Nadgodziny w Polsce: prawa cudzoziemców i obowiązki pracodawcy

Cudzoziemcy pracujący w Polsce bardzo często nie są świadomi przysługujących im praw pracowniczych wynikających z Kodeksu Pracy oraz przepisów szczególnych. W praktyce wielu zagranicznych pracowników błędnie zakłada, że ich uprawnienia różnią się od praw obywateli polskich. Tymczasem co do zasady cudzoziemcy powinni być traktowani na równi z pracownikami polskimi, a wszelkie odmienne traktowanie (poza wyjątkami wynikającymi z ustaw) może stanowić naruszenie prawa pracy.

Z praktyki naszej kancelarii wynika, że pracodawcy stosunkowo często naruszają te prawa, zwłaszcza wobec pracowników słabiej znających język polski lub przepisy obowiązujące w Polsce. Nadużycia pracodawców najczęściej dotyczą czasu pracy i nadgodzin.

W niniejszej publikacji przedstawiamy najważniejsze zagadnienia związane z nadgodzinami w pracy oraz środkami dowodowymi, z których może korzystać pracownik w sporach sądowych o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.

Podstawowy system czasu pracy

Podstawowy system czasu pracy jest w Polsce najbardziej powszechnym i domyślnym systemem stosowanym przez pracodawców. W podstawowym systemie czasu pracy pracownik pracuje maksymalnie 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Oznacza to zwykle pracę 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie, niezależnie od obywatelstwa. Okres rozliczeniowy, to jest  czas, w którym rozlicza się godziny pracy może trwać do 4 miesięcy. W tym czasie pracodawca musi tak ułożyć grafik, aby praca pracownika średnio nie przekroczyła 40 godzin tygodniowo.

Co istotne, w podstawowym systemie czasu pracy każde polecenie pracy powyżej 8 godzin na dobę co do zasady stanowi pracę w godzinach nadliczbowych, która wymaga wypłaty dodatku lub udzielenia czasu wolnego na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

Czym są nadgodziny według polskiego prawa?

Zgodnie z brzmieniem art. 151 § 1 Kodeksu Pracy, praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

2) szczególnych potrzeb pracodawcy.

To właśnie ta druga przesłanka — „szczególne potrzeby pracodawcy” — w praktyce budzi najwięcej wątpliwości i sporów. Pojęcie to jest bowiem klauzulą generalną, która nie została zdefiniowana w Kodeksie pracy. Generalnie przyjmuje się, że pracodawca dokonuje oceny, czy w danej sytuacji przesłanka ta została spełniona, co rodzi naturalne ryzyka nadużyć.

W doktrynie wykształciły się dwa konkurencyjne poglądy na temat zakresu pojęcia „szczególnych potrzeb”. Zgodnie z pierwszym, bardziej restrykcyjnym stanowiskiem, szczególne potrzeby obejmują wyłącznie sytuacje nadzwyczajne, nieprzewidziane i trudne do zaplanowania — takie, które z natury rzeczy nie powinny występować regularnie. Zwolennicy tego podejścia wskazują, że elastyczność przepisów nie powinna prowadzić do obejścia ograniczeń dotyczących czasu pracy.

Drugie stanowisko zakłada jednak szersze rozumienie tej przesłanki. Zgodnie z nim szczególne potrzeby pracodawcy mogą powstać również w sytuacji, gdy do wykonania normalnych, bieżących zadań przedsiębiorstwa konieczne jest ponadwymiarowe zatrudnienie pracownika, o ile tylko nie prowadzi to do stałego obciążania konkretnej osoby pracą po godzinach. Podejście to uwzględnia realia organizacyjne wielu zakładów pracy, w których szybkie pozyskanie dodatkowej siły roboczej lub reorganizacja zadań bywa niemożliwa lub niewspółmiernie utrudniona.

Z naszego doświadczenia wynika jednak, że w wielu przypadkach pracodawcy niejako wymuszają na pracownikach pracę w nadgodzinach, tłumacząc to „potrzebami firmy”, „szczególną sytuacją”, „brakami kadrowymi” czy „koniecznością dokończenia projektu”. Cudzoziemcy, często z obawy o utratę pracy lub pozwolenia na pobyt, zgadzają się na takie warunki, nie wiedząc, że nadgodziny nie mogą być nadużywane, a pracodawca musi je odpowiednio uzasadnić, ewidencjonować i rozliczać zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Każde przekroczenie dobowej lub tygodniowej normy stanowi dodatkowe godziny pracy, za które przysługuje dodatek lub czas wolny.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Innymi słowy z art. 151⁴ k.p. wynika zakaz stosowania przez pracodawców takich rozwiązań organizacyjnych, które w samym swoim założeniu rodzą konieczność wykonywania pracy stale w godzinach nadliczbowych przez pracowników zajmujących kierownicze stanowiska. Praca takich pracowników w godzinach nadliczbowych dopuszczalna jest tylko wyjątkowo, „w razie konieczności”. Pracodawca nie może więc ustalić pracownikowi zakresu obowiązków, który nie może zostać wykonany w normalnych godzinach pracy. Nie jest zatem możliwe stosowanie takich rozwiązań organizacyjnych, które z założenia wymagałyby stałego wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Z powyższego wynika, że osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych nie mogą być pozbawione prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli wadliwa organizacja pracy wymusza systematyczne przekraczanie norm czasu pracy” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 lutego 2020 r., sygn. akt I PK 247/18).

Jakie przekroczenia godzin pracy to (już) nadgodziny?

Jak wskazuje się w orzecznictwie, prawo pracy nie zna pojęcia „znikomości” przekroczenia dobowych ani tygodniowych norm czasu pracy. Oznacza to, że nawet niewielkie przekroczenie tych norm jest pełnoprawną pracą w godzinach nadliczbowych. Jeżeli więc zostanie ustalone, że norma dobowa lub tygodniowa została przekroczona, choćby o kilkanaście minut, pracownikowi przysługuje dodatek za pracę nadliczbową, niezależnie od tego, jak niewielkie było to przekroczenie ani jakie były jego przyczyny. Nie ma zatem znaczenia, czy pracownik przekroczył normę dobową o trzy minuty, czy o trzy godziny, z uwagi na to, że w obu tego typu sytuacjach powstanie obowiązek rozliczenia nadgodzin zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Zadaniowy tryb pracy a praca w godzinach nadliczbowych

Jak stanowi art. 140 Kodeksu pracy, w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. System zadaniowy można wdrożyć w uzasadnionych sytuacjach rodzaju pracy, organizacji pracy lub miejsca wykonywania pracy. I tak jednak zakres zadań pracownika musi zostać ustalony w taki sposób, aby pracownik mógł wykonać zadania w ramach norm czasu pracy: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu.

W praktyce często zdarza się, że pracodawcy stosują zadaniowy tryb pracy jako sposób na ukrywanie nadgodzin. Wydaje się, że cudzoziemcy są szczególnie narażeni na tego typu nadużycia, ponieważ mogą nie znać swoich praw lub bać zgłosić nadgodziny ze względu na obawy o status pobytowy. W każdej sytuacji jednak przekroczenie powyższych norm i tak oznacza powstanie nadgodzin, a zatem roszczenie pracownika wobec pracodawcy.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Ponownie podkreślić trzeba, że w przypadku zadaniowego czasu pracy zadania powinny być tak ustalone, aby pracownik, przy dołożeniu należytej staranności i sumienności (art. 100 par. 1 k.p.) mógł je wykonać w ciągu 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Za utrwalony w orzecznictwie należy uznać pogląd, że wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy nie wyłącza zastosowania przepisów regulujących pracę w godzinach nadliczbowych. Osoby zatrudnione w systemie zadaniowego czasu pracy nie mogą być pozbawione prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli wskutek niezależnej od nich wadliwej organizacji pracy, są zmuszone do systematycznego przekraczania obowiązujących norm czasu pracy” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 13 czerwca 2024 r., sygn. akt III APa 18/22)

Nadgodziny a milcząca akceptacja pracodawcy

Co istotne, polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych może być wydane przez pracodawcę w dowolny sposób, także w sposób dorozumiany. Ma to miejsce w sytuacji, gdy pracownik podejmuje dodatkową pracę z własnej inicjatywy, ale za wiedzą pracodawcy. Sądy wskazują, że warunkiem uznania dorozumianej zgody pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych jest sama świadomość pracodawcy, że pracownik wykonuje pracę ponadnormatywną.

Sytuacja ta może dotyczyć w szczególności cudzoziemców, którzy znając w pełni przepisów lub języka, mogą nie rozumieć, że milcząca akceptacja pracodawcy także skutkuje obowiązkiem wypłaty nadgodzin.

W konsekwencji, aby uznać, że praca w godzinach nadliczbowych była zgodna z prawem i wymagała dodatku, nie jest konieczne formalne polecenie – wystarczy, że pracodawca wiedział lub powinien był wiedzieć, że pracownik pracuje więcej niż przewiduje norma czasu pracy. W praktyce zatem sam brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych (art. 135 KP) nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 122/98)

Forma polecenia pracy w nadgodzinach

Pracodawca nie jest zobowiązany do tego, aby wydać polecenie pracy w godzinach nadliczbowych w szczególnej formie. Tego typu polecenie służbowe może zatem zostać wydane w jakikolwiek sposób przez każde zachowanie się przełożonego, ujawniające w dostateczny sposób jego wolę.

W praktyce często spotyka się sytuacje, gdy pracownik wpisuje do regulaminu pracy postanowienia, zgodnie z którymi pracownik ma obowiązek uzyskania bezpośredniej (na przykład w postaci maila) formy polecenia pracy w nadgodzinach. Wydawać by się mogło, że wówczas minimalizuje się domniemanie, zgodnie z którym pracodawca akceptuje pracę w nadgodzinach. Jednakże, w sytuacji, gdy pracodawca ma pełną świadomość i akceptuje tego typu sytuację, nie oznacza to, że pracownikowi nie przysługują roszczenia z tytułu nadgodzin. Istotna jest bowiem świadomość i akceptacja nadgodzin ze strony pracodawcy, a nie sama forma polecenia.

Jednak w przypadku pełnej świadomości i akceptacji pracodawcy wykonywania takiej pracy przez pracownika zapis taki nie może być barierą w dochodzeniu przez niego swoich praw.

Przykładowo, w sytuacji gdy przełożony pracownika jest obecny w miejscu, gdzie pracownik wykonuje pracę, dostrzega, że pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych, na przykład w niedzielę lub święto, nie reaguje na te fakty, milcząco je aprobując lub co najmniej godzi się na nie, to tego typu zachowanie zwierzchnika można uznać za równoważne prawidłowo wydanemu poleceniu pracy w nadgodzinach lub w dniu wolnym od pracy.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Przepis art. 135 k.p. nie zawiera przy tym wymogu „wyraźnego” polecenia zwierzchnika w zakresie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Polecenie może więc być wydane w jakikolwiek sposób, przez każde zachowanie się przełożonego, ujawniające w dostateczny sposób jego wolę.” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 lutego 1976 r., sygn. akt I PRN 58/75)

„Warunkiem przyjęcia dorozumianej zgody pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych jest świadomość pracodawcy, że pracownik wykonuje taką pracę.” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 667/99)

Proces sądowy o nadgodziny – co należy wiedzieć?

W sytuacji, gdy pracodawca odmawia wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za przepracowane godziny nadliczbowe, pracownik ma prawo skierować sprawę do sądu pracy. Roszczenia o zapłatę za nadgodziny są w praktyce jednymi z najczęściej dochodzonych roszczeń pracowniczych, choć w wielu przypadkach trudne może być przedstawienie sądowi odpowiednich dowodów. Pracownik zobowiązany jest bowiem do wykazania zarówno faktu wykonywania pracy w nadgodzinach, wskazania konkretnych okresów kiedy praca świadczona była w nadgodzinach oraz tego, pracodawca polecił lub choćby akceptował takie świadczenie pracy.

W sprawach z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła wywodząca się z Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którą to pracownik musi udowodnić swoje twierdzenia dotyczące przepracowanych nadgodzin. Jednocześnie w wielu wyrokach wskazuje się, że w sytuacji, gdy pracodawca nie prowadzi lub prowadzi wadliwie ewidencję czasu pracy, to taka okoliczność może działać na korzyść pracownika. Sam brak ewidencji nie przesądza jednak automatycznie, że pracownik pracował w nadgodzinach, konieczne jest przeprowadzenie oceny całokształtu materiału dowodowego

W tej sytuacji pracownik może posiłkować się innymi środkami dowodowymi mającymi na celu wykazanie nadgodzin, w praktyce dużą wartość dowodową mogą mieć:

• korespondencja e-mail i służbowe komunikatory (np. Teams, Slack, WhatsApp), z której wynika, że pracownik wykonywał czynności służbowe poza normatywnym czasem pracy;
• pliki, raporty i dokumenty zapisane lub wysyłane o godzinach wieczornych, nocnych albo weekendowych;
• logi systemowe, np. logowania do systemu informatycznego pracodawcy, terminala, serwera, CRM, systemu alarmowego czy rejestrów wejść do budynku;
• wydruki z GPS lub aplikacji służbowych, w sytuacji gdy pracownik przemieszczał się wykonując swoje obowiązki;
• zeznania świadków, np. współpracowników, klientów, osób trzecich, które mogą potwierdzić faktyczne godziny pracy, wykonywanie obowiązków służbowych czy standard organizacji pracy;

Warto podkreślić, że nawet jeśli od zakończenia zatrudnienia upłynęło kilka lat, zebrany materiał dowodowy może okazać się kluczowy. Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dane archiwalne, przykładowo takie jak dawne maile, kopie plików czy logi systemowe, wciąż mogą stanowić pełnowartościowy dowód w postępowaniu sądowym. Z perspektywy procesowej istotne jest, aby materiał dowodowy nie tylko istniał, ale również pozwalał odtworzyć rzeczywisty model pracy i częstość wykonywania obowiązków po godzinach.

Praktyczny przykład z orzecznictwa:

„Pracownik może powoływać wszelkie dowody na wykazanie zasadności swego roszczenia, w tym posiadające mniejszą moc dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy, a więc na przykład dowody osobowe, z których prima facie (z wykorzystaniem domniemań faktycznych – art. 231 k.p.c.) może wynikać liczba przepracowanych godzin nadliczbowych” (postanowienie Sądu Najwyższego, Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 19 czerwca 2020 r., sygn. akt III PK 151/19)

Podsumowanie

Cudzoziemcy pracujący w Polsce mają te same prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych co pracownicy polscy. W praktyce jednak ze względu na bariery językowe, brak znajomości lokalnych przepisów czy obawy o utratę pracy lub status pobytowy, cudzoziemcy są szczególnie narażeni na nadużycia ze strony pracodawców.

Każde przekroczenie dobowych lub tygodniowych norm czasu pracy stanowi nadgodziny, niezależnie od tego, czy przekroczenie jest niewielkie, czy znaczące. Milcząca akceptacja pracy ponad normę także traktowana jest jako polecenie nadgodzin.