Odzyskiwanie należności w Polsce – praktyczny poradnik krok po kroku

Brak zapłaty za wykonaną usługę, niezwrócona kaucja z tytułu najmu lokalu, czy niezwrócona pożyczka – to tylko niektóre problematyczne sytuacje, w których może pojawić się konieczność odzyskania należnych pieniędzy od dłużnika. Choć problem nieregulowania, bądź nieterminowego regulowania, zobowiązań finansowych przez dłużników jest dość powszechny, polskie prawo przewiduje jednak szereg skutecznych narzędzi pozwalających wierzycielom na skuteczne dochodzenie swoich roszczeń.

Wierzyciel może działać zarówno przedprocesowo, kierując do dłużnika wezwanie do zapłaty lub podejmując negocjacje, jak i sądowo, składając pozew o zapłatę w jednym z trybów przewidzianych przez kodeks postępowania cywilnego (postępowanie upominawcze, postępowanie nakazowe, postępowanie „zwykłe”). Następnie, po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia sądowego, możliwe jest wszczęcie egzekucji komorniczej, która w wielu przypadkach prowadzi do skutecznego odzyskania środków przez komornika.

Warto przy tym pamiętać, że właściwie zaplanowana strategia działania odzyskania należności, dobór odpowiedniej procedury i szybkie podjęcie kroków prawnych, znacząco zwiększą skuteczność całego procesu i ułatwią odzyskanie środków w możliwie szybkim tempie.

W niniejszej publikacji podjęliśmy próbę praktycznego opisania poszczególnych możliwości prawnych, którymi wierzyciel może posłużyć się w polskim systemie prawnym, aby skutecznie wyegzekwować swoje środki od dłużnika.

Etap 1 – skierowanie do dłużnika wezwania do zapłaty (etap przedsądowy)

Wezwanie do zapłaty stanowi pierwszy, podstawowy krok w procesie dochodzenia należności. Skierowanie wezwania do zapłaty do dłużnika nie tylko daje szansę na dobrowolne uregulowanie długu, lecz stanowi także dowód tego, że wierzyciel podejmuje działania w sposób profesjonalny, uporządkowany i zgodny z obowiązującymi przepisami oraz procedurami. Z naszego doświadczenia wynika, że w wielu przypadkach odpowiednio przygotowane wezwanie do zapłaty wywrze na tyle silny efekt, że pozwoli uniknąć konieczności skierowania sprawy do sądu.

Co powinno zawierać skuteczne wezwanie do zapłaty?

Przede wszystkim skuteczne wezwanie do zapłaty powinno być możliwie konkretne, precyzyjne i rzeczowe. Zasadniczym celem dokumentu jest bowiem nie tylko poinformowanie dłużnika o istnieniu zaległości, lecz również wyznaczenie ram czasowych do uregulowania należności oraz konsekwencji dla dłużnika w przypadku braku zapłaty. Poprawnie przygotowane wezwanie do zapłaty powinno zatem zawierać następujące elementy:

1. dane stron, tj. imię i nazwisko (nazwę firmy) wierzyciela i dłużnika, ich adresy oraz ewentualnie numery NIP/KRS umożliwiające identyfikację;
2. podstawę prawną roszczenia, tj. wierzyciel powinien wskazać oraz opisać z jakiego tytułu powstało zobowiązanie dłużnika, np. faktura, umowa najmu, umowa pożyczki;
3. wysokość należności, tj. wierzyciel powinien wyliczyć precyzyjną kwotę główną długu, a także kwotę odsetek ustawowych lub umownych naliczonych do dnia sporządzenia wezwania,
4. termin zapłaty, tj. termin, w którym dłużnik powinien uregulować swoją należność dochodzoną wezwaniem, przykładowo 7 lub 14 dni od dnia doręczenia wezwania,
5. numer rachunku bankowego wierzyciela, na który dłużnik powinien zwrócić kwotę,
6. konsekwencje prawne braku zapłaty, tj. precyzyjną zapowiedź podjęcia dalszych kroków prawnych, przeważnie będzie to skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego,
7. podpis wierzyciela lub pełnomocnika wierzyciela (z naszego doświadczenia wynika, że w przypadku działania przez kancelarię, podpis prawnika wzmacnia powagę pisma i często zwiększa skuteczność wezwania).

Wydaje się także, że należy zapewnić profesjonalny i rzeczowy ton języka użytego w wezwaniu, z jednej strony stanowczego, lecz z drugiej strony nieagresywnego, pozbawionego emocji czy chęci konfrontacji. Tego typu sformułowania mogą bowiem utrudnić dalsze ewentualne negocjacje z dłużnikiem.

Czy wezwanie do zapłaty powinno zostać wysłane listem poleconym lub e-mailem?

Przepisy prawa polskiego nie nakładają obowiązku zachowania konkretnej formy wezwania do zapłaty. Natomiast w praktyce oraz dla celów dowodowych najczęściej stosowane są dwie formy:

1. list polecony z potwierdzeniem odbioru (ewentualnie potwierdzeniem nadania) – najbezpieczniejsza forma ze względu na łatwość udowodnienia, że wezwanie zostało wysłane i dotarło do adresata,
2. wiadomość e-mail – w dzisiejszych czasach coraz częściej uznawana za skuteczny sposób doręczenia, zwłaszcza w relacjach między przedsiębiorcami, którzy na co dzień komunikują się elektronicznie. Wierzyciel powinien wówczas zachować potwierdzenie wysłania wiadomości oraz treść korespondencji.

Jaki termin zapłaty należy określić w wezwaniu do zapłaty?

W treści wezwania do zapłaty należy wskazać konkretny termin zapłaty, który z jednej strony umożliwi dłużnikowi realną możliwość uregulowania zobowiązania, ale z drugiej strony – nie będzie zbyt odległy. W praktyce przykładowo termin kilku godzin od momentu otrzymania wezwania może być zbyt krótki, natomiast termin 7 – 14 dni od dnia doręczenia pisma wydaje się być optymalny.

Jakie jeszcze sformułowania warto uwzględnić w wezwaniu do zapłaty?

Z całą pewnością wierzyciel powinien zastosować sformułowania podkreślające konsekwencje prawne nieuregulowania zapłaty, przykładowo: „W przypadku braku zapłaty w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania, sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego bez kolejnego wezwania uprzedzenia.”

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Przedsądowe wezwanie do zapłaty poprzedza wniesienie pozwu do sądu. Można je wysłać do dłużnika w sytuacji, gdy zwykłe wezwanie nie przyniosło oczekiwanego rezultatu i nie uiścił on należnej kwoty w wyznaczonym mu terminie. Powinno być wysłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Konieczność wysłania przez wierzyciela wezwania do zapłaty do dłużnika istnieje w sytuacji, kiedy wierzyciel nie wyznaczył dłużnikowi terminu na zapłatę należności. Samo wezwanie do zapłaty nie jest warunkiem wniesienia pozwu. Pozew może być złożony nawet jeśli nie było żadnego przedsądowego wezwania do zapłaty, ale to nie znaczy, że kwestia ta nie ma żadnego znaczenia w postępowaniu sądowym. Pozew do sądu jest traktowany jako „środek ostateczny” (wyrok Sądu Okręgowego w Płocku z dnia 26 czerwca 2019, sygn. akt  IV Ca 127/19).”

Negocjacje zamiast pozwu – co wierzyciel może zrobić po wysłaniu wezwania do zapłaty?

Skierowanie do dłużnika wezwania do zapłaty nie zawsze musi zakończyć się złożeniem pozwu. W szeregu przypadków wezwanie do zapłaty stanowi bowiem punkt wyjścia do negocjacji z dłużnikiem, które mogą doprowadzić do szybkiego i korzystnego rozwiązania sporu bez potrzeby prowadzenia postępowania sądowego. Dla wielu wierzycieli będzie to tańsza, szybsza i mniej ryzykowna alternatywa dla drogi postępowania cywilnego.

Z praktyki wynika, że otrzymanie wezwania do zapłaty często stanowi pierwszy moment, w którym dłużnik zacznie faktycznie uświadamiać sobie realne konsekwencje (w tym finansowe) braku zapłaty. Wezwanie do zapłaty (a w szczególności podpisane przez kancelarię prawną) sygnalizuje bowiem, że wierzyciel jest zdeterminowany do odzyskania należności, a jednocześnie pozostawia możliwość polubownego porozumienia sporu. W efekcie wielu dłużników decyduje się na konstruktywną rozmowę i przedstawienie propozycji uregulowania zobowiązań. Dlatego też wydaje się, że w wezwaniu do zapłaty należy uwzględnić także kwestie dalszych kosztów, które dłużnik będzie zobowiązany zapłacić w sytuacji braku zapłaty i skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego.

Dlaczego warto podjąć negocjacje po skierowaniu wezwania do zapłaty do dłużnika?

Negocjacje przedsądowe niosą szereg zalet zarówno dla wierzyciela, jak i dla dłużnika. Przede wszystkim prowadzenie (konstruktywnych) rozmów jest znacznie tańsze i szybsze niż zainicjowanie postępowania sądowego, które może trwać kilka miesięcy, a nawet lat. Strony mogą ustalić także warunki spłaty długu, na przykład poprzez rozłożenie go na raty, częściowe umorzenie odsetek lub modyfikację terminów płatności. Oczywiście dobrowolna spłata długu przez dłużnika eliminuje także ryzyko zajęcia rachunków bankowych czy majątku dłużnika, co zawsze wiąże się ze znacznymi kosztami, które obciążają dłużnika.

Kiedy negocjacje z dłużnikiem mają sens, a kiedy należy je zakończyć?

Należy jednak pamiętać, że negocjacje, które można zainicjować po skierowaniu do dłużnika wezwania do zapłaty, nie powinny trwać zbyt długo ani prowadzić do pozornych rozmów. W wielu przypadkach bowiem „negocjacje” mają jedynie na celu zwodzenie wierzyciela i odwlekanie zapłaty. Naszym zdaniem, jeżeli zatem dłużnik unika konkretów, nie przedstawia realnego planu spłaty zadłużenia lub wciąż zwraca się o dalsze odroczenie terminów płatności, warto wówczas rozważyć zakończenie rozmów i bezzwłocznie skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

Należy pamiętać także, że ewentualne negocjacje można zakończyć poprzez zawarcie stosownego porozumienia, które ustali szczegóły dotyczące spłaty zobowiązania. W tego typu porozumieniu można wprowadzić klauzulę dobrowolnego poddania się egzekucji (na podstawie art. 777 §1 pkt 4 lub 5 Kodeksu postępowania cywilnego). Dzięki temu, w sytuacji gdy dłużnik nie wykonana ugody, tj. gdy dłużnik zaprzestanie regulowania spłaty zobowiązania lub przerwie spłaty ratalne, wierzyciel będzie mógł uzyskać tytuł wykonawczy bez konieczności prowadzenia pełnego postępowania sądowego. Zastosowanie tego rozwiązania znacząco skraca proces odzyskania pieniędzy, umożliwiając natychmiastowe wszczęcie egzekucji komorniczej, bez potrzeby wnoszenia pozwu i oczekiwania na wyrok. Oczywiście, oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji powinno zostać sporządzone na tyle szczegółowo i precyzyjnie, aby stanowić rzeczywistą możliwość egzekucji na drodze sądowej. Jeżeli treść oświadczenia budzi wątpliwości, sąd może nie nadać na nią klauzuli wykonalności, co uniemożliwi egzekucję na jej podstawie.

Co więcej, uzgodnienia w toku negocjacji pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem mogą zostać uznane za przyznanie się dłużnika do istnienia zobowiązania i zamiaru dobrowolnego spełnienia świadczenia. W praktyce oznacza to, że wszelkie ustalenia dotyczące kwoty, terminów płatności czy częściowego umorzenia odsetek mogą być później wykorzystane w postępowaniu sądowym jako dowód uznania długu.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Przykładem niewłaściwego uznania długu, może być również prowadzenie negocjacji wierzyciela z dłużnikiem, nawet jeżeli dłużnikowi nie towarzyszy przy tym zamiar złożenia oświadczenia o uznaniu długu. Sens instytucji uznania roszczenia polega na tym, że dłużnik zapewnia wierzyciela o wykonaniu zobowiązania, w związku z czym wierzyciel nie musi obawiać się upływu przedawnienia roszczenia, gdyż uznanie powoduje przerwanie biegu przedawnienia, na skutek którego przedawnienie zaczyna biec na nowo”. (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 sierpnia 2011 r., sygn. akt I CSK 703/10)

Etap 2 – wszczęcie postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi

W wielu przypadkach dłużnik nie odpowiada na wezwanie do zapłaty, nie będąc zainteresowanym zawarciem ugody z wierzycielem. W takiej sytuacji dalsze kierowanie pism przedsądowych wydaje się być pozbawione sensu – należy wówczas wszcząć postępowanie sądowe.

Polska procedura cywilna przewiduje kilka trybów dochodzenia należności przed sądem, tj.:

• postępowanie upominawcze – w tym elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) prowadzone przez e-sąd w Lublinie,
• postępowanie nakazowe,
• zwykły proces cywilny.

Każdy z powyższych trybów ma swoją specyfikę, inne wymagania formalne i odrębne koszty sądowe. Wybór odpowiedniego trybu zależy przede wszystkim od okoliczności sprawy, rodzaju roszczenia, oraz od tego, jakimi dokumentami i dowodami dysponuje wierzyciel.

Postępowanie upominawcze i elektroniczne postępowanie upominawcze

Postępowanie upominawcze to najczęściej wybierany tryb w sprawach o zapłatę. Sąd może wydać nakaz zapłaty w tym postępowaniu, jeżeli z treści pozwu i dołączonych dokumentów wynika, że roszczenie jest zasadne. Dłużnik ma oczywiście możliwość złożenia sprzeciwu od nakazu zapłaty, jeżeli jednak tego nie uczyni, nakaz zapłaty staje się prawomocny. Wówczas, po nadaniu klauzuli wykonalności, nakaz można skierować bezpośrednio do komornika sądowego.

Co więcej, postępowanie upominawcze może także toczyć się online w postaci tak zwanego elektronicznego postępowania upominawczego (EPU), prowadzonego przez jedyny wyspecjalizowany sąd w Polsce, tj. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, VI Wydział Cywilny (tak zwany „e-sąd”).

W tym trybie od wierzyciela nie jest wymagane przedstawienie oryginałów dokumentów czy podpisanych oświadczeń dłużnika. Pozew wraz z wszystkimi dokumentami składa się online. Należy jednak pamiętać, że elektroniczne postępowanie upominawcze obejmuje jedynie możliwość dochodzenia świadczeń pieniężnych, a nakaz zapłaty może zostać wydany wyłącznie, gdy adres pozwanego do doręczeń znajduje się na terenie Polski.  

To zdecydowanie najszybsza i najtańsza forma dochodzenia roszczeń pieniężnych, szczególnie w przypadku prostych i bezspornych należności. Co więcej, w tym trybie sąd z urzędu nadaje klauzulę wykonalności uprawniającą do egzekucji wierzytelności. Powód nie musi zatem kierować do sądu dodatkowego wniosku o nadanie klauzuli, postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności pojawia się bowiem w systemie online po uprawomocnieniu nakazu zapłaty.

Wszczęcie i prowadzenie postępowania sądowego w tym trybie pozwala znacząco zminimalizować koszty sądowe i koszty obsługi prawnej, a nakaz zapłaty można uzyskać nawet w ciągu 2–3 miesięcy, o ile pozew został prawidłowo sporządzony i wniesiony.

Należy jednak mieć na uwadze, że prowadzenie postępowania przez EPU charakteryzuje się zasadniczą wadą. Po otrzymaniu nakazu zapłaty, pozwany może w łatwy sposób go zakwestionować, składając sprzeciw od nakazu zapłaty w wyznaczonym terminie. Skutkować to będzie zakończeniem postępowania w zaskarżonej części. Wniesienie sprzeciwu oczywiście nie uniemożliwia dochodzenia wierzytelności, jednakże postępowania prowadzone jest wówczas w zwykłym trybie, tj. przed „tradycyjnym” sądem.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Przekazanie sprawy z postępowania elektronicznego w przypadkach określonych przepisami do sądu właściwości ogólnej inicjuje nowy, autonomiczny etap postępowania” (postanowienie Sądu Okręgowego w Toruniu z dnia 3 grudnia 2013 r., sygn. akt VIII Cz 701/13).

Postępowanie nakazowe

Z kolei postępowanie nakazowe cechuje się jeszcze większą efektywnością w przypadkach, gdy wierzyciel dysponuje dokumentami potwierdzającymi zobowiązanie dłużnika. Podstawy do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym zostały enumeratywnie określone w przepisie art. 485 § 1 k.p.c., zgodnie z którym sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu:

1) dokumentem urzędowym;

2) zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem;

3) wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu.

W tym trybie sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym nawet bez przeprowadzania rozprawy i wzywania stron, co znacząco skraca czas postępowania. Dodatkowo opłata sądowa wynosi tylko ¼ standardowej opłaty, co czyni ten tryb szczególnie korzystnym finansowo dla wierzyciela.

Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym stanowi także tytuł zabezpieczenia, co oznacza, że wierzyciel może niezwłocznie wystąpić do komornika o zabezpieczenie majątku dłużnika – np. poprzez zajęcie rachunku bankowego lub nieruchomości.

Postępowanie nakazowe jest więc rekomendowanym rozwiązaniem w sprawach, w których wierzyciel posiada silne i jednoznaczne dowody na istnienie zobowiązania. W praktyce pozwala szybko uzyskać tytuł wykonawczy i skutecznie dochodzić należności, bez konieczności prowadzenia długiego procesu.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Przepis art. 485 k.p.c. wymaga kumulatywnego wystąpienia dwóch przesłanek. Pierwsza ma charakter przedmiotowy i jest związana z dochodzeniem roszczenia pieniężnego lub roszczenia dotyczącego świadczenia rzeczy zamiennych. Druga z przesłanek jest związana z wymogiem udowodnienia dochodzonego roszczenia za pomocą dokumentów wskazanych w nim w sposób wyczerpujący. Kognicja sądu w pierwszej fazie postępowania nakazowego jest ograniczona. Sprowadza się do stwierdzenia istnienia podstaw do wydania nakazu zapłaty, określonych w art. 485 k.p.c. Istnienie tych podstaw na tyle uprawdopodabnia jednak zasadność powództwa, że z woli ustawodawcy nakłada na sąd obowiązek wydania nakazu zapłaty, bez dalszego merytorycznego badania zasadności powództwa” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 25 sierpnia 2010 r., I ACa 573/10).

Zwykły proces cywilny

Częstym wyborem jest także zainicjowanie „zwykłego” procesu cywilny, czyli klasycznego pozwu o zapłatę do sądu w sytuacji, gdy sprawa jest bardziej skomplikowana – na przykład dłużnik kwestionuje istnienie zobowiązania, podnosi zarzuty wobec wierzyciela lub konieczne jest powołanie biegłego sądowego.

Ten tryb postępowania stosuje się również wtedy, gdy wierzyciel nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym.

W ramach „zwykłego” procesu o zapłatę sąd przeprowadza pełne postępowanie dowodowe – analizuje przedstawione dokumenty, przesłuchuje świadków, a w razie potrzeby zleca sporządzenie opinii przez biegłego. Choć proces ten jest bardziej czasochłonny, w wielu sytuacjach procesowych wierzyciel może nie mieć innego rozwiązania.

Warto pamiętać, że prawidłowe przygotowanie pozwu o zapłatę oraz właściwe sformułowanie żądań i uzasadnienia będzie miało kluczowe znaczenie dla wyniku sprawy.

Etap 3 – wezwanie do zapłaty (postępowanie egzekucyjne)

Po uzyskaniu prawomocnego wyroku lub nakazu zapłaty, wierzyciel może przejść do ostatniego etapu dochodzenia swoich należności, tj. egzekucji długu przez komornika. Jest to etap, w którym następuje realne wykonanie wyroku sądowego i odzyskanie należnych środków od dłużnika.

Co dzieje się po uzyskaniu prawomocnego wyroku?

Aby rozpocząć egzekucję komorniczą, wierzyciel musi dysponować orzeczeniem zaopatrzonym w klauzulę wykonalności, czyli sądowym potwierdzeniem, że dane orzeczenie (np. nakaz zapłaty) może być egzekwowany przez komornika na drodze postępowania egzekucyjnego. Na tym etapie wierzycielowi przysługuje prawo do wyboru komornika sądowego, który będzie prowadził egzekucję. Wniosek o wszczęcie egzekucji można złożyć samodzielnie lub za pośrednictwem pełnomocnika, najczęściej będzie to prawnik, który prowadził sprawę przed sądem.

Jak wygląda współpraca wierzyciela (pełnomocnika wierzyciela) z komornikiem?

Po złożeniu wniosku komornik przystępuje do ustalania majątku dłużnika. W praktyce korzysta z systemów informatycznych (m.in. OGNIVO, CEPIK, ZUS, US), aby ustalić rachunki bankowe, pracodawcę, pojazdy, nieruchomości czy inne składniki majątku dłużniku, z których może prowadzić egzekucję

Wierzyciel może również wskazać znane mu źródła dochodu lub składniki majątku dłużnika, co w wielu przypadkach może przyspieszyć proces odzyskiwania długu. W zależności od sytuacji majątkowej dłużnika, wezwanie do zapłaty może być prowadzona z różnych źródeł, przykładowo:

• z rachunku bankowego dłużnika, co stanowi najczęstszy i najszybszy sposób odzyskania pieniędzy przez wierzyciela,
• z wynagrodzenia za pracę, co oznacza, że komornik może zająć część pensji dłużnika,
• z ruchomości, na przykład poprzez zajęcie i sprzedaż. samochodów, sprzętu elektronicznego maszyn, czy innych ruchomości przedstawiających wartość rynkową,
• z nieruchomości, w sytuacji znacznego zadłużenia, komornik może przeprowadzić egzekucję z mieszkania, domu lub działki,
• istnieje także możliwość przeprowadzenia egzekucji z innych praw majątkowych, przykładowo udziałów w spółce, wierzytelności od kontrahentów, praw autorskich, a także z nadpłat podatku zgromadzonych w urzędzie skarbowym.

Podsumowanie

Odzyskiwanie należności w Polsce obejmuje kilka etapów – od działań przedsądowych po egzekucję komorniczą, a skuteczność całego procesu zależy od właściwego zaplanowania i podjęcia działań.

Pierwszym krokiem jest skierowanie do dłużnika wezwania do zapłaty. Wezwanie często pozwala uniknąć konieczności wchodzenia na drogę sądową i może stanowić punkt wyjścia do negocjacji przedsądowych. Po wysłaniu wezwania warto rozważyć negocjacje z dłużnikiem, które mogą doprowadzić do ugody i spłaty długu bez udziału sądu. Jeżeli wezwanie i negocjacje nie przyniosą efektu, należy wszcząć postępowanie sądowe. Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia lub nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności możliwe jest wszczęcie egzekucji komorniczej.

Skuteczność całego procesu w dużej mierze zależy od profesjonalnego przygotowania każdego kroku oraz uwzględnienia szczegółów, które zwiększają szanse na skuteczną egzekucję.