemiec rejestrujący znak w Polsce powinien rozpocząć procedurę od wstępnej analizy, aby sprawdzić, czy znak może być zarejestrowany w Polsce i czy nie istnieją przesłanki odmowy rejestracji. Celem analizy będzie dokonanie oceny czy wybrane oznaczenie może w ogóle stać się znakiem towarowym w rozumieniu polskiej ustawy prawo własności przemysłowej, a w konsekwencji czy istnieje ryzyko, że UPRP może odmówić rejestracji znaku ze względu na bezwzględne przesłanki odmowy. Do przesłanek tych należą między innymi (art. 129¹ ust. 1 ustawy):

• konflikt z wcześniej zarejestrowanym znakiem,
• brak możliwości funkcjonowania jako znak towarowy,
• zgłoszenie w złej wierze,
• wprowadzanie odbiorców w błąd,
• sprzeczność z porządkiem publicznym lub dobrymi obyczajami, itd.

Jeżeli jednak wstępna analiza znaku towarowego wykaże, że nie zachodzą bezwzględne przesłanki odmowy rejestracji znaku, wówczas kolejnym krokiem dla cudzoziemca ubiegającego się o rejestrację znaku towarowego w Polsce będzie sporządzenie oraz złożenie do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej wypełnionego wniosku rejestracyjnego. Wniosek ten powinien zawierać opis towarów lub usług, dla których znak ma być używany.

Obecnie istnieje możliwość zgłoszenia znaku towarowego drogą elektroniczną poprzez dedykowany serwis internetowy UPRP. Natomiast jeżeli cudzoziemiec nie posiada miejsca zamieszkania lub siedziby w Unii Europejskiej, obowiązkowe jest ustanowienie pełnomocnika w Polsce – np. adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego. Pełnomocnik reprezentuje zgłaszającego w postępowaniu przed Urzędem Patentowym RP.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Za niezdolne do pełnienia funkcji znaku towarowego uważa się znaki, które pozbawione są dostatecznych znamion odróżniających w odniesieniu do towarów, dla sygnowania których zostały przeznaczone. Znamion takich nie posiadają oznaczenia, które nie pozwalają zindywidualizować towaru jako pochodzącego od konkretnego przedsiębiorcy. W tej grupie oznaczeń znajdują się oznaczenia/znaki opisowe, tj. oznaczenia, które składają się wyłącznie z elementów mogących służyć w obrocie do wskazania, w szczególności rodzaju towaru, jego pochodzenia, jakości, ilości, wartości, przeznaczenia, sposobu wytwarzania, składu, funkcji lub przydatności (art. 129[1] ust. 1 pkt 3 ustawy – Prawo własności przemysłowej), czyli elementów, których jedyną funkcją jest przekazywanie informacji o towarze (usłudze), a nie o jego pochodzeniu z określonego przedsiębiorstwa (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 marca 2024 r., VI SA/Wa 6431/23)”.

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie znaku towarowego w Polsce?

Zgodnie z art. 138 ust. 1 polskiej ustawy prawo własności przemysłowej, w zgłoszeniu znaku towarowego należy określić znak towarowy oraz wskazać towary, dla których znak ten jest przeznaczony. W praktyce oznacza to przede wszystkim, że zgłoszenie powinno precyzować jaki rodzaj znaku jest przedmiotem rejestracji, tj. czy jest to:

• znak słowny – składający się wyłącznie z liter, wyrazów, liczb lub kombinacji tych elementów;
• znak słowno-graficzny – łączący elementy słowne i graficzne, np. logo z nazwą firmy;
• znak graficzny – obejmujący tylko elementy wizualne, takie jak obraz, symbol, kształt towaru lub opakowania.

W sytuacji, gdy cudzoziemiec chce zgłosić na terenie Polski znak towarowy słowno-graficzny lub graficzny, należy także pamiętać, że zgłoszenie musi zawierać załącznik graficzny, który w sposób jednoznaczny graficznie przedstawia znak. Z naszego doświadczenia wynika, że polski Urząd Patentowy wymaga, aby obraz znaku był czytelny, wyraźny i w formacie zgodnym z wytycznymi UPRP, znak był przedstawiony w sposób umożliwiający jego odtworzenie i ocenę. Jeśli natomiast znak charakteryzuje się elementami kolorystycznymi, należy je wskazać w zgłoszeniu, ponieważ mogą mieć  one znaczenie dla zakresu ochrony. Nieprzedłożenie załącznika, bądź nieczytelny załącznik może skutkować wezwaniem do uzupełnienia lub nawet odrzuceniem zgłoszenia.

Ponadto, zgłoszenie powinno wskazywać jaki jest zakres klas towarowych i usługowych zakresie obszaru działania marki. Jest to tak zwana stosowana w Polsce i Unii Europejskiej klasyfikacja nicejska („Międzynarodowa klasyfikacji towarów i usług”), której celem jest zdefiniowanie obszaru działania marki i zakres ochrony prawnej znaku towarowego oraz ułatwienie polskiemu urzędowi patentowemu ocenę ewentualnych konfliktów z wcześniej zarejestrowanymi znakami. Klasyfikacja nicejska składa się 34 klas towarowych i 11 klas usługowych.

Dla cudzoziemcy planującego rozwój biznesu w Polsce, prawidłowy wybór klas będzie miał kluczowe znaczenie dla zakresu ochrony znaku towarowego. Rejestracja znaku chroni bowiem znak tylko w ramach wskazanych klas. Jeśli zatem przedsiębiorca chce chronić znak dla usług marketingowych w Polsce, ochrona nie obejmie automatycznie przykładowo produktów spożywczych, trzeba je bowiem osobno zgłosić w odpowiednich klasach. Co ważne, polski Urząd Patentowy wymaga precyzyjnego opisu w ramach wybranej klasy. Niewłaściwe lub zbyt ogólne określenie może skutkować ograniczeniem ochrony lub wezwaniem do uzupełnienia zgłoszenia.

Ponadto, podmiot, który zarejestruje podobny znak w danej klasie, może spowodować zablokowanie możliwości działania pod marką w zakresie klasy. W konsekwencji, cudzoziemiec planujący rejestrację znaku towarowego w Polsce, powinien starannie dobrać klasy towarowe i usługowe, precyzyjnie opisując zakres działalności oraz monitorować nowe zgłoszenia znaków w wybranych klasach, tak aby szybko reagować na potencjalne konflikty.

Jakie są koszty rejestracji znaku towarowego w Polsce dla podmiotów zagranicznych

Rejestracja znaku towarowego w Polsce związana jest z opłatami ponoszonymi na rzecz Urzędu Patentowego RP. Opłaty za rejestrację znaku towarowego są takie same dla podmiotów polskich i zagranicznych. Na wstępie, podczas złożenia wniosku, wnioskodawca, zobowiązany jest do wniesienia opłaty urzędowej w kwocie od 450 zł, co obejmuje jedną klasę towarowo-usługową, zgodnie z klasyfikacją nicejską. Jeżeli natomiast wnioskodawca chce zarejestrować więcej klas, każde dodanie następnej klasy zwiększa opłatę urzędową o 120 zł. W sytuacji zatem, gdy przedsiębiorca chce przykładowo zarejestrować 5 klas, wówczas zobowiązany jest do zapłaty 930 zł.

Ponadto w momencie wydania przez polski Urząd Patentowy decyzji warunkowej o przyznaniu prawa ochronnego do znaku, wnioskodawca zobowiązany jest do poniesienia dodatkowej opłaty pokrywającej 10-letnią ochronę znaku towarowego w wysokości 400 zł za każdą zgłoszoną klasę plus publikację oznaczenie w bazach urzędowych w kwocie 90 zł.

Wydaje się zatem, że biorąc pod uwagę zakres ochrony i przewidywalność kosztów, procedura rejestracji nie jest więc szczególnie droga, a korzyści płynące z przyznania prawa ochronnego dla cudzoziemca planującego rozwój biznesu w Polsce przewyższają poniesione wydatki.

Jakie działania podejmuje polski Urząd Patentowy po wpłynięciu wniosku o rejestrację znaku towarowego?

Jeżeli wniosek został złożony, polski Urząd Patentowy poddaje go następnie procedurze weryfikacji:

1. Urząd formalnie sprawdza zgłoszenie, tj. weryfikuje czy zostały przedłożone wszystkie niezbędne dokumenty a sam wniosek został poprawnie wypełniony przez wnioskodawcę,
2. Urząd ujawnia zgłoszenie w e-wyszukiwarce w części znaki towarowe, w terminie do 2 tygodni od daty zgłoszenia,
3. Urząd ocenia, czy istnieją okoliczności, które uniemożliwiają udzielenie prawa ochronnego, tj. tak zwane bezwzględne przesłanki odmowy udzielenia prawa ochronnego na znak towarowy, o których mowa powyżej. W przypadku gdy tak jest, Urząd Patentowy wyda decyzję o odmowie udzielenia prawa ochronnego na znak towarowy.
4. Jeżeli jednak Urząd Patentowy uzna, że znak towarowy może zostać zarejestrowany, informuje o zgłoszeniu znaku towarowego w Biuletynie Urzędu Patentowego. Od tego momentu inne podmioty mają 3 miesiące na wniesienie ewentualnego sprzeciwu. 
5. W przypadku braku sprzeciwu, a zatem po uprawomocnieniu się decyzji o udzieleniu prawa ochronnego na znak towarowy, polski Urząd Patentowy wpisuje znak towarowy do jawnego rejestru znaków towarowych.
6. Następnie Urząd Patentowy ogłasza informację o przyznaniu prawa ochronnego oraz wydaje świadectwo ochronne wnioskodawcy.

Okres ochrony znaku towarowego w Polsce dla podmiotów zagranicznych

Zgodnie z art. 153 ust. 2 ustawy prawo własności przemysłowej czas trwania prawa ochronnego na znak towarowy wynosi 10 lat od daty zgłoszenia znaku towarowego w Urzędzie Patentowym. Co istotne, data ochrony rozpoczyna się zatem nie z chwilą przyznania ochrony na znak towarowy, lecz w dniu zgłoszenia znaku do Urzędu Patentowego.

Natomiast zgodnie z ust. 3 ustawy prawo własności przemysłowej, prawo ochronne na znak towarowy przedłuża się o dalsze 10 lat ochrony, o ile uiszczona zostanie opłata za dalszy okres ochrony. W przypadku zatem, gdy cudzoziemiec chce przedłużyć ochronę znaku towarowego, może ją przedłużyć o kolejne 10 lat.

Jak wygląda procedura sprzeciwu wobec rejestracji znaku towarowego w Polsce?

Jak zostało wskazane wyżej, po ujawnieniu zgłoszenia znaku towarowego w Biuletynie Urzędu Patentowego RP, zaczyna biec 3-miesięczny termin na wniesienie ewentualnego sprzeciwu przez podmioty, które uznają, że ich prawa zostały naruszone. Termin ten nie podlega przywróceniu — jego przekroczenie definitywnie zamyka drogę do zablokowania rejestracji znaku.

Warunkiem jest istnienie wcześniejszego prawa, które może zostać naruszone przez zgłoszony znak. A zatem podmiotami, o których mowa w przepisie mogą być:

• właściciel wcześniejszego znaku towarowego (krajowego, unijnego lub międzynarodowego),
• podmiot posiadający wcześniejsze prawa osobiste lub majątkowe,
• uprawniony do chronionej nazwy pochodzenia lub oznaczenia geograficznego.

Do najczęstszych okoliczności, kiedy sprzeciw może zostać wniesiony należą sytuacje, gdy:

• zgłoszony znak jest identyczny lub podobny do wcześniejszego znaku dla towarów lub usług identycznych albo podobnych,
• istnieje ryzyko wprowadzenia odbiorców w błąd,
• zgłoszony znak narusza renomę wcześniejszego znaku,
• znak jest powszechnie znany w Polsce, mimo braku formalnej rejestracji,
• używanie znaku narusza prawa osobiste lub majątkowe osób trzecich.

Oczywiście z perspektywy osoby zgłaszającej znak towarowy wniesienie sprzeciwu będzie sytuacją, której chce się uniknąć. Natomiast dla przedsiębiorcy, który posługuje się znakiem funkcjonującym już na rynku i generującym wartość biznesową, sytuacja co do zasady będzie odmienna. Niewniesienie sprzeciwu może bowiem prowadzić do konfuzji pomiędzy markami, a w konsekwencji osłabienia ochrony znaku, utracenia jej odróżniającego charakteru, a w dłuższej perspektywie realnych strat finansowych.

Skuteczne wniesienie sprzeciwu może prowadzić do całkowitej odmowy rejestracji znaku, ograniczenia wykazu towarów lub usług, bądź ewentualnie do zawarcia ugody pomiędzy stronami.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Uznanie sprzeciwu za zasadny z uwagi na spełnienie przesłanki z art. 132¹ ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku Prawo własności przemysłowej wymagało dokonania przez Urząd Patentowy oceny w zakresie tego, czy: 1) towary lub usługi oznaczane spornym znakiem są identyczne lub podobne do towarów lub usług oznaczanych przeciwstawionymi znakami towarowymi skarżącej, 2) porównywane oznaczenia (znak sporny i znak skarżącej) są identyczne lub podobne w trzech warstwach: wizualnej, fonetycznej i znaczeniowej, 3) istnieje ryzyko, że oznaczanie towarów lub usług spornym znakiem może wprowadzić odbiorców w błąd co do pochodzenia tych towarów lub usług od konkretnego podmiotu.

Przystępując do porównania znaków towarowych należy najpierw ocenić podobieństwo lub identyczność towarów, do oznaczania których służą znaki. Dopiero przesądzenie o jednorodzajowości towarów implikuje konieczność dokonania porównania oznaczeń. Z kolei ustalenie ryzyka błędu co do źródła pochodzenia towarów i/lub usług będzie polegało na określeniu wypadkowej identyczności (podobieństwa) towarów i/lub usług oznaczanych przeciwstawionymi znakami towarowymi oraz identyczności (podobieństwa) samych oznaczeń. (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. akt VI SA/Wa 5160/23)”

Międzynarodowe strategie rejestracji znaków

Podmioty zagraniczne planujące ochronę swojej marki w Polsce mogą jednocześnie rozważyć szerszą strategię rejestracji znaków towarowych obejmującą inne kraje Unii Europejskiej lub nawet państwa spoza UE.

W tym celu dostępne są dwa główne mechanizmy:

• system unijny EUIPO oraz
• międzynarodowy system MADRID prowadzony przez Światową Organizację Własności Intelektualnej (WIPO).

System EUIPO (Unijny Urząd ds. Własności Intelektualnej) umożliwia zgłoszenie znaku towarowego w formie jednego wniosku, który automatycznie zapewnia ochronę we wszystkich państwach członkowskich UE, w tym w Polsce. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi składać oddzielnych wniosków w poszczególnych krajach, co znacznie upraszcza procedurę i zmniejsza koszty administracyjne. Rejestracja unijnego znaku towarowego daje także jednolitą podstawę prawną do podejmowania działań w przypadku naruszeń w dowolnym kraju UE, także w Polsce.

System MADRID (Porozumienie MADRID i Protokoły WIPO) pozwala natomiast na rozszerzenie ochrony znaku towarowego na wiele państw objętych międzynarodową konwencją, w tym zarówno krajów UE, jak i państw spoza Unii. Cudzoziemiec może zgłosić jeden wniosek w swoim kraju pochodzenia, a następnie wskazać kraje, w których chce uzyskać ochronę. Każde wskazane państwo przeprowadza swoją procedurę rejestracyjną, a sukces zgłoszenia w systemie MADRID skutkuje ochroną znaku w tych państwach na warunkach lokalnych przepisów.

Wydaje się, że korzystanie z tych systemów pozwala na koordynowaną ochronę marki nie tylko w Polsce, ale również na innych rynkach, minimalizuje ryzyko konfliktów prawnych z lokalnymi przedsiębiorcami oraz ułatwia dochodzenie roszczeń w przypadku naruszeń. Ponadto umożliwia efektywne planowanie strategii marketingowej i ekspansji biznesowej, ponieważ marka może funkcjonować w różnych krajach pod tym samym znakiem towarowym, co zwiększa jej rozpoznawalność i wartość rynkową.

Podsumowanie

Podmioty zagraniczne mogą rejestrować znak towarowy w Polsce na takich samych zasadach jak polscy przedsiębiorcy, co oznacza, że mają prawo do wyłącznego używania znaku dla określonych towarów lub usług, a tym samym mogą skutecznie chronić swoją markę przed kopiowaniem, podrabianiem czy nieuczciwą konkurencją. Prawidłowa rejestracja zapewnia bezpieczeństwo prawne, umożliwia łatwe dochodzenie roszczeń w przypadku naruszeń, a także zwiększa wiarygodność przedsiębiorstwa w oczach partnerów biznesowych, inwestorów i klientów.

Dodatkowo, zarejestrowany znak towarowy staje się wartościowym aktywem niematerialnym, które można licencjonować, sprzedać lub wykorzystać w strategiach franczyzowych, co otwiera nowe możliwości generowania przychodów na polskim rynku.

W praktyce oznacza to, że zagraniczny przedsiębiorca nie tylko zabezpiecza swoją obecność na rynku, ale także buduje rozpoznawalność marki i długoterminową przewagę konkurencyjną w Polsce.